MODELO CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO SEGÚN LA ESTRUCTURA

COSO

EN LA EMPRESA DE CALZADO CHANG PIERRE

CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

I. INTRODUCCION

El presente trabajo es realizado en la Empresa de Calzado “ CHANG

PIERRE” Negocios Múltiples SAC , Distrito El Porvenir ciudad de Trujillo , en
la cual se evaluó el proceso de control interno para el Ciclo de Compras y
Cuentas por Pagar , que tiene como objetivo contribuir a la mejora de Gestión y
al logro de los objetivos y metas trazadas.

La evaluación del control interno se hace aplicando la estructura establecida

en el informe COSO utilizando la metodología aplicada en la auditoria,
sustentada en pruebas de cumplimiento, cuestionarios, la observación y
constatación directa.

El propósito de este trabajo es evaluar el sistema de control interno que posee la

Empresa de Calzado “ CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC en base a
los procesos revisados (actividades de control), así mismo se identifican
debilidades y deficiencias de control, las cuales son expuestas en las conclusiones
y recomendaciones siendo uno de los objetivos propuestos mejorar el sistema
de control interno de la entidad, para lo cual se ha realizado un diagnóstico y
análisis de la entidad tomando como sustento los diferentes documentos
normativos y de gestión, como; planes estratégicos, reglamentos de
organización y funciones , manuales de organización y funciones realizando de
esta forma un análisis preliminar de la empresa en estudio, posteriormente se han
aplicado la técnicas de auditoria utilizadas para la evaluación del sistema de
control interno como son el Cuestionario , Flujo grama y Cuadro de Deficiencias
del Control Interno; describiendo las observaciones encontradas para luego ser
plasmadas en un Memorándum de Control Interno.

II. MARCO TEORICO

1. EL CONTROL INTERNO
- La evaluación del Control Interno en el ciclo de Compras y Cuentas por
Pagar se desarrolla considerando la estructura del informe COSO I,
que define el Control Interno a través de cinco componentes
interrelacionados como son: Ambiente de Control, Evaluación de
Riesgos, Actividades de Control, Información y
Comunicación y Supervisión.
- Para el desarrollo de este trabajo se ha utilizado la metodología
aplicada para estos fines como: cuestionarios de Control Interno,
flujogramas y otras técnicas como observación y constatación
directa. Siendo el propósito de esta evaluación es calificar el
sistema de Control Interno , se ha realizado un diagnóstico y
análisis de la empresa tomando como sustento los diferentes
documento normativos, de gestión y financieros, como , planes
estratégicos planes operativos, reglamentos de organización y
funciones manuales de organización y funciones directivas internas.
 LA COMPRA
¿Qué son las Compras?
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuación:
a. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la
Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de
Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las
necesidades de la Empresa con sus proveedores.
b. Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el
abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la
empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos
materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo
comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la Empresa. 
c. Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto
sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño,
organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos,
establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra
puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o
desventajas.
Para mayor comprensión, explicamos ambos tipos de organización.
1. Organización Centralizada:
 Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el
departamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
 Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por
compras en grandes cantidades.
 Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
 Mayor especialización de los compradores.
 Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
 Poca flexibilidad.
 No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes
organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.
2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios
encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.
Las ventajas de este sistema son:
 Mayor conocimiento de los proveedores locales.
 Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la
Empresa.
 Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
 Permite un menor volumen de compra.
 No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
 Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
 Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
 Ausencia de compradores especializados.

2.- EL CICLO DE COMPRAS

A continuación se identifica las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
2.1 Análisis de las Solicitud de Compra:
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el
organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida
por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los
antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades
requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades
de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer
las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene
un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a
la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.
2.2 Investigación y Selección de Proveedores.
Esta es la segunda etapa del ciclo de compras y se divide en dos partes: La
Investigación y la Selección de los Proveedores.
 La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles
proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el
organismo encargado de compras y parte con la verificación de los
proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores
buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes
y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser
calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como
nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos,
referencias de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que
producen las materias primas e insumos necesarios y que los
venden.
El organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de
los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los
abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoció. Este
registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de
proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de
 compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas
técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que
pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como:
Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o
insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato
para futuros abastecimientos.
 La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones
recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende las
conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se
deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material,
condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el
"precio" es la referencia más importante en la selección de los
proveedores.
La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del
mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro
de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores
la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre
los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una
comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la
selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el
material requerido.
2.3 Negociación con el Proveedor (seleccionado).
Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de
compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro
de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y
cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento
de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación
 es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de
la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en
ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la
fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones
estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y
especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor
debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y
criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material,
los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la
compra sea legalmente valido.
2.4 Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que
la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y
cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a
través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto
significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de
haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento
representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente
de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el
seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación
Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y
éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras
puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar
complementar el atraso con otros proveedores.
2.5Control de la Recepción del Material Comprado.
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de
compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En
la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades
 están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la
inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en
la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en
la recepción del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras
autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo
de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al
proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras es continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen
de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de
seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde
puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o
atrasos en las entregas de materiales1.

3.LAS CUENTAS POR PAGAR

¿Qué son las Cuentas por Pagar?
 Por lo general, todas las compras realizadas por las empresas son a crédito. Al
efectuarse la compra el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual
debe liquidarse a una fecha futura. Estas partidas por pagar, en las que se
incurrió como consecuencia de la compra de materiales o mercancías a crédito
se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o
servicios.
 Para registrar la compra de mercancías a crédito se carga la cuenta de compras
y se acredita a las cuentas por pagar. Es costumbre que el comprador entregue
al vendedor una orden de compra autorizando la operación. Cuando el
proveedor embarca la mercancía, envía por correo una factura al comprador.
 Esta factura para el comprador es un importe de compra, mientras que para el
vendedor es un recibo de venta. Tanto el comprador como el vendedor la
utilizan para anotar el asiento en los registros contables. Por otra parte, se
habla de cuentas por pagar, cuando la organización solicita servicios, realiza

1
 promesas de pago (documentos), o tributaciones que se generan, entre otras.
Entonces se dice que las cuentas por pagar, son sencillamente, las
obligaciones que la empresa contrae no solo por concepto de compra de
mercancías, sino también por los servicios recibidos, gastos incurridos y
adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso; y como
consecuencia debe cumplir a futuro con la misma. Es importante señalar que,
las cuentas por pagar, son también conocidas como CUENTAS DEL PASIVO.
Clases de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar a los proveedores representa la cantidad de dinero que se
debe a los proveedores, por mercancías compradas con el propósito de
revenderlas. Otros tipos de partidas por pagar que se producen a causa de
sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compañías
de servicios públicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e
importes por pagar, servicios públicos por pagar, intereses por pagar e impuestos
por pagar.
De forma concisa, algunas cuentas por pagar son:
Dividendos: las percepciones que reciben los socios.
Proveedores: Aquellas personas a quienes se debe por concepto de mercancías.
Documentos por pagar: Son títulos a crédito a cargo de la empresa, como letras
de cambio y pagarés.
Impuestos por pagar: Son los impuestos generados, o causados devengados.
 Acreedores diversos: Son entidades a quienes la empresa debe por un
concepto distinto de las mercancías (puede ser dinero).
Gastos pendientes de pago: Son los gastos por servicios o beneficios
devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa.
Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: Son las obligaciones que tienen
como garantía la escritura de bienes inmuebles (Terrenos y edificios).
Plazos de las Cuentas por Pagar
Es importante indicar que las cuentas por pagar, si son pagaderas a menor de
doce meses de registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento
es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo.
Si clasificamos a las cuentas por pagar tomando en cuenta el tiempo de pago
entonces encontraremos:
A corto plazo: proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, anticipo
de clientes, gastos pendientes de pago e impuestos pendientes de pago.
A largo plazo: hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por
pagar a largo plazo y cuentas por pagar a largo plazo.
Pasivos diferidos: no hay un plazo específico, pero estos se caracterizan por
cobrarse anticipadamente y proporcionar el servicio con posterioridad. Y se
encuentran las rentas cobradas por anticipado y los intereses cobrados por
anticipado.
¿Cómo se lleva a cabo el Registro de Cuentas por Pagar?
En la mayor parte de las compañías cada vez que se compran mercancías se
emite una orden de compra, después que se emite la orden de compra se
embarca la mercancía y se envía una factura al comprador. Algunas compañías
preparan un informe de recepción cuando llega la mercancía. Este informe
muestra el tipo de mercancía recibida, la cantidad y si el material se recibió en
buenas condiciones. Antes de efectuar el pago se revisa la factura contra una
notificación de admisión, para confirmar la correcta aceptación de materiales. Para
obtener la información necesaria con el fin de anotar las compras en los registro
contables, se utiliza la factura o el informe de recepción.
 FLUJOGRAMA DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR

CICLO DE COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR

Proceso Administrativo

Recepción de Emisión de la Aprobació SI Envió de la Recepción de

la Solicitud de Orden de n de la orden de los Bienes y/o
Pedido Compra orden de Compra al Servicios
compra Proveedor

NO
Unidad
Solicitante

Proceso Contable

Registro del Pago del Bien Registro del

Pago o Servicio Ingreso,
Recibido recepción del
Servicio
DELIMITACION DE LA EMPRESA EN ESTUDIO

La Empresa de Calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC, es una

empresa autónoma de derecho privado fue creada según Escritura Pública del 20
de setiembre del 2006 y surge de la necesidad de sus fundadores de generar
ingresos para la satisfacción de sus necesidades. La empresa inicialmente
comienza a funcionar de manera artesanal y familiar con pocos operarios para
posteriormente constituirse legalmente como empresa con maquinaria industrial
básica y enfocándose a la Producción y Comercialización de calzado para
Damas compitiendo en calidad, precios accesibles al público y modelos a la
vanguardia. Su representante legal es el Sr. José Chang Mendoza, su domicilio
fiscal es en la Av. Jaime Blanco Nº 1653 del Distrito El Porvenir Provincia de
Trujillo Departamento de La Libertad.

VISION

 Ser la empresa de calzado fino para dama más grande del medio y estar
posesionados en la mente de nuestros clientes como la mejor en calidad y
diseños, abrir nuevos mercados y obtener cada vez una mayor participación
en estos.

MISION

 Fabricar el mejor calzado fino para dama mediante la innovación de los

diseños, la calidad de nuestros productos, la utilización de los recursos y
la mejor mano de obra cualificada teniendo siempre presente la satisfacción
de nuestros clientes garantizando un crecimiento continuo y rentable

OBJETIVO PRINCIPAL
  Buscar la ampliación de nuevos segmentos de mercados mostrando la
calidad de sus productos.

OBEJTIVOS ESPECIFICOS

 Diseñar un calzado confortable para dama elaborado básicamente en

cuero.

 Contar con buenos productos para que los consumidores estén satisfechos

 Analizar el mercado para conocer la demanda y la oferta de calzado

 Definir, promover el desempeño  y calidad del calzado  en los empleados

por medio     de talleres y capacitaciones

 Brindar atención de buena calidad al cliente

 Adquirir materia prima de la mejor calidad

MARCO NORMATIVO

La Empresa de Calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC, se rige de

acuerdo a:

 La Ley Generales de Sociedades Ley Nº 26887

 SUNAT (Superintendencia nacional de Administración Tributaria)

 Estatutos de creación

 Normas y directivas internas

DISEÑO ORGANIZACIONAL

La Empresa de Calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC, tiene

definida su estructura Orgánica en función a sus objetivos y metas propuestas.
 ORGANIGRAMA

GERENTE

ADMINISTRADOR

CONTABILIDAD COMPRAS PRODUCCION

Modelaje

Cortado

Perfilado

Armado

Alistado
ENTIDAD : EMPRESA DE CALZADO CHANG PIERRE SAC

DIRIGIDO: JEFE DE COMPRAS

RESPUESTAS
PREGUNTAS SI NO N/A COMENTARIOS
A) Ambiente de Control       Ambiente de Control

1- Se ha asignado por escrito al personal sus

funciones y responsabilidades inherentes al cargo
para su cumplimiento y logro de los objetivos
establecidos?   X    

2- El personal cuenta con capacitación y experiencia

suficiente para el buen desempeño de sus SE CORROBORÓ
funciones?   X   ESTA RESPUESTA

3. ¿El personal con el que cuenta es suficiente para

cumplir con los requerimientos establecidos?   X    
B) Evaluación del Riesgo       Evaluación del Riesgo

1. ¿Se encuentran sus compras debidamente

planificadas a traves de un presupuesto establecido?   X    
2. ¿La empresa cuenta con un registro de
Proveedores   X    
3. ¿Las reclamaciones se encuentran amparadas por
notas de crédito de los proveedores o controladas a
través de otros procedimientos que aseguren el
debido registro contable   X    
C) Actividades de Control       Actividades de Control
1. ¿Existen normas y procedimientos para realizar el
pago a los proveedores? X      
2. ¿Existen procedimientos de control que aseguren
las inmediatas reclamaciones a proveedores por
mercancias dañadas o incompleta   X    
3- ¿Todas las órdenes de compra se encuentran
autorizadas por el jefe de compras?   X    
4-¿Se comparan las facturas con las órdenes de
compra en cuanto a cantidsad, precio y condiciones?   X    

5-¿Existe control presupuestario de las compras?   X    

6-¿Existe un control adecuado sobre las facturas
recibidas de proveedores?   X    
Sistema de
Información y
D) Sistema de Información y Comunicación       Comunicación
1-¿Se tiene un sistema adecuado para el control y
registro de las cuentas por pagar y es manejado en
forma eficiente por el departamento de compras?   X    
2-¿Se cursan directamente al departamento de
Contabilidad las facturas de proveedores que se
reciben por correo?   X    
3. ¿Cuándo se reciben Estados de Cuentas de
Proveedores o acreedores los saldos y movimientos
se concilian con los registros de la empresa y se
contestan las solicitudes de confirmación recibidas? X      
4. ¿Se tienen auxiliares por cada proveedor y
acreedor o se cuenta con algún sistema que
proporcione información suficiente para una buena
administracion?   X    
Supervisión y
E)Supervisión y Monitoreo       Monitoreo
1- ¿Comprueba que las cantidades, precios,
condiciones de pagos y descuentos sean correctos
cotejando con los pedidos, informes de recepción y
las facturas? X      
2-¿Verifica los cálculos que aparecen en las
facturas? X      

3- ¿Revisa la autorización de pago?   X    

4-¿Revisa los fletes verificándolos con los pedidos? X      

6-El departamento de compras verifica los sistemas
establecidos sobre registro de cuentas por pagar y
elabora informes acerca de las revisiones efectuadas   X    
7-¿Se efectúan reuniones habituales con la gerencia
para tratar asuntos estratégicos del negocio? X      
8-¿Se llevan a cabo revisiones del Sistema de
calidad por la gerencia? X      
 ETAPAS DEFICIENCIAS EN
EL CONTROL
INTERNO
F O C
COMPRAS
-No se cuenta con un Plan de
-Solicitud de Compras, se adquiere la
requisición mercadería en base a la
demanda inmediata de los
clientes acumulada durante una
semana.
-Emisión de la
orden de compra
-Existe un documento informal
para la emisión de la Orden de
compra, las necesidades se
realizan generalmente de forma
verbal.
-Aprobación de la
Orden de compra
-Existe una única persona que
autoriza la compra.
-Envió de la Orden X
de Compra al
Proveedor -No se solicitan las garantías
suficientes para el cubrimiento
y cumplimiento del contrato en
cuanto a la compra, suministros,
-Recepción de los reparaciones, reposiciones.
bienes
-Los bienes recepcionados no
concuerdan con la factura
emitida.
-No se aplican las condiciones
de almacenamiento de algunos
insumos, materiales y
suministros para que mantengan
RIESG EFECTO RECOMENDAC
O NES
X -Se puede detener un -Implementar un Plan d
proceso del ciclo Compras para compras
productivo del mensuales de materia
calzado incurriendo primas.
en costo mayores.
-Se pueden realizar -Implementar una Orde
X adquisiciones de Requerimiento.
distintas a las
necesidades de la
empresa-
-Preferencia por un
X único proveedor, no -Establecer que tanto e
realizan diversas Gerente como el
cotizaciones. administrador autoricen
compras.
-Retraso en la -Solicitar un seguro de
X producción del bien. entrega de mercadería a
proveedor.
-Importar directamente
materia prima(suelas)
-Faltantes en la
X mercadería. -.Verificar la conformid
-Extensión en los de Recepción del Produ
tiempos de la continuamente.
producción.
-Implementar un ambie
-Perdidas de materia adecuado para el
X prima, mermas, almacenamiento de los
elevación del costo bienes.
del producto.
 sus características propias .

-Dificultad en los
rosontroles de los
bienes adquiridos.
X
-No hay un responsable que -Contratar personal
verifique las características, las especializado en el man
cantidades requeridas en de control de Existenci
insumos, materiales,
suministros, etc X

-Carencia de Kardex de control

de existencias.
CUENTAS POR
PAGAR X -Duplicidad en el -- Realizar conciliacion
- Programación pago de letras a de las deudas contraída
del pago -Deficiente Plan de Pagos para proveedores. con los proveedores.
las cuentas efectuadas al X
crédito. -Proveedores -Implementar Políticas
fantasmas Pago.
-No se utilizan medios -Realizar un estudio a l
probatorios de pago de acuerdo proveedores con los qu
-Pago del bien o a las exigencias de cuenta la empresa.
servicio recibido. Ley(cheques, depósitos
-Registro del pago bancarios)se pagan solo en -Provisiones -.-Verificar que los bien
efectivo X erróneas. adquiridos sean registra
adecuadamente.
-Los pagos no se registran de
acuerdo su origen: costo, o
gasto.
Trujillo, 20 de Agosto del 2013

OFICIO Nº 001-2013-“CHPI”D

Señor: JOSE CHANG MENDOZA

Gerente General de la Empresa de Calzado “Chang Pierre”

Presente

ASUNTO: Remisión del Memorándum de Control Interno Nº 001-2013

Referencia: Oficio N° 0129-2013-CHPI.

Es grato dirigirme a usted, en relación al Examen

Especial que se viene realizando a la Empresa de Calzado “CHANG PIERRE”
Negocios Múltiples SAC según documento de acreditación indicado en la
referencia, a fin de comunicarle que en el marco de dicha labor de control se llevó
a cabo una verificación selectiva de los controles internos implementados en el
Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar.

En tal sentido, nos permitimos recomendarle valorar los

hechos comentados y disponer las medidas correctivas del caso.

Hago propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi

especial consideración y estima personal.

Atentamente,
 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCION

A. INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN

1. MOTIVO DEL EXAMEN

Realizamos la evaluación de la estructura del control interno al ciclo del área

de compras y cuentas por pagar a la Empresa de calzado “CHANG PIERRE”
Negocios Múltiples SAC, correspondiente al ejercicio económico del 01 de
Enero al 31 de Diciembre del 2012.

2. OBJETIVOS DEL EXAMEN

El examen estará orientado a la revisión, examen y evaluación de las

operaciones realizadas en el área de compras y cuentas por pagar ejecutadas
por Empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC, en el
ejercicio 2012, con los siguientes objetivos:

Evaluar el funcionamiento de los controles vigentes que incluyen las políticas

de los sistemas de control administrativo y contable aplicados en las
operaciones.

Esta evaluación se desarrolló con el fin de identificar situaciones de

importancia que pueden devenir en una contingencia relevante desfavorable
para CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC.
3. ALCANCE

El examen realizado corresponde al ejercicio económico 2012, orientándose a

la evaluación del control interno y examen al área de compras y cuentas por
pagar de la Empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC,
que se efectuó de acuerdo al coso y en concordancia con las normas
establecidas a Instituciones privadas.

La revisión de las operaciones realizados por el Empresa de calzado “CHANG

PIERRE” Negocios Múltiples SAC tuvo el siguiente alcance:

 Evaluar el sistema del Área de Compras y cuentas por pagar de Empresa

de calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC.

 Identificación de riesgos en el proceso de las compras y cuentas por pagar

(evaluación, y seguimiento).

1. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

Empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC, es una

empresa jurídica fundada el 20 de setiembre de 2006 e inscrita en la
Superintendencia de Administración Tributaria SUNAT ,el 30 de Setiembre de
2006 con domicilio legal en Jaime Blanco N° 1653 Provincia del Porvenir –
Trujillo Departamento de La Libertad.

2. RELACION DE MIEMBROS DEL DIRECTORIO RESPONSABLES DE LA

GESTION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y OPERATIVA EN EL
EJERCICIO 2012.
 DIRECTORIO

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

Jose Chang Mendoza Gerente

Juan Sanchez Solis Sub gerente

3. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

3.1 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO Y EFICACIA DE CONTROL

INTERNO

Como resultado de la evaluación realizada a los sistemas de control

interno:

 Ambiente de Control
 Evaluación del Riesgo
 Actividades de Control
 Sistema de información y Comunicación
 Supervisión y Monitoreo

Se encontraron diversas observaciones que a continuación pasamos a

comentar.
3.1.1. Área de Compras

a) Materia Primas e Insumos

No se ha evidenciado la existencia de un Plan de Compras,

se adquiere la mercadería en base a la demanda inmediata de
los clientes acumulada durante una semana.

De la verificación y observación se dio como resultado que la

empresa no cuenta con plan de compra que vaya de acuerdo a la
necesidad de la empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios
Múltiples SAC

Norma que se ha incumplido por parte del área de compra de la

empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC .

Esta situación origina que las compras que realizan actualmente

genera pérdida de tiempo y costos.

Recomendación:

Se recomienda a la Gerencia de la empresa implementar un plan

de compras s donde se especifique cada paso a dar para la
adquisición de materiales y suministros que va a necesitar en todo
momento.

En este programa de compras tienen que estar bien definidos

varios aspectos:

 Las fechas de inicio para la petición de suministros y materiales

 Los tiempos de margen de que dispone
 Las fechas límite para tener dichos materiales.
 Una buena planificación nos permite además controlar el proceso
de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.

b) Se ha evidenciado que las órdenes de

compra no se encuentran
autorizadas por el jefe del área en evaluación.

Este se debe al incumplimiento de políticas establecidas por la

empresa, en la falta de supervisión y control por parte del jefe de
compras en la visacion de los documentos mencionados

Esto origina la informalidad con los documentos y sobre todo la

falta de control en la realización de las compras de materias
primas e insumos.

Recomendación:

Se recomienda a la Gerencia tome cartas en el asunto a fin de evitar

compras indebidas o excesos de materiales, lo que puede ocasionar
perdida para la empresa .

c) La empresa de calzado “CHANG PIERRE”

Negocios Múltiples SAC, no cuenta con un Registro de
Proveedores seleccionados para la realización de sus
compras de materia primas e insumos .

Este se debe a la falta de cumplimiento de políticas y a la falta de

eficiencia y eficacia por parte del personal seleccionado en el Area
de compras en la selección de sus proveedores.

Esta situación origina pérdida de tiempo y costo en la realización de

sus compras.
 Recomendación:

Se Recomienda a la Gerencia realice una selección de proveedores

que sea capaz de suministrar las materias primas e insumos y
respondan a las necesidades de la empresa que permitan llevar a
cabo las operaciones de manera adecuada con el fin de y hacer
llegar sus productos y servicios con la calidad y condiciones
requeridas por la empresa, en el momento establecido.

3.1.2. Área de personal

Se ha evidenciado que no cuentan con programa de

capacitación para el área de compras.

La falta de un programa de capacitación al personal en el área en

evaluación, ocasiona un desempeño y rendimiento débil en la
realización de sus funciones.

Esta situación origina que no haya eficacia ni eficiencia por parte del
personal en el cumplimiento de sus funciones.

Recomendación:

Se recomienda a la gerencia implemente un sistema de Programa

de capacitación para proporcionar a la empresa recursos humanos
altamente calificados en términos de conocimiento, habilidades y
actitudes para un mejor desempeño de su trabajo.
3.1.3. Cuentas por Pagar.

Se ha evidenciado que la La empresa de calzado “CHANG

PIERRE” Negocios Múltiples SAC no tiene un sistema adecuado
para el control y registro de las cuentas por pagar

De la verificación y observación se dio como resultado que la

empresa no cuenta con un sistema adecuado para el control y
registro de las cuentas por pagar, esto se debe a la falta de eficiencia
y eficacia por parte del personal del área en evaluación, por lo que
se esta incumpliendo en la normas establecidas por la empresa de
calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC

Esta situación origina al área en evaluación pérdida de tiempo,

saldos de deudas confusas y desconfianza ante terceros.

Recomendación:

Se recomienda a la Gerencia de la empresa solicitar se cumpla con

elaborar un plan de cuentas por pagar de los proveedores y a la vez
realizar cruce de información para sus conciliaciones respectivas a
fin de evitar malos entendidos.

CONCLUSIONES
De la evaluación efectuada al sistema de control interno de la empresa de
Calzado “CHANG PIERRE” Negocios Múltiples SAC ,se ha podido concluir las
siguientes deficiencias:

- No Se ha asignado por escrito al personal sus funciones y responsabilidades

inherentes al cargo para su cumplimiento y logro de los objetivos establecidos.

- No se ha evidenciado la existencia de un Plan de Compras, se adquiere la

mercadería en base a la demanda inmediata de los clientes acumulada durante
una semana.

-Se ha evidenciado que la La empresa de calzado “CHANG PIERRE” Negocios

Múltiples SAC no tiene un sistema adecuado para el control y registro de las
cuentas por pagar

- No se cuenta con un Registro de Proveedores seleccionados para la realización

de sus compras de materia primas e insumos.

-Se ha evidenciado que no cuentan con programa de capacitación para el área de

compras.

RECOMENDACIONES
A la Gerencia General de la empresa de Calzado “CHANG PIERRE” Negocios
Múltiples SAC se sirva efectuar las medidas correctivas y recomendaciones
siguientes..

- A la Gerencia se sirva implementar un manual de organización y funciones y

darlo a conocer a la brevedad a todo el personal de la empresa.

- Se recomienda a la Gerencia de la empresa implementar un plan de compras

donde se especifique cada paso a dar para la adquisición de materiales y
suministros que va a necesitar en todo momento
-Se recomienda a la Gerencia de la empresa solicitar se cumpla con elaborar un
plan de cuentas por pagar de los proveedores y a la vez realizar cruce de
información para sus conciliaciones respectivas a fin de evitar malos entendidos.

- Se Recomienda a la Gerencia realice una selección de proveedores que sea

capaz de suministrar las materias primas e insumos y respondan a las
necesidades de la empresa

- Se recomienda a la gerencia implemente un sistema de Programa de

capacitación para proporcionar a la empresa recursos humanos altamente
calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor
desempeño de su trabajo.