Ventajas de un Archivo bien 

organizado

La información juega un papel muy importante en la competitividad de la empresa

y en la innovación. Un archivo bien organizado nos permitirá acceder a una
información fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que nos ayudará a
tomar decisiones más eficaces y rentables para nuestro negocio.

En el entorno empresarial manejamos información proveniente de distintos

ámbitos:

 Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del

entorno. En este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica,
económica, jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Nos
aporta información sobre el escenario económico o social, ayudándonos a
determinar los riesgos y oportunidades para nuestro negocio.

 Interna, que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a

sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de nuestra
organización. Es muy importante usar herramientas que nos permitan reunir toda
esta información, de manera que todos los miembros de la organización puedan
compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a través de la
intranet de nuestra empresa, facilitando su fluidez y evitando duplicidades.

 Corporativa es aquella que sale de la empresa al exterior y que por tanto

está relacionada con la imagen que ofrecemos a proveedores, clientes y a nuestro
entorno en general. Este tipo de información es muy importante, porque de ella
depende la opinión que tenga nuestro entorno sobre nosotros, lo que a su vez
influirá en nuestro negocio. Además nos permite aportar información útil a la
comunidad a la que pertenecemos.

  “El archivo no deja de ser información acumulada y bien organizada.”

 BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Una buena gestión documental nos aportará ventajas competitivas, entre las que
destacan:

1. Tener localizados en todo momento los documentos generados y

gestionados por nuestra empresa.
2. Acceder rápidamente a la información que se necesita.

3. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la

gestión diaria de nuestra empresa.

4. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas

de documentación no identificada de manera clara e inequívoca.

5. Ahorrar costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.

6. Optimizar el espacio en nuestras instalaciones.

7. Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se

deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.

8. Determinar de manera muy clara el nivel de accesibilidad.

9. Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, así

como los documentos originales.

 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS

Algunas de las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión del
archivo son:

 Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos

ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de
clasificación. No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que
tenga demasiados niveles.

 Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series
que forman nuestro archivo, así como su trayectoria documental (transferencias,
expurgo, etc.).

 Procedimientos por escrito y actualizados  sobre clasificación y ordenación,

expurgo, transferencia, etc.

 Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que

nos indiquen su ubicación.

En artículos posteriores trataremos más en profundidad estas cuatro herramientas.