Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3 – EV2

TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Derly Constanza Sanabria Rojas

Cc: 1.106.485.667
Aprendiz

Tutor:
Freddy Antonio Horta Rodríguez

Auditoria interna de calidad – NTC ISO 9001

Sena - 2022
Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

Empresa: Arrocera Boluga Ltda.
Dirección: venadillo- salida vía a Palmarosa
Representante: Rodrigo Escobar Triana
Tel: 311 531 8062 Fax: 2840 760
Cargo: Gerente
Correo electrónico: ret@arroceraboluga.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Para: responsable de proceso
Fecha: 17 de noviembre del 2020
Memorando reunión de apertura
Para: “responsable de proceso” / Copia “Gerencia”
De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”
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Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la

eficacia del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de Gestión Humana y
establecer las mejoras a las que haya lugar en la empresa Arrocera Boluga Ltda.

Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”

concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma
SGC Criterios de Auditoria.
Criterios de Auditoria
 Sistema Gestión de Calidad (SGC)
 Política de calidad
 Manual de Procedimientos
 Norma ISO 9001:2015
 Política de contratación de la empresa
 Procedimiento “Gestión Humana”
 Manual de funciones
 Manual de procedimientos
 Manual de equipos de producción

Oficialización de la Auditoria
Reunión de Apertura: 17 de noviembre de 2020, Hora 8:00 am
Reunión de Cierre: 11 de diciembre de 2020, Hora 4:00 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a ustedes responsables del proceso

de “Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditoria establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la gerencia de la
empresa, se debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presente mes,
con el fin de verificar los objetivos planteado en el presente memorando, la visita será
precedida por el área de Auditoria, se requiere de su disposición y de su equipo de
trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes realizadas, es necesario que para le reunión
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de apertura cuente con su personal a cargo. En la reunión se presentará el plan de

auditoria a ejecutar junto con la documentación y visita inicialmente requeridas;
pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditado.

Cordialmente.
Control Interno de la empresa Indicadores
ASISTENTES: Equipo auditor de gerencia de calidad
Nombre Cargo Firma
Camilo guzmán Experto técnico
------------------------
Ortiz SGC
John Jairo Pérez Ingeniero en
------------------------
Pérez procesos
Ana María Rojas Profesional en
-------------------------
Agroindustria

Personal auditado
Procesos y actividades auditar
Fecha: 17 de noviembre 2020
Procesos y/ o Auditor Personal - Cargo Hora
actividades
Administración John Jairo Pérez Diego Cruz
9:00am – 12:00pm
Pérez Rodrigo Escobar
Almuerzo
Compra y venta de Ana María Rojas Beatriz zarate
2:00pm – 4:00pm
materia prima Otoniel cruz
Área de John Jairo Pérez John Varela
mantenimiento Pérez Oscar acosta
4:20pm – 6:00pm
Camilo guzmán Luis Forero
Ortiz
Área de laboratorio John Jairo Pérez Paula Carrillo 8:00am – 9:30am
Pérez
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Ana María Rojas Leidy Rodríguez

Derly Sanabria
Producción y John Jairo Pérez Luisa Sánchez
10:00am – 12:00pm
almacenamiento Pérez Oscar Aldana
Almuerzo
Área de Ana María Rojas Oscar Bonilla
2:00pm – 3:00pm
Empaquetado Daniel Rozo
Área de Molino Ana María Rojas Arlez Gaitán
3:00pm – 4:00pm
Rubén Florez
Bodega y empaque Ana María Rojas Oscar Aldana 4:00pm – 5:00pm
Salud ocupacional Camilo guzmán Martha Gutiérrez
9:00am – 11:30am
y ambiente Ortiz

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

Manual de Procedimientos
1
Políticas Corporativa de MRC
2
Manual de Procedimientos de
3 Laboratorio F-GQ-# Versión 10
copias controladas del manual de calidad
Hay riesgo de perder información debido al desorden
Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta
documentado

Instructivos de desarrollo de Hay riesgo de perder información debido al desorden

4 Ensayos de laboratorio I-EL-
002
Manual de Documentos de Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones
Retención y Archivo del pero no se documenta
5
Laboratorio de Ensayos F-GQ-
005
Manual de Calidad M - GQ -003, Hay riesgo de perder información debido al desorden
6 Versión #
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c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa, la observación mediante encuestas, Técnicas de Verificación Ocular
entrevistas (Observación, Comparación o Confrontación, Revisión selectiva,
Indagación, Encuestas y cuestionarios)

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o

estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
Técnicas de Verificación Ocular
Consisten en verificar en la entidad auditada, en forma directa y paralela, como
se desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las
instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, accionar
de sus directivos, trabajadores, etc., permitiendo tener una visión de la
organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas está la
Observación, Comparación y Revisión Selectiva.
Técnicas de verificación oral o verbal
Permite obtener información oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta
puede ser por entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios.
Técnicas de verificación documental
Consisten en obtener de la entidad documentación escrita para soportar las
afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores.
e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 17 noviembre 2020 Auditor (es): Grupo auditor

Proceso Auditado: Gestión humana Auditado (s): Personal por área
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
Procedimientos de costos política de gestión Falta agregar x
en materiales en financiera Implementación de
1 bodega procedimiento para costos
en materiales de
bodega
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Política de calidad ISO 9001: 2008 Se evidencia que a un no x

2 está actualizada para el
presente año
Formato único de Capacitaciones No se tiene en x
despachos, Compras y cuenta el formato único
3 Manual de logística de despachos y recibo de
procedimientos ventas en el
procedimiento
Cambios Política de logística Falta actualización de la x
organizacionales y servicio al cliente política de logística, cuya
última actualización fue
4 el 18 de julio 2019 y no se
han agregado los cambios
organizacionales del año
2020
Procedimiento formación de Estandarización de los El procedimiento de x
personal documentos y acuerdo a los
referencia en los documentados y sus
5
documentos documentos se encuentran
debidamente
estandarizados
Evaluación, conocimiento, Conocimiento y Se evidencia que un 50% x
política de calidad y comparaciones de la de los funcionarios que
6 objetivos política y objetivos de interactúan en el proceso
calidad no cuanta con el
conocimiento requerido
Procedimiento de bienestar Estandarización de los Se evidencia la x
y salud ocupacional documentos y implementación que no se
referencia de los encuentran estandarizados
7
procedimientos y adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin
de subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
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 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de

acuerdo con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.
 Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de
Calidad y los objetivo.
 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo
 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
 para el manejo de costos en materiales de bodega
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización. Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos
que se puedan evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre
lo más disponible para entregar toda la información, para que la auditoria pueda
ser concluyente por parte del auditor.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización