¿Qué es el control de compras?
El control de compras es un PLAN que ayuda a mantener el funcionamiento
adecuado de las compras de una empresa a lo largo del tiempo. Dentro de los
objetivos principales de mantener un control de compras en la empresa se
encuentran, entre otros:
Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y con
la calidad acordada.
Definir y documentar los procesos para detectar oportunidades de
mejora.
Elegir a los proveedores que ofrezcan mejor calidad a mejor precio.
Identificar las necesidades de los clientes.
Al poner en marcha un sistema de control de compras los protagonistas serán dos
documentos:
1. las requisiciones y
2. la orden de compra.
a. La requisición:
La requisición es el documento generado por el personal de almacén (o en su
defecto por un departamento usuario) con el fin de notificar al Departamento de
Compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de
entrega.
La compra en una empresa comienza por tanto con la recopilación de
requerimientos, lo que lo convierte en un documento de especial importancia.
Una vez se haya recogido esta información, se debe informar al Departamento de
Compras. La requisición de compra es el documento que contendrá la lista de
esos requerimientos. Tanto es así que, para prevenir posibles fraudes, a los
Gerentes de los departamentos no se les suele permitir comprar en nombre de la
empresa ni realizar pedidos directamente a los proveedores.
Por eso la requisición es fundamental en el proceso porque, en su lugar, quienes
realizan los pedidos a los proveedores externos pertenecen a un departamento
diferente (ya mencionado) llamado Departamento de Compras o en su defecto, el
Departamento Comercial.
Los Gerentes de los distintos Departamentos utilizan así los formularios de
requisición de compra para informar a este departamento qué materiales se
necesita adquirir.
Dicho esto, existen varios tipos de requisiciones de compra:
Estándar
Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos
productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.
Subcontratación
Para suministrarle materia prima a un proveedor, con la finalidad de después
obtener un producto terminado.
Consignación
Para obtener material que se guarda en las instalaciones de la empresa (por lo
que se paga al proveedor una vez vendida al cliente final).
Transferencia de inventario
Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentre
dentro de la misma organización.
Servicio externo
Para obtener los servicios de un proveedor externo, como por ejemplo, realizar
labores de mantenimiento de planta.
b. La orden de compra:
El otro documento importante en un sistema de control de compras es la orden de
compra, también conocida como pedido de compra o nota de pedido. Éste es el
documento que el comprador entrega al proveedor para solicitar ciertas
mercancías o servicios. En éste se detalla la cantidad a comprar, el tipo de
producto o servicio, el precio, las condiciones de pago, etc. además de otros datos
importantes para la operación comercial.
Dicho esto, para llevar el control de compras de una empresa se puede recurrir a
distintos métodos, desde una libreta de apuntes o un archivo en Excel, hasta algo
más sofisticado como un ERP/Enterprise Resource Planning (como por ejemplo
Click Balance, un sistema en la nube que ayuda a llevar el control de ventas
mediante entregas automáticas de reportes en la fecha indicada, además de llevar
un control de todos los procesos administrativos de la empresa en el mismo
sistema).
Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el
proceso de adquisición de los bienes y servicios que la empresa necesita para su
operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.
# El proceso de compra y sus fases
El proceso de compra en una empresa es vital para la misma y por eso la mayoría
de las compañías cuentan con un Departamento independiente para su gestión;
normalmente conocido como Departamento Comercial. Además, este
departamento suele representar un porcentaje elevado de la compañía, de modo
que no es difícil suponer que gran parte de los beneficios de la empresa se debe a
los ahorros generados en este departamento.
Durante el proceso de compra de una empresa surgen tareas tales como:
Previsión de las necesidades de materiales o servicios.
Planificación del suministro con tiempo suficiente.
Adquisición de dichos materiales.
Aseguramiento de que se reciben los productos solicitados en la
cantidad, el tiempo y la calidad acordada.
Gestión administrativa del suministro. Esto es, la gestión de los
pagos. Este último podemos dividirlo además en:
Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades,
determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de
aprovisionamiento.
La compra: adquisición de los materiales o servicios.
Operaciones posteriores a la adquisición: Esto refiere a la recepción
de productos, aceptación de las facturas y, en algunas ocasiones, a
las reclamaciones por defectos en los materiales o por su entrega en
malas condiciones.
Operaciones paralelas a la compra: Esto refiera a la gestión del
stock, la captación de nuevos proveedores, la recuperación de
materiales sobrantes o en desuso, etc.
Este proceso de compra, a su vez, cuenta además con subprocesos: analizar
precios, planificar las compras, especificar las características, evaluar y
seleccionar los proveedores, negociar los precios, generar la compra, realizar los
contratos de suministro y por último (y muy importante) establecer cómo se va a
realizar el pago (abono a corto o largo plazo, plazo de entrega, plazo de
devolución, etc.).
De este modo, una vez se ha realizado la compra, el proveedor envía la factura a
la empresa. Esta factura, documento de reconocimiento de las obligaciones de
pago y utilizado para contabilizar transacciones, es recibido por el Departamento
de Administración.
Independientemente de que se reciba en papel o u otros medios, se debe
establecer un proceso administrativo para su aprobación. Las facturas se irán
depositando en un archivo transitorio para que sean conformadas con la copia del
contrato y del albarán recibido. Este proceso requiere que previamente se hayan
creado dos archivos - registros transitorios:
Los contratos de compras firmados y pendientes de verificar con
facturas para comprobar que éstas reúnen las condiciones
comerciales contratadas y que el precio facturado coincide con el
contratado;
Los albaranes recibidos pendientes de verificar con las facturas para
comprobar que las cantidades facturadas coinciden con las que se
contrataron y de este modo confirmar que no se ha producido
ninguna incidencia.
