Gestionando correctamente las

compras
Por: Stefany Cáceres Duarte
@Schtefy

Las compañías deben llevar procesos internos donde sus operaciones estén sincronizadas y ajustadas al mismo nivel que las externas,
teniendo en cuenta que de los procesos internos depende la eficiencia de una compañía en el mercado.

El área de compras de una empresa realiza todo el proceso de adquisición de materiales, insumos y servicios de buena calidad, a un precio
competitivo y para tenerlos a disposición de los empleados en el momento en que sean requeridos.

Dentro de las funciones del área de compras estan: desarrollo de estrategias de compras de cada unidad (dependiendo las que tenga la
compañía) y de la empresa en general, implementación, seguimiento y los objetivos de acuerdo a los resultados.

 Modelo centralizado: este modelo está centrado en el área de compras que a su vez está entrelazado con el financiero, el de

producción, el administrativo y el comercial, es decir, se encarga de toda las unidades de la compañía.

Desventajas: En ocasiones se presentan casos en los que las compras se hacen de manera generalizada y no llegan a ser

efectivas internamente, ya que descuida a otras unidades.

 Modelo descentralizado: cada unidad tiene su subunidad interna de compras y solo se encarga de las compras de la misma.

Desventajas: el volumen de compra es menor, no se pueden aprovechar los descuentos por hacer compras pequeñas, y se puede

presentar la falta de contacto con proveedores especializados.

Fases en el proceso de compra

La función del área de compras inicia desde el momento en que algún empleado o unidad de la empresa requiere un producto o servicio. Es
allí cuando se deberían tener en cuenta las siguientes fases para optimizar el proceso y cumplir a tiempo con las necesidades expuestas:

 Revisión del caso: se revisa qué tan necesario es el producto o servicio solicitado.

 Investigación: se analizan los posibles proveedores para escoger el que más se ajuste a las exigencias y presupuesto.

 Compra: se escogen las ofertas adecuadas, se hacen las respectivas negociaciones, se escoge el proveedor y se realiza la

adquisición.

 Control: se hace seguimiento del producto o servicio, se hace control del pago al proveedor, y en caso de reclamaciones, del

cumplimiento de la garantía.
¿Por qué es importante una gestión
adecuada de compras?
Es indispensable por las siguientes razones:

 Los gastos del área de compras se ven reflejados en los gastos totales de las empresas, por eso, tener las fases mencionadas

anteriormente hace la diferencia entre una buena o mala inversión.

 Se puede tener un inventario actualizado de los productos y servicios que son solicitados.

 Se logra ser óptimo en cuanto a la demanda del cliente interno, es decir, se saber con qué proveedores se cuenta a la mano para

así mismo lograr eficiencia en los tiempos de respuesta.

 Se tiene un stock en constante actualización, así la empresa estará lista ante la constante innovación del mercado.

 La calidad de vida de los productos es indispensable para la realización de una gestión que esté acorde a las necesidades de los

clientes internos y externos, y eso se logra con un inventario y stock actualizado.

Aunque los puntos mencionados anteriormente son claves para una buena gestión, algunas empresas consideran hoy en día que el área de
producción es más importante que el área de compras.

Clasificación de compras en las

empresas
Compras materiales: en esta se encuentran dos subcategorías, la primera es aquella en la que se hace la adquisición de las materias
primas; y la segunda son aquellas compras de materiales y herramientas de oficina.

Compras reabastecedoras del stock: son las adquisiciones del área de producción y es allí donde se lleva el control de materiales directos,
esto para llevar un inventario de la reserva y así prevenir la falta del mismo que pueda generar un retraso en la producción.

Compra por la frecuencia de materiales: aquí se hace la compra de los materiales de acuerdo a su utilización, son aquellos que
diariamente se necesitan y que hay que comprar constantemente.

Compras por trayectoria: con esta clasificación se busca minimizar los costos de transporte, al igual que de papeleo, recorrido, aduana,
entre otros que requieren trámites de impuestos.

Compra por naturaleza de los materiales: está relacionada con el aspecto del material, es decir, si es sólido, líquido, gaseoso, si es
contamínante, radiactivo u otro aspecto que se deba tener en cuenta para su transporte no solo por seguridad, sino por normas establecidas.

Compras por costo del material: aquí la compra depende del costo del material en el mercado nacional o extranjero. Es necesario realizar
una clasificación del código de acuerdo al mismo precio para tener un orden del más barato al más caro. Aquí es recomendable tener un
inventario de las características del producto o servicio que se quiera adquirir para hacer un comparativo durante la clasificación.

Fuente: Luis Alberto Rodríguez, Universidad Nacional de Trujillo – Perú