Gestión de Abastecimiento

Ayudantía Intermedia " Video: Repasando unidades 1, 2 y 3"

Video: Repasando unidades 1, 2

y3
En este video, el experto del curso, Felipe
Amunátegui, realiza un repaso de las tres
primeras unidades vistas en el curso. A partir de
algunos ejemplos, ¡podrás relacionar mejor todo
lo que has aprendido!

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Gestión de Abastecimiento
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Resumen Clase 1 a 3
Revisa los principales temas vistos en las
primeras tres unidades.

Unidad I: Importancia de la Gestión de Abastecimiento

¿Cómo una empresa será capaz de gestionar e cientemente la cadena de abastecimiento, desde los
productores hasta los consumidores? La respuesta está, precisamente, en el Proceso de abastecimiento:
todas esas actividades que permiten identi car y adquirir los bienes y servicios que necesita la compañía
para operar, así como facilitar los medios necesarios para conseguirlos. Resulta clave, en ese sentido,
mantener un registro exacto y a tiempo de los productos, bienes y servicios a ser adquiridos, así como la
determinación correcta de los proveedores y de la correcta plani cación de envío y sostenimiento de
inventarios.

Otro aspecto importantísimo se vincula con el denominado Sourcing Estratégico, que tiene por objetivo
identi car las diferentes fuentes de aprovisionamiento de los productos y/o servicios que se requieren para
la operación y funcionamiento de los procesos productivos clave de la empresa. Su misión, en otras
palabras, radica en hallar las mejores oportunidades de abastecimiento al menor costo y riesgo, y obtener
la calidad requerida sustentada por la correcta selección de proveedores del mercado.

Además del Proceso de abastecimiento y del Sourcing Estratégico, que como pudimos apreciar son
consideradas áreas muy sensibles en los resultados de la operación en una empresa, debe existir una
correcta política de compra que permita entender a quién y dónde comprar, qué comprar, cuánto comprar,
cuándo comprar y cómo comprar.

El proceso de Sourcing Estratégico, también, suele presentar dos grandes interrogantes: la identi cación y
la selección del proveedor. Para localizar las fuentes de abastecimiento existen bastantes medios. Los más
utilizados: ferias de proveedores, registros especializados, internet, publicaciones técnicas, anuncios en
periódicos y recomendaciones de empresarios, colegas y/o profesionales. A su vez, para la selección, es
necesaria la creación de una estrategia que comprenda un proceso de análisis y comparación, en función
de las políticas y las necesidades de la empresa.

En la actualidad, algunas de las tendencias que más se observan en el ciclo de abastecimiento son, entre
otras, la racionalización y consolidación a unos “pocos proveedores”, la desaparición de la intermediación
en la atención, la respuesta inmediata a la orden del cliente y el acceso al inventario a través de diferentes

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medios.

Sobre las ventajas que ofrece una adecuada Gestión del abastecimiento, destaca el hecho de que la
información se hace visible a través del Supply Chain para optimizar el desempeño y exceder y/o alcanzar
las necesidades de los consumidores. Asimismo, las decisiones de abastecimiento se hacen bajo la
relación del costo total/valor entregado. Y por último es clave recordar la importancia de la tecnología, que
permite desarrollar bases de datos transparentes con proveedores, a través de Internet y Comercio
Electrónico.

Pero, ¿qué pasa cuando un cliente no está conforme con un producto o cuando el producto recibido no
cumple con las expectativas iniciales? Aquí el protagonismo lo asume la Logística inversa, encargada de
gestionar la cadena de suministro desde el cliente hasta el fabricante, es decir, el proceso inverso de la
cadena de suministro tradicional (desde el fabricante al consumidor). La Logística Inversa ha cobrado cada
vez mayor importancia para las empresas, pues representa un alto costo y afectará de forma directa la
relación con los clientes.

Unidad II: Ciclo de Abastecimiento

Se debe entender al Ciclo de abastecimiento como el conjunto de actividades y procesos que inician las
compañías con la adquisición de un producto, bien y/o servicio a una empresa a través de un “Pedido de
Compras”. Luego de ser recibidos, se procede a almacenarlos y controlar sus inventarios. Todo este
proceso, sin embargo, depende de la cadena de abastecimiento que la empresa haya de nido, ya que no
siempre los productos son almacenados, sino que, en algunos casos, pasan de forma directa a la línea de
producción.

Cabe destacar que el Ciclo de abastecimiento está determinado por la selección del proveedor, la
preparación de solicitud de compra, la plani cación y recepción de productos, la recepción y control de
calidad, el almacenamiento y la gestión de inventarios.

El Proceso de plani cación de las “entradas” de mercaderías, tiene como n establecer procesos adecuados
de programación de las entregas por parte de los proveedores, además de disminuir los tiempos de espera
para entregar sus diferentes productos. Habitualmente, las compañías realizan estas actividades por medio
de un portal o página web, que permite a los proveedores tomar una hora especí ca para entregar los
productos. Esto, además, les permitirá establecer anticipadamente las necesidades y requerimientos de los
proveedores para la descarga y entrega de sus diferentes productos.

El Proceso de Recepción y Control de Calidad tiene relación directa con la descarga y veri cación de los
productos tal y como se solicitaron; mientras que durante el Proceso de Almacenamiento se guardan y
conservan, al interior de una bodega, artículos en condiciones óptimas para su utilización, desde que son
producidos hasta que son requeridos por el usuario o cliente nal.

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Objetivos del Proceso de Recepción y Control de Calidad

El Proceso de Administración y control de inventarios, por su parte, es considerado un proceso crítico en la

gestión y administración de las bodegas y centros de distribución. ¿Por qué? Porque los inventarios, en
muchas industrias (especialmente en la Industria del Retail), representan un alto capital de trabajo detenido
y que debe ser resguardado y cuidado por las compañías.

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Los sistemas de almacenaje habitualmente se agrupan en función de tres criterios:

Según la organización para la ubicación de las mercancías (acá tenemos el método de almacenaje ordenado y el
de almacenaje caótico o de espacio libre).

Según el ujo de entrada/salida (se tienen los métodos FIFO y LIFO).

Según el equipamiento empleado para la optimización del espacio disponible (se tienen los sistemas a granel,
apilado en bloque, rack y compacto sobre estanterías).

Unidad III: El proceso de outsourcing

El outsourcing (también llamado tercerización o subcontratación) es la estrategia de administración donde
una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas externas altamente especializadas en
dicha función. De esta manera, la empresa asegura conseguir una mayor efectividad, permitiéndole,
además, concentrar sus esfuerzos a las necesidades neurálgicas relacionadas con el cumplimiento de su
misión. En otras palabras, más que un contrato de personas o activos que se tercerizan, el outsourcing debe
entenderse como un contrato para resultados.

Ahora bien, ¿por qué las empresas tercerizarían sus procesos logísticos? Porque este proceso pretende
obtener ventajas globales, bene cios nancieros y, por supuesto, un mejor servicio. Sin embargo, no
siempre es posible lograr estos impactos… Desde la perspectiva económica y nanciera, la perspectiva
estratégica e incluso desde los riesgos, el proceso de outsourcing promete varios bene cios. Pero, de igual
manera, puede acarrear problemas, como la pérdida de control o el incremento de costos directos.

Por supuesto, cada empresa debe evaluar y analizar en función de sus necesidades, costos y exibilidad de
sus operaciones, cuál estrategia de outsourcing es la más conveniente para su operación. El elemento más
importante en el éxito a largo plazo de una relación de outsourcing es la claridad de objetivos. Por ello, es
importante jar los objetivos dentro de los límites de lo posible: es decir, siempre deben jarse expectativas
y metas que sean alcanzables.

Una gura cada vez más importante, tanto en el mercado nacional como en el internacional, es la del
Operador Logístico, que corresponde a la empresa que se hará cargo del diseño, gestión y ejecución de
algunas o todas las actividades logísticas de las distintas etapas de la cadena de abastecimiento de sus
clientes, por encargo de estos últimos. ¿Qué se debe esperar de ellos? Servicios de vanguardia que, en
de nitiva, le aporten a su negocio ventajas como reducción de costos, mayor exibilidad, reducción del
“time to market” y mejorar la rentabilidad de los activos, entre otras.

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Preguntas y Respuestas
Te invitamos a leer las siguientes preguntas y
respuestas sobre los contenidos vistos hasta
ahora.

1. ¿Qué es el sourcing estratégico?

Consiste en la identi cación, evaluación y negociación de las diferentes fuentes de aprovisionamiento

(proveedores) de productos y/o servicios que se requieren en la operación del negocio. Estos pueden ser
aprovisionamientos externos o internos.

2.- Parte del sourcing estratégico es establecer claramente las políticas de compras ¿A qué preguntas
debiesen responder, como mínimo, estas políticas de compras?

¿A quién y dónde comprar?

¿Qué comprar?

¿Cuánto comprar?

¿Cuándo comprar?

¿Cómo comprar?

3.- ¿Qué método se describe en las clases para seleccionar a los proveedores? ¿Cómo se evalúa?

Antes que todo se de nen los criterios de evaluación para los proveedores, los cuales servirán para
cali carlos y luego realizar una posterior selección. El método estudiado consiste en asignar ponderadores
a los distintos criterios de cali cación, entre 0 y 1 (equivalentes a un valor porcentual), según relevancia de
cada uno de ellos para nuestro negocio (asignando el mayor valor porcentual al de mayor relevancia y así
sucesivamente), teniendo cuidado que la suma de todos ellos sea 1 (ni más ni menos). Para el proceso de
evaluación, se puede de nir una escala de 1 a 10 (donde un mayor valor indica una mejor evaluación) y para
cada criterio de nido se asigna un puntaje entre 1 y 10.

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La selección dependerá del puntaje nal obtenido, al multiplicar cada ponderador por la cali cación del
proveedor en ese criterio. Quien(es) obtenga(n) la puntuación más alta, serán las mejores alternativas
como proveedore(s) en el abastecimiento.

4.- Su empresa utiliza un sistema ERP para ir siguiendo las distintas etapas de la cadena logística. Al
momento de realizar el proceso de gestión de inventarios se identi ca una diferencia entre las existencias
físicas y en el sistema ¿En quien recae la responsabilidad por ello?

La responsabilidad por las diferencias de inventario no recae en los responsables de gestión de inventarios,
ya que ellos han cumplido al detectar la diferencia de los mismos, por lo que si seguimos analizando aguas
abajo llegamos al proceso de almacenamiento, control de calidad y de compras como posibles
responsables. Como sabemos que en el control de calidad se revisan las cantidades y calidad de las
entradas de producto, entonces en dicha ocasión no hubo problemas de diferencias físicas y en el sistema
(que suelen representar los ingresos por ventas), es decir, el responsable es el área de almacenamiento,
que:

No ha mantenido correctamente el almacenamiento de las unidades respectivas

No ha registrado bien las entradas y salidas de productos a la bodega (por lo tanto puede que haya dé cit o
superávit de unidades)

5.- ¿En qué consiste el proceso de Cross Docking? ¿Qué consideraciones se deberían tener al momento de
implementarse?

El proceso de cross docking permite que las entradas y salidas a la bodega o centros de distribución
ocurran con muy pocos tiempos de espera entre ellos, es decir, el proceso de recepción y despacho ocurren
de forma simultánea en un único proceso de cross-docking.

Este proceso tiene ventajas claramente diferenciables, dándole una alta velocidad al movimiento de los
productos y eliminando la necesidad de tener grandes bodegas para abastecer las necesidades de
inventario. Sin embargo, es por esto que son extremadamente difíciles de implementar y requieren de una
buena logística, sincronización con proveedores y clientes, además de las tecnologías necesarias para
llevarlo a cabo.

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6.- ¿Por qué las empresas tercerizan sus procesos logísticos?

Normalmente la tercerización y/o Outsourcing de los procesos busca obtener algunas de las siguientes
ventajas:

Bene cios nancieros, como reducción de costos totales o no aprovechamiento de las economías de escala.

Bene cios globales, como globalización de los negocios, estandarización de los procesos y rapidez en el cambio
tecnológico.

Mejor servicio, como desarrollar el único punto de contacto y niveles de servicio no adecuado.

7.- ¿Cuáles son los factores críticos de éxito para enfrentar el proceso de outsourcing?

Para enfrentar adecuadamente el proceso de outsourcing es relevante desarrollar los siguientes

elementos, que se convierten en los Factores Críticos de Éxito (FCE) y que permitirán asegurar en mejor
cumplimiento de los objetivos esperados y un adecuado manejo y control a los problemas existentes:

Claridad en los objetivos esperados para el proceso de outsourcing

Expectativas realistas

Compromiso de los Clientes

De nición detallada de Servicios – Establecimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA)

Adecuada Flexibilidad Financiera

Compromiso de los Proveedores

Apoyo y Continuidad Gerencial

Flexibilidad Tecnológica

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