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DGIT

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE TEZIUTLN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN

ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN II PROYECTO: DETERMINACIN DE LAS FUNCIONES Y OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EMPRESA: ECO JEANS S.A. DE C.V. DOCENTE: ING. GABRIELA ALDABABA JCOME PRESENTA: MARIBEL HERRERA MNDEZ TALA ESPERANZA CORTS GARCA
TEZIUTLN, PUE. OCTUBRE 2006

NDICE
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Objetivo general Objetivos especficos Justificacin Alcances..... Limitaciones CAPITULO II MARCO TERICO 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. Antecedentes de las Compras Caractersticas y funciones del departamento de Compras.. Planeacin de las Compras Pronsticos y Objetivos del departamento de Compras Polticas de Compras.. Relacin de las Funciones de Compras con la Organizacin.. Departamentos que reportan o auxilian a Compras Sistemas Administrativos de Compras. El Control de Calidad en las Compras.

2.10. Procedimientos de Compras. 2.11. Programas y Presupuestos de Compras. 2.12. Organizacin del Departamento de Compras. 2.13. Ubicacin del rea de Compras dentro de la estructura de La organizacin 2.14. Estrategia de Compras... 2.15. Tipos de Compras 2.16. El procedimiento de Compras 2.17. Seleccin y Control de Proveedores 2.18. El control de las Compras. 2.19. Contratos de Compra-Venta. 2.20. Los proveedores en relacin al departamento de Compras

CAPITULO III DESARROLLO TCNICO 3.1. 3.2. Nombre de la empresa. Localizacin 3.2.1. Macro localizacin.. 3.2.2. Micro localizacin.. 3.3. Organizacin 3.3.1. Tipo de Organizacin. 3.3.2. Organigrama de la empresa 3.3.3. Valuacin de Puestos.. 3.3.4. Polticas de la empresa 3.3.5. Objetivos, Visin, Misin y Valores de la empresa. 3.4. Departamento de Adquisiciones 3.4.1. Misin, Visin, Polticas y Objetivos del Departamento. 3.4.2. Procedimiento de Compras 3.4.3. Marco Legal.. 3.4.4. Sistemas de Control (Documentos Internos del Depto.)... 3.4.5. Procedimientos Administrativos del Departamento 3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos. 3.5. Relaciones Departamentales 3.5.1. Produccin. 3.5.2. Finanzas. 3.5.3. Recursos Humanos.. 3.5.4. Ingeniera 3.5.5. Contralora. 3.5.6. Almacn.

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Conclusiones Recomendaciones.. Glosario. ndice de Figuras. bibliografas..

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

1.1. OBJETIVO GENERAL Analizar y examinar los elementos que conforman el departamento de Compras, su funcionamiento, procesos administrativos y operativos que se generan dentro del mismo con el fin de funcionamiento general del departamento. estudiar, presentar y mejorar el

1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Analizar el funcionamiento administrativo y operativo del departamento. Analizar el proceso de adquisicin de insumos en base a su presupuesto. Analizar las relaciones y el proceso de seleccin de los proveedores. Determinar la operatividad del departamento en cuanto a relaciones inter-departamentales. Realizar observaciones o propuestas de mejora en la investigacin presentada.

1.3. JUSTIFICACIN

La presente investigacin se realiza con el propsito de analizar los sistemas y procedimientos del Departamento de Compras, tanto administrativos tales como formatos que utilizan, medios de comunicacin nter departamentales, entre otros; hasta los procedimientos de gestin con los cuales laboran los representantes de dicho departamento. Es importante el adquirir el conocimiento del funcionamiento del departamento puesto que genera herramientas para el aspecto laboral de los futuros egresados y experiencia en los aspectos propios de dicha rea, generando mayores posibilidades de desarrollo personal al llevar consigo al mbito laboral la operatividad real en una organizacin. Se consideran desventajas dentro del mismo, aspectos que impiden el acceso a la informacin, con lo cual la presente investigacin es apoyada con un marco terico donde se indica de manera terica los aspectos que con fundamento cientfico debe reunir dicha rea. Haciendo una comparacin entre ambos (Marco terico y Marco Prctico) para mejorar las deficiencias dentro del departamento y con ello llevar a la prctica lo desarrollado dentro del contenido la informacin presentada.

1.4. ALCANCES Analizar la operatividad del departamento y su gestin en la empresa. Analizar los procedimientos administrativo y operativo del departamento dentro de la empresa. Analizar las relaciones con los proveedores y sus lmites en cuanto a negociaciones. Definir las relaciones con otros departamentos y su operatividad dentro de la misma.

1.5. LIMITACIONES

Tiempo reducido de investigacin de campo. Falta de acceso a la informacin. Costos elevados al presentar la informacin obtenida por escrito. Distancia de las instalaciones de la empresa.

CAPITULO II MARCO TEORICO

2.1. ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS

Desde la antigedad, la humanidad ha tenido que intercambiar cosas con el propsito de satisfacer sus necesidades. Ya desde entonces se puede decir, que existan las compras como fomento de progreso y riqueza del hombre. El departamento de compras en cualquier organizacin, es fuente de apoyo para la elaboracin de planes, y sus funciones deben de ser realizadas eficientemente, ya que es en este departamento donde se gasta gran parte del dinero de una organizacin, por lo tanto, el departamento de compras debe adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la empresa. Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las ms conocidas son: compras nacionales (locales y forneas) y la internacionales (importaciones y exportaciones), todo proceso necesario para la realizacin de dichas compras debe de ser ejecutado por personal ampliamente capacitado para realizar tal funcin, es por ello que ele reclutamiento del personal para el rea de compras debe de hacerse con especial cuidado. Todo el personal que labore en un departamento de compras, deber ser capaz de mantener una excelente comunicacin y coordinacin con todos las dems personas que laboren dentro de los diferentes departamentos de la compaa, especialmente en aquellos cuyo funcionamiento est ntimamente ligado con el de compras, tales departamentos pueden ser: produccin, ventas, control de calidad, contabilidad, almacenes e ingeniera. As como con los agentes de ventas y representantes de todos los proveedores que en determinado momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en el abastecimiento de materiales y servicios necesarios en la compaa. 10

2.2. CARACTERSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboracin de planes dentro de la organizacin, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la produccin mensual o la implantacin de normas. Esto debido a su estrecha relacin con el mercado, normas de fabricacin y con los comerciantes de las grandes industrias. Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante. La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales, tambin, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser: De aspecto legal Estndares de calidad Tiempos de entrega e inventarios De comunicacin. Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern

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tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc. Las funciones del departamento de compras segn Joaqun Rodrguez Valencia son las siguientes: Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa. Entrevistar a los proveedores o sus representantes. Cotizar los precios, calidad y transporte. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes. Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso. Recepcin, guarda y almacenaje. Efectuar la clasificacin de los recursos materiales. Realizar el control de existencias. 2.3. PLANEACIN DE LAS COMPRAS Planeacin y programacin de compras La planeacin sistemtica requiere de una recopilacin de datos, la determinacin de metas y objetivos y la formulacin de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las polticas establecidas. Planeacin: De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de seleccin de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organizacin.

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La planeacin estratgica a largo plazo deber tomar en consideracin tanto el insumo de materiales, as como los productos terminados y en ocasiones se deber incluso dar preferencia a los primeros. Ser necesario que la funcin de compras recopile mayor informacin y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeacin. De ser necesario contribuir en tal funcin y en efecto deber hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo ms que emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podran haberse evitado con una buena planeacin. Como menciona Mercado:
Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos estn en contra de ellos, la verdad es que son muy tiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc. (Mercado; 2002:87:13)

Dentro de la planeacin se comprende: Elaborar pronsticos, establecer objetivos, programar, implementar polticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un rea en especfico o para la organizacin en general. 2.4. PRONSTICOS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los pronsticos: Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualizacin del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos. Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa para determinado perodo de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales. 13

Establecer objetivos: Los objetivos dentro de la planeacin, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la produccin, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago ptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organizacin. El precio de compra est integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operacin, volumen de compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta poca los niveles inflacionarios varan frecuentemente y afectan la estructuracin de los precios. La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es tambin una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio ms bajo. Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estn comprando. Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las polticas generales de la organizacin. Segn Mercado: La orden de compra debe de hacerse por una cantidad ptima, que no represente
riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deber colocarse cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el nivel mnimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocacin de la orden y la recepcin del pedido. (Mercado: 2002; 102)

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2.5. POLTICAS DE COMPRAS Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa.

Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: Deben estar claramente expuestas. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica. Indicar los factores limitativos y determinantes. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. Niveles que deben abarcar. El departamento de compras debe contar con polticas de: Fuentes de abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigacin y desarrollo, tica, ventas de material de desperdicio. Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas 2.6. LA RELACIN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIN La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas como son: Direccin:

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La relacin que debe

existir con la Direccin general es mediante

reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin.

Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin. Produccin: En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para la produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto. Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria gastada. Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la organizacin. Ventas:

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La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.

Programacin y planeacin: Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente: Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes. Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas. Almacenes: Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos. En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.

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Ingeniera: La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales y equipos. Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de carcter especial. Contabilidad: La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que requieren de los servicios de compras. Relaciones pblicas: La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser de una alianza comn, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus 18

proveedores y es de una influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin.

2.7. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS Departamento de informtica El departamento de informtica, es uno de los departamentos que actualmente estn ms ligados con la operacin y administracin de la mayora de las organizaciones. Es por medio de la computadora que se realizan la mayora de los trabajos escritos necesarios en la operacin del departamento de compras y ahora, es a travs de este medio que es posible recibir cotizaciones, catlogos, etc. utilizando para ello el Internet. Departamento de recibo de materiales Los materiales comprados, llegarn a la empresa por distintos medios, y debern ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilizacin. Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se generara un caos en la recepcin, ya que algunos embarques podran venir incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizs ocasionara retrasos en la produccin, o errores en la utilizacin e estos, a falta de un control de recibo. Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son: Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos. Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

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Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran, por

parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones. Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se Entregar los materiales a los solicitantes, as como la documentacin reciben los materiales. correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al procedimiento previamente establecido. La responsabilidad de la funcin de recibo de materiales, debe ser asignada a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesaria la creacin de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura de almacn. La recepcin de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas entre s, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicacin y cooperacin entre ambos departamentos. Departamento de almacn Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayora de los materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la informacin contenida en los reportes de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la produccin, y la generacin de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de produccin. Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacn est muy ligado al funcionamiento del rea de compras. 2.8. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS

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El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre

cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y

plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas. Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por

escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la solicitud 21

de algn bien o servicio. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas.

Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo

primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la

seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes. Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un

factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca

que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin. Esta accin repercutir tanto 22

para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable comprador. Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien

y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente. Controles complementarios. Algunas empresas funcionan

nicamente con el concepto de control complementario a la disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un anlisis profundo en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre ms conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor. 2.9. EL CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS Los tres principales factores en la decisin de una compra son: La calidad La funcionalidad El precio La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador.

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El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo: La calidad de los materiales y de los componentes La calidad del cliente como un todo Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad: El rea de compras necesita saber justo lo que se requiere. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de lo que se necesita.

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El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. Se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requisitos Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de otra manera el comprador puede rechazarlos. Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que se le est solicitando en el producto comprado. La calidad tiene un significado especial en cualquier rea de compras de todas las organizaciones, no puede ser nada ms caracterizada como alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio comprados, as como en los componentes inherentes a los mismos tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales utilizados en su fabricacin, mano de obra en caso de los servicios, etc. 2.10. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y as como estas, tambin los procedimientos deben ser ordenados sistemticamente. En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal funcin: Requisicin de un material al departamento compras. Elaboracin, registro y seguimiento de la orden compra. Recepcin, inspeccin, supervisin y almacenamiento del material.

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Control de documentos de la recepcin del material.. Revisin de documentos y ejecucin del pago correspondiente. Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como: Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle. Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad. Cumplir con una secuencia lgica requerida Ser escrito en un lenguaje comn. Deber incluir, las formas y documentos requeridos. Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitacin de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones estn escritas, describen el departamento completamente, clasifican al personal involucrado, son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organizacin se constituyen como la base. 2.11. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS Programas de compras: Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que deber desarrollarse y finalizar. Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible.

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Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como: Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra. Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo. Se facilita el control de los materiales comprados. Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento. Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas: Cuando la habilidad para escoger una o ms fuentes de

abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor. Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor. Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr negociar con un solo proveedor un mejor precio. Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin de los departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones. Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando como referencia los siguientes puntos: La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programacin.

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Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

En sntesis, la programacin de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programacin se realiza de acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin, identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final. Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes niveles de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento. El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin o en el mercado de los materiales o insumos. Presupuestos de compras: Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos. Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basndose en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un perodo de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medicin de la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo cual permitir detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn aplicar medidas de correccin. Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:

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Presupuesto de operacin del rea de compras. Presupuesto de compras de materiales. El primero se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc. El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin o fabricacin de un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la elaboracin de los dems presupuestos de las distintas reas de la organizacin depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organizacin y marcan la pauta para definir los gastos futuros. En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organizacin, deber tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc. En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de ventas, ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.

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El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin.

2.12. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los principios de la organizacin aplicados al departamento de compras Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operacin. Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar. Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin, la centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la organizacin propia del departamento, la armona con la que se trabaje en relacin con los dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia. Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son: 1. Organizacin lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un crecimiento vertical de la organizacin. 30

2. Organizacin funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Direccin deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mnimo de funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo sobre una sola operacin principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan. 3. Organizacin de lnea y staff: Este tipo de organizacin se utiliza como apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que ellos conocen ms del problema que los especialistas. 2.13. UBICACIN DEL REA DE COMPRAS DENTRO DE LA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN La ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y a cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y produccin estn estrechamente relacionados debido a que la funcin que se considera primordial es la de abastecer a la produccin. El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario 31

mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le d al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesora, adems, debe contar con la misma libertad de accin que los dems departamentos de la empresa. Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras Estos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la funcin que se realiza en cada caso: 1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente. 2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems, de tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til para el desarrollo de sus funciones. 3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las ms comunes en la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento,

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apegndose siempre a las polticas generales que para tal propsito deben estar establecidas en la organizacin. Estructura del rea de compras El rea de compras as como todos los dems departamentos de una empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de la empresa y se dividen en dos clases: Las propias del departamento de compras que son: Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios de acuerdo a las necesidades de la empresa. Entrevistar a los proveedores. Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores. Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de transporte, condiciones de pago, etc. Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido. Establecer condiciones de embarque y recibo. Vender los materiales de deshecho y obsoletos. Observar correctamente las regulaciones del gobierno. Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son solo algunas de las ms importantes, y quizs la ms importante sea la de localizar y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos, entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio de Internet, revistas exclusivas de comercializacin, peridicos y el directorio telefnico. El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como:

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Tomar la decisin de si se compra un articulo o se produce; esto significa, evaluar qu es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un articulo que se necesita en el proceso de produccin, basndose en el costo que esto represente, y se elegir la opcin que mejor convenga a las necesidades de la empresa. En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los cambios que pudieran ser necesarios en el diseo. El comprar los artculos ya fabricados puede ser ms barato que fabricarlos, sobretodo si se trata de artculos de temporada, en los cuales se correra el riesgo de que se quedara inventario, tambin se ahorra tiempo de operacin, el cual se puede utilizar en alguna otra necesidad de la produccin o en la especializacin de la misma operacin. Para tomar una decisin con relacin a comprar artculos ya hechos o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto a la optimizacin de costos y la obtencin de beneficios a largo plazo, de la decisin que se tome, tambin se darn cambios en cuanto a las utilidades. Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo, disponibilidad, confianza que sta pueda dar, necesidades de capacitacin para el personal que operar dicho equipo, tiempo de vida til probable, disponibilidad de refacciones en el mercado, transporte, etc. Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la dinmica de sus funciones, se observa que no es fcil adaptar una estructura en comn para todos los departamentos de compras de las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organizacin sea

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una combinacin de los tres sistemas; lineal, funcional o de comits, de acuerdo a los fines que se traten de alcanzar.

Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el departamento de compras: Un jefe debe tener un mbito de control sobre sus subordinados, para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes establecidos. El nmero de subordinados no debe de ser mayor de 7. La especializacin es otro principio que debe de llevarse a cabo, y consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y actividades de carcter similar, lo cual ser benfico para el logro de la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades de acuerdo a la planeacin. La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuacin de sus subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus subordinados. En empresas pequeas, el departamento de compras puede estar constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener subdivisiones en lneas especializadas en ste departamento, de acuerdo a las necesidades y al tamao de la empresa. La organizacin tcnica de las compras propone, confiar al

departamento de compras la funcin de administracin as como la de compras especficamente. La funcin de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual, honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., caractersticas que 35

debe tener un gerente de compras. Adems, este debe ser perspicaz al tratar con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora, previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios en el mercado y dentro de la propia empresa y, adems, debe tener la capacidad de aprender a travs de la experiencia y no dejar de hacerlo. El manual de compras El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se desarrollan. El manual de compras debe contener: Introduccin. Contenido. ndice. Organizacin. Polticas. Procedimientos. Introducciones tcnicas. Circulares. El catlogo de formas Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar informacin de la manera ms simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catlogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son externas o internas. El tener este catlogo evitar la duplicidad y se podr saber que utilidad ofrece la utilizacin de cada una de ellas.

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Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su produccin sea econmica. El manual de compras y el catlogo de formas, son de mucha importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicacin escrita en la gerencia de compras. 2.14. ESTRATEGIA DE COMPRAS Aspectos generales Despus de que se ha definido la calidad de los materiales que sern utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras, buscando siempre realizarlas a un costo ptimo que permita reducir los costos de la inversin que ha de efectuarse. Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las compaas, siendo estos: Existencias actuales en almacn, fecha planeada para su utilizacin, grado de obsolescencia, costos de transporte y manejos, costo de la compra, precios que se pueden logra al comprar por volumen, condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a comprar y los plazos de entrega. Si se tiene una buena planeacin en cuanto a produccin, ser fcil establecer tiempos de entrega reales y as abatir costos. Cuando no se cuenta con lugares suficientes para el almacenamiento, se incide gastos que afectan el costo final del producto y, adems, posiblemente se tendr que compras en cantidades pequeas. El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muy caros los productos finales. 37

Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por cambios en la tecnologa, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir. Otro factor que influye en los costos es el manejo de materiales en los almacenes, de ser factible, se recomienda comprar en cantidades mayores para evitar dichos gastos. Tambin se debe estudiar muy bien que tipo de transporte deber utilizarse para tipo de material que se compre. Cuando por necesidades de produccin es necesario almacenar los materiales por varios das antes de ser procesados, se recomienda hacer una revisin de los calendarios de produccin y establecer en conjunto con los proveedores, un calendario de entregas menores, logrando con ello un ahorro en inversin, que podr ser utilizado en otros fines. En relacin con materiales de alta demanda y que por lo mismo sufren a menudo grandes fluctuaciones, es recomendable tener siempre actualizados los estudios de mercado, con la finalidad de saber cuando se deben compras dichos materiales. El lote econmico de compra El lote econmico de compra, es utilizado en empresas donde se produce basndose en pedidos ya fincados, en dichas empresas, son los departamentos de ingeniera y produccin los que deben calcular todos los materiales que necesitan para la produccin de los artculos que tienen ya solicitados. Cuando la produccin es calculada para varios meses, se debern comprar materiales necesarios para la produccin y, adems, un cierto margen para poder utilizarlo en el futuro, teniendo cuidado de observar los costos de almacenamiento, transporte, manejos, etc. 38

Un plan de inventarios se elabora basado en el control de inventarios y se aplica a artculos que se utilizan repetitivamente en la produccin.

Dicho control principia en una cantidad mxima

de la cual se van

tomando los materiales a utilizar, hasta llegar a un a cantidad donde debe de realizarse el pedido, misma que debe de ser mayor al mnimo necesario para proteccin en caso de falla de parte de los proveedores. El mnimo es tambin llamado cantidad de reserva para caso de emergencia. Existe un plan llamado: De pedidos abiertos, donde se debe determinar la cantidad de materiales que sern utilizados durante un determinado espacio de tiempo, y una vez obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores un pedido que cubra dicha cantidad, pero, ese pedido deber ser surtido en parcialidades de acuerdo a las necesidades de produccin de la empresa. Un pedido de compra abierto puede ser el sistema ms efectivo y adecuado para las compras repetitivas, con lo cual se eliminaran los requerimientos repetitivos de pequeas cantidades de dichos materiales, lo que significara un ahorro en muchos factores, para el departamento de compras tales como: Tiempo del comprador, gastos de papeleo, gastos de telfono, etc. Es obligacin de la alta direccin en conjunto con el departamento de compras, de determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios fluctan muy a menudo debido al ley de oferta y demanda en el mercado, adems de que existen productos que por naturaleza son de carcter especulativo y es necesario que el departamento de compras est siempre informado de la situacin de dichos productos en el mercado. Fabricar o comprar En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes para antes de toma una decisin sobre si se manda fabricar algn componente 39

necesario para la produccin, o si se debe fabricar dentro de la misma empresa, claro que tambin se deben tomar en cuenta otros factores como por ejemplo: la capacidad de produccin de la empresa, la carga de trabajo, la programacin de produccin, la destreza para la fabricacin de dicho componente y la comparacin de costos que esto ocasionara. Las preguntas que se deben contestar son: Respecto a control de calidad, Existe o no? Sobre capacidad, Se tiene espacio utilizable en almacn? Sobre factores de trabajo, Es necesario una preparacin especial? Respecto a programacin, Se pueden conseguir a tiempo todos los componentes necesarios para su fabricacin? Respecto a destreza, Se tiene o puede conseguir un diseo experimental confiable? Sobre qu cantidad se debe hacer la comparacin de costos? En este caso es recomendable sobre 100 piezas. 2.15. TIPOS DE COMPRA Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se distinguen tres, que son los siguientes: Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas pequeas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros, piezas, etc., tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc., y que son de fcil adquisicin, por lo cual el comprador no puede poner pretextos para comprar las cantidades requeridas en el tiempo establecido. Compras sobre muestras: Son aquellas en las que es necesario proporcionar al proveedor una muestra fsica del material que se desea comprar, con el objeto de que sea elaborado o fabricado exactamente igual a la muestra, con lo cual, se supone, no habr problemas al momento de ser utilizado dicho material en la produccin.

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Tambin se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea comprar es por ejemplo: Una refaccin algn equipo muy viejo o nico, y para el cual no existen refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado y, traer la refaccin pudiera ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la fabricacin de dicha refaccin localmente a un costo razonable, se puede intentar por medio de una muestra fsica, a la cual se le podrn sacar las medidas exactas necesarias para su fabricacin. Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un determinado perodo de tiempo, el cual generalmente se programa en por trimestre, semestre o anual, y para las cuales se firma un contrato especial que contiene clusulas donde se establecen las condiciones de pago, penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor, etc., como parte de las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y proveedor), con la finalidad de evitar problemas en el abasto de los materiales comprados. Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al mbito en que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales. Las compras nacionales, son las que se llevan a cabo dentro de un pas determinado y que estn sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho pas. Estas compras se subdividen a su vez en: 1) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde est situada la empresa. 2) Forneas: Son las que se realizan dentro del pas de que se trate, pero fuera de la plaza donde est situada la empresa. Una fuente local puede ofrecer un servicio ms confiable que otra que se encuentre localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea ms corta, como porque se reduce el riesgo de interrupcin en el servicio de transporte; el conocimiento de los requerimientos especficos del comprador, podr tenerse ganancias a la cercana de las partes, adems, posiblemente exista una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador, 41

y los proveedores locales quizs tengan los equipos e instalaciones ms apropiadas, los conocimientos y la solvencia econmica como cualquier otro proveedor localizado en lugares distantes. Compras internacionales: Son las que se efectan entre dos o ms pases y se rigen con las leyes de los pases que las realizan, y se clasifican en Importaciones y exportaciones. Compras de importacin: Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o tambin a travs de un distribuidor autorizado, establecido en el pas que realiza la compra. La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusin de proveedores extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que requiere la comprensin de muchas circunstancias y problemas no esperados relacionados con las compras de importacin. El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de importacin, fluctuaciones de las monedas, as como los detalles que se requieran, para la fcil ejecucin y entrega, de acuerdo con sus contratos. En caso de no contar dentro del rea de compras, con personal especializado en importaciones y exportaciones. El gobierno impone ciertos controles a la importacin de mercancas, tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar derechos de importacin que se exigen por todas las mercancas que no estn especficamente exentas, segn las leyes aduanales vigentes y las rdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recprocos). Es natural que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importacin. El certificado de origen, es una declaracin para fines de entrada en las aduanas del pas importador, siendo ste emitido por el pas donde se han originado las mercancas. En algunos casos, se requiere certificado de origen 42

para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros, porque los transbordos en camino, pueden confundir la identidad del verdadero pas de origen. Cuando el peso de las mercancas a importar, ha sido efectuado por un pesador independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un particular, es necesario presentar el certificado de peso, como control de la cantidad embarcada. Para algunos artculos, es necesario realizar su compra basndose en anlisis qumicos o de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base para determinar la calidad que ser aceptada, segn lo acordado, por lo cual se deber contar con el certificado de anlisis correspondiente. Un certificado de inspeccin, identificar la exactitud del material embarcado, en contraste con lo estipulado en la documentacin que ampara la compra. Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques de importacin es: La pliza de seguro, especificando el tipo y el importe del mismo, la cual cubrir los riesgos en la transaccin. Los importadores debern marcar los empaques, tanto internos como externos, del material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las autoridades portuarias y aduaneras, ya que la informacin debe ser transmitida claramente al embarcador, quien la utilizar como gua y la incluir en las facturas. Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los procedimientos de pago de las mercancas importadas, ya que muchos pases cambian de vez en cuando sus restricciones y controles en el uso de su moneda.

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Compras de exportacin: Son todas aquellas compras que re llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de importacin o nacionales. En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basndose en diseos o modelos especficos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales como: Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza. Los materiales necesarios deben de ser de fcil montaje. Se debe establecer la existencia mxima con relacin a piezas de uso constante. En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento de compras debe recurrir a los departamentos especializados en diseo e ingeniera, con el propsito de recibir apoyo en la interpretacin o elaboracin de diseos, necesarios para la realizacin de la compra. Acondicionamiento del producto El acondicionamiento del producto se refiere a los materiales que estn en contacto con el producto, directa o indirectamente y que el departamento de compras tiene que adquirir. Directamente, est en contacto con el producto el envase con el cual ser presentado ante el cliente. Indirectamente, los materiales de acondicionamiento estn constituidos por el empaque y el embalaje necesarios para su transportacin. 2.16. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Requisicin

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La requisicin, es un formato especial por medio del cual los diferentes departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras la adquisicin de materiales y servicios necesarios para la produccin, mantenimiento general de toda la planta, adems, de equipo de cmputo, mobiliario de oficina, papelera, etc. Cuando una requisicin no cumple con los requisitos para ser trabajada, ser regresada al solicitante para que efecte en ella las correcciones necesarias. Una vez recibida la requisicin, se deber entregar una copia firmada y sellada a solicitante para que este tenga un control de sus requerimientos, adems, deber tener sus requisiciones debidamente archivadas, con la finalidad de poderla consultar en cualquier momento, poder hacer aclaraciones respecto a los materiales solicitados en ella. Por lo que es parte de las actividades del comprador, tener bien controladas las requisiciones. Despus de todo este proceso, el comprador podr proceder a la bsqueda de fuentes abastecimiento de los materiales solicitados, para realizar un anlisis de precios y decidir la compra. 2.17. SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORES Seleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento: La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras. El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a 45

las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotizacin sobre sus productos. La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las siguientes caractersticas: Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de produccin. Que su servicio de entrega sea oportuno. Que el precio sea el ms bajo, en relacin con sus competidores. Que el servicio que preste sea excelente. Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene algn defecto o no son los requeridos. El criterio de seleccin del vendedor asociado con su evaluacin, puede variar segn las necesidades organizacionales, una buena evaluacin, separa al buen comprador del promedio. Lo que el comprador busca, es el desempeo aceptable de un proveedor, ya que si sucede lo contrario, le significara ms costos fuera de programa, y deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas. Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del proveedor, son aspectos que ayudarn a identificar a los probables proveedores, haciendo ms fcil la seleccin. Dichos aspectos son: Clasificacin de la industria y comercio Disponibilidad comercial del producto. Cantidad que ha de ser comprada.

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2.18. EL CONTROL DE LAS COMPRAS Control de las compras Una de las herramientas ms valiosas con las que un departamento de compras puede contar es el control de compras, el cual permite conocer oportunamente las caractersticas de los proveedores que estn capacitados para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudar en gran parte a tener ahorros en tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las compras se podr determinar una compra lgica, debido a que en los registros de control se tendrn guardadas las caractersticas de las compras pasadas. Algunos de los principales controles son los siguientes: Tarjeta de control de compras: Esta debe ser elaborada para cada material y en ella debe de contenerse la siguiente informacin: Nmero de parte del artculo. Descripcin y especificaciones tcnicas del material. Nmero y nombre de los proveedores que han vendido o cotizado el material. Cantidades y precios anteriormente cotizados. Descuentos obtenidos. Fechas de las compras anteriores. Nmero de requisiciones anteriores. Nmero de ordenes de compras anteriores. Cantidades compradas. Observaciones necesarias

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Control de especificaciones de materiales: Se llevar a cabo con el propsito de tenerlas archivadas ordenadamente y debidamente actualizadas, con el fin de que al momento de comprar los materiales, stos sean recibidos de acuerdo a las necesidades actuales de la empresa. Registro de contratos: Ser necesaria su implementacin para mantener un control de ellos y as poder identificar los que estn prximos a vencerse, y de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueda decidir si se genera un nuevo contrato o no. Control de requisiciones: Se establecer con el fin de tener informacin constante respecto a los requerimientos atendidos y pendientes de atender por parte del departamento de compras, sirviendo a la vez como evaluacin de la eficiencia del mismo departamento. Control de rdenes de compra: Este control nos permitir estar informados de la situacin real que tengan las rdenes de compra en cuanto a entregas y atrasos, ayudando a evaluar el desempeo de los proveedores. Reportes a la gerencia: En el departamento de compras se obtienen varios reportes que muestran de una manera vers, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos: Reporte de pedidos generados. Reporte de los descuentos obtenidos. Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante. Reporte de desempeo de los proveedores.

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Reporte de requisiciones recibidas. Reporte de requisiciones atendidas. Reporte de rdenes vencidas, etc.

Medicin de resultados alcanzados por el departamento de compras Esto consiste en la medicin de la eficiencia mediante la cual un departamento de compras desempea sus funciones. Para poder establecer los parmetros de medicin y evaluacin, la administracin debe conocer claramente las funciones del departamento. Uno de los principales problemas que se encontrarn al tratar de establecer un mtodo de evaluacin para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varan constantemente en el accionar del departamento. Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si fuera una empresa individual y ser ms fcil la medicin del desempeo, si se utiliza un mtodo de evaluacin enfocado a la cuestin tcnica del trabajo realizado en determinado perodo de tiempo. 2.19. CONTRATOS DE COMPRA-VENTA El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial, constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurdico de la actividad econmica mundial.

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El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la compraventa de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra - venta se sealan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn las operaciones comerciales. Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede estar ligado a cualquiera de ellas. Algunos son: Al Contado: El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento de recibir la mercadera por parte del comprador. En el primer caso no se requiere financiamiento, en los otros podr ser necesario un financiamiento de pre-embarque. En Cuenta Corriente: Cuando existe una relacin muy favorable entre el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales cambiarios sin restricciones que dificulten la transaccin. En Consignacin: Esta condicin de pago implica que el derecho de propiedad de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su venta en el extranjero. Esta modalidad entraa muchos riesgos para el exportador, quien slo recibir el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en la venta de productos perecibles. Al Crdito: La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque. Las transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento de post-embarque. El tipo de crdito otorgado principalmente

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ser de proveedores y los documentos de pago que recibir el exportador podrn ser pagars o letras de cambio. Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no slo por ser la forma como se realiza la transaccin, sino porque dan origen al financiamiento.

Los principales medios internacionales de pago son los siguientes: Pago Anticipado: ste consiste en que el importador, antes del embarque, sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envo de las mercancas o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el nico proveedor del producto de la tecnologa. Pago Directo: ste se constituye cuando el importador efecta el pago directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efecte este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago ms comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignacin. Cobranzas Documentarias: stas se definen como el manejo por los bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptacin de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco

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para que ste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo pago y/o aceptacin. El Crdito Documentario: La Carta de Crdito o Crdito Documentario, ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta internacionales de mercancas, no slo por las seguridades que ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional. El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una propuesta especfica indicando la mercadera, la cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o rechazada; en este ltimo caso se extingue la oferta. La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya fijado. La oferta detallada debe contener los siguientes datos: Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje. Medidas y pesos especficos. Especificaciones de calidad. Precio unitario en dlares u otra divisa. Condiciones de pago. Condiciones de entrega. 2.20. LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente: La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio. Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito. Las restricciones legales Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

Los proveedores deben basarse en tcnicas de control las cuales son las siguientes: Claras exposiciones de criterios, establecidas en: Manual de Polticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. Estos procedimientos deben incluir: 1) Una descripcin de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a un proveedor potencial, y, 2) Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e informacin obtenida. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por

mercancas o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia, esto es a travs de los siguientes pasos: Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancas y servicios.

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Formas vitales prenumeradas (peticiones de compras, rdenes de compra, etc.) y la rendicin de cuentas de tales formas (hojas de verificacin numrica o punteo). Archivo de firmas autorizadas. Auditorias internas peridicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios segn rdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc. Sistema de control de inventarios que produce rdenes de compra (con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las rdenes de compra pueden crearse automticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).

CAPITULO III

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DESARROLLO TCNICO

3.1. NOMBRE DE LA EMPRESA


La empresa se encuentra registrada bajo el nombre de ECO JEANS S.A. DE C.V.

GIRO DE LA EMPRESA
La empresa es del giro manufacturero, la cual se dedica a la transformacin de la mezclilla, ofreciendo productos para exportar.

ANTECEDENTES
La empresa fue fundada por el Sr. Felipe Hadad desde hace 2 aos aproximadamente. Es una empresa nueva que cuenta con la tecnologa para presentar su producto con calidad. A pesar de su existencia desde hace poco cuenta con los elementos necesarios laborando como una empresa con una consolidacin de mayor antigedad. Surge con motivos de desarrollo personal y expansin en el mercado, con lo cual comienza a funcionar de manera ptima y con una considerable cartera de clientes y siendo algunos de ellos potenciales.

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La empresa ECO JEANS S.A. DE C.V. actualmente maquila prendas con mezclilla, las cuales son en su mayora para exportacin, teniendo una amplia cobertura en el mercado exterior, generando con ello nuevos empleos y actualizndose da con da en su manufactura.

3.2. LOCALIZACIN
3.2.1. MACRO LOCALIZACIN La empresa se encuentra localizada en la ciudad de Teziutln; Puebla, Mxico. (Ver figura 1.1.) 3.2.2. MICRO LOCALIZACIN La empresa se encuentra localizada en calle 16 de Septiembre No. 204 de Teziutln, Puebla. (Ver figura 1.2)

3.2.3. DISTRIBUCIN DE LA PLANTA La empresa se encuentra distribuida acorde a las disposiciones del rea de Ingeniera, tomando en consideracin que el espacio para produccin no es en extremo amplio (Ver figura 1.3).

3.3. ORGANIZACIN
3.3.1. Tipo de organizacin La empresa es una organizacin de tipo manufacturera, la cual se dedica a la transformacin de mezclilla para la venta a mayoreo principalmente dedicada a la exportacin de su producto terminado.

3.3.2. Organigrama de la empresa Se presenta el siguiente organigrama proporcionado por el departamento de Compras donde se presentan los grados de responsabilidad y autoridad segn los departamentos con los que cuentan. (Ver Figura 1.4)

3.3.3. Valuacin de puestos 56

Departamento: Representado por: Cargo desempeado: Antigedad:

Compras y Almacn. Sra. Libia Apo Ortiz. Gerente. Desde su fundacin.

Actividades o funciones que realiza: Adquirir materia prima al mejor precio y calidad de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Realizar de manera administrativa los formatos correspondientes al departamento de Compras. Suministrar a los dems departamentos del material que soliciten para su funcionamiento efectivo. Informar a los altos mandos sobre los resultados generados, posibles deficiencias, toma de decisiones, entre otras situaciones que requieran ser presentadas al siguiente nivel jerrquico.

Relacin con departamentos: Departamento de Contralora Departamento de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Departamento de Produccin. Departamento de Ingeniera.

3.3.4. Polticas de la empresa Por mencionar algunas se encuentran las siguientes: Todas las mujeres que resulten embarazadas despus de empezar el trabajo tienen derechos a beneficios por maternidad completos. El personal administrativo y el sindicato debe ser informado inmediatamente de las violaciones dentro del sistema de Seguridad Social, las cuales en caso de no ser cumplidas, constituyen un motivo de sancin o despido del supervisor. La empresa debe cumplir con los lineamientos de estndares ambientales, las cuales deben cumplirse de manera exacta y oportuna

3.3.5. Objetivos, Visin, Misin y Valores de la empresa

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Visin: Consolidarnos como una empresa reconocida a nivel nacional, adems de alcanzar el liderazgo en el mercado actual , por alta calidad en venta, servicio y aptitud en el uso e implementacin de tecnologa avanzada, comprometidos en superar las expectativas de nuestros clientes.

Misin: Elaborar productos de excelente calidad con el objetivo de lograr la satisfaccin total de las necesidades del cliente siendo competitivos dentro de un ambiente de superacin personal, teniendo en cuenta siempre al elemento humano como su recurso ms importante y con la ayuda de la mejor tecnologa para lograr alta eficiencia y productividad.

Valores: Honestidad Lealtad Responsabilidad Confianza Comunicacin Clara, abierta y recproca Cooperacin Compromiso Trabajo en equipo Madurez Aceptacin de diferentes criterios y opiniones de manera constructiva logrando una reciprocidad a la retroalimentacin con otras personas.

Objetivos Profundizar los conceptos de capacidad y localizacin de las plantas, para que de esta manera sirvan para tomar futuras decisiones en el medio a desempearse. Determinar los factores que afectan las decisiones sobre la capacidad. Analizar la medicin y planeacin de la capacidad de las instalaciones. 58

Conocer los factores que afectan las decisiones de localizacin y estrategias futuras de localizacin. 3.4. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 3.4.1. Misin, Visin, Polticas y Objetivos del Departamento Misin: Lograr la completa satisfaccin del cliente, en cuanto a la adquisicin de los mejores materiales con la mayor calidad y mejor precio posible, generando con ello un producto que cumpla con los requerimientos del mercado.

Visin: Ser un departamento que mejore da con da sus procesos y se vea reflejado en una mejor calidad en su proceso.

Polticas: Los precios de compra sern seleccionados por el encargado del departamento en base al precio y la calidad con la que cuente la materia prima. Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, rdenes de compra, etc. Las adquisiciones se harn conforme a los recursos que cuente la empresa y en base a las cantidades necesarias para la produccin, evitando con ello los desperdicios. Objetivos: El departamento de Compras de la empresa nicamente cuenta con el siguiente objetivo: Adquirir materiales al mejor precio posible y con la mejor calidad, de acuerdo a las especificaciones de nuestro producto. Se proponen los siguientes objetivos del departamento de Compras, para su mejor funcionamiento del mismo, al no encontrarse que los actuales presentan deficiencias: 59

Objetivo general: Mantener el abastecimiento con el mnimo de inversin, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siempre la posicin competitiva de la empresa. Objetivos especficos: Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada de los artculos. Desarrollar ptimos procedimientos y controles. Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales. Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la empresa, que determinen cules sern los programas de produccin para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Obtener utilidades para la empresa. 3.4.2. Procedimiento de Compras Dentro del departamento de compras no existe un procedimiento establecido en el cual se tengan contratos con proveedores, puesto que el procedimiento que realizan es realizado de una manera sencilla, en el cual se acude a la planta donde podemos adquirir la materia prima necesaria y se efecta el pago en efectivo, seleccionando al mejor proveedor en base primordialmente al precio que se ofrece. 3.4.3. Marco Legal

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Dentro del departamento de Compras no se realizan contratos como tales con los proveedores, nicamente se realizan las compras por medio de notas o facturas, las cuales se generan al momento de la compra. 3.4.4. Sistemas de Control. (Documentos Internos del Departamento) El departamento de compras genera los siguientes formatos (Ver Figura 1.5.1. a 1.5.4): Notas de entrada Notas de salida Tarjetas de Kardex Formato de requisicin de materiales Formatos de pedidos

3.4.5. Procedimientos administrativos del departamento Todas las formas, formatos, procedimientos, entre otros son manejados de manera directa por el Gerente de Compras y en realizados de forma personalizada, para que en caso de existir dudas respecto a alguna solicitud, estas sean revisadas en tiempo y forma y se alcancen los objetivos de manera eficiente.

3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos. Dentro del departamento de Compras, no existe un manual de procedimientos conformado como tal, las compras se realizan de manera rstica, nicamente bajo criterio de la encargada del departamento.

3.5. RELACIONES DEPARTAMENTALES El departamento de Compras se encuentra estrechamente relacionado con los departamentos que se encuentran a su alrededor, entre los cuales pueden estar la Direccin General, la Presidencia, Contralora, y principalmente con la planta de Produccin y Recursos Humanos. 3.5.1. Produccin En el departamento de produccin debe existir gran relacin entre este departamento y el de Compras puesto que mediante las requisiciones de

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material se nos informa del material que se necesita para continuar con la produccin y que sta no se detenga. Se presenta relacin con el departamento de Produccin puesto que el es el encargado de mantener una buena relacin exterior ya sea con los proveedores, o de manera interna con los trabajadores de la planta, los cuales deben hacer saber sus necesidades para que laboren de una manera eficiente y eficaz. 3.5.2. Finanzas El departamento de Finanzas se dedica a la administracin de los recursos monetarios de la empresa. En esta se realizan formas de inversin del departamento para generar mayores utilidades, minimizando gastos, recudiendo costos y haciendo una buena circulacin del dinero dentro de la organizacin. 3.5.3. Recursos Humanos El departamento de Compras tiene relacin con el de Recursos Humanos puesto que ste ultimo genera formatos por ejemplo, para el pago de nminas, con los cuales dicho departamento debe realizar sus requisiciones correspondientes para efectuar la compra del material.

3.5.4. Ingeniera El departamento de Ingeniera establece una relacin con el de Compras al mantenerse informado respecto a partes de maquinaria que requieran adquirirse para su mejor funcionamiento. A su vez en cuanto a tecnologa se refiere el departamento debe hacer saber por escrito de sus necesidades al departamento de Compras para que estas se adquieran en tiempo y forma y de acuerdo a las especificaciones que se requieran para continuar laborando y desarrollndose da con da. 3.5.5. Contralora Contralora es el departamento encargado de realizar auditorias internas, de manera que se verifiquen las actividades realizadas a lo largo de un periodo y en caso de existir errores o deficiencias exponerlos a tiempo para establecer planes de accin para corregir y mejorar las funciones realizadas. 3.5.6. Almacn

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El almacn es el encargado de realizar por escrito mediante formatos, sus necesidades de materia prima, con las cuales se opera en el rea de produccin. Es indispensable que el almacn cuente siempre con este requisito, de lo contrario la produccin se ve afectada, con lo cual el encargado del almacn debe realizar su solicitud de material en el transcurso de una semana anterior a su aprovechamiento para que se adquiera en tiempo y forma lo solicitado.

CAPITULO IV

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES La empresa ECO JEANS S.A. DE C.V es una empresa que se dedica a la manufactura, en la cual se encuentra principalmente el objeto de nuestro estudio, siendo el departamento de compras el que adquiere mayor importancia para nuestra investigacin. La investigacin realizada es de gran utilidad puesto que con ella se pueden adquirir conocimientos con respecto a los procedimientos que se llevan a cabo en el rea de adquisiciones, con lo cual es de vital importancia porque se adquieren conocimientos con respecto al rea laboral. En el presente trabajo se presentaron formas administrativas, aspectos legales, sistema de adquisiciones, entre otros que se deben llevar a cabo en dicho departamento, los cuales adquieren importancia para saber implementar un sistema de mejora o correccin de defectos en su caso dentro de la organizacin.

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En el trabajo presentado se da de manera terica el proceso de adquisicin, y a su vez se aplica de manera prctica la informacin obtenida.

4.2. RECOMENDACIONES La empresa ECO JEANS S.A. DE C.V. es una empresa que a pesar de tener poca experiencia en el ramo, debido a su antigedad es una organizacin que ha subsistido y obtenido buenos resultados debido a su alta produccin. A pesar de los resultados obtenidos observamos que de manera terica no cuenta con los elementos que se esperan encontrar en primera instancia dentro del funcionamiento de su departamento. No se encuentra en el departamento un organigrama establecido y a la vista de todo el personal, por lo que puede caer en errores de jerarqua y para resolver situaciones la responsabilidad esta dispersa al no presentarse de una manera formal y escrita los puestos y funciones que desempea y atiende cada departamento.

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A su vez no se encuentran bien definidos los objetivos del departamento con lo cual su funcionamiento se enfoca a juicio propio de los representantes de tal rea. No se presenta una estrecha relacin entre departamentos puesto que se desconoce incluso la distribucin de la planta de manera detallada por lo que es necesario acudir al departamento de Ingeniera para su conocimiento previo. Existen procedimientos que no se toman en consideracin y que son indispensables para su funcionamiento del departamento, los cuales deben establecerse como tales y realizar una reestructura dentro del mismo.

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GLOSARIO

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INDICE DE FIGURAS

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Figura 1.1. Macro localizacin

Figura 1.2. Micro Localizacin

Calle hidalgo

PRESIDENTE

16 de

Septiembre

ECO JEANS S.A. DE C.V.


DIRECTOR

SECRETARIA

SECRETARIA

CONTRALORA

GERENTE DE PLANTA

DEPTO. DE COMPRAS

REC. HUM.

ING. INDUSTRIAL AUXILIARES MECNICOS OPERARIOS

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Figura 1.3. Organigrama de la Empresa.

Los cuadros numerados corresponden a maquinas (recta, over, etc.) Figura 1.4. Distribucin de Planta.

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Figura 1.5.1. Frente Tarjeta de Kardex

Figura 1.5.2. Reverso Tarjeta Kardex.

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Figura 1.5.3. Nota de Entrada.

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Formato de requisicin de materiales Fecha del periodo: Depto. donde se genera la Solicitud: Requisicin N:__________ cantidad descripcin N de orden Fecha de entrega: Produccin aprobado por: Entrega a: Costo unitario Costo total

Total

Figura 1.5.4. Requisicin de Materiales.

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BIBLIOGRAFAS

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Mercado, Salvador, Administracin de Compras, editorial Mac Graw Hill. www.monografias.com www.google.com www.altavista.com

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