PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL CAMBIO

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Código: SG-SST-PROC-08 Fecha: 13/08/2019
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DEFINICIONES

5. PROCEDIMIENTO

6. REGISTRO

7. ANEXOS

1. OBJETIVO
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Establecer los pasos para planificar las acciones a tomar cuando se presenten cambios significativos
como cambios en la estructura organizacional, nueva tecnología, cambio en los métodos de trabajo,
identificación de nuevos estándares y requisitos, procesos nuevos o modificación de los procesos
dentro del Sistema de Gestión Integral HSE de GHTM IMPERMEBILIZACIONES Y ACABADOS S.A.S.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos que realicen actividades que incidan en el Sistema de Gestión HSE de
GHTM IMPERMEBILIZACIONES Y ACABADOS S.A.S. Cubre los cambios significativos desde su
planificación hasta el seguimiento y fase final de los mismos.

3. RESPONSABLES

La Gerencia será responsable de verificar el cumplimiento de este procedimiento y asignar los recursos
necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.
El Coordinador HSE es responsable por registrar los planes para actualizar en el Sistema de Gestión
Integrado.

4. DEFINICIONES
 Actualizar: Adaptar o cambiar una cosa antigua o anticuada dándole características de lo que
se considera moderno o actual.
 Autorizar: Se refiere a la protección de algo, permitiendo que sólo sea usados por aquellos
consumidores a los que se les ha concedido autorización para ello.
 Cambio: concepto que denota la transición que ocurre de un estado a otro.
 Cambio Significativo: Transición de un aspecto relevante o peculiar.
 Evaluar: Atribuir o determinar el valor de algo o de alguien, teniendo en cuenta diversos
elementos o juicios; Valorar conocimientos, actitud o rendimiento de una persona o de un
servicio.
 Implementar: es la instalación de una aplicación informática, realización o la ejecución de un
plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.
 Planear: Implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas
para concluirse exitosamente. proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que
pueden influir en el logro de los objetivos.
 Verificar: la verificación es la comprobación de algo.

5. GENERALIDADES
Todo el personal de GHTM IMPERMEBILIZACIONES Y ACABADOS S.A.S. es responsable de reportar
los cambios significativos detectados a su jefe inmediato, para que este a su vez, pueda realizar la
solicitud a la coordinación de HSE y llevar a cabo el correspondiente proceso; El reporte inicial se
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diligencia mediante el Reporte de Actos y Condiciones Inseguras, que se entrega inicialmente como
soporte al jefe inmediato.

6. PROCEDIMIENTO
De acuerdo a la información suministrada en el Reporte de Actos y Condiciones Inseguras el
coordinador de área debe remitir comunicación escrita o por correo al coordinador HSE solicitando el
cambio y determinando las características básicas que deben tenerse en cuenta, entre ellas la
descripción de la localización (si aplica), objetivos, argumentación del cambio, descripción para el
cambio, así como clasificación del cambio: permanente o parcial.
Esta documentación debe contener también como mínimo la planeación y evaluación del desarrollo
del cambio, teniendo en cuenta la definición de criterios tales como: equipo para el análisis del cambio
involucrando el personal capacitado, así como la participación de especialistas cuando sea requerido,
identificación de los peligros causados por el cambio, verificación de requisitos legales aplicables,
análisis de aspectos e impactos ambientales, propuestas de recomendaciones para el control o la
minimización del riesgo, recomendaciones de revisión de documentos.
El Coordinador HSE y el Gerente revisan y analizan el proceso de cambio, la decisión de aceptación es
basada en la gravedad de consecuencias o los requerimientos que apliquen. La autorización del
cambio, requiere de la firma de un responsable designado en el procedimiento específico. Si el proceso
no es autorizado, el coordinador de área solicitante puede solicitar una nueva revisión del cambio re
estructurando y argumentando la necesidad del mismo.
Los coordinadores de área son los encargados de la implementación del cambio autorizado acatando
todas las especificaciones y mitigando el riesgo existente y realizando un seguimiento continuo al
proceso.
Para verificar la eficacia del cambio, los coordinadores de área y el gerente evalúan los siguientes
aspectos:
 Especificaciones de ubicación y presupuesto destinado para el cambio
 Argumentación del cambio
 Viabilidad de la ingeniería del cambio
 Análisis de los riesgos producidos por el cambio incluyendo la fuente el medio y el individuo
 Capacitación y entrenamiento requeridos después del cambio
 Actualizaciones en documentación y software
 Aprobaciones, si se generan por entidades externas a la empresa
De esta forma se proporciona una respuesta a cada una de las partes involucradas en la gestión.

Si el cambio no es eficaz, se debe re evaluar la implementación del cambio para aplicar adecuaciones.

Como resultado de la conclusión, el coordinador HSE realiza la documentación del cambio a través del
Planificación de cambios e impacto en el sistema de gestión integrado.
El Coordinador HSE, como resultado de la conclusión, realiza la documentación del cambio a través del
Planificación de cambios e impacto en el sistema de gestión integrado, teniendo en cuenta los
criterios definidos previamente.
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El Coordinador HSE, gestiona la actualización de los documentos según la complejidad del cambio, para
que toda la información escrita este acorde a los procedimientos definidos dentro del Sistema de
gestión de la Calidad de la organización y se verifica y se controla la implementación de las acciones
definidas para el cambio.
7. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del Cambio Fecha Nueva

Versión
SE HACE UNA NUEVA MATRIZ DE PELIGRO 10 08 1
2019

Elaboró Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Yina Lara R. Nombre: Nombre: Gustavo

Hernández
Cargo: Coordinador HSE Cargo: Cargo: Rep. Legal
Fecha: Agosto /2019 Fecha: Fecha Agosto 2019