EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN CONSULTORIA

Fecha Elaboración: Fecha Revisión: Versión: Revisado Por: Aprobado Por:

Abril 2022 1.1.0

1. OBJETIVOS

Establecer los mecanismos para asegurar la comunicación en materia de seguridad y salud en

el trabajo de la empresa EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN CONSULTORIA , fomentando
una cultura de participación de todos los colaboradores, contratistas y partes interesadas en la
implementación del SG-SST, garantizando que las comunicaciones se realicen de manera clara
oportuna y concisa.

ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todo el personal administrativo y operativo, contratistas y

partes interesadas de EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN CONSULTORIA.
DEFINICIONES

Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes

canales. 
 
Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. 
 
Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,
organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido. 
 
Emisor: Persona que informa o comunica.

Receptor: Persona o personal a quien va dirigida y recibe la comunicación.

Responsable: Persona encargada de vigilar y coordinar el proceso de comunicación.

Periodicidad: Frecuencia de emisión de la comunicación.

Comunicación interna: Aquella que se establece cuando tanto emisor como receptor
pertenecen a los Encargados, áreas o servicios de EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN
CONSULTORIA.
Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no es interna. Estas comunicaciones
incluyen cartas, documentos, comunicados, quejas, reclamaciones, denuncias, etc.

Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones en el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) del Encargado, tanto externo como
interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño de éste.

RESPONSABILIDAD
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La alta gerencia es responsable de suministrar todos los recursos necesarios para la difusión
de información por parte del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-
SST. 
 
Es responsabilidad del encargado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo realizar la gestión de difusión de la información en cuestión, al personal pertinente,
para el cumplimiento y la respectiva evaluación de las actividades correspondientes. 
 
Todo el Personal de EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN CONSULTORIA, es responsable de
participar y cumplir lo dispuesto en las comunicaciones del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo - SG-SST, con el fin de establecer hábitos de trabajo seguros y estilos de
vida saludables respecto a las condiciones laborales que presenten. 

Es responsabilidad del responsable de SST, jefe inmediato, trabajadores y contratistas, reportar

los actos y condiciones inseguras que sean identificados en la ejecución de las actividades
propias de EBR DISEÑO CONSTRUCCIÓN CONSULTORIA.

DESCRIPCIÓN GENERAL

A continuación, se relacionan las actividades que la organización ha definido para lograr la

participación y comunicación del personal en el sistema SST:

Canales de comunicación

La empresa comunicará sus riesgos a los trabajadores través de los procesos de inducción y
reinducción que se realizan; además, se refuerza específicamente las medidas de control y la
prevención a través del programa de capacitación.

Los trabajadores pueden transmitir a la gerencia los problemas o inquietudes en SST a través
del VIGIA, durante las inspecciones en campo que realiza, quien a su vez lo comunica al
responsable de SST o lo expone durante las reuniones del VIGIA.

Otros mecanismos utilizados por la organización son:

a. Carteleras
b. Cartas impresas.
c. Correo corporativo
d. Oral (Charlas, reuniones)
e. Cualquier formato o registro del SG- SST que aplique.

Se establecen dos niveles de transmisión de la información.

Comunicaciones internas (C.I.)

Descendentes: Incluye las comunicaciones dirigidas por el Gerente y Jefes de Procesos hacia
asistentes, auxiliares o personal de la Empresa. Los canales de comunicación serán tales que
aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente.
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Ascendentes: El personal, auxiliares y asistentes que deseen comunicarse con un estamento

superior de la Empresa, dispondrá de los medios y canales incluidos en el punto anterior.
Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá obligatoriamente la
cadena jerárquica de acuerdo a la siguiente figura. Todas las comunicaciones internas
relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán obligatoriamente contestadas.

Las comunicaciones internas y externas se archivarán por división en una carpeta específica en
archivo magnético y copia en físico de la original. De igual forma se hará para la
correspondencia enviada y recibida.

Las CI enviadas o re recibidas por correo electrónico no se registrarán en medio físico si no es

absolutamente necesario, quedando archivadas en formato digital.

El Gerente, con el fin de hacer público su compromiso con el sistema, difundirá las políticas del
SG-SST corporativas, poniéndolas a disposición del personal y público general mediante el
medio que considere necesario.

Por su parte, El Responsable del SG SST en Oficinas difundirán cualquier cuestión que
consideren relevante y pueda impulsar la gestión en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo
en su ámbito de influencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones
directas, participación en charlas, publicación en tableros o medios de comunicación en
general. Estas mismas vías podrán ser utilizadas para responder a cualquier cuestión de
carácter de SG SST planteadas por otros Encargados, contratistas, proveedores, etc.

Comunicaciones externas (C.E.).

Los aspectos derivados de comunicaciones externas informales serán controlados por los
Responsables SST. Cuando merezcan respuesta, los Responsables correspondientes emitirán
comunicados de respuesta con base a este procedimiento interno.

El Responsable que recibe comunicación externa llevará un registro de éstas, donde dejarán
constancia de la respuesta en caso que se estime necesario.

Comunicaciones SG SST

La información SG-SST que es comunicada a las partes interesadas tanto internas como
externas se encuentra descrita a continuación.

Tabla 1 comunicaciones del SG SST

ASPECTO A RESPONSABLE DE ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS Y
COMUNICAR LA COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA? MEDIOS
Política, Objetivos, Alta Gerencia y Todos los ● Permanente ● Reuniones de
Mapa de Procesos Encargado SG-SST funcionarios de ● Cuando se divulgación
la Organización modifique Inducción / re
● Cuando inducción
Ingrese un ● Reunión Gerencial
empleado ● Comunicados
nuevo ● Carteleras
● Cuando surja ● Manual del sistema
la necesidad de gestión..
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ASPECTO A RESPONSABLE DE ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS Y

COMUNICAR LA COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA? MEDIOS
● E-mail
● Charlas de 5
minutos
● Seminarios,
Congresos,
Entidades externas
conferencias,
(ARL y Convenio con
A todos los que Cuando se capacitaciones
Requisitos legales Abogados
afecten los presente un ● Comunicados
del SG-SST y de especialistas en SG-
requisitos cambio o nueva ● Medios de
otra índole SST), Alta gerencia,
legales legislación comunicación
Asesor jurídico, VIGIA
● Email
y Encargado SG-SST
● Charlas de 5
minutos
Nombramiento, ● Reuniones de
funciones y Cuando se divulgación
Todos los
responsabilidades Alta Gerencia presente un ● Inducción
funcionarios de
representante de la Encargado SG-SST cambio o ingrese ● Re inducción
la Organización
alta Gerencia para personal nuevo ● Charlas de 5
el Sistema de SST minutos
● Contacto directo
● Comunicados
Inducción, Re ● Perfiles de Cargo
Funciones, inducción ● Difusión de
Todos los
Responsabilidades Alta Gerencia y Modificación de documentos del
funcionarios de
y autoridades en el Encargado SG-SST contenido Sistema de Gestión
la Organización
SG-SST Cambio de oficio ● Inducción y/o re
inducción
● Charlas de 5
minutos
● Manual del Sistema
de Gestión
● Reuniones
● Integraciones
● Reconocimientos
Todos los ● Llamados de
Compromiso frente
Alta Gerencia funcionarios de Permanente atención
al SG-SST
la Organización ● Comunicados
● Inducción y / o re
inducción
● Capacitaciones
● Charlas de 5
minutos
● Informes de OIR
● Programa de
inspecciones
● quejas/reclamos
Alta Gerencia, ● simulacros
Responsables ● solicitud de VIGIA
Entidades Externas
de los procesos, Cuando se ● solicitud gerencia
No conformidades Auditores Internos
Auditados presenten ● Comunicación
Todo el personal
Encargado SG- Directa
SST ● Incumplimiento legal
● Incumplimiento a
indicadores
● Charlas de 5
Minutos
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ASPECTO A RESPONSABLE DE ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS Y

COMUNICAR LA COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA? MEDIOS
● Escrito
● Email
Acciones
Entidades ● OIR
correctivas y
externas Cuando se ● Comunicación
preventivas,
Auditores presente una no directa
Resultado de Encargado SG-SST
Alta Gerencia conformidad ● Reunión Informativa
acciones correctivas
Todo el potencial o real. ● Informe de revisión
y preventivas
personal Gerencial
implementadas
● Charlas de 5
minutos
● Reuniones
periódicas
Alta Gerencia y De acuerdo a la
● Revisión Gerencial
Indicadores del SG- Todos los periodicidad de
Encargado SG-SST ● Alta Gerencia
SST funcionarios de cálculo del
● Charlas de 5
la Organización indicador
Minutos
● Carteleras
Alta Gerencia y
Resultados de ● E-mail
Todos los
revisión por la Encargado SG-SST Anual ● Cartelera
funcionarios de
gerencia ● Charla de 5 Minutos
la Organización
Desempeño del Representante de la ● Reunión del Alta
Reuniones
Sistema de Gestión alta Gerencia y Alta Gerencia Gerencia
Gerenciales
Integral Encargado SG-SST ● E-mail

● Reuniones de
Todos los
Cuando se Divulgaciones
Documentos del funcionarios de
Encargado SG-SST modifique o surja ● Charlas de 5
SG-SST la Organización
la necesidad minutos
involucrados
● Email

● Reunión Informativa
Integrantes del Representante de la Cuando surja la
Equipo auditor ● Comunicado
equipo auditor Alta Gerencia necesidad
● E-mail
Responsables
Representante de la ● Reunión informativa
Programación de del Proceso a Cuando surja la
Alta Gerencia y Grupo ● Comunicado
auditorias auditar y necesidad
de Gestión SG-SST ● E-mail
Equipo auditor
Responsables
del Proceso a
auditar, Equipo Con 2 días de
● E-mail
auditor, anticipación
● Comunicación
Plan de auditorías Auditor Principal Encargado SG- como mínimo a la
Escrita
SST y realización de la
● Plan de Auditorías
Representante auditoria
de la Alta
Gerencia
Informe de Auditoria Auditor Principal Responsables De acuerdo al ● Informe de auditorias
del Proceso a procedimiento de ● Reunión Informativa
auditar, Equipo auditorias ● E-mail
auditor,
Encargado SG-
SST y
Representante
de la Alta
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ASPECTO A RESPONSABLE DE ¿A QUIEN LE ¿CUÁNDO ESTRATEGIAS Y

COMUNICAR LA COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA? MEDIOS
Gerencia
Personal Nuevo ● Inducción o
Inducción y Re y antiguo, Cuando surja la Reinducción
Encargado SG-SST
inducción Visitantes y necesidad ● Video
Contratistas ● Ficha para visitantes
Todos los
● Inducción o
funcionarios de
Reinducción
la
Plan de Cuando surja la ● Capacitación
Encargado SG-SST Organización /
Emergencias necesidad ● Breafing de
Contratistas /
seguridad
Proveedores /
● Ficha para visitantes
Visitantes
Charlas de 5 Todo el
Todo el Personal Diario ● Contacto directo
Minutos personal
● Contacto directo
● Informe escrito
Sugerencias de los Cuando surge la
Todo el Personal Área interesada Buzón de
Empleados necesidad
sugerencias
● E-mail

Tabla 1 comunicaciones del SG SST

Contratistas, visitantes y partes interesadas

Durante los espacios que se presenten a la empresa visitantes, contratistas proveedores y

otras partes interesadas la empresa comunicará sus riesgos a través de recepción o persona
de seguridad, quien es encargado de comunicar los requisitos de ingreso,
normas/políticas/procedimientos de seguridad, los riegos prioritarios y medidas de control.