Dinámica I

Dinámica Redacción de hallazgos ISO-9001 versión 2015:

Auditoría Externa Empresa Cocos Deliciosos el Caribe.

El auditor Carlos González auditó en el área de recursos humanos las cláusulas 7.2 competencia, 7.3
toma de conciencia y 7.4 comunicación de la Norma ISO-9001 versión 2015. La entrevista con la Gerente
de Recursos Humanos, la Sra. Carolina Hernández, fluyó de la siguiente manera:

Carlos Buenos días Sra. Hernández, gracias por recibirme esta tarde. Le estaré haciendo algunas
González preguntas con relación al proceso de capacitación y al proceso de comunicación. Le estaré
solicitando registros y quizás nos movamos a la planta en caso de que entienda necesario
entrevistar algunos de los empleados o buscar videos en el CCTV como muestra de
cumplimento.

Carolina Claro, estamos a la orden para cualquier necesidad.

Hernánde
z
Carlos Excelente, iniciaremos con el procedimiento de Capacitación, según leo va acorde con lo
González estipulado en la norma ISO9001 versión 2015 y se le está realizando a todo el personal, sería
posible explicarme como determinaron las competencias requeridas por cada empleado?

Carolina Realmente ese ejercicio fue realizado por los asesores externos de la empresa junto a la
Hernánde Coordinadora del Sistema de Calidad, luego las competencias se añadieron a las Descripciones
z de Puesto. Nosotros en RRHH solo contamos con las descripciones de puesto y nos aseguramos
de mantenerlas actualizadas.

Carlos Podría mostrarme los registros de las capacitaciones del personal que trabaja en el área de
González limpieza y extracción de agua de coco.

Carolina Claro que si, en este archivo se encuentran.

Hernánde
z
Carlos El registro del empleado Raúl Ramirez, el empleado que en la mañana de hoy se encontraba
González realizando específicamente la función de manguereado del área final de extracción, no se
encuentra aquí.

Carolina (Luego de buscar unos minutos y hacer algunas llamadas) tiene razón, al momento de
Hernánde gestionarse su ingreso se imposibilitó la coordinación de su entrenamiento de nuevo ingreso. Lo
z tomaremos en consideración. De todas maneras como puede observar, de 86 empleados que
entraron en los últimos cuatro meses en esta área, este fue el único con este inconveniente.

Carlos Bien. Muchas gracias. Permítame de todas formas anotar este hallazgo.
González Veamos ahora el área de comunicación. ¿Cómo deciden qué comunicar y a quién?

Carolina Realmente nos enfocamos en comunicar a través de las capacitaciones todos los procesos,
Hernánde indicadores de gestión y resultados de las auditorías internas a todo el personal.
z
Carlos En la mañana estuve auditando el área de recibo de mercancía donde se encontraban los
González empleados Atilio Sanchez código 3461 y Enríquez Rodríguez código 7552. Ninguno de estos dos
empleados tenía conocimiento de los resultados de la última revisión gerencial ni de la última
auditoria externa así como tampoco fueron capaces de dar una explicación con relación a la
política de calidad.

Carolina (Luego de buscar unos minutos y de nuevo hacer algunas llamadas) Vaya… me comunica el
Hernánde supervisor que justamente estos dos empleados han sido movidos de área recientemente y no
z han pasado por el proceso de inducción de áreas, pero operación no podía esperar… si quiere
puedo mostrarle nuestro plan de capacitación, nuestro porcentaje alcanzado hasta el momento
y los certificados y/o hojas de registro de las capacitaciones? Si los empleados están bien
entrenados de un plan de capacitación bien desarrollado deberíamos cumplir con el requisito de
comunicación, no le parece?

Carlos No está bien, no se preocupe. Muchas gracias. Permítame de todas formas anotar este hallazgo.
González Bien, pasemos al procedimiento de etiquetado del producto final. El mismo estipula que los
empleados de limpieza, quienes reportan al área de RRHH, deben realizar una limpieza total del
área antes de iniciar cambios de producto como soporte a operaciones. Quisiera que nos
dirigiéramos al CCTV y ubiquemos los videos de los días 12 de mayo 2015 9:45am, 30 de mayo
12:33pm, 20 junio 2015 11:14am, 02 de julio 7:34pm y 14 de julio 2015 5:46pm a fin de verificar
la manera en que los empleados de RRHH realizaron las limpiezas que se registran en estos
formularios.

Carolina Ajá… bueno. (Ya en el CCTV, en los videos se pudo identificar que estas limpiezas no fueron
Hernánde realizadas) Ya bueno esto es debido al cambio de personal, el personal nuevo en esas funciones,
z no está a acostumbrado seguir el procedimiento con exactitud.

Carlos Perfecto señora Hernández le agradezco su tiempo. Quisiera que ahora leyéramos la manera con
González como he escrito los hallazgos.

Redacte la o las no conformidades detectadas en este ejercicio.

 Redacción de Hallazgos I
Fecha: 18-08-2021 Hora:10:30am # Hallazgo: 1
Lugar (departamento). (RRHH), Capacitaciones
Puesto y empleados Involucrados en Manguereado del área final de extracción
el hallazgo (auditados).
Documentos auditados. Los registros de las capacitaciones del personal
Descripción del incumplimiento persé No se encontró la capacitación del empleado Raul Ramirez
(detalles del hallazgo).
Evidencia (Fotos, documentos, Los formularios de capacitación
formularios, procedimientos, videos).
Cláusula que se incumple. 7.2 b y 7.2 d
Nombre y firma auditor. Carlos Gonzalez

Fecha: Hora: # Hallazgo: 2

Lugar (departamento).
Puesto y empleados Involucrados en
el hallazgo (auditados).
Documentos auditados.
Descripción del incumplimiento persé Se evidencio que los empleados Enríquez Rodríguez y Atilio Sanchez no
(detalles del hallazgo).
Evidencia (Fotos, documentos,
formularios, procedimientos, videos).
Cláusula que se incumple.
Nombre y firma auditor.
RRHH, área de comunicación
Puesto Gerente de RRHH (Carolina Hernández), Empleados: Atilio Sanchez
código 3461 y Enríquez Rodríguez código 7552
Indicadores de gestión y resultados de las auditorías internas
tenían conocimiento de la política de calidad ni la última revisión gerencial.
Verbal Y documental
7.4
Carlos González

Fecha: Hora: # Hallazgo: 3

Lugar (departamento).
Puesto y empleados Involucrados en
el hallazgo (auditados).
Documentos auditados.
Descripción del incumplimiento persé Se evidencio que el personal de limpieza registra su actividad, pero no está
(detalles del hallazgo).
Evidencia (Fotos, documentos,
formularios, procedimientos, videos).
Cláusula que se incumple.
Nombre y firma auditor.
RRHH
Empleados de limpieza, Personal de CCTV y Gerente de RRHH
Procedimiento de etiquetado del producto final Y Formulario de Limpieza
cumpliendo con la realización de las mismas.
Video CCTV, Procedimiento de limpieza y formulario de limpieza.
7.3
Carlos González
Dinámica II
Dinámica Redacción de hallazgos ISO-9001 versión 2015:
Auditoría Externa Empresa Cocos Deliciosos el Caribe.

El auditor Carlos González, ya casi al finalizar el día, auditó al presidente de la empresa, el Sr. David
García, en presencia del Encargado del SGCS. La entrevista con el Sr. García, fluyó de la siguiente
manera:

Carlos Buenos días Sr. García, ¡ya estamos casi terminando! Muy amable decidir permanecer durante
González toda la auditoria y de asignar el tiempo requerido para su entrevista. Estaremos auditando todo
lo relacionado a la etapa de planificación.

David Ha sido un proceso de mucho aprendizaje. Para nosotros el sistema de gestión es prioridad.
García
Carlos Así nos hemos ido dando cuenta. Iniciemos pues, ¿puede usted comentarnos como realizaron en
González análisis del contexto de la organización?

David Nos basamos en el FODA que se había realizado en el esfuerzo de planificación estratégica del
García año pasado y a partir de las debilidades y amenazas fuimos identificando los riesgos.

Carlos Muy bien, ¿solo utilizaron FODA? ¿No ampliaron a PESTLE?

González
David Bueno, la verdad es que si mal no recuerdo, entendíamos en ese momento que con los
García resultados del FODA anteriormente realizado era más que suficiente.

Carlos (Luego de unos minutos revisando el documento de análisis contextual) Veo que el mismo fue
González realizado un año antes de iniciar el proyecto y que en las amenazas no fueron contemplados
aspectos de tecnología, legales ni ambientales.

David Todos esos aspectos fueron discutidos en su momento pero se descartó su incidencia en las
García operaciones.

Carlos Bien. Muchas gracias. Permítame de todas formas anotar estos hallazgos.
González ¿Podría decirme cual es el alcance del sistema de gestión de la calidad?

David ¿El alcance del sistema de gestión de la calidad? (Luego de una mirada aterrada al gestor del
García sistema) ¿Nuestra empresa? (Aquí el gestor del sistema interviene y hace referencia al
documento contextual donde al inicio del mismo está definido el alcance, aquí el auditor
completa algunos apuntes en sus anotaciones de hallazgos).

Carlos ¿Tienen la matriz de riesgos y objetivos disponible?

González
David Sí sí claro (ubica la matriz de riesgos y objetivos) Justo después del análisis contextual diseñamos
García la política de calidad y a partir de esta política y el análisis FODA fuimos identificando los riesgos
y determinando los objetivos (el auditor revisa detenidamente la matriz).
 Carlos En la mañana estuve auditando el área de RRHH y no nos fue posible evidenciar la existencia de
González un procedimiento de comunicación. ¿Cómo puede usted evidenciar la comunicación de estos
objetivos al personal una vez establecidos estos?

David (Luego de pensarlo un momento) Imagino que en RRHH lo llevan a cabo a través del programa de
García capacitación pero tendríamos que verificar con la Sra. Hernández.

Carlos No está bien, no se preocupe. Muchas gracias. Permítame de todas formas anotar este hallazgo.
González Veo que en las partes interesadas que están reflejadas en este Documento de Análisis
Contextual solo contemplaron a los clientes y a los suplidores.

David Ajá… bueno. Realmente entendemos que nuestro enfoque debe seguir siendo en primer lugar
García sobre el cliente y luego sobre los suplidores para asegurar que nos suplen la cantidad de insumos
requeridos, con la calidad requerida, para satisfacer la demanda de nuestros clientes.

Carlos ¿Podría decirme qué herramienta utilizan para determinar la probabilidad de los riesgos?
González
David Tormenta de ideas.
García
Carlos ¿No utilizan ninguna herramienta numérica?
González
David ¿Numérica? Pues, que yo sepa… ¿no se Oscar desee abundar en esta pregunta?
García
Oscar Las tormentas de ideas nos permiten que todos los involucrados expresen sus opiniones y a
partir de la recopilación de las mismas, vamos decidiendo la probabilidad de cada riesgo.

Carlos Bien… Perfecto señor García, le agradezco su tiempo. Quisiera que ahora leyéramos la manera
González con como he escrito los hallazgos.

Redacte la o las no conformidades detectadas en este ejercicio.

 Redacción de Hallazgos II
Fecha: 18-08-2021 Hora:1:24 pm. # Hallazgo: 1
Lugar (departamento). Presidencia
Puesto y empleados Involucrados en El presidente Y el encargado de SGCS
el hallazgo (auditados).
Documentos auditados. El análisis contextual de la empresa y el Análisis Foda.
Descripción del incumplimiento En el análisis contextual no fueron contemplados los aspectos tecnológicos,
persé (detalles del hallazgo). legales ni ambientales.
Evidencia (Fotos, documentos, Verbal y documental
formularios, procedimientos, videos).
Cláusula que se incumple. 4.1
Nombre y firma auditor. Carlos González

Fecha: Hora: # Hallazgo: 2

Lugar (departamento). RRHH
Puesto y empleados Involucrados en Gerente de RRHH, Presidente y Encargado del SGCS
el hallazgo (auditados).
Documentos auditados. La política de calidad
Descripción del incumplimiento No se evidencio la existencia de un procedimiento de comunicación.
persé (detalles del hallazgo).
Evidencia (Fotos, documentos, Verbal y documental
formularios, procedimientos, videos).
Cláusula que se incumple. 7.4
Nombre y firma auditor. Carlos González