1.

OBJETIVO:

Gestionar oportunamente los cambios que puedan presentarse en la Empresa, de forma

planificada, con el fin de garantizar que se mantenga la integridad del Sistema de Gestión.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación del cambio y finaliza con el seguimiento, control y ajuste
al plan de cambios.

3. DEFINICIONES

3.1. Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o

permanente a una organización, actividades, tareas, equipos, materiales,
especificaciones, servicios, programas de control de procesos. Los cambios
pueden ser en los procesos, actividades metodología de trabajo, condición
operacional, diseño, planificación, etc.

3.2 Análisis de Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y

características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados
en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

3.3 Gestión de Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos

para la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los
cambios y nuevos proyectos.

4. RESPONSABLES

 Identificar cambios ocurridos o que van a suceder en la

organización y que puedan afectar la salud y la seguridad de
las personas, el impacto ambiental y generar riesgos en la
operación.
 Identificar los peligros y riesgos asociados al cambio.
Gerente/ Gerencia  Valorar los riesgos asociados a los cambios.
Administrativa y  Establecer recomendaciones de Seguridad y Salud en el
Financiera Trabajo y Calidad a implementar durante el cambio.
/Coordinador SGI  Establecer el impacto de los cambios sobre el Sistema de
Gestión.
 Establecer los planes de acción para la implementación del
cambio.
 Realizar seguimiento a las acciones definidas en los planes
de acción.
 Sistema integral de gestión CODIGO: DE-PR-03
GESTIÓN DEL CAMBIO Versión: 02

 Identificar cambios ocurridos o que van a suceder en la

organización y que puedan afectar la salud y la seguridad de
las personas, así como el medio ambiente y el desempeño
de los procesos.
 Informar al Líder del Proceso de SGI sobre los cambios
Líderes de identificados.
procesos  Analizar los riesgos asociados al cambio en compañía con el
responsable del proceso de SGI.
 Identificar los peligros, riesgos, aspectos e impactos
ambientales
 Valorar los riesgos asociados a los cambios.
 Proponer los planes de acción para la implementación del
cambio.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ACTIVIDADES

Documento o
No. Actividad Descripción Responsable
Registro

Identificar los Cambios del Sistema de

Gestión, de gran incidencia, por ejemplo:

 Cambios en el Direccionamiento
estratégico (filosofía, estructura).
Identificación del  Cambios de Infraestructura. Todo el
1 N/A
Cambio  Cambios de Tecnología. Personal
 Cambios en Procesos.
 Cambios en las necesidades del
cliente.
 Cambios en el marco legal

Luego de identificado el cambio se debe

hacer la Planificación de cambio la cual debe
incluir:
Gerencia
 Descripción del Cambio: Describir el
General
cambio a efectuar que realiza la
organización, especificando si son Planificación del
2 Análisis del Cambio Gerencia
factores internos o externos Cambio
Administrativ
 Impacto en el SGI: describir cómo lo
ay
afecta
Financiera
 Actividad a implementar
 Disponibilidad de recursos
 Responsable de la ejecución

El líder del SGI, en compañía del o de los

3 Identificación de los
 Sistema integral de gestión CODIGO: DE-PR-03
GESTIÓN DEL CAMBIO Versión: 02

Documento o
No. Actividad Descripción Responsable
Registro
de responsables de los procesos
involucrados o relacionados con los
cambios y un miembro del COPASST
analizan los riesgos que puedan
peligros asociados a presentarse por los cambios y definen las
los cambios medidas de prevención y control.

De igual forma se identifica y analizan los

riesgos operacionales asociados a la
prestación del servicio.
Con base en los riesgos identificados y
las recomendaciones establecidas se
identifican los elementos del sistema de
Gestión que se verán afectados por los
Análisis del impacto cambios. En este punto se debe evaluar
de los cambios sobre si el cambio requiere que se actualice o
4
el sistema de gestión cree documentos del Sistema de Gestión
integral de Seguridad y Salud ocupacional (Matriz
de peligros, Matriz de riesgos, plan de
trabajo anual, programas de gestión,
instructivos, procedimientos, controles
operacionales, etc.).

De acuerdo con la magnitud del cambio y de

los procesos potencialmente afectados este Gerencia
deberá ser aprobado por los Gerentes. General
En caso de ser aprobado el cambio se debe
5 Aprobación del Cambio informar al solicitante el resultado y las Gerencia Correo
implicaciones de dicho cambio y programar la Administrativ
implementación y desarrollo del cambio de ay
acuerdo a la Planificación del Cambio Financiera
presentado.

En caso de ser rechazado el cambio se Gerencia

debe informar a la persona que lo solicito General
6 Rechazo del Cambio describiendo las razones por las cuales no Correo
fue aprobado. Gerencia
Administrativ
ay
Financiera
Ejecución y Persona Planificación del
7 Seguimiento del Se determinan los responsables de coordinar responsable Cambio
Cambio la ejecución del mismo. Se realiza la del cambio
implementación del cambio llevada a cabo
por los responsables asignados.
Se evalúa la implementación del mismo y los
beneficios obtenidos y se registra el
seguimiento en el Formato de Planificación
del Cambio.
 Sistema integral de gestión CODIGO: DE-PR-03
GESTIÓN DEL CAMBIO Versión: 02

Documento o
No. Actividad Descripción Responsable
Registro

Los responsables del cambio deben informar

cualquier novedad a los Gerentes o al
responsable del proceso de Gestión de
Calidad.

6. FORMATOS

Formato de Gestión del Cambio DE-FO-01 01

7. CAMBIOS Y MODIFICACIONES

Paginas Descripción del

Versión. No Fecha de emisión
afectadas cambio
Edición del
01 Todas 16 de Nov.- 2016
documento
Cambio de cargo
Coordinador SIG
por Administrador
02 Todas SIG y Se revisa el 30 de Octubre. del 2017
documento y se
cambia la
estructura
Se incluye lo
relacionado a la
03 Todas 31 de Julio. del 2018
evaluación del
riesgo.