Módulo 1 sobre compras y ventas en empresas

Módulo 1.
Compras y ventas
En este módulo analizaremos los diferentes circuitos de la función administrativa y la documentación respaldatoria relacionada con
ellos.
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Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas
Unidad 1.2. Documentos relacionados con las compras y ventas
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Lección 2 de 7
Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas
El orden y la simplificación son los primeros pasos hacia el dominio de un tema,

el enemigo real es lo desconocido.
Thomas Mann
Mencionamos la expresión “función administrativa”, pero, ¿qué son las funciones en este caso? Las funciones son aquellas actividades que hacen las
empresas para cumplir con sus objetivos. Las funciones básicas se pueden clasificar en:
1 Funciones técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la producción de bienes y/o servicios.
2 Funciones comerciales: porque la empresa necesita comprar y vender de manera conveniente.
3 Funciones financieras: es imprescindible una hábil gestión financiera y no sobredimensionar el capital de trabajo con el fin de sacar el
mayor provecho posible del efectivo y otras disponibilidades evitando aplicaciones inconvenientes de capital.
4 Funciones de seguridad: protección de las personas y bienes de la compañía para lo cual es importante tener un sistema de control
interno para evitar fraudes.
5 Funciones contables: relativas a los inventarios, registros contables, balances, teneduría de libros y análisis de costos.
6 Funciones administrativas: son las encargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones.
En este módulo nos ocuparemos de la última, la función administrativa. Para ello, relevaremos los distintos actores del proceso de compras y ventas y los
circuitos administrativos de compras y ventas.
¿Qué son los circuitos administrativos?
Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prácticas dispuestos en orden
secuencial que comprenden la recepción, autorización, registración, archivo y seguimiento de toda la
documentación de soporte de una determinada operatoria.
1.1.1 El sistema de compras y ventas
El sistema de compras se encarga de obtener los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad normal de la empresa basada en las siguientes
premisas:
MÍ NI MO CO S T O CAL I DAD ADE CUADA MO ME NT O O P O RT UNO
Para lograrlo se recomienda como buenas prácticas que en compras superiores a determinado monto se prevea solicitar varias cotizaciones. Se
recomienda que estas sean por escrito de manera que el personal a cargo pueda respaldar la elección del proveedor. La decisión de cerrar contrato
debería ser refrendada por un funcionario responsable el cual deberá firmar la cotización del proveedor o la orden de compra.
La operación de compra debe tener origen en un pedido formal por parte de un funcionario responsable. En la petición son muy importantes las
especificaciones del área requirente, en particular considerando que el personal del departamento de compras no está en condiciones de definir el
material adecuado y sus propiedades. Es sustancial lograr que la persona responsable de compras conozca los detalles de las compras y pueda
controlar la calidad de los materiales recibidos.
Salvo situaciones particulares de la economía, acumular stocks no resulta conveniente ya que implica un elevado costo financiero. El sistema de
compras se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento. En el caso de los bienes, es el sector de almacenes
quien detecta la falta de un producto o material. Se aconseja que la cantidad de productos que se soliciten sea acorde con las necesidades de
consumo. Para ello, las empresas deben fijar puntos de pedido, esto es, la cantidad de existencia que dispara la necesidad de solicitar la compra
de un artículo. No obstante, se recomienda establecer un stock mínimo. Esto implica fijar un margen de seguridad para evitar quedarse sin el
producto en caso de faltantes de los proveedores, problemas con el transporte, entre otros.
Se recomienda que la función de compras se encuentre separada del manejo físico de los
bienes y de la registración de los mismos. Compras, por lo tanto, debe estar separada de los
sectores de almacenes, recepción, cuentas a pagar y contabilidad.
El otro sistema involucrado es el sistema de ventas. Comprende una serie de mecanismos y operaciones a través de los cuales la empresa llega a sus
compradores que pueden ser otras empresas, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos o servicios (agentes,
representantes, franquiciados, etcétera).
El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien y la registración en los libros de la empresa,
pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación.
Consejos
Es un recaudo básico que el personal a cargo de las ventas no disponga de acceso a los registros de stocks y cuentas de los clientes, dado que si quien realiza la
operación de ventas interviene en el circuito de control, se pierde la efectividad del mismo.
También se sugiere que la venta se separe del otorgamiento de créditos o venta en cuenta corriente, ya que por cumplir objetivos de venta se pueden terminar otorgando
créditos a clientes que pueden ser insolventes.
Ventas también tiene que estar separada de facturación para poder controlar los precios que ventas consigna en la nota de pedido con la lista de precios que se dispone
para confeccionar la factura.
Fijar políticas por escrito referentes a condiciones de ventas, otorgamientos de créditos y determinación de precios evita todo margen de discrecionalidad que pueda
comprometer a los vendedores o facilitar la comisión de fraudes.
1.1.2 Actores del proceso
En el proceso de compras y ventas vamos a encontrar distintos actores, a los que podemos dividir entre actores externos y actores internos de cada uno de
estos sistemas o procesos.
Figura 1. Actores externos e internos

Fuente: elaboración propia.
1.1.3 Etapas del circuito de compra
En el circuito de compras podemos identificar las siguientes etapas:
1 Identificación de la necesidad de compras
El encargado de almacenes debe poder identificar el último despacho de un pedido a partir del cual se llega al “punto de pedido” o “stock
mínimo”. Verificada dicha situación se debe confeccionar una nueva solicitud de compras y enviarla al departamento de compras.
Dicho requerimiento se canaliza a través de un formulario de solicitud de compras que consiste en el pedido de compras de bienes o
servicios y debe ser efectuado por una persona autorizada a requerirlo al departamento de compras.
Es recomendable emitir esta solicitud por duplicado: el original se envía a compras y el duplicado se mantiene en almacenes, de manera
de poder saber en cualquier momento si, ante un determinado faltante del producto, ya se ha cursado el pedido de compra o hay que
generarlo de manera urgente.
A los efectos de comprender como se determina el “punto de pedido” y el resto de los condicionamientos que determinan su cálculo, se
expone a continuación una situación práctica:
La empresa “Frutigral” se dedica a la producción de galletas. Al comienzo de cada mes, se efectúa en la empresa una reunión de
planificación en la cual participan los Gerentes de cada una de los departamentos. En dicha reunión el Gerente de Marketing expone que
de acuerdo a los resultados arrojados por las investigaciones de mercado la demanda estimada de galletas será de 800 galletas diarias.
Luego de la reunión, el Gerente de Producción se reúne con sus jefes de sector y solicita al Jefe de Almacenes que le informe sobre el
stock actual de insumos, quien responde que actualmente es el equivalente a 425 unidades. Se debe considerar que el plazo de entrega
del proveedor es de 4 días.
Considerando estos datos, el punto de pedido será el consumo previsto durante el plazo de entrega menos el stock de inventario.
Punto de pedido: (800x4) – 425 = 2.775
De este modo la empresa realizará un nuevo pedido cuando el nivel de existencia en el almacén descienda a 2.775.
2 Filtro de proveedores y pedidos de cotización
En caso de bienes o servicios de adquisición frecuente se recomienda tener un padrón de proveedores adecuados para abastecer el bien
o servicio. Este registro, generalmente, se va depurando en función de la experiencia de compras anteriores donde se pudo evaluar la
conducta del proveedor en cuanto a responsabilidad, cumplimiento de los plazos, calidad real del producto o servicio que provee, entre
otros.
El Departamento de Compras, luego de recibir la solicitud de compras, verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores
a fin de seleccionar aquellos más afines al pedido y requerir cotización. El pedido de cotización se efectúa mediante una invitación a
cotizar por escrito, donde debería consignarse una fecha límite para cotizar.
3 Adjudicación
La selección de ofertas requiere de un trabajo detallado de análisis para el cual se aconseja tener en cuenta no solo los precios cotizados,
sino la calidad ofrecida, alternativas de financiación, tiempos de demora en la entrega, entre otros.
Para la identificación de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar una planilla de “análisis de cotizaciones” que pondere los
aspectos antes señalados.
En la misma planilla se indicará la adjudicación, con la firma del funcionario responsable.
4 Emisión de la orden de compra
La adjudicación se formaliza mediante la emisión de la orden de compra. Este comprobante es el requerimiento para que el proveedor que
resultó adjudicado suministre los materiales que se detallan en el mismo.
De acuerdo al nivel de control puede llegar a emitirse la orden de compra por cuadruplicado:
Original: se entrega para el proveedor.
Duplicado: se conserva para el departamento de compras.
Triplicado: se remite al área de recepción.
Cuadriplicado: se entrega a cuentas a pagar para cuando registre la factura.
5 Recepción
La mercadería conjuntamente con el remito en original y copia ingresan por el área de recepción, la cual devuelve el remito conformado -
de corresponder- al proveedor. Para ello, al recibir la mercadería, almacenes controla con el informe de recepción y devuelve al área de
recepción una copia del informe con su conforme u observaciones.
En recepción se acepta o rechaza la mercadería recibida, luego de efectuar el control de calidad y cantidad. Luego se emite un informe de
recepción para que el sector de contaduría de la empresa continúe con las registraciones sobre la base del conocimiento de que la
mercadería ingresó y pueda identificar la cantidad de unidades recibidas.
Este documento suele hacerse en cuadruplicado:
Original: para almacenes.
Duplicado: se entrega al departamento de compras.
Triplicado: se entrega a contaduría.
Cuadriplicado: queda para recepción.
6 Registración contable
El departamento de compras finaliza su gestión y seguimiento con la constancia de recepción. El área de contaduría adjunta la copia de
la misma junto con el remito del proveedor al legajo de compra.
La contabilidad deberá realizar la registración en el momento de ingreso de la mercadería, obteniendo los datos del informe de recepción y
valorizándolo según orden de compra.
En este sentido entonces, con la recepción de la mercadería se procede a la contabilización. Por ejemplo, con fecha 28 de diciembre se produce la recepción
de mercadería acompañada del siguiente comprobante:
Figura 2. Remito

Como puede observarse el comprobante anterior se trata de un “remito de compra”. En ese momento se debe proceder a registrar en la contabilidad la
recepción de la mercadería, para lo cual es preciso disponer además de la orden de compra y/o factura que permita valorizar las unidades adquiridas:
Figura 3. Factura
El asiento contable que debe ingresarse entonces el 28 de diciembre (fecha de remito y de efectiva recepción de la mercadería) es el siguiente:
28/12/2016 Compras $8.217,00
a Proveedores $8.217,00
Es importante destacar que solamente se ha recepcionado 22 fertilizantes CaB x 1L y 1 insecticidadx10L, no habiendo recibido aún (no existe remito por ello)
los 3 insecticida Pos x2L que si figuran en la factura, por ello es que sólo se debe contabilizar lo efectivamente recibido, sin importar que ya haya sido
facturado.
A continuación transcribimos un circuito de compra estándar:
Figura 4. Circuito de compra estándar

Cada una de estas etapas es un subsistema en sí mismo en el cual podemos identificar la documentación que ingresa, el proceso que tiene lugar en el
mismo y la documentación de salida:
Tabla 1. Etapas del circuito de compra
Etapas Ingreso de documentación Proceso Salida de documentación
Nota de pedido que reduce el Verificación de existencias.

Identificación de la necesidad
stock a valores de stock Solicitud de compras.
de compra.
mínimo. Requerimiento a compras.
Filtro de proveedores.
Filtro de proveedores y pedido
Solicitud de compras. Solicitud de cotización.
de cotización. Análisis del requerimiento de
compras.
Selección entre ofertas Planillas de "análisis de

Adjudicación Cotizaciones de proveedores.
recibidas. cotizaciones".
Emisión de la orden de Preparación de la orden de

Informe de adjudicación. Orden de compra.
compra. compra.
Control de cantidad y calidad.

Recepción. Remito del proveedor. Informe de recepción.
Envío a almacenes.
Asiento de alta del activo y

Registración contable. Informe de recepción. Registración.
cuentas a pagar.
Veamos un ejemplo de lo que se les puede presentar a diario: Imaginen una situación en la cual el responsable de planta reclama que no tiene los insumos
para continuar la producción. Entrevistamos al proveedor para hacer el reclamo y nos responde que cumplió con los plazos de entrega pactados, ¿qué
deberíamos revisar?
¿Qué sucedió? ¿Por qué el almacén no disparó la solicitud antes?
¿Se confeccionó bien la orden de compra o no se tuvo en cuenta que debía considerarse un plazo de entrega menor?
Todas estas preguntas les van a servir para mejorar el circuito de compras y la documentación de respaldo les va a permitir identificar el problema además de
la consulta a las distintas áreas involucradas.
1.1.4 Etapas del circuito de ventas
En el circuito de ventas podemos identificar las siguientes etapas:
1 Recepción del pedido del cliente
La recepción del pedido surge a raíz de la solicitud de un cliente o futuro cliente, el cual formula una nota
de pedido que es receptada por el vendedor o por el sistema de ventas en sí mismo. Esta nota de pedido
luego es valorizada en administración de venta según los precios y condiciones de venta para dicha
operación.
La nota de pedido es el comprobante que emite la parte vendedora en respuesta al pedido de mercaderías
formulado por el cliente y consigna las condiciones de pago. Se suele emitir por cuadruplicado:
Original: se entrega al cliente.
Duplicado y triplicado: los conserva la empresa.
Cuadruplicado: queda para el vendedor.
2 Aprobación del crédito en caso de venta financiada
La evaluación de la situación financiera del cliente y la aprobación del crédito se dan a instancias de la
intervención del departamento de créditos. Este recepciona la nota de pedido para identificar el monto a
financiar y el cliente sobre el cual deberá hacer el análisis. Para hacer la evaluación, considerará distintas
herramientas como la central de información del Banco Central y otros sistemas de información del perfil
de riesgo.
Por ejemplo, una empresa agropecuaria solicita se financie en 12 meses la compra de una máquina fumigadora. Para ello un analista del
Departamento de Crédito solicita le envíe la siguiente documentación:
Estados contables.
Flujo de fondos proyectados.
Declaración Jurada del Impuesto a la Ganancias.
Última declaración jurada de IVA.

A través del análisis de la documentación mencionada con anterioridad, el analista de créditos puede definir si la empresa tiene una
estructura patrimonial sólida (Estados contables) y capacidad de generar fondos (flujos de fondos proyectados), que le aseguran que el
cliente tiene capacidad financiera para cumplir en tiempo y forma con la deuda solicitada.
3 Preparación del Pedido
Una vez recibida la nota de pedido del departamento de créditos con la correspondiente conformidad, el
departamento almacenes verificará si hay existencias para preparar las mercaderías y los remitos que
enviarán a expedición. La verificación de las existencias consiste en constatar visualmente si se encuentra
el producto conforme al inventario en el sistema, ya que debería evitarse llegar a esta instancia del
proceso sin haber consultado si hay en stock el producto requerido.
El remito es el documento que emite el vendedor para entregar lo solicitado al comprador. En él se detallan
los bienes y debe acompañar la mercadería ya que debe ser firmado de conformidad por quien lo recibe.
Su firma es prueba de la entrega de la misma y permite, incluso, verificar si el transporte o canal de
entrega cumplió con las obligaciones a su cargo.
4 Despacho
El despacho tiene lugar cuando el departamento de expedición recibe las mercaderías pendientes de
entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar la entrega de mercaderías a los clientes.
El remito permite controlar las salidas de mercaderías de almacén, a la parte vendedora; planificar o
diagramar las rutas de entrega y controlar la entrega, al responsable de transporte y, una vez conformado
por el cliente, es la prueba de haber entregado lo vendido y dispara el derecho al cobro, mediante la
emisión de la factura.
El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura
que luego recibirá.
Es usual que el remito sea emitido por triplicado y los recibe el transporte. El original queda para el cliente,
el duplicado y triplicado deben estar firmados como constancia de entrega. El duplicado se deberá remitir a
expedición que a su vez lo remitirá a almacenes para la baja en las fichas de inventario. El triplicado
quedará para el transporte, como prueba del servicio prestado.
5 Facturación
La facturación se inicia cuando, a partir de la copia del remito, el sector facturación o directamente
contaduría -según la organización de la empresa- procede a emitir las facturas.
La factura es el comprobante de ventas que emite la parte vendedora cuando entrega la mercadería o con
posterioridad contra el correspondiente remito, todo dependiendo de si la entrega se hace en el mismo
momento en el local de la empresa o debe remitirse la mercadería al domicilio del cliente. Tiene, además
de implicancia contable, consecuencias fiscales: el pago de los impuestos asociados a esa venta.
La factura sirve de base para registrar contablemente la venta y, en el caso de ser a crédito, para armar la
cuenta corriente del cliente. Con posterioridad veremos más en detalle la factura.
6 Contabilización
La tarea de registración a cargo de contaduría implica la registración en sub-diario de ventas y luego su

pase al Diario General y la actualización de la cuenta corriente del cliente con el eventual devengamiento
de intereses, de corresponder.
A continuación, transcribimos un circuito de ventas estándar:
Figura 5. Circuito de ventas estándar
Al igual que en el caso del circuito de compras, cada una de las etapas del circuito de ventas es un subsistema en sí mismo en el cual podemos identificar la
documentación que ingresa, el proceso que tiene lugar en el mismo y la documentación de salida:
Tabla 2. Etapas del circuito de ventas
Recepción del pedido del

Solicitud del cliente. Consulta registro de stocks. Nota de pedido.
cliente.
Análisis de la situación
crediticia del cliente.
Aprobación del crédito en
Nota de pedido. Nota de pedido autorizada.
caso de venta financiada.
Autorización del pedido.
Preparación del pedido. Nota de pedido valorizada. Control de stock. Nota de pedido.
Preparación del remito. Remitos.

Envío de mercadería a Informe de falta de mercaderías

expedición. (de corresponder).
Control de mercaderías
Diagrama de ruta.
contra remito.
Despacho. Remito.
Entrega al cliente (directo o a

Remito.
través de canal de entrega).
Control de nota de pedido vs

Factura.
remito.
Facturación. Remito conformado.
Emisión de factura. Remito.
Factura. Registración facturas.
Asiento subsidiario de ventas y

Contabilización. Cuenta corriente del cliente. diario general.
Remito. Eventual devengamiento de
intereses.

Lección 3 de 7
Unidad 1.2. Documentos relacionados con las compras y ventas
Los comprobantes que vamos a analizar en este módulo y los demás que estén vinculados a las operaciones de la empresa constituyen lo que llamamos
“documentación respaldatoria”. Tienen importantes funciones:
Son el respaldo de las anotaciones en los registros

Función contable
contables.
Su revisión permite determinar cómo han

Función de control sucedido realmente los hechos y operaciones
que dan origen a los registros.
Otorga respaldo legal frente a terceros
Función jurídica constituyendo un principio de prueba de lo
sucedido.
1.2.1 Nota de pedido, orden de compra, remitos
La orden de compra: es el documento que emite el comprador (generalmente a través de su departamento de compras) para solicitar mercaderías al
vendedor e indica cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras.
Se emite por duplicado; el original es para el vendedor y el duplicado permanece en poder del comprador.
Figura 6. Orden de compra

 Contenidos mínimos
Numeración correlativa identificación del emisor.
Identificación del receptor.
Fecha de emisión.
Cantidad y detalle de los bienes comprados.
Precio unitario, cuando corresponda.
Condición de pago.
Firma autorizada.
El remito: es un documento que se utiliza para documentar el envío de mercaderías. Es emitido por el vendedor. En caso de entrega directa de la mercadería
al cliente, puede hacerse por duplicado.
En caso de que intervenga un tercero, a cargo del transporte o flete, se emite por triplicado: el comprador, al recibir lo comprado, firma o "conforma" el
duplicado y triplicado y los devuelve al transportista o fletero como constancia de la recepción. El transportista entrega el duplicado al vendedor y archiva el
triplicado como constancia de la prestación de su servicio.
Si al momento del control el cliente detectara faltantes, errores en el envío, daños o deterioros en la mercadería recepcionada, deberá dejar por escrito lo
observado en el cuerpo del remito para su posterior reclamo de reemplazo o, en su defecto, ajuste en el momento de la facturación.
Figura 7. Remito
Numeración correlativa identificación del emisor.

Identificación de la empresa.
Identificación del comprador.
Fecha de emisión.
Cantidad y detalle de los bienes entregados.
Condición de pago.
1.2.2 Facturas, nota de crédito, nota de débito
Factura: es el documento que comprueba la existencia y características de una operación de venta de bienes o de la prestación de un servicio.
Como mínimo debe emitirse por duplicado y corresponde entregar el original al cliente; el duplicado permanece en poder del emisor.
Tiene una serie de exigencias desde el punto de vista fiscal que luego analizaremos.
Figura 8. Factura
Numeración correlativa.
Identificación del emisor.
Fecha de emisión.
Número de la orden de compra.
Cantidad y detalle de los bienes comprados.
Pago unitario y total.
Condiciones de pago.
Cumplir con las normas impositivas vigentes.
Nota de débito: es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La emisión de
este documento genera un aumento en el saldo adeudado por el cliente.
Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente y el emisor queda en poder del duplicado.
Las situaciones que dan origen a su confección pueden ser algunas de las siguientes:
1 Importes consignados de menos en una factura por error u omisión, o diferencias por tipo de cambio en caso de facturas en moneda
extranjera.
2 Para cargarle al cliente intereses por mora en el pago o simplemente porque se acordó intereses hasta la
fecha de pago.
3 Gastos generados por el envío de mercaderías que se hayan convenido por cuenta del comprador, pero que no se podía determinar con
precisión al momento de facturar.
Figura 9. Nota de débito

Fecha de emisión.
Detalle del motivo del débito.
Importe debitado.
Condiciones de pago.

Nota de crédito: es un documento comercial confeccionado por el vendedor para notificarle al comprador que ha efectuado un crédito o reducción en el saldo
de su cuenta corriente.
Se emite como mínimo por duplicado, el original es para el receptor y el duplicado para el emisor.
Las situaciones que originan la emisión de este documento pueden ser:
1 Errores de facturación: pueden darse por excesos en las cantidades de los bienes o en sus precios unitarios, por error de cálculo de los
valores totales o por ajuste debido a una diferencia de cambio en facturas en moneda extranjera.
2 Devoluciones efectuadas por el comprador.
3 Bonificaciones, quitas o descuentos que se otorguen con posterioridad a la facturación, por ejemplo, al alcanzar determinados volúmenes
de compra en un mes.
Figura 10. Nota de crédito

Fecha de emisión.
Detalle del motivo del crédito.
Importe acreditado.

1.2.3 Tipos de comprobantes según la condición impositiva del emisor
En primer lugar, es importante recordar que, en la legislación argentina, a la fecha, existen dos regímenes para la determinación de tributos:
1 Régimen general impositivo y previsional, dentro del cual podemos encontrar los siguientes sujetos:
Responsables inscriptos.
Exentos.
No alcanzados.
2 Régimen simplificado, también llamado monotributo.
Podemos dividir entonces los comprobantes según el emisor de la siguiente forma:
Los responsables inscriptos en el IVA emiten los siguientes tipos de comprobantes:
Clase “A”, “M” o “A con la leyenda pago en CBU informada”: por operaciones realizadas con otros responsables inscriptos en el IVA.
Clase “B”: por operaciones realizadas con sujetos exentos o no alcanzados en el IVA, monotributistas, responsables no categorizados o
consumidores finales.
Clase “E”: por operaciones con el exterior.
Figura 11. Tipo de comprobante

Los sujetos exentos o no alcanzados en el IVA y monotributistas emiten los siguientes tipos de comprobantes:
Clase “C”: por operaciones con cualquier tipo de sujeto (responsables inscriptos, exentos o no alcanzados
en el IVA, monotributista no categorizado o consumidor final).
Clase “E”: por operaciones con el exterior.
Figura 12. Tipos de comprobantes

Son comprobantes no válidos para respaldar operaciones:
Comprobantes emitidos mediante controlador fiscal que no se encuentren homologados por el Organismo.
Talones entregados por bares, restaurantes o casas de comida (comandas).
Tiras de máquina de sumar o calcular.
Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.
En función de lo expuesto, respondé: ¿el tipo de comprobante depende de la condición fiscal del
vendedor, del comprador o una combinación de ambos?
En función de lo analizado, veamos un ejemplo:
La empresa "EL REMATE S.A.", condición frente al IVA responsable inscripto vende a "EL ADQUIRENTE S.R.L.", también responsable inscripto, 200
artículos a $15 cada uno. IVA 21%.
El comprobante a emitir será:
Comprobante Importe IVA Total

Factura "A" $3.000,00 $630,00 $3.630,00
La venta es la segunda que hacían en el mes a ese cliente y se había pactado que por más de una operación en las posteriores se le efectuaría para estas
últimas ventas un descuento del 10%. Se emite entonces:
Nota de Crédito "A" $300,00 $63,00 $363,00
Pero finalmente "EL ADQUIRENTE S.R.L" se demora 60 días en cancelar los montos resultantes de los comprobantes anteriores, por lo cual se le aplica un
recargo por mora del 3% mensual sobre el saldo adeudado. Entonces se emite:
Nota de Débito "A" $162,00 $34,02 $196,02
1.2.4 Implicancia contable y fiscal
Dentro del proceso contable podemos graficar lo que llamamos el diagrama secuencial contable. Del mismo surge que la principal función que tiene esta
documentación es la de ser base para el procesamiento contable que permitirá obtener los informes contables y, por supuesto, documentación respaldatoria
que permita conectar los hechos y operaciones tal como ocurrieron con los registros contables.
Figura 13. Diagrama secuencial contable

Desde el punto de vista fiscal, el sistema de autodeterminación de impuestos que rige en nuestro país hace que sea el propio contribuyente quien, a través de
sus declaraciones juradas, determine los impuestos a pagar. El Fisco conserva la facultad de verificar la corrección de los datos consignados en dichas
declaraciones juradas y de inspeccionar para intentar detectar si hay hechos imponibles no declarados.
En tal sentido, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), en uso de sus facultades de verificación y control emanadas de la ley 11683 de
procedimiento tributario, ha dispuesto un régimen de facturación y registración de operaciones mediante el cual todas las personas o entidades que efectúen
algún tipo de actividad económica no ejecutada en relación de dependencia deberán emitir comprobantes por las prestaciones de servicios o enajenaciones de
bienes que realicen y llevar registraciones a partir de los documentos que respalden su operatoria, de acuerdo a las disposiciones establecidas. Esto obedece
a un doble propósito:
1 Poder determinar con exactitud el monto de los gravámenes a tributar.
2 Permitir al Organismo acceder a un oportuno conocimiento de las operaciones económicas de contribuyentes. Esto, en algunos casos,
puede ser on-line a través del régimen de factura electrónica que se ha ido generalizando en diversas actividades.
La emisión de comprobantes no autorizados por el Fisco o que no cumplan las exigencias establecidas por el mismo hará pasible al emisor de sanciones
formales que pueden llegar hasta la clausura del establecimiento.
 Para revisar los requisitos fiscales, acceder al contenido de la RG (AFIP) 1415 y resoluciones modificatorias y complementarias, podés
consultar en www.infoleg.gov.ar
Lección 4 de 7
Video de habilidades
Este video muestra el procedimiento para generar una factura electrónica bajo la modalidad de comprobantes en línea en la web de AFIP.
Fuente: Estudio Contable Dr. Alfredo Palladino. (29 de junio de 2015). Como hacer factura electronica en linea en pagina de Afip [YouTube]. Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=Eq2EdY-Fs3U
¿Qué modalidad de emisión de factura explica el video?
Impresa por imprenta.
Electrónica web service.
Electrónica en línea.
Autoimpresor.
Ninguna de las anteriores.
SUBMIT
¿Qué tipo de comprobante se genera en el video?
Factura B.
Nota de Crédito A.
Factura A.
Liquidación de venta.
Nota de Débito B.
SUBMIT
¿Cuáles son los datos obligatorios que hay que cargar de acuerdo a lo que se indica en el video?
Fecha del comprobante, concepto, CUIT del cliente, nro. de remito, condición de venta y datos del producto/servicio.
Fecha del comprobante, concepto, CUIT del cliente, nro. de remito y datos del producto/servicio.
Fecha del comprobante, concepto, condición de venta y datos del producto/servicio.
Fecha del comprobante, concepto, CUIT del cliente, nro. de remito y condición de venta.
Fecha del comprobante, concepto, CUIT del cliente, condición de venta y datos del producto/servicio.
SUBMIT
¿Cuántas copias se generan?
Dos (original y duplicado).
Cuatro.
Tres (original, duplicado y triplicado).
Una.
Ninguna, hay que enviarlo a la imprenta.
SUBMIT
El dato del remito al generar la factura:
Es obligatorio porque no puede facturarse si no hay remito .
El campo es optativo porque dependiendo del concepto a facturar puede haber remito asociado o no.
Es obligatorio y si no lo tengo hay que generar uno antes de facturar.
Es optativo completar el campo pero el remito es obligatorio emitirlo.
Es obligatorio porque así lo dispone la RG (AFIP) 1415 y modificatorias.
SUBMIT
Lección 5 de 7
Cierre
El sistema de compras y ventas

–
Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prácticas dispuestos en orden secuencial que comprenden la recepción, autorización, registración, archivo y
seguimiento de toda la documentación de soporte de una determinada operatoria.
El sistema de compras se encarga de obtener los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad normal de la empresa basada en las siguientes premisas:
Mínimo costo
Calidad adecuada
Momento oportuno
El otro sistema involucrado es el sistema de ventas. Comprende una serie de mecanismos y operaciones a través de los cuales la empresa llega a sus compradores que
pueden ser otras empresas, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos o servicios (agentes, representantes, franquiciados, etcétera).
El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien y la registración en los libros de la empresa, pasando previamente
por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación.
Actores del proceso

–
Actores externos:
Clientes
Proveedores
Actores internos:
Almacén
Departamento de Compras
Contaduría
Departamento de Ventas
Departamento de Gestión de Créditos
Etapas del circuito de compra

–
1. Identificación de la necesidad de compras
2. Filtro de proveedores y pedidos de cotización
3. Adjudicación
4. Emisión de la orden de compra

5. Recepción
6. Registro contable
Etapas del circuito de ventas

–
1. Recepción del pedido del cliente
2. Aprobación del crédito en caso de venta financiada
3. Preparación del pedido
4. Despacho
5. Facturación
6. Contabilización
Nota de pedido, orden de compra, remitos

–
La orden de compra: es el documento que emite el comprador (generalmente a través de su departamento de compras) para solicitar mercaderías al vendedor e indica
cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras. Se emite por duplicado; el original es para el vendedor y el duplicado permanece en poder del comprador.
El remito: es un documento que se utiliza para documentar el envío de mercaderías. Es emitido por el vendedor. En caso de entrega directa de la mercadería al cliente,
puede hacerse por duplicado.
Facturas, nota de crédito, nota de débito

–
Factura: es el documento que comprueba la existencia y características de una operación de venta de bienes o de la prestación de un servicio. Como mínimo debe
emitirse por duplicado y corresponde entregar el original al cliente; el duplicado permanece en poder del emisor.
Nota de débito: es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La emisión de este
documento genera un aumento en el saldo adeudado por el cliente. Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente y el emisor queda en
poder del duplicado.
Nota de crédito: es un documento comercial confeccionado por el vendedor para notificarle al comprador que ha efectuado un crédito o reducción en el saldo de su
cuenta corriente. Se emite como mínimo por duplicado, el original es para el receptor y el duplicado para el emisor.
Tipos de comprobantes según la condición impositiva del emisor

–
Existen dos regímenes para la determinación de tributos:
1. Régimen general impositivo y previsional, dentro del cual podemos encontrar los siguientes sujetos:
a. Responsables inscriptos
b. Exentos
c. No alcanzados
2. Régimen simplificado, también llamado monotributo.

Lección 6 de 7
Referencias
Pungitore, J. L. (2013). Sistemas Administrativos y Control Interno. Osmar D. Buyatti – Librería Ediatorial.
Simaro, J. y Tonelli, O. (2014). Lecturas de Contabilidad Básica. Osmar D. Buyatti – Librería Ediatorial.
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Módulo 1.

Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas

Unidad 1.2. Documentos relacionados con las compras y ventas

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Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas

El orden y la simplificación son los primeros pasos hacia el dominio de un tema,

2 Funciones comerciales: porque la empresa necesita comprar y vender de manera conveniente.

¿Qué son los circuitos administrativos?

1.1.1 El sistema de compras y ventas

MÍ NI MO CO S T O CAL I DAD ADE CUADA MO ME NT O O P O RT UNO

MÍ NI MO CO S T O CAL I DAD ADE CUADA MO ME NT O O P O RT UNO

1.1.2 Actores del proceso

Figura 1. Actores externos e internos

1.1.3 Etapas del circuito de compra

En el circuito de compras podemos identificar las siguientes etapas:

1 Identificación de la necesidad de compras

Punto de pedido: (800x4) – 425 = 2.775

2 Filtro de proveedores y pedidos de cotización

En la misma planilla se indicará la adjudicación, con la firma del funcionario responsable.

4 Emisión de la orden de compra

Original: se entrega para el proveedor.

Duplicado: se conserva para el departamento de compras.

Triplicado: se remite al área de recepción.

Cuadriplicado: se entrega a cuentas a pagar para cuando registre la factura.

Original: para almacenes.

Duplicado: se entrega al departamento de compras.

Triplicado: se entrega a contaduría.

Cuadriplicado: queda para recepción.

Fuente: elaboración propia.

Fuente: elaboración propia.

28/12/2016 Compras $8.217,00

A continuación transcribimos un circuito de compra estándar:

Figura 4. Circuito de compra estándar

Tabla 1. Etapas del circuito de compra

Etapas Ingreso de documentación Proceso Salida de documentación

Nota de pedido que reduce el Verificación de existencias.

Selección entre ofertas Planillas de "análisis de

Emisión de la orden de Preparación de la orden de

Control de cantidad y calidad.

Asiento de alta del activo y

Fuente: elaboración propia.

1.1.4 Etapas del circuito de ventas

En el circuito de ventas podemos identificar las siguientes etapas:

1 Recepción del pedido del cliente

Original: se entrega al cliente.

Duplicado y triplicado: los conserva la empresa.

Cuadruplicado: queda para el vendedor.

2 Aprobación del crédito en caso de venta financiada

Flujo de fondos proyectados.

Declaración Jurada del Impuesto a la Ganancias.

Última declaración jurada de IVA.

3 Preparación del Pedido

La tarea de registración a cargo de contaduría implica la registración en sub-diario de ventas y luego su

A continuación, transcribimos un circuito de ventas estándar:

Figura 5. Circuito de ventas estándar

Fuente: elaboración propia.

Tabla 2. Etapas del circuito de ventas

Etapas Ingreso de documentación Proceso Salida de documentación

Recepción del pedido del

Autorización del pedido.

Preparación del remito. Remitos.