Asignatura

Auditoría y Control Interno

Actividad 4 Evaluativa
Guion Sobre Las Responsabilidades del Auditor

Presentan
Pablo James Ortiz Conde
Laura Nataly Penagos Torres
Lorena Robayo Marín
Kimberly Torres Rodríguez

Docente
Albeiro González Vargas
NRC 4098

Ibagué – Tolima Noviembre 2019

 GUION
LA AUDITORIA EVALUA NUESTROS PROCESOS

 Empresa
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES J&J S.A.S.

 Actividad Económica
4330 Terminación y acabado de edificios y obras de ingenia civil.
4390 Otras actividades para la construcción de edificios y obras de
ingeniería civil.
4752 Comercio al por menos de artículos de ferretería, pintura y productos
de vidrio en establecimientos especializados.

 Descripción de la Organización

PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES J&J S.A.S. está dedicada principalmente a la

actividad de la fabricación e instalación de artículos en aluminio. Pero de igual manera se
hacen terminación, acabados y otras especialidades en obras de ingeniería civil. Han
participado en diferentes proyectos de reconocidas constructoras de la ciudad.

 Identificación de roles

Para la presente auditoria presentamos cada uno de los autores que se van a encontrar en el
desarrollo de la mismas y sus roles y responsabilidades:

Laura Nataly Peganos Torres (Gerente o Representante Legal)

Pablo James Ortiz Conde (Socio de la Organización)

Lorena Robayo Marín (Responsable del proceso de SG-SST de la organización)

Kimberly Torres Rodríguez (Auditor Contratado por la organización)

 Desarrollo de la temática
 DÍA 1 (LUNES 28 OCTUBRE DE 2019)

Los autores de esta escena se encuentran en la oficina del gerente dialogando sobre el
tema de la licitación de un nuevo proyecto y las condiciones que deben cumplir con
referente a la SG-SST.

Gerente o Representante Legal: Bueno buenos días Pablo James Ortiz Conde, como
ya sabemos la empresa lleva más o menos un año con la implementación del SG-SST,
este proceso es nuevo dentro de la organización igual que para la persona que lo está
diseñando.

Viendo que nuestra visión está enfocada para el año 2020 en ser reconocida a nivel
regional en las constructoras y como sabemos para poder licitar en nuevos proyectos, es
un requisito indispensable tener la totalidad y buen porcentaje en el diseño,
implementación y ejecución del SG-SST.

Me surgió la idea de auditar el proceso de este sistema, para conocer con que contamos,
que tenemos y en que estamos fallando. No sé qué piense usted Pablo James Ortiz
Conde.

Socio de la Organización: Si Laura Nataly Peganos Torres, me parece una buena

alternativa de realizar la auditoria interna, el único problema es que dentro de la
organización no contamos con un colaborador auditor certificado.

Gerente o Representante Legal: Pero para esto podemos contratar un auditor, para
que nos realice la auditoria interna dentro de la organización.

Socio de la Organización: Si, es buena idea ya que, siendo una persona ajena de la
organización, identificamos las falencias en el proceso que vamos a auditar.

DÍA 2 (MARTES 29 DE OCTUBRE DE 2019)

Antes de iniciar la jornada laboral Laura Nataly Peganos Torres pide a Pablo James
Ortiz Conde que se acerca a la oficina para hablar sobre el proceso de la auditoria que
se va realizar.
Gerente o Representante Legal: señor Pablo James Ortiz Conde solicite algunas
hojas de vida de auditores que nos puedan colaborar con el proceso de la auditoria
dentro de la organización, estas son las opciones. (se las pasa a Pablo James Ortiz
Conde).

Socio de la Organización: revisémoslas entre los dos y el que tenga el mejor perfil,
experiencia en el campo, características del auditor y profesionalismo será el indicador.

Gerente o Representante Legal y Socio de la Organización revisaron detalladamente

las hojas de vida y escogieron el mejor auditor, quedando en acuerdo entre los dos.

Gerente o Representante Legal: con lo encontrado en las hojas de vida, quedo

escogido como auditor a la auditora Kimberly Torres Rodríguez, para que nos revise
el proceso del SG-SST, me pondré en contacto con ella para que el día de mañana
contextualizarla sobre la organización.

DÍA 3 (MIÉRCOLES 30 OCTUBRE DE 2019)

Este día el auditor llega a la organización y Gerente o Representante Legal pide que
haga una presentación de ella.

Auditor Contratado por la organización: Buenos días mi nombre es Kimberly Torres

Rodríguez soy profesional en salud ocupacional con 3 años de experiencia y auditor
certificado en la NTC ISO 19011/2012 por parte del ICONTEC, como experiencia en
este campo, llevo 5 auditorías como líder y como observador, estoy dispuesto a conocer
la empresa, mi propósito es ayudarlos y conocer las fortalezas y debilidades con las que
cuentan.

Gerente o Representante Legal: Bienvenida auditora, me presento soy la gerente y

representante legal de la empresa que usted va auditar. (Contextualiza a la auditora
sobre la organización y actividad económica, procesos y áreas) llevamos más o menos 1
años realizando el diseño y la implementación del SG-SST, este sistema es un requisito
indispensable ya que las empresas que nos contratan no lo solicitan, por esto deseamos
auditar este proceso para conocer con que contamos, que nos hace falta y en que
estamos fallando.
Auditor Contratado por la organización: Si señor para eso estamos para servirnos,
gracias a mi profesión conozco cada uno de los requisitos que debe tener el SG-SST
para cumplir en su totalidad, les informo que para la ejecución de la auditoria debemos
generar un programa con su cronograma. Y para esto necesito la ayuda de ustedes.

¿Quién es el responsable del proceso que vamos auditar?

Gerente o Representante Legal: Es Lorena Robayo Marín la profesional en salud

ocupacional con la que cuenta la organización y es la que ha realizado el diseño,
implementación y ejecución con lo que contamos del SG-SST.

Auditor Contratado por la organización: ¿Qué día se hará la auditoria y que tiempo
tienen estimado que se demore?

Socio de la Organización: El día viernes 01 noviembre desde las 8: 00 am hasta las

5:30 pm.

Auditor Contratado por la organización: Listo señores me pueden realizar un

recorrido por toda la organización para conocer sus áreas y procesos.

Se realiza el recorrido por toda la organización en compañía del Socio, gerente y

auditor.

Auditor Contratado por la organización: listo señores el día viernes antes de las 8:00
am les socializare a ustedes el respectivo programa y cronograma de la auditoria, para
que lo aprueben y poder inicial con la ejecución de la misma.

Gerente o Representante Legal: listo señorita auditora entonces el viernes a las 7:00
am nos encontramos para realizar dicha revisión.

DÍA 4 (VIERNES 01 NOVIEMBRE 2019) EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Siendo las 7:00 am el gerente, socio y auditor se encuentran en la oficina para realizar
la revisión del programa y cronograma de la auditoria que se va realizar.

Auditor Contratado por la organización: Buenos días señor gerente y socio a

continuación les socializo el programa y cronograma de auditoria que se va ejecutar el
día de hoy en el proceso de SG-SST de la organización.
(El gerente y socio de la organización aprobaron lo que el auditor les socializar y
aprueban el inicio de la auditoria).

Lleva la auditora a las 8:00 am proceso que debe auditar y con su cronograma y
programa a desarrollar e inicia:

Auditor Contratado por la organización: Buenos días señora Lorena Robayo Marín
soy la auditora contrata por el Gerente y el Socio para realizar una auditoria interna a
este proceso, para esto se estableció un programa y un cronograma que nos indicara que
vamos a ir desarrollando y esta auditoria debe terminar a las 5:30 pm. Por favor se
puede presentar gracias.

Responsable del proceso de SG-SST de la organización: Bueno días señora

Kimberly Torres Rodríguez, soy la profesional de Salud Ocupacional de la empresa,
soy encargada del proceso de diseño, implementación y ejecución de SG-SST, estoy
para colaborarle en este proceso.

Auditor Contratado por la organización: Le informo que en esta auditoria se va

verificar que el proceso con el SG-SST se esté haciendo de la mejor manera y correcta,
no la evaluaremos a usted como trabajadora y le aclaro que esto no afectara su situación
laboral. Iniciamos con la auditoria le realice unas preguntas a usted. ¿Indíqueme cuáles
son sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa?

Responsable del proceso de SG-SST de la organización: Mis funciones y

responsabilidades son la de diseñar lo del SG-SST que no este, que haga falta o que
necesite, implementar cada una de las acciones que sean necesarias y ejecutar los
procesos relacionados con el SG-SST.

(La persona responsable del SG-SST de la organización responde cada una de las
preguntas que se le realizan y la auditora toma algunos apuntes relevantes).

(La auditora realiza más preguntas, verifica documentos y ejecución de procesos toma
nota y servirán para el informe final de la auditoria) algunas de las cosas que revisa en
su cumplimiento son:

Cumplimiento de la política de SST.

 Resultados de indicadores de estructura, procesos y resultado.

Participación de los trabajadores.

Desarrollo de responsabilidades y obligaciones al rendir cuentas.

Mecanismos de comunicación de los contenidos del SG-SST.

Planificación, desarrollo y aplicación de SG-SST.

Gestión del cambio.

Consideraciones de SST en las nuevas adquisiciones.

Alcance y aplicación SG-SST frente a los proveedores y contratistas.

Supervisión y medición de los resultados.

Proceso de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.

Desarrollo del proceso de auditoría.

Evaluación por parte de la alta dirección.

En la ejecución de la auditoria la auditora y el responsable de SST de la organización

siempre estuvieron acompañador por la gerente o representante legal.

Auditor Contratado por la organización: siendo las 5:30 pm informo a la gerente o

responsable de SST de la empresa que la auditoria interna a finalizado, agradezco el tiempo
y dedicación de cada persona que colabora en la ejecución de la mismo.

Les informo que me dispondré a realizar el respectivo informe que será entregado a la
gerente y el socio de la organización.

(Con sus respectivos apuntes y realizado el informe en el formato suministrado por la

organización para hallazgos y no conformidades encontradas, la auditora realiza la
respectiva redacción. Siendo las 6:00 pm la auditora pide a la gerente y el socio reunirse
para socializar lo encontrado en la auditoria)
 Auditor Contratado por la organización: Como cierre de la auditoria les da conclusiones
de lo que encontró y les informa que de igual forma lo dicho queda reportado en el informe
que se le entrego.

Se deben tomar acciones correctivas y preventivas frente a los hallazgos y no

conformidades que encontré con sus respetivas pruebas, para esto deben generar un plan de
acción con metas, responsables y temas a tratas para poder arreglar los hallazgos

Gerente o Representante Legal y Socio de la Organización: Agradecen la presencia de

la auditora por su trabajo, por su profesionalismo a la hora de realizar su labor y realizan la
respectiva evaluación hacia la auditora contratada y dan por finalizada la auditoria.

La buena actuación del auditor fueron las siguientes:

La auditora externa que se contrató en la organización PROYECTOS Y

CONSTRUCCIONES J&J S.A.S. Ejercer una actitud de mucho respecto a su labor no
ostentar un grado de profesionalismo es muy alto donde su diligencia es factor clave de
éxito de su profesión , se reconoce en su integridad e idoneidad, la rectitud ética y
profesional, la auditora al ser un no sólo por sus conocimientos, sino también por la
experiencia en el campo del ejercicio profesional de la auditoría. En la cual cuenta con una
capacidad y competencia avalada por tales características lo convierten en una persona en
la que se puede depositar plena confianza y determina los métodos más idóneos en la
organización para desarrollar la auditoria mediante:
1. Como punto de partida, propiciar reuniones de socialización con la alta dirección y áreas
pertinentes.
2. Actúa con serenidad y respeto frente a la organización, teniendo presente el cuidado e
idoneidad profesional que la auditora debe considerar en todas sus actuaciones.
3. Plasma en los papeles de trabajo de manera técnica, soportada y objetiva, cada una de los
hallazgos, los cuales se constituyan en prueba suficiente y competente a tener en cuenta en
la elaboración del informe de opinión final y la carta de control interno.
4. Pose valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como
también el de conciencia social que le desarrolla el conocimiento de la Auditoria y sus
resultados.
5. Profesional y entrenada y con conocimientos en áreas afines a los procesos misionales y
apoyo de las organizaciones.

Mala actuación de los auditores.

con respeto a la auditora se puede afirmar que no tuvo insuficiencia con su profesionalismo
en la organización y cumple con las expectativas por la cuales se fue contratado ya que
siempre fue precisa en los puntos de vista a tratar y responsabilidad en su labor como
auditora por lo siguiente no se evidenció que no tuvo mala actuación en su auditoria.
un mal auditor es:
 irrespetuoso.
 inmaduro y poco profesional
 Poco comunicativo
 Hablador
 Deshonesto y fácil de influenciar
 Mal planeador y autoritario