CODIGO:

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN VIGENTE DESDE:

DEL CAMBIO

1. OBJETIVO

Generar los lineamientos y la metodología para llevar a cabo cambios estratégicos que
puedan impactar el Sistema de Gestión de calidad, con el fin de mitigar sus efectos.

2. ALCANCE
Aplica para todos los cambios temporales, permanentes o de emergencia que se realicen
en los procesos de la empresa, igualmente para actividades administrativas, técnicas y
operativas, donde se realicen cambios en maquinaria, equipo, instalaciones, equipos,
productos, materiales o sustancias, cambios en la reglamentación interna, procesos, entre
otros.

3. RESPONSABLES
ENCARGADO SGC
- Aprobar los cambios según el nivel de consentimientos.
- Aprobar los documentos que den alcance al SGC
Área responsable del cambio

- Evaluar y recomendar la causa, justificación e impacto del cambio a los proyectos

desde las perspectivas financieras, económicas, de programación.
Líderes de Proceso
- Evaluar el impacto de los cambios del proyecto.
- Revisar y validar la información diligenciada por cada solicitante.
- Obtener información confiable y objetiva para soportar la solicitud.
- Implementar las acciones que propendan por la minimización de cambios.
- Realizar los trámites necesarios para poder implementar el cambio.
- Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.

ENCARGADO SGC y Proceso administrativo (Recursos Humanos)

- Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestión de
cambio.
- Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestión de cambio.
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- Formular acciones de mejora a partir de análisis de causas.

- Verificar los impactos de tiempo, costo y beneficios, previos a la aprobación final
de las solicitudes
- Aprobar la modificación de la línea base de la empresa

4. CONDICIONES GENERALES
Es importante para DAN EXTINTORES identificar los peligros y riesgos asociados a los
cambios que se generen en las diferentes actividades antes de introducir tales cambios,
contemplando aquellos riesgos internos y externos que podrían ser introducidos por las
partes interesadas con el fin de eliminar o minimizar las consecuencias en caso de que un
evento se materialice, cómo, por ejemplo:
- Cambio en la normatividad
- Modificaciones en contexto interno o externo
- Nuevas necesidades y/o expectativas de las partes interesadas
- Cambio organizacional
- Cambios en los procesos
- Cambios masivos de personal
- Cambios en los productos y/o servicios de los procesos misionales (modificación,
adición, eliminación de proyectos y procesos)
- Innovación.
- La identificación de los peligros, evaluación de los riesgos e implementación de las
medidas de control.

5. DEFINICIONES
Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la posibilidad de un cambio e
identificar sus características, riesgos e impactos.

Área responsable del cambio: Área responsable de gestionar el cambio

Área usuaria del cambio: Área que recibirá el cambio para su uso final.
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Control de Cambio: Procedimiento para asegurar que todos los cambios están
controlados, incluyendo el análisis, toma de decisiones, sujeción, aprobación,
implementación y post- implementación del cambio.

Evaluación del impacto: Proceso mediante el cual se determina en qué medida se

produjeron los resultados esperados. La evaluación de impacto se basa en el contraste
entre la situación de partida y lo que ocurre una vez que la formación ha tenido lugar. Ese
contraste busca revelarlos cambios que se pueden atribuir a la intervención que se evalúa

Gestión del cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para

identificar, analizar, implementar y hacer seguimiento a los cambios que puedan afectar la
integridad del Sistema de Gestión de la Entidad.

Impacto: Consecuencias del cambio.

Implementación: Poner en práctica, medidas y métodos, entre otros, para concretar

alguna actividad, plan, o misión, en otras alternativas.

Viabilidad: Concepto que emite el jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en el cual se

certifica que el cambio se encuentra debidamente justificado y no afecta la integridad del
SGC.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°
ACTIVIDAD Y DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Etapa Preventiva: Mediante el

programa de inspecciones planeadas
de tipo preventivo, se revisarán entré
otros, los peligros y riesgos asociados a Equipo del Formato de
los procedimientos. Si de estos pueden Sistema de Inspecciones
derivarse cambios que requieran
Gestión de
adopción de medidas de prevención
y control se harán los respectivos SGC
requerimientos
2 Identificación del cambio: Identificar
los cambios que van a producirse en la
empresa, tales como: Cambios en la
legislación, en procesos, en tecnología,
en infraestructura y equipos, en Líderes de Formato para
adecuaciones de sitios de trabajo, en
procesos Gestión del
personal, en procedimientos y métodos
de trabajo, en materiales e insumos, cambio
en productos y servicios, en
elementos de protección personal, en
requisitos normativos, entre otros.
3 Evaluación del impacto y riesgo
del cambio

Describir la evaluación del impacto y

riesgodel cambio, para lo cual se debe
describir:
-
El impacto que genera el cambio
- Las consecuencias derivadas Formato
de lagestión del cambio Líder del Gestióndel
- Si el impacto de la
implementacióndel cambio proceso Cambio
será mayor, moderado o
insignificante
- los riesgos asociados a
la implementación del
cambio
- causas asociadas al riesgo
de la implementación del
cambio
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- Consecuencias de la
ocurrenciadel riesgo
- Que tan improbable, posible y
casi seguro la materialización
del riesgo
Las acciones a implementar para evitar
la materialización del riesgo.
4 Factibilidad del cambio: El Profesional
en Sistema de gestión de calidad, en encargado en
compañía de las áreas involucradas Sistema de Formato para
en el cambio, analizan los riesgos gestión de gestión del
que se puedan presentar y los calidad Áreas cambio
requisitos de ley (si aplica).
involucradas
5 Aprueba o rechaza el cambio: La Alta
Dirección autoriza o rechaza la
ejecución del cambio teniendo en Formato para
cuéntalas recomendaciones del Alta Dirección gestión del
responsable de SGC. cambio

6 Consulta con la alta dirección: Si el

cambio afecta de manera sustancial el Líder del Acta Comité
mapa de procesos de la Entidad o la proceso yJefe Institucional de
estructura del SIG debe ser aprobado en Oficina Asesora Gestión y
el Comité Institucional de Gestión y de Planeación Desempeño
Desempeño. Si el cambio no es
aprobado, continua la actividad.

7 Comunicación del cambio: Informar

sobre el cambio que se va a presentar o
se va a realizar. Acta de
Líder del reunióny/o
¿El cambio modifica o crea proceso correo
documentos? electrónico
masivo
8 Desarrollo y Ejecución del Cambio: Se
desarrolla la ejecución del cambio
teniendo en cuenta que las Líder del evidencia de
recomendaciones del responsable de proceso actividades
SGC hayan sido implementadas.
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7. CONTROL DE CAMBIO

FECHA REVISO NOMBRE

VERSION APROVACION (dd- CAMBIOS Y CARGO LIDER
mm-aaaa) DEL PROCESO

8. APROBACION

ELABORADO REVISADO APROBADO

ENCARGADO SGC GERENCIA

FECHA: 22/05/23 FECHA:22/05/23

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