EVIDENCIA: AA3-EV2

TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso organizacional (compras,
recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de

apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la
auditoría.

REUNION DE APERTURA
EMPRESA: INTERRAPIDISIMO S.A

Representante: JELLYS PAOLA PEREZ ESCORCIA

Dirección: AVENIDA 90 MANZANA 10 BODEGA 8
Tel: (601) 287 77 77

Cargo: Gerente General

Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@hotmail.com De:
Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Menorando reunión de apertura

Para: juan David alzate / Copia “Alta Gerencia”

De: Luis Alberto garcia jurado
Fecha: 8 de noviembre de 2021

Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la eficacia

del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y establecer las
mejoras a las que haya lugar en la empresa INTERRAPIDISIMO S.A.

Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”

concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC

Criterios de Auditoria
 Sistema Gestión de Calidad (SGC) de Medical Research Council (MRC)
 Política de Cliente
 Manual de Procedimientos
  Norma ISO 9001:2015
 Política Anticorrupción de la empresa
 Política de contratación de la empresa
 Procedimiento “Gestión Humana”
 Manual de funciones
 Manual de procedimientos

Oficialización de la Auditoria

Reunión de Apertura:
12 de noviembre de 2021, Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
12 de diciembre de 2021, Hora 3:30 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de

“Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma deauditoria
establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa, se
debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presentemes, con el fin de verificar
los objetivos planteado en el presente memorando, la visita será precedida por el área de
Auditoria, se requiere de su disposición y de suequipo de trabajo de acuerdo el tiempo y
solicitudes realizadas, es necesario que para le reunión de apertura cuente con su personal
a cargo.

En la reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y

visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditor, se
puede solicitar información adicional.

Cordialmente,
Control Interno de la empresa

Indicadores
 Indicadores de Rotación Personal
 Indicadores de Gestión

Procedimiento a Auditar
 Contratación de funcionarios
 Bienestar y salud ocupacional
 Formación del personal
 Liquidación y finalización de costo
 Afiliación del personal
Desarrollo de la auditoría

Responsable Área:
 Jacqueline Pizano reyes
 Fermín Baranoa Gutiérrez
 Fernanda Suarez Martínez

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Nombre Cargo Firma

FRANCISCO ESTEBA ROSALES Experto Técnico SGC
NUBIA ARANGO FLORES Ingeniero de Procesos
EDUARDO TORRES Ingeniero de Procesos

AUDITADOS Coordinador de recogidas cargues y descargues de las mercancías

Nombre Cargo Firma

JACQUELINE PIZANO REYES Coordinador de proceso

FERMÍN BARANOA GUTIÉRREZ Coordinador de cargue y

descargue

FERNANDA SUAREZ MARTÍNEZ Coordinador de recogidas y

entrega

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 12 DE NOVIEMBRE DE 2021
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARG HORA
O
Reunión de apertura Francisco Rosales Representante Experto 7:45 a. m.
técnico
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Rubiano Coordinador de plantas 10:00 a. m.
ALMUERZO 12:00:00 m.
Medición y análisis de mejora Nubia Arango Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Francisco Rosales Representante Experto 4:30 p. m.
técnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa enidioma español

Desarrollo de la auditoría

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No. Documento revisado Observaciones del documento

Revisión estándares ISO, Actualización yposibles

1 Política de Contratación.
oportunidades de mejora.
Evaluación conocimientospolítica Comprensión y conocimiento de lapolítica
2 de calidad y objetivos. de calidad y objetivos.
Procedimiento de contratación(evidencia, Revisión de hojas de vida al azar y sudebida
3 hoja de vida defuncionario) estandarización de calidad.

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará
durante la auditoría.

 La escucha activa

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y

verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

 Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 14 DE NOVIEMBRE DE 2021 Auditor (es): Grupo auditor

Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
Se evidencia que la
Proceso de Política de contratación de los
1 contratación. contratación. funcionarios se esta X
haciendo acorde a
las normas
establecidas.
Se evidencia que un
Evaluación, Conocimiento y 40% de los
2 conocimiento, comparaciones de la funcionarios que X
política de política y objetivos interactúan en el
Calidad y de calidad. proceso no cuentan
objetivos. con el conocimiento
requerido.
Desarrollo de la auditoría

Fecha: 14 DE NOVIEMBRE DE 2021 Auditor (es): Grupo auditor

Proceso Auditado: “Gestión Humana” Auditado (s): “Dueño del proceso”
Se evidencia la
Procedimiento Estandarización de implementación que
de bienestar y los documentos y no se encuentran
3 salud referencia en los estandarizados y X
ocupacional. procedimientos. adicional no son
referenciados en el
procedimiento
matriz.
El procedimiento se
ajusta de acuerdo
Procedimiento Estandarización de con los
4 formación de los documentos y documentados y sus X
personal. referencia en los documentos se
procedimientos. encuentran
debidamente
estandarizados.
Revisión de formatos Se evidencia que no
Liquidación y de retiros y hojas de existe formatos ni
5 financiación de vida al azar y su entrevistas de retiros X
contratos. debida de funcionarios de
estandarización de acuerdo con los
calidad. procedimientos.
Proceso de Revisión de plantillas La afiliación de los
6 afiliación de de afiliación de los funcionarios se hace X
personas últimos tres meses. a tiempo y en los
términos requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos

cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.
 Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
 Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y
los objetivo.
 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real
de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

 LA RESPUESTA DE ESTA ACTIVIDAD ESTA EN EL PUNTO A

Desarrollo de la auditoría

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizadoy
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe
buscar que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible ara entregar toda
la información, para que la auditoria pueda ser concluyente por parte del auditor.

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar como evidencia
lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que contenga todo lo solicitado.

Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 3 / Evidencias / AA3-Ev2 Taller

Realización de la auditoría interna.