SUBSISTEMA DE COMPRAS o ABASTECIMIENTO

Lecturas / Bibliografía.
Se recomienda la lectura del caso Trafalgar, en el cual puede observarse un ejemplo de un procedimiento de
Compras formalizado mediante el narrativo y sus correspondientes diagramas de bloque detallado y cursograma,
así como la descripción del proceso de Abastecimiento en el capítulo 6 del libro Diseño Organizativo - Estructura y
Procesos de J.J. Gilli , o bien, en el capítulo 3 del libro de Diseño y Efectividad Organizacional de J.J. Gilli.

ALCANCE

El alcance de este subsistema comprende desde el momento en que se detecta la necesidad de

aprovisionamiento hasta que el pedido se recepciona, se almacenan los bienes adquiridos y se realiza
la contabilización provisoria de la compra.

ETAPAS

Las etapas (o subprocesos) del proceso de Compras, analizadas en el material mencionado al

comienzo, son las siguientes:

Detección de la necesidad de compra >> Selección del proveedor >> Recepción del pedido >>
Registración contable provisoria de la compra>>

En este Subsistema, requiere especial atención la administración de inventarios de las materias primas.
Los inventarios de materias primas revisten importancia ya que de ellos depende el poder satisfacer
las necesidades de sus operaciones de producción. Representan una significativa inversión y requieren
de un extremo control. Si los inventarios son muy altos, la organización pierde dinero por el capital
inmovilizado y hay mayor riesgo de robos y daños; y si, por el contrario, son muy bajos, corre el riesgo
de quedarse sin existencias, lo que implica detener la producción en espera de los suministros que se
necesitan y ocasiona tiempo de inmovilización de las máquinas y de la mano de obra.

El subsistema tiene que permitir un equilibrio óptimo para reducir los costos al mínimo; a tal efecto, se
desarrollan los modelos matemáticos computarizados de inventarios que contribuyen a decidir cuándo
ordenar compras y en qué cantidad, punto de pedido y lote óptimo respectivamente.

Otro de los métodos conocidos es el de producción justo a tiempo, desarrollado por los japoneses, que
tiene por objetivo un procesamiento continuo y sin interrupciones de la producción; implica la
minimización del tiempo total necesario desde el comienzo de la fabricación hasta la facturación del
producto. En este caso no se optimiza el tamaño de los lotes, sino que, por el contrario, se minimiza,
con el objeto de reducir los tiempos de preparación a cero. En esta metodología se considera a los
inventarios como una forma de desperdicio, como causal de retrasos y una señal de ineficiencias en la
producción.

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MODALIDADES

Los procesos administrativos tienen variantes:

 Compras Menores En relación al valor del producto que se adquiere y que su necesidad sea
circunstancial. Es recomendable, que estas gestiones no se centralicen en un departamento.
 Compras de Bienes de uso Bienes que no se reponen de forma permanente e implican una alta
inversión con valores significativos.
 Compras Normales Bienes de consumo repetitivo y necesario para el normal
desenvolvimiento de la actividad de la organización. Generalmente estas gestiones se
centralizan en un departamento específico.
 Importaciones Compras a proveedores extranjeros que requieren una serie de trámites y
autorizaciones particulares, como así también, documentación específica para llevar a cabo
esta operatoria.

Las modalidades de compras por licitaciones o concursos de precios e importaciones por

compras en el exterior, suelen incluir operatorias más complejas.

COMPROBANTES

El uso de comprobantes no implica que la empresa utilice soportes en papel, los programas
informáticos generan comprobantes y el ingreso de los datos necesarios para ello se realiza en
formularios de carga que el programa muestra en pantalla.

Estos comprobantes pueden sufrir modificaciones según la practicidad que determine la organización y
sus características, en el proceso se utilizan comprobantes internos que no están determinados ni son
obligatorios por disposiciones legales como ocurre en el caso de la Factura, Remito y otros.

Considerar que toda documentación debe mantener las normas de diseño de formulario.

 Solicitud de compra (SC)

Por cada pedido de materias primas, materiales, insumos o mercaderías. Los sectores de Depósitos
o Almacenes (u otro sector requirente) emitirán la Solicitud de Compra.
Este documento indica la cantidad y la calidad del artículo a comprar así como la fecha de
utilización.
El responsable de Almacenes al detectar la necesidad de compra cuando se ha llegado al punto de
pedido o stock mínimo confecciona la Solicitud de Compra y la envía al sector Compras. Deberá
confeccionarla y/o autorizarla la persona autorizada del sector requirente.

 Pedido de cotización (PC)

Al momento de solicitar las cotizaciones a los posibles proveedores, el sector de Compras emitirá
el Pedido de Cotización, el cual debe indicar las mercaderías solicitadas y las características
técnicas de la misma así como las condiciones de compra (en aquellos casos que lo requieran).
Puede presentarse la situación que el Pedido de Cotización pueda no ser físico y ser verbal, cuando
la significación de la compra lo admita. En este caso, la documentación adquirirá la forma de una
planilla en la que se volcarán las cotizaciones transmitidas.
Existen excepciones a la emisión del Pedido de Cotización, por ejemplo: Compras de escasa
significación, situaciones de extrema urgencia que justifiquen pedidos telefónicos, trabajar con
proveedores habituales, tener alianza estratégica con algún proveedor, etc.

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 Orden de compra (OC)
Una vez adjudicada la compra al proveedor, el sector de Compras emitirá la correspondiente
Orden de Compra. Es el comprobante que confecciona el comprador para encargar o pedir las
mercaderías por escrito bajo ciertas condiciones de pago o entrega. Para el que emite la Orden de
Compra implica un compromiso de comprar en las condiciones establecidas.
Este documento debe indicar el producto solicitado, su calidad y cantidad, precio unitario y total,
plazo de entrega, condiciones de pago. La correcta y completa confección de este formulario es
importante para evitar conflictos con la entrega o pago de la compra.

 Informe (o Parte) de Recepción (IR)

Este documento es emitido por Recepción en el momento de la entrega formal de la mercadería
por el proveedor. Brinda información acerca de la cantidad de mercadería recibida, aprobación de
calidad e información del proveedor que la entregó.
Este documento se adjunta al Remito que entrega el proveedor y es el documento que toma
Almacenes o Depósitos para ingresar las mercaderías a su ficha de stock. Ambos documentos,
Informe de Recepción y Remito, Contaduría los adjuntará al Legajo de compras. En algunos
sistemas computarizados, la sola emisión del formulario actualiza automáticamente los sistemas
de información notificando que dichos suministros están disponibles. De tal manera, al recibir
Almacenes las mercaderías controla con el IR (físico o por sistema informático) y da conformidad
a Recepción, por su parte Compras con el IR conformado, da por concluida su gestión y
Contaduría adjunta el IR y el Remito al legajo de compras (evidenciándose el control por oposición
de intereses que se explica en la norma de control interno de Separación de Funciones)

CONTROL INTERNO

Las Normas de Control Interno tratadas en la unidad 3 se aplican en particular a este

procedimiento como se indica a continuación.

1- Separación de funciones
Compras deberá estar separada funcionalmente del área que custodia los bienes y del área
que los registra (Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad).
En el diseño del subsistema de compras se deben tener presentes las necesidades de control
interno en cuanto a la separación de funciones entre quienes realizan el manejo físico de los
bienes, los que efectúan la gestión de compras y aquellos que se ocupan de su registro, para
evitar posibles irregularidades.
El objetivo principal de esta norma, es permitir realizar el control por oposición de intereses a
través de la división estructural de funciones y del uso de la documentación.
En las grandes empresas, se puede contar con una sección de Recepción con funciones
especializadas que implican una preparación determinada, subordinada a la gerencia de
Almacenes o de Producción.
La tarea de control de calidad puede estar en un departamento específico. Por razones de
orden interno, es conveniente que las funciones de recepción, de compras y de control de
calidad estén bajo la responsabilidad de sectores diferentes.
Estas son algunas de las opciones, pero cada organización tiene que considerar lo más
conveniente para su actividad y para el mejor aprovechamiento de sus recursos.

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En las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) puede admitirse que las funciones de
recepción, control de calidad, almacenamiento y distribución de materiales sean
responsabilidad del gerente de abastecimiento o de compras, por razones de economía de
escala.
A través de este control se trabaja en términos de costo, ya que lo que se logra es que se
adquieran los materiales que sean necesarios para evitar interrupciones en la producción y/o
entregas. También esta segregación de funciones motiva que cada función permita controlar
con anticipación o con posterioridad a la otra sin que cada una controle su propio desempeño.

2- Iniciación del trámite de la compra

Debe iniciarse con un pedido formal por escrito de funcionario responsable del sector
requirente, quien emitirá una Solicitud de Compra (manual o por sistema informático)
describiendo el material con las especificaciones necesarias respecto de lo que necesita
adquirir.

3- Punto de pedido y lote de compra*

Permitir controlar el nivel de inventarios en forma automática, trabajando con stocks
máximos, stocks mínimos, márgenes de seguridad y puntos de pedidos.
Esto implica fijar para cada artículo los puntos de pedido una vez alcanzado el stock mínimo,
permitiendo que el margen de seguridad provea el artículo mientras se desarrolla la
reposición.
Es importante instaurar un sistema de inventarios permanentes a efectos de que se tenga
información actualizada de las existencias físicas exigiendo responsabilidades en el manejo y la
custodia de las mercaderías.
Otra consecuencia de un correcto desempeño del sistema de inventarios permanentes es la
mejora eficiente de la función de compras ya que las decisiones de reposición se basan en
información confiable y evitan la compra innecesaria o atemporal.

* Desarrollado en Control Interno del Subsistema de Producción

4- Pedido de cotizaciones
Es conveniente solicitar cotización a más de un proveedor, normalmente la solicitud se realiza
como mínimo a tres, a fin de asegurar no sólo los precios más económicos, sino una adecuada
provisión en tiempo y forma, así como la calidad de los productos que se pretenden adquirir.

5- Autorización de la compra
La decisión de contratar debe ser tomada en función de todas las ofertas recibidas y debe ser
tomada por un funcionario responsable del área.
El funcionario interviniente deberá fundamentar y dejar documentado la adjudicación y los
criterios adoptados para la selección del proveedor.
Una vez que esté firme la decisión de compra, quien la tomó deberá intervenir con su firma la
cotización del proveedor elegido o la Orden de Compra.

6- Control de las mercaderías recibidas (Recepción de las mercaderías)

La recepción de las materias primas o materiales estará a cargo de un sector funcionalmente
independiente de Compras y de Depósitos ó Almacenes, debe verificar que se cumplan los
requisitos en cuanto a la cantidad y calidad establecidos en la Orden de Compra. También
deberá controlarse en el caso de existir especificaciones técnicas.

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La función de control debe recaer en un sector separado de Almacenes, el sector indicado es el
de Recepción. Debe generarse un reporte escrito con la información de los bienes recibidos
(Informe de Recepción)
Si las empresas cuentan con un sistema de calidad total para ellas y sus proveedores, el
problema de la calidad se reduce de manera considerable, no se necesita controlarla en la
recepción para protegerse contra insuficiencias derivadas de los insumos.

7- Política de seguros - Seguros de las mercaderías en tránsito

Se recomienda contratar seguros para cubrirnos de posibles pérdidas o siniestros por traslado
de la mercadería. Es necesario contratarlos en aquellos casos en que las mercaderías viajen
por cuenta y riesgo de la empresa adquirente.

8- Emisión de formularios
La documentación respaldatoria mencionada debe cumplir con el requisito de prenumeración,
ya sea a través de imprenta si se utilizan formularios en papel, o asignada automáticamente en
el momento de la generación de los comprobantes a través de un sistema informático,
cuidando en este caso que el usuario no pueda alterar la numeración correlativa que otorga el
sistema.
Aquellos que trascienden a terceros, así como aquellos que dentro de la organización avalan el
movimiento de bienes, deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.
Es conveniente la prenumeración de las Solicitudes de Compra, Órdenes de Compra, Informes
o Partes de Recepción.
Respecto al diseño de los formularios se debe realizar teniendo en cuenta todos los datos que
van a ser necesarios para obtener la información requerida por los usuarios y los principales
datos de cada documento, los cuales fueron mencionados anteriormente.
Respecto al diseño de los archivos, se debe realizar facilitando su rápido acceso, sobre todo si
utilizamos un programa informático, lo debemos diseñar estableciendo diferentes criterios de
búsqueda para agilizar la consulta.

9 - Régimen de autorizaciones
Es importante determinar cuáles son los niveles requeridos para autorizar determinadas
tareas, por ejemplo qué personas están autorizadas para solicitar la compra de materias
primas o materiales. El encargado de compras deberá verificar que la iniciación del pedido
formal de compra contenga la autorización del sector requirente (ya sea del responsable de
Almacenes, en caso de que se origine allí o del responsable de cualquier otro sector requirente
de la organización)
Quien realice el pedido debe completar la Solicitud de Compra correspondiente que debe ser
intervenida por persona que posea autorización para iniciar el trámite compra, (ya sea de
forma manual o por sistema informático, en este último caso deberá ingresar el funcionario
que debe autorizar la Solicitud de Compra con su perfil de usuario correspondiente para
desempeñar esta tarea)

10 - Registración de las operaciones

La registración contable debe realizarse en el momento del ingreso de la mercadería,
reflejando el aumento del inventario de las materias primas adquiridas.
Datos que se obtienen del Informe de Recepción, que valoriza según la orden de compra.

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 La contabilización provisoria consistirá en registrar en una cuenta de Activo las Materias
Primas que ingresan al stock y en una cuenta de Pasivo la obligación que se genera hasta que
se recepcione la Factura definitiva enviada por el Proveedor.

INFORMACION GERENCIAL:

La información que surge de los procesos administrativos debe ser útil para la toma de decisiones,
los gerentes necesitan información resumida y orientada a las decisiones del área.

De acuerdo a lo desarrollado en la Publicación Estrategias funcionales y su coordinación con las

estrategias corporativas y de negocios, la función del área de Compras (Abastecimiento), es
asegurar la provisión continua de los insumos requeridos por el proceso productivo de bienes
físicos o servicios, con la calidad exigida por las especificaciones adoptadas por la estrategia
empresarial y de la forma más económica posible.

Su definición dependerá del tipo de organización que se trate. Si se trata de una empresa
distribuidora, de una empresa industrial, de empresas comercializadoras, de Pymes; es decir que
variará según la relevancia que tendrá la actividad de la organización y del lugar que ocupará el
área de Compras (Abastecimiento) en sus actividades.

También puede asumir la responsabilidad de la adquisición de bienes como máquinas, muebles,

útiles, instrumental, automotores y otros bienes necesarios para la transformación de los
materiales, la prestación de servicios, la facilitación de la comercialización y otras actividades de la
administración de la empresa.

Para tomar decisiones respecto a las operaciones de compras, se necesitarán conocer

determinados indicadores. A manera de ejemplo, mencionamos los siguientes informes que según
el requerimiento de la gerencia podrán ser expuestos en períodos semanales, mensuales,
trimestrales:

 Tiempo promedio de la gestión de compra

 Solicitudes de compra de más de …X..días
 Órdenes de compra pendientes vencidas
 Inmovilización de artículos en stock
 Monto de compras real vs presupuestado
 Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses
 Principales proveedores por monto de compra (Por ej.: 5)

BIBLIOGRAFIA:
- GILLI, JUAN JOSÉ y otros (1998) “Sistemas administrativos. Técnicas y aplicaciones”. Ed.
Docencia. Bs. As.
- RUSENAS, RUBEN O. (1999) “Manual de Control interno”. Ed. Macchi. Bs. As.
- GILLI, JUAN JOSÉ (2007). “Diseño organizativo. Estructura y Procesos”. Capítulo 6

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