REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

REUNION DE APERTURA
EMPRESA: EL EDEN S.A.S

Representante: FLORENTINO GANDARA CHAVEZ

Dirección: Manzana 18 calle13 Barrio Ferias
Tel: (601) 2718528
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gerenciaeleden@hotmail.com De:
Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad Correo
electrónico: internaauditoria21@gmail.com

Menorando reunión de apertura

Para: Alta Gerencia

De: Auditorias2021 y área de gerencia de calidad
Fecha: 10 de noviembre de 2021

Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la eficacia

del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y establecer las
mejoras a las que haya lugar en la empresa EL EDEN.

Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”

concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC

Criterios de Auditoria
 Sistema Gestión de Calidad (SGC) de Medical Research Council (MRC)
 Política de Cliente
 Manual de Procedimientos
  Norma ISO 9001:2015
 Política Anticorrupción de la empresa
 Política de contratación de la empresa
 Procedimiento “Gestión Humana”
 Manual de funciones
 Manual de procedimientos

Oficialización de la Auditoria

Reunión de Apertura:
1 de diciembre de 2021, Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
1 de febrero de 2022, Hora 3:30 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de

“Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoria
establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa, se
debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presente mes, con el fin de verificar
los objetivos planteados en el presente memorando, la visita será precedida por el área de
Auditoria, se requiere de su disposición y de su equipo de trabajo de acuerdo el tiempo y
solicitudes realizadas, es necesario que para le reunión de apertura cuente con su personal a
cargo.

En la reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación y

visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditor, se
puede solicitar información adicional.

Cordialmente,
Control Interno de la empresa

Indicadores
 Indicadores de Rotación Personal
 Indicadores de Gestión

Procedimiento a Auditar
 Contratación de funcionarios
 Bienestar y salud ocupacional
 Formación del personal
 Liquidación y finalización de costo
 Afiliación del personal
 Responsable Área:
Luis Eduardo Contreras Toro

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Nombre Cargo Firma

FRANCISCO ESTEBAN ROSALES Experto Técnico SGC
NUBIA ARANGO FLORES Ingeniero de Procesos
EDUARDO TORRES Ingeniero de Procesos

AUDITADOS

Nombre Cargo Firma

RAMON ELÍAS ESCALANTE SAMPER Coordinador de proceso
ANDERSON BELLOS JULIO Receptores materiales
MOISÉS ABREUS CARDALES Entrega de materiales

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 1 DE DICIEMBRE 2021
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Francisco Rosales Representante Experto técnico 7:45 a. m.
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Rubiano Coordinador de plantas 10:00 a. m.
ALMUERZO 12:00:00 m.
Medición y análisis de mejora Nubia Arango Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Francisco Rosales Representante Experto técnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma

español.
 a. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No. Documento revisado Observaciones del documento

Revisión estándares ISO, Actualización y

1 Política de Contratación.
posibles oportunidades de mejora.

Evaluación conocimientos Comprensión y conocimiento de la

2
política de calidad y objetivos. política de calidad y objetivos.

Procedimiento de contratación Revisión de hojas de vida al azar y su

3
(evidencia, hoja de vida de debida estandarización de calidad.
funcionario)

 Comunicación durante la auditoría:

 La escucha activa
 Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
 Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.

b. Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 1 julio de 2020 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
Se evidencia que la
Proceso de Política de contratación de los
1 contratación. contratación. funcionarios se esta X
haciendo acorde a las
normas establecidas.

Se evidencia que un
Evaluación, Conocimiento y 40% de los
2 conocimiento, comparaciones de la funcionarios que X
política de política y objetivos de interactúan en el
Calidad y calidad. proceso no cuentan
objetivos. con el conocimiento
requerido.
 Fecha: 1 Diciembre de 2021 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Se evidencia la
Procedimiento de Estandarización de los implementación que
bienestar y salud documentos y no se encuentran
3 ocupacional. referencia en los estandarizados y X
procedimientos. adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz.

El procedimiento se
ajusta de acuerdo con
Procedimiento Estandarización de los los
4 formación de documentos y documentados y sus X
personal. referencia en los documentos se
procedimientos. encuentran
debidamente
estandarizados.
Revisión de formatos Se evidencia que no
Liquidación y de retiros y hojas de existe formatos ni
5 financiación de vida al azar y su debida entrevistas de retiros X
contratos. estandarización de de funcionarios de
calidad. acuerdo con los
procedimientos.
Proceso de Revisión de plantillas La afiliación de los
6 afiliación de de afiliación de los funcionarios se hace a X
personas últimos tres meses. tiempo y en los
términos requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

c. Conclusiones de auditoría.

 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos

cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.
 Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
 Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y
los objetivo.
 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.
 d. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

e. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

CONCLUSIÓN FINAL:
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe buscar
que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para entregar toda la
información, para que la auditoria pueda ser concluyente por parte del auditor.