D E P A R T A M E N T O

DE
COMPRAS
E N U N A E M P R E S A

P R E S E N T A D O P O R

Alejandra Andrade
INTRODUCCION
El proceso de compras es una función
esencial en cualquier empresa, ya que
influye directamente en la eficiencia
operativa y en la capacidad de generar
ventajas competitivas. La correcta
gestión de las compras no solo
garantiza la adquisición de bienes y
servicios necesarios, sino que también
puede generar ahorros significativos y
mejorar la calidad de los productos o
servicios ofrecidos. En este ensayo,
exploraremos la importancia de las
compras en una empresa, los elementos
clave del proceso y las estrategias que
pueden implementarse para optimizar
este proceso y obtener resultados
exitosos.
 DEPARTAMENTO

DE COMPRAS EMPRESARIAL
Edición IX - 19 de julio de 2023

IMPORTANCIA
DE LAS COMPRAS
Las compras desempeñan un papel
fundamental en la cadena de suministro y la
gestión general de una empresa. Algunos de
los puntos clave para entender su
importancia son:
1. Suministro de recursos: Las compras
proporcionan los recursos y materiales
necesarios para el funcionamiento de
una empresa, asegurando la
disponibilidad oportuna de materias
primas, insumos y servicios esenciales
para la producción o prestación de
servicios.
2. Calidad y competitividad: La selección
adecuada de proveedores y productos
impacta directamente en la calidad de
los bienes y servicios que ofrece la
empresa, lo que a su vez influye en la
satisfacción del cliente y su fidelización.
3. Eficiencia operativa: Una gestión de
compras eficiente puede reducir costos
y optimizar los tiempos de producción,
lo que aumenta la productividad y
mejora la rentabilidad del negocio.
4. Innovación y desarrollo: Las compras
estratégicas pueden ser una fuente de
innovación al permitir la adopción de
nuevas tecnologías y prácticas en el
proceso productivo.
NUEVO PODCAST
¿QUÉ ES EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS?
Casi todas las empresas del circuito
actual tienen un departamento de
El departamento de compras es el área de la empresa, y todos los compras que forma parte de sus
profesionales que la forman, que tiene por objetivo resolver las operaciones diarias, especialmente
necesidades de abastecimiento. En algunos casos, se ocupará de la aquellas cuya actividad central es la
compra de materias primas, otras, de productos terminados. En venta de materiales, productos o
ambos escenarios, es crucial garantizar que cada operación: artículos físicos.
Se planifica teniendo en cuenta los objetivos de la empresa,
entre los que se encuentra satisfacer las expectativas de los Sin embargo, los distintos tipos de
clientes. estructura corporativa y las
Se lleva a cabo en condiciones de rentabilidad y calidad diferencias de enfoque y de visión
suficientes. han provocado que esta área no
Forma parte de un plan orientado a largo plazo con el tenga la misma visibilidad que, por
proveedor, ya que es lo que garantizará la alineación. ejemplo, sí tiene el departamento de
Asegurar la calidad en las entregas, la puntualidad en el Recursos Humanos, un elemento
abastecimiento, el cumplimiento regulatorio de cualquier esencial en cualquier organización al
normativa exigible y, por supuesto, la idoneidad de los productos o margen del sector de la industria en
materiales para satisfacer la demanda son algunas de las cuestiones el que se desenvuelva.
clave a tener en cuenta.
 Ú L T I M A S

compras

¿CÓMO SE CREA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS?

El departamento de compras surge de la necesidad de la organización de optimizar la función de
abastecimiento y, al mismo tiempo, ganar en control sobre su cadena de suministro.
Gracias a la labor de los profesionales de esta área se evitan las roturas de stock, se consigue negociar las mejores
condiciones para las compras, es posible alinearse con las nuevas tendencias en la demanda y también resulta más fácil
lograr la transparencia en los procesos que exigen hoy día socios y consumidores y que se puede alcanzar con la trazabilidad.

¿Cuáles son las funciones básicas del departamento de compras?

Si bien el departamento de compras se relaciona con los aspectos mencionados anteriormente, lo cierto es que es un área
completamente independiente del resto, con funciones y responsabilidades claras, y que juega un rol definitivo en el
momento en que una marca establece conexión directa con sus clientes.

Evaluación de Aprovisionamiento de Administración y Cumplimiento de

precios:
Su labor no sólo se centra en la
adquisición de materias primas y la
relación con los proveedores.
También es tarea de sus
responsables evaluar si los precios
de los insumos con los que se
fabrican los productos de una marca
son los mejores, así como sus
condiciones y elementos añadidos.
insumos y materiales:
En este caso, el departamento de
compras asume dos labores
esenciales: por un lado, asegurarse
que los materiales primarios para la
elaboración de artículos o productos
es la que se requiere en cada
momento y fase de la producción;
por otro, tener control de las
existencias que ya se encuentran en
los puntos de venta.
contabilidad:
La entrega de productos a los
clientes en los plazos previstos no es
una labor que se realice por
separado. Al ocuparse de esto, el
departamento de compras tiene que
trabajar de la mano con el área
contable, pues solo de este modo se
garantizará un control eficaz de la
entrada y salida de productos y,
como es obvio, de beneficios.
protocolos:
La acción de un departamento de
compras siempre debe estar
dentro del marco corporativo de
cada organización. Es decir, debe
existir un protocolo tanto para la
adquisición de los materiales
primarios como para la
distribución de los artículos en
los puntos de venta.
 ALEJANDRA

II. ELEMENTOS CLAVE DEL PROCESO

DE COMPRAS:
Para maximizar los beneficios de las compras, es esencial seguir un
proceso bien definido y estructurado. Los elementos clave del proceso de
compras incluyen:

1 Identificación de necesidades:
Se analizan y determinan las necesidades de la empresa en términos de
productos o servicios que se requieren para el desarrollo de sus actividades.

Búsqueda de proveedores:
2 Se investiga y selecciona a los proveedores potenciales que pueden satisfacer las
necesidades de la empresa. Este proceso implica evaluar la reputación del
proveedor, su experiencia, capacidad financiera y otros criterios relevantes.

Evaluación y selección:
5 Se evalúan las ofertas y propuestas de los proveedores potenciales,
considerando no solo el costo, sino también la calidad, la disponibilidad, las
condiciones de pago y otros factores importantes para tomar una decisión
informada.

Negociación de contratos:
7 Una vez seleccionado el proveedor, se lleva a cabo una negociación detallada
de los términos y condiciones del contrato para asegurar que ambas partes
estén satisfechas con los acuerdos establecidos.

Gestión de relaciones con proveedores:

9 Una vez establecida la relación con los proveedores, se deben mantener
comunicaciones constantes y establecer una colaboración sólida para garantizar
el cumplimiento de los compromisos y resolver cualquier problema que pueda
surgir.

ANDRADE

1
III. ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL
PROCESO DE COMPRAS:
Para mejorar la eficiencia y efectividad del proceso de compras,
se pueden implementar diversas estrategias:

Establecer políticas y procedimientos claros:

Definir políticas de compras y procedimientos estandarizados

ayuda a mantener la coherencia en el proceso y facilita la toma de
decisiones.

Centralizar el proceso de compras:

Concentrar la función de compras en un departamento central

puede generar economías de escala y facilitar el control de los
gastos.

Automatización y tecnología:

Utilizar sistemas de gestión de compras y herramientas

tecnológicas puede agilizar y optimizar el proceso, reduciendo el
tiempo dedicado a tareas manuales y minimizando errores.

Relaciones a largo plazo con proveedores:

Establecer relaciones duraderas con proveedores confiables

puede generar beneficios en términos de descuentos, plazos de
pago favorables y prioridad en la entrega.

Búsqueda de eficiencia y sostenibilidad:

Considerar aspectos de sostenibilidad y eficiencia en la cadena

de suministro puede resultar en ahorros a largo plazo y mejorar la
imagen de la empresa ante los clientes y la sociedad.
CONCLUSION
El proceso de compras en una empresa
es una función crítica que no solo
implica la adquisición de bienes y
servicios, sino que también tiene un
impacto directo en la calidad,
competitividad y rentabilidad del
negocio. Una gestión de compras
eficiente y estratégica puede generar
ventajas competitivas significativas,
además de contribuir a la
sostenibilidad y éxito a largo plazo de
la empresa. Mediante la implementación
de políticas claras, la optimización de
procesos y la búsqueda de relaciones
sólidas con proveedores, las empresas
pueden mejorar su rendimiento y
adaptarse eficazmente a un entorno
empresarial en constante cambio.