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Taking as it bases the discussions and aspects carried out on the update seminaries on
purchases that have been mentioned previously, and to the consulted Bibliography we
can treat the following aspects regarding the definition and to the control since a ampler
concept considers in the titled book "As to improve and to control the purchases" which
are in impression and where it picks up the experiences lived in some companies and
the suggestions raised by Directors of Purchases that toil in the region. We will
present/display in this article the definition, the objectives of the function of purchases,
as well as the profile of the position by labor competitions, and their responsibilities of
the Director of the department, to conclude with the design of the respective internal
controls and the automatization of the computer science handling of the Department of
Purchases.
Introducción
Producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la región, de los sectores
económicos publico y privado, y dentro del proyecto de investigación "La Importancia
del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelo gerencial", se presentan
algunos conceptos relativos al control en la gestión de compras, teniendo en cuenta las
conclusiones del proyecto de investigación, las experiencias adquiridas y los
intercambios académicos realizados con Jefes de Compras.
Hablar del proceso, el control de gestión de compras daría para un artículo extenso
donde se hiciera un análisis completo, desde la iniciación del proceso hasta la
culminación de este, sin embargo hemos considerado que sería mas interesante plantear
algunos aspectos relativos al control, que ayude al lector a reflexionar sobre los
controles internos que se deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestión de
compras.
Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de
actualización sobre compras que se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografía
consultada podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definición y al control
ya que un concepto más amplio se plantea en el libro titulado "Como mejorar y
controlar las compras" el cual se encuentra en impresión y donde se recoge las
experiencias vividas en algunas empresas y las sugerencias planteadas por Directores de
Compras que laboran en la región.
Definición
Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un
proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector
de la empresa. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos
y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es obtener
mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la
misión de la organización.
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o
consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el
resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable
de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente
confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de
control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con
responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del
léxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra
Control así como la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria
el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma
coordinada y dinámica.
El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberá
desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema de gestión bajo
los requisitos normativos ISO y su posterior certificación. La estructura del Manual de
referencia se muestra a continuación:
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y
manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del
departamento.
Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la
evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.
Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así tener un mejor
cumplimiento a estos procesos.
El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los procesos,
procedimientos y gestión corrigiendo los controles que estén operando mal o no estén
operando.
Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan la
suficiente autoridad para solicitar descuentos así como evaluar la calidad del producto ó
servicio.
Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente los
proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garantía en su
responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
15. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas
de menor valor que pueden realizarse en las secciones o departamentos por
medio de un fondo de caja menor.
Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el departamento de
compras el responsable en la empresa ya que son los únicos que conocen los términos
de negociación con los proveedores.
Este control es indispensable para así tener un Comité que defina con criterios y
responsabilidad las compras necesarias en la empresa.
Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la más aceptable a
nuestros requerimientos.
Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean autorizados su compra
por los máximos organismos o directivos de la empresa.
Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la protección de los activos de la
compañía así como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.
Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros
del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o servicios especializados.
23. Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones
entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.
27. Debe existir políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los
proveedores.
Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos.
Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compañía, de los que
nos envían para demostración los respectivos proveedores.
Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus
relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas
reuniones o asociaciones.
En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un control más
efectivo.
Es fundamental este control para que especialistas en equipos y montaje de estos, hagan
su trabajo en forma efectiva y profesional.
Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén
muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a
las demás áreas y secciones de la empresa.
Este registro desde el punto de vista del Control es necesario para detectar fallas que se
puedan presentar en el proceso de compras.
FUNCIONES O RESPONSABILIDADES
I. REALIZA :
1. La planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.
2. Estudios de precios.
3. Selección de proveedores y transportadores.
4. Negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la
empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.
5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes,
transportadores y otros que consideren necesarios.
6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos.
II. INVESTIGA:
III. ACTUALIZA:
El registro de proveedores
El registro de cotizaciones
IV. FIRMA:
1. Ordenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.
V. PARTICIPA:
VI. OTRAS FUNCIONES:
La persona que efectué el trabajo de la gestión de compras, debe cumplir por lo menos
con los siguientes requisitos:
3º EXPERIENCIA
3 años en el cargo.
4 años en cargos similares.
4º FORMACIÓN
Legislación comercial y jurídica.
Administración.
Procesos de gestión de calidad.
Programas de ofimática.
Revisoría fiscal.
Auditoria interna.
Gerencia general
Jefes de departamentos.
Empleados en general.
Todos los cargos de la empresa.
Pero gran parte de esos datos que nosotros, o las entidades de nuestra sociedad,
manejamos, han sido tratados, sea durante su proceso, o almacenamiento, o transmisión,
mediante las llamadas tecnologías de la información, entre las que ocupa un lugar focal
la informática.
Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes
empresas tengan varias opciones a seleccionar. A continuación en el diagrama N°1
mostraremos el esquema típico de un ERP.
Toda información generada en forma endógena o exógena debe contar con las
siguientes características:
Confidencialidad
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Efectividad
Integridad
Eficiencia
Diagrama N°1
Fuente: Diseño propio. Esquema básico de un ERP.
Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las
exigencias de cada área funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de
trabajo (workflow)[10] entre los distintos usuarios.
5.3 Historia
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo
aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas
las tecnologías que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros
proveedores de software empresarial, que incluía todas las funciones de una empresa de
manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas
empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, Enterprise Resource
Planning, lo que significa: Planeación de la empresa a partir de sus recursos.
Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen
nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de
servicios.
5.7 Por qué es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP
Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita
únicamente a la implementación de éste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de
una pyme se debe tener una constante retroalimentación, ya que la tecnología y el
mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar
preparado para afrontar diferentes situaciones
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto
tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la
principal FUENTE de información para otros sistemas críticos del negocio. En otras
palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se
alimentarán de la adecuada información que un ERP administre.
Datawarehouses[12]
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Información Ejecutivos
Otros
Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas
pueden conocer la situación del departamento de compras, en el almacén de productos y
de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones más
acertadas y en menos tiempo.
Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser más
competitivas además de tomar ventaja con respecto a su competencia si ésta no cuenta
con un sistema como este.
El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que incrementa las
utilidades de la compañía por medio de la reducción de inventarios, más rápida
recolección de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido.
Conclusión
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la
"información" como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las
pymes de la región tengan los sistemas de información adecuados para administrar
rápidamente y eficientemente dicha información.
Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como
reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los clientes siempre y
cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un
ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una
empresa desea implementar un sistema de información que le permita automatizar sus
operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva
de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios
electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable de información, entonces es
necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por
ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas
nuevas aplicaciones.
Bibliografía
CAMACHO, Salvador. (1997). Planeación de Recursos Empresariales.
HERNANDEZ, José Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc GrawHill, Santafé de Bogotá
(Colombia), Abril de 1998
PUERTO, Luís Alfredo. (2000). Impacto de las soluciones de Planeación de Recursos
Empresariales (E.R.P.), Junio del 2000
Quinn, James Brian. Intelligent Enterprise: A Knowlegde and Service Based Paradigm
For Industry. The Free Press. New York 2002.
Messner, William A. La Gerencia de Compras. Una Guía para Comprar con Éxito. Ed.
Norma, Bogotá 1996. 384 p.
Granda Escobar Ruben Dario, Manual de Control Interno. Grupo Editorial Nueva
Legislación.
Autor:
[1] Los capítulos del Manual de referencia señalan etapas que no son secuenciales para
la implementación del SCCP según los requisitos ISO 9001:2000, por lo que es
necesario que el Departamento de Compras defina las principales etapas de
implementación, dentro de las cuales se podrá considerar: situación actual de la
organización con respecto a los requisitos ISO 9001:2000, preparación del equipo de
trabajo, comunicación al interior del Departamento de Compras, capacitación en
requisitos normativos, definición de alcance, principales procesos y exclusiones,
definición de política y objetivos de calidad, diseño de procedimientos documentados,
marcha blanca e implementación de procedimientos documentados, auditoria interna de
calidad, auditoria de certificación (para el año siguiente).
[4] Proyecto de Investigación: "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes:
propuesta de un modelo gerencial".
[5] Sistema: Viene del griego systema, que significa conjunto de reglas, principios o
medidas, enlazados entre sí. Conjunto de cosas o partes coordinadas según una ley, o
que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto o función.
Colección de definiciones y reglas operativas que se introducen con un objetivo
definido común ya sea natural o no natural.
[6] Se define como la cadena de comunicación que los nodos que conforman una red
usan para comunicarse. Es un conjunto de dispositivos físicos "hardware" y
de programas "software", mediante el cual podemos comunicar computadoras para
compartir recursos (discos, impresoras, programas, etc.) así como trabajo
(tiempo de cálculo, procesamiento de datos, etc.).
[9] Resulta inadecuado utilizar frases como "la empresa PYME", ya que la sigla hace
referencia al mismo tiempo a empresas tanto medianas como pequeñas, por lo que la
afirmación puede dar lugar a confusiones. Es más apropiado hacer referencia al ente
como "la empresa pequeña" o "la empresa mediana".
[10] Para controlar el flujo de trabajo de un elemento de trabajo, hay que definir su
estado inicial, sus estados válidos, las transiciones aceptadas entre esos estados y los
usuarios o grupos que tienen permiso para realizarlas.
[11] "El ERP no es un paso mayor, pero si una expansión del MRP II, con nuevas
aplicaciones a través de la incorporación de tecnología moderna a la empresa, como el
concepto Cliente-Servidor y EDI (Intercambio de Información Electrónica), que han
provisto de mayor alcance al uso de la misma filosofía." [RALSTON, citado por
CAMACHO, 1997: 2]
[12] Tipo de herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que
los recursos sean administrados eficientemente intercambiando y conocimiento dentro y
fuera de las organizaciones.