UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: San Juan
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Curso: Creación Empresarial 1
Horario: Sábado 07:00 AM
Tutor: Licda. Rosibel, Robles

NOMBRE DE LA TAREA

TAREA 3 SEMANA 4

Apellidos, Nombre:
Luis Rodrigo Aquino Robles
Carné: 16001237
Fecha de entrega: 09/02/2019
Semana a la que corresponde:
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Tabla de contenido
INTRODUCCION........................................................................................................................................... 3
¿La gestión documental es una herramienta de estrategia? ..................................................................... 4
¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización? ................................ 4
Abaratamiento. ................................................................................................................................... 4
Mejorar la calidad del servicio al cliente ............................................................................................ 4
Incremento de la eficiencia. ................................................................................................................ 4
Mejora de la productividad................................................................................................................. 4
¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? ...................................................................................... 5
PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE ................................................................................................................. 5
PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL ................................................................................................. 5
PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL ................................................................................. 5
PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO ............................................................................................ 5
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA ............................................................ 6
PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO .............................................................................. 6
¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la gestión con su entorno? ........................ 6
Conclusión ................................................................................................................................................... 7
E-Grafía ....................................................................................................................................................... 7

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 INTRODUCCION

La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la
información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los
mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la
tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la
información que es generada por la organización.

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¿La gestión documental es una herramienta de estrategia?

Se entiende que la gestión documental es aquello que hacemos de forma manual o automática para
mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción y la destrucción de
los documentos físicos o electrónicos que entran, salen de nuestra empresa.

De hecho, si nos paramos a pensar un momento, la inmensa mayoría de las tareas que realizamos
todos los días en nuestra empresa llevan aparejados, al menos, un documento. Y otras tareas, menos
habituales, deberíamos documentarlas para cuando volvamos a necesitar realizarlas.

Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho
documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en consecuencia,
ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la gestión de los documentos, ya que con
ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una

organización?

Abaratamiento. La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes de
producción, distribución y conservación, que pueden variar en tre el 20 al 40% respecto al
almacenamiento físico.

Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se mejora la

relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información a mis clientes.
Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que desee.

Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al automatización de los

procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no tener que

localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo, evitando los contingencias qeu
pueden producirse cuando un documento se traspapela o directamente se pierde.

La digitalización documental tiene un gran enemigo que hay que resolver con la gestión documental y
es evitar los silos de información aislada que surgen en una compañía, los más comunes son los
producidos por el correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. Lo importante es
establecer procedimientos normalizados que favorezca que la información esté accesible para los
usuarios que la necesiten en tiempo y forma.

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¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE

Es importante determinar que áreas del negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión de
imágenes. Aunque puede parecer una tarea improba, es necesario atender a las funciones
empresariales que pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes. Estas
funciones pueden ser: manejo manual intenso de documentos (archivo y recuperación), gran volumen
de operaciones de proceso de documentos diarias (reclamaciones de seguros), trabajo en grupo
basado en documentos (p.ej. proceso de una reclamación de seguro), operaciones relacionadas con
documentos que requieren un importante número de personal, o que requieren personal muy
especializado.

PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL

El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el flujo de información. Se
trata de generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de
acceso de los usuarios. Para ello es necesario que los implicados en el proyecto contesten a cuestiones
como ¿a qué documentos acceden? ¿con que periodicidad, y durante cuanto tiempo? ¿a quién se
envían los documentos generados? ¿que antigüedad tienen los documentos que se procesan? y ¿por
qué se necesita acceder a ellos? Resulta fundamental en esta fase del proceso de evaluación recabar la
información y opinión de las personas que trabajan directamente con los documentos, no sólo con los
directores de los departamentos. También puede ser indicador el conocer si los usuarios del sistema se
encuentran satisfechos o no con la situación actual.

PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL

En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para generar un diseño de
alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso
actual, automatizar las funciones relacionadas con el papel mediante tecnología de proceso de
imágenes e integrar el sistema resultante en la estructura actual de la empresa.

PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO

En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista tecnico y
económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las
plataformas desktop, de servidores y de red. A continuación deben identificarse los componentes del
sistema de proceso de imágenes -estaciones de trabajo, escaners, impresoras, redes y servidores- que
tienen que adquirirse o modificarse.

Con esta información puede determinarse de que manera soportará la arquitectura actual las
necesidades de un sistema de gestión documental y el coste añadido que tendrá que soportar el
presupuesto existente. Este analisis es fundamental para comparar los previsibles beneficios del
sistema.

Los costes pueden ser fijos, es decir, los relativos al hardware, software empaquetado, software llave
en mano, formación del personal que trabaja con los documentos y digitalización de estos. En este
sentido es importante evaluar las necesidades de digitalización, que pueden hacer variar el
presupuesto de implementación del sistema en un sentido u otro.

Existen también costes recurrentes, entre los que cabe significar el personal adicional requerido para
manejar el sistema, el mantenimiento del hardware y el software, los dispositivos de almacenamiento
óptico y los costes de comunicaciones añadidos.

Los beneficios suelen ser recurrentes y pueden ser tangibles o intangibles. Los beneficios tangibles
incluyen el ahorro de espacio de almacenamiento, disminución de los costes por llamadas telefónicas,

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reducción del tiempo necesario para solucionar problemas y la posibilidad de no necesitar un
incremento del personal.

Entre los beneficios intangibles hay que destacar la mejora del servicio al cliente y de la satisfacción del
personal, así como mayores capacidades de seguridad y control de la información.

PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA

Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo de bajo coste y
con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática y un número
muy limitado de usuarios. El prototipo permite apreciar el funcionamiento del sistema, su efectividad y
los beneficios que supone.

El siguiente paso es implementar la aplicación en un departamento operativo, trabajando como si el

sistema fuera parte de la estructura de proceso. Esto permite comprobar la efectividad del modelo
desarrollado en la primera etapa.

Por último, debe considerarse la generalización del sistema, estipulando dónde y cómo debe instalarse,
y las peculiaridades de cada aplicación individual.

PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO

Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas operativas
de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la gestión

con su entorno?

Tener un sistema de gestión documental en tu organización promueve de manera más rápida y fácil la
colaboración entre los empleados, especialmente a través de localizaciones geográficas. Al tener la
posibilidad de acceder rápidamente a ciertos documentos y compartirlos a través de un espacio de
trabajo en línea, tales como una intranet, permite a los usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto
y sin ningún problema. A través de otras características de colaboración incluidos en el software de
intranet, estos documentos pueden guardarse y compartirse entre los empleados de toda la
organización.

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Conclusión

El desmesurado crecimiento de la información de las últimas décadas por la introducción de

herramientas tecnológicas y el uso del internet ha incrementado el volumen de los documentos tanto
en papel como electrónicos. Consecuente con ello, surge la gestión documental para organizarlos y
ponerlos accesibles en concordancia con las políticas de información del a organización y con la ayuda
de herramientas tecnológicas, elemento que se torna fundamental en la actualidad, por su desarrollo
vertiginoso.

E-Grafía

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