Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:

laboratorio Proceso Documentario Logístico

Laboratorio de Integración 1: Proceso

Documentario Logístico
Solicitud de Compra y Requisición
Tema 1

La siguiente unidad didáctica está orientada a que el estudiante pueda desarrollar

Objetivo del conocimientos y habilidades a nivel personal, profesional y empresarial para la toma de
Laboratorio decisiones y el uso de la documentación de las operaciones logísticas.

En el ámbito de las actividades de las empresas la logística cumple un rol preponderante,

enfocada en atender las necesidades de los clientes internos y externos de la misma. Es en
Marco
teórico este ámbito que la documentación logística complementa de manera estratégica las
actividades de las organizaciones. La importancia de conocer, utilizar y aplicar los
documentos propios de la gestión logística cobra vital relevancia para los agentes
económicos.

Recursos Textos informativos

Links de videos temáticos

1
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

MARCO TEÓRICO

En el ámbito de las actividades de las empresas la logística cumple un rol preponderante, enfocada en atender las
necesidades de los clientes internos y externos de la misma. Es en este ámbito que la documentación logística complementa
de manera estratégica las actividades de las organizaciones. La importancia de conocer, utilizar y aplicar los documentos
propios de la gestión logística cobra vital relevancia para los agentes económicos. Por ello, la siguiente unidad didáctica
está orientada a que el estudiante pueda desarrollar conocimientos y habilidades a nivel personal, profesional y empresarial
para la toma de decisiones y el uso de la documentación de las operaciones logísticas.

Solicitud de compra

Vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=TMRdPmzi_B0
https://www.youtube.com/watch?v=4_kkOiLxkAo

Definición

Una solicitud de compra es un pedido interno entre departamentos, para que el responsable de compras provea de
algún elemento que el departamento necesita. No es obligatorio emplear el procedimiento de solicitudes, hay
empresas chicas donde simplemente se le pide verbalmente algo al comprador y este lo compra y lo entrega, pero
hay empresas más grandes donde inclusive distintos departamentos piden lo mismo, por ejemplo, materiales de
librería o cartuchos de tinta, o herramientas cuándo se tienen empleados con herramientas a cargo para su trabajo
etc.

Importancia y proceso

El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de bienes y servicios.

El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere un usuario; éste los selecciona de
una lista de productos ya existente. Es posible agregar productos nuevos a la lista en caso de que no se encuentren
en la misma.

2
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o de otra persona con mayor nivel
de autoridad. Además, se puede indicar si se necesita la aprobación de los productos solicitados.

Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se solicitan cotizaciones a un número apropiado de posibles proveedores.
Es necesario seleccionar un sólo proveedor para la compra de todos los productos o servicios solicitados.

El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de entrega, precio y calidad. Luego se
genera la orden de compra, la cual es enviada al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una
copia de la en el ERP de la compañía.

Una solicitud de compra (SC) es una solicitud por escrito emitida internamente a un departamento de compras para solicitar
partes o servicios. La creación de una solicitud de compra pone en marcha una reacción en cadena de actividades perfiladas
en el proceso de compra.

Se pueden crear los siguientes tipos de solicitudes de compra:

Solicitudes de compra internas: para solicitar la transferencia de materiales de otro almacén de la empresa.

Solicitudes de compra externas: para solicitar a un distribuidor externo la compra de materiales que se necesiten. Puede
especificar el distribuidor.

Proceso de compra
Los pasos del proceso de compra incluyen la creación de las requisiciones de compra, la creación de órdenes de compra, la
recepción de servicios y artículos y el registro de facturas de distribuidor.

Atributos de registros de compra

Los atributos se utilizan para clasificar partes. Por ejemplo, el registro de compra de una computadora puede tener los
atributos de memoria, espacio de disco y velocidad. Al crear una orden de compra, puede utilizar la función de
Clasificaciones para buscar partes según atributos.

3
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

Estados de las solicitudes de compra

Una vez creada una solicitud de compra, el estado de la solicitud de compra se utiliza para indicar dónde se encuentra en el
ciclo de proceso.

Estado de exención de impuestos

La opción de exención de impuestos indica si una parte, herramienta o servicio están sujetos a impuestos. Es posible que
desee establecer el estado de exención de impuestos en función de dónde se ha adquirido una parte o servicio o de cómo se
utiliza.

Términos y condiciones

Puede crear y mantener una biblioteca de términos y condiciones que su empresa y sus distribuidores deben seguir en las
transacciones de orden de compra y contrato. Los términos y condiciones pueden contener información como cuestiones de
responsabilidad, detalles de envío y manipulación o previsiones de tiempo de entrega.

Conversiones de moneda

Cuando se especifica una moneda extranjera en una solicitud de compra o una orden de compra, se calculan dos valores: el
coste total que se expresa en la moneda extranjera y el coste base total que se expresa en la moneda base o la moneda de su
empresa.

Requisición

Definición

El formulario de requisición de compra es el documento generado por un departamento usuario o por el personal de
almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de
entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos.

4
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La requisición de compra es el documento
que contendrá la lista de esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les
suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la empresa.

En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los proveedores externos es un departamento diferente llamado
departamento de compras. Los gerentes de los distintos departamentos utilizan los formularios de requisición de compra
para informar a este departamento qué materiales se necesita adquirir.

Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de los artículos
que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.

Tipos
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:

– Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de materiales.

– Necesita la aprobación de la organización de compras.

– Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.

Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de aprovisionamiento:

Estándar
Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos productivos como artículos consumibles
de oficina y otros activos.

Subcontratación
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto terminado.

Consignación
Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga al proveedor por eso.

Transferencia de inventario
Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentra dentro de la misma organización.

Servicio externo
Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar labores de mantenimiento de la planta.

¿Cómo se elabora?
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:

– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-impreso.

– Departamento solicitante.

– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.

– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la autorización correspondiente.

– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es
muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros, unidades, etc.).

– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.

5
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la requisición.

Proceso de la requisición de compra

El proceso de requisición de compra es utilizado por las organizaciones para realizar y hacer seguimiento a los pedidos de
suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa: desde materia prima a muebles de oficina y más.

Cuando un gerente de departamento considera que los materiales se están agotando, rellena el formulario de requisición de
compra, el cual incluye los campos indicados anteriormente.

Una requisición de compra es el formulario que un departamento de la empresa envía al departamento de compras,
enumerando los artículos que desea que se solicite a un proveedor externo.

Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido, recibir la aprobación del supervisor y, lo que es más importante,
permitir que proveedores externos presenten cotizaciones de precios.

Cuando el gerente de compras recibe la requisición de compra en este proceso, puede revisar toda la información enviada
por el usuario de origen. El gerente simplemente selecciona si la requisición está aprobada o no.

Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el motivo de la decisión y se le informará al departamento solicitante
sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da su aprobación, el siguiente paso será solicitar cotización a los
proveedores.

Importancia

1. Inicia el proceso de compra

Cada cierto tiempo, los departamentos de una empresa necesitarán materiales; la requisición de compra inicia el
proceso de compra. El departamento de compras actuará de acuerdo con la solidez del documento.

Si hay algún problema, el documento servirá como evidencia de que un departamento solicitó los suministros con
una comunicación determinada.

2. Es una herramienta de control

Donde no haya controles apropiados el personal puede involucrarse en fraudes, ya que pueden pedir materiales
para uso personal.

Con una requisición de compra existen medidas establecidas para garantizar que no se practique ningún fraude. La
solicitud debe pasar por varias manos para garantizar su precisión y necesidad.

3. Protege el negocio
Con las órdenes de requisición implementadas se evitan las posibilidades de fraude. Los activos de la compañía
también están protegidos.

4. Centralización del proceso de compras

Cuando una organización requiere que todas las requisiciones se realicen de forma centralizada a través del
departamento de compras, es fácil administrar todo el proceso.

Los compradores también se benefician, ya que ahora pueden agrupar las compras y aprovechar el poder de
compra de la organización para negociar mejores términos.

6
______________________________________________________________________
Guía de Logística Laboratorio de Integración 1:
laboratorio Proceso Documentario Logístico

Actividad

1) En grupos elaborar con ejemplo propio los modelos de Solicitud y requisición de compras.

2) Responder:
 ¿Cuál es la importancia de la requisición de compras?
 ¿Cuál es la diferencia entre solicitud y requisición de compras?
 ¿Cuál es la información contenida en una solicitud de compras?

7
______________________________________________________________________