Trabajo Prctico de Prctica Profesional II

Tema: Departamento de Contabilidad y Finanzas Profesor: Laura Greiner Alumnas: Luca Martins, Johanna Vono, Florencia Bejarano Facultad: Ciencias Econmicas Fecha de Entrega: 3.09 Ao: 2013

Introduccin
En el presente trabajo se analizar el rea de Contabilidad y Finanzas, definiendo las funciones de la misma para cumplir con las metas planificadas as tambin como con los objetivos establecidos. Asimismo se describirn las relaciones interdepartamentales y sus respectivos controles. Para ello se contar con tcnicas y herramientas administrativas y grficas.

Desarrollo
El departamento a analizar en este trabajo se encuentra dentro del gran rea de la Administracin en un hotel, donde se realizan tareas de soporte de las actividades centrales, tales como Alimentos y Bebidas, Recepcin y Pisos. Introduccin a la Administracin Administracin: Planear, Organizar, Dirigir, Controlar. Planeacin: Misin, Visin, Objetivos, Metas, Situacin actual del hotel, Qu ayuda o no a lograr las metas, Planes para lograr estos objetivos, Plan estratgico y plan operativo, Polticas. Consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo ms eficiente siguiendo determinados cursos de accin. Metas y Objetivos no son sinnimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas. Organizacin: Organigrama, Definicin de puestos, Funcin de puestos. Se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vnculos necesarios. Direccin: Poder, Autoridad, Lder, Motivacin La ejecucin por los miembros del equipo para que lleven a cabo las tareas establecidas con proactividad. Control: El informe, El tipo de control Control de las actividades para que se ajusten lo mas correctamente posible a lo planificado. Una buena administracin sirve para aumentar la eficiencia (utilizacin de menos recursos para satisfacer necesidades) y la eficacia (alcanzar los objetivos) en una empresa. En un hotel, se agrupan los diversos puestos y departamentos de la siguiente manera: 1. Alta Direccin 2. Direccin Operativa

3. Departamentos en Staff 4. Departamentos en Lnea El tema a desarrollar en este trabajo prctico es el departamento de Contabilidad y Finanzas, el cual se incluye dentro del grupo 3. En los departamentos en staff se agrupan todos aquellos cuyas actividades bien o mal realizadas, no influyen en los resultados finales de la operacin de un hotel, dado que se limite a proporcionar asesoramiento, servicios auxiliares y control, con la acepcin del departamento de Compras que desde un punto de vista tcnico, deberan incluirse en la lnea. Sin embargo, debido a las caractersticas tan especiales de la explotacin de hoteles por cadenas hoteleras, se considera que el lugar que ocupa en el organigrama es correcto. Por otra parte y en base a la consideracin anterior, algunos departamentos se ubican dependientes directamente del director general. Para comprender el porqu se debe pensar no en un hotel aislado sino en una organizacin hotelera con un director general nico pero con varios establecimientos y un gerente general distinto en cada uno de ellos. Lgicamente cada establecimiento deber tener sus departamentos propios de almacn, mantenimiento, contabilidad, cajas departamentales y crdito y cobranza, ya que el tipo de actividad que desarrollan es muy localista y especifico para cada establecimiento en particular. Dentro de esta agrupacin se encuentra el departamento de almacn, de mantenimiento, de compras, de relaciones pblicas, de publicidad, de personal (relaciones humanas), y los departamentos de contabilidad, crdito y cobranza. El departamento de Contabilidad: Al igual que en cualquier otra empresa se encarga de todo lo relacionado con el aspecto financiero y contable del hotel: llevar libros oficiales y auxiliares, pagar oportunamente los impuestos, etc. Concepto de Contabilidad Es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados y, travs de estos se puede orientar sobre el curso que sigue un negocios mediante datos contables y estadsticos. Tambin ayuda en la toma de decisiones. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa Objetivo del departamento Proporcionar informacin referente al valor de los activos del hotel, as como las deudas que se tengan con terceros. Su principal tarea es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por el establecimiento. Esta informacin debe cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. Funciona como un mecanismo de control del hotel a travs del anlisis de gastos, ingresos y egresos.

Organigrama del departamento

Descripcin de los puestos de trabajo -CONTRALOR GENERAL (Gerente Administrativo) Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que est sujeto este, as como proporcionar la informacin contable, financiera y fiscal que le sea requerida. Auxilia al director general para tomar decisiones y su objetivo primordial es vigilar que los costos y gastos del hotel sean mnimos y justificados dentro de las posibilidades. Est al cuidado de fondos, valores, y del control general contable y financiero de la empresa. -JEFE DE CREDITO Y COBRANZA Tiene como responsabilidad vigilar que se realicen los cobros a los clientes en tiempo y forma, custodiar documentos por cobrar, envo de correspondencia de cobro a los clientes, controlar cupones de agencias y elaborar formular reportes de antigedad de saldos, as tambin como llevar un control contable y financiero de los eventos en el hotel. -JEFE DE AUDITORIA DE INGRESOS

Es responsable de llevar a cabo la auditoria de los ingresos del hotel, la cual puede ser especial o detallada, durante un ejercicio o periodo determinado. -JEFE DE COSTOS Tiene como responsabilidad realizar los clculos de los costos de produccin, administracin y Operacin, as como verificar soportar que estos datos sean verdaderos. De esta manera se asegura la estandarizacin y calidad de los productos y servicios. -JEFE DE COMPRAS Se encarga de establecer sistemas de procedimientos que permitan ejecutar el plan de compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio de la calidad y de los plazos de entrega. -TESORERO El tesorero es el responsable de resguardar y controlar el flujo de dinero de la empresa, en este caso del hotel. El es quien realiza transacciones bancarias para pago a proveedores, compras, etc. As como la entrada de dinero por concepto de ventas, acreedores, etc. Funciones del departamento El rea de contabilidad tiene como funciones el establecer sistemas y procedimientos de control y registro contables, establecer planes financieros, formular presupuestos, revisin de estados financieros, interpretarlos y asesorar a la gerencia general en la toma de decisiones. Bsicamente su tarea principal es el supervisar y controlar las diversas areas dentro del departamento. El departamento de Crdito y Cobranza: Se encarga de autorizar los pagos diferidos de servicios prestados por el hotel a sus clientes y de recuperar en los plazos previstos, su importe correspondiente. En la mayora de los hoteles nicamente se concede crdito a determinadas agencias de viajes y a clientes muy especiales. Aqu tambin se incluyen las obras sociales, sindicatos y otras cargas sociales. Funciones del departamento Esta rea se encarga de verificar en una venta a quien, el monto, la forma y el plazo que se le va a vender. As mismo se asegura que los plazos de pago se cumplan y cuando no, tomen medidas para procurar el pago lo antes posible. Mayormente las empresas efectan sus ventas a crdito ya que esto representa una manera de atraer ms clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por esto que toda compaa necesita evaluar el riesgo de financiar temporalmente a sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este crdito.

As pues, la funcin principal de esta rea es el llevar un control de los crditos efectuados por concepto de ventas y el seguimiento a los pagos de estos. El departamento de Tesorera

Elabora el presupuesto de tesorera. Gestin de cobros procedentes de AA.VV y de TT.OO y de los pagos a los proveedores. Control de la caja y de la cuenta corriente. Recoge las liquidaciones de todos los departamentos productivos. Comprobar los arqueos de todos los departamentos (tanto de moneda propia como divisas) Revisin y control de los vales nter departamentales.

El departamento de Finanzas:

Gestin de los crditos y el Anlisis de Riesgos. Crditos. Aqu se deciden de qu tipo y de qu lmite. Negocia con las entidades financieras. Estudia lo que ms le interesa al hotel. Negociacin de ttulos valores (acciones)

Documentacin del departamento: Los documentos internos del rea de Contabilidad y Finanzas son los vales, fax, cartas y remitos internos entre departamentos. Los documentos comerciales son los balances, presupuestos, facturas, libros contables (oficiales y auxiliares) y estado de resultados. Elaboracin de Presupuestos Es un cmputo anticipado. Es decir, lo que espero y lo que quiero. Se hacen presupuestos escalonados: uno en caso de 100% ocupacin, otro para situaciones de riesgo, etc. Esto se debe a 3 razones:

Estimacin acerca de futuras ventas, costes, mano de obra, etc.

Prever una poltica coordinada de direccin para un periodo largo o corto expresado en trminos contables. Establecer un mtodo de control para que los resultados actuales puedan ser evaluados y si es necesario ajustados.

El departamento Legal Es el encargado de brindar asesora en materia legal a las autoridades y dependencias de la empresa, responsable del resguardo y defensa de los intereses institucionales, mediante las acciones pertinentes dentro del ordenamiento jurdico vigente. El rea legal ms desarrollada y en donde ms trabaja este departamento se encuentra en el mbito civil y laboral. Funciones

Asesorar en materia legal a los gerentes, cuando le sea requerido. Emitir opinin en los asuntos que le sean planteados por las diversas dependencias de la empresa. Emitir dictamen en materia de su competencia en todos aquellos asuntos o negocios en los que se tenga inters. Defender los intereses de la empresa cuando estos sean afectados por acciones delictivas o actuaciones judiciales diversas. Elaborar y/o revisar contratos en que el hotel utilice, as como elaborar y autorizar otros documentos privados y/o convenios cuando le sea requerido. Recuperar en forma administrativa o judicial las sumas de dinero que adeuden a la organizacin por diversos conceptos.

El departamento de Innovacin y Tecnologa Informtica El Departamento de Innovacin Tecnolgica debe contribuir gestionando con eficiencia (gestin de los recursos) y eficacia (consecucin de los objetivos), a conseguir un hotel Innovador, Cientfica y Tecnolgicamente avanzado, dotado de las capacidades necesarias para inventar su propio futuro sobre las bases de la sostenibilidad y el conocimiento de los empleados como motor del desarrollo. Con la automatizacin de las funciones administrativas, se concentra la mayor cantidad de recursos en las funciones operativas del hotel, brindando mayor calidad a los clientes. En las distintas reas y funciones de un hotel se utilizan distintos tipos de asistencia informtica, por ejemplo las llaves electrnicas para la habitacin, los sistemas GDS para las reservas, los programas PMS para el ingreso, edicin y transmisin de informacin de todo el hotel, entre otros. Hay dos tipos de asistencias informticas dentro de un hotel: la interna, dedicada a los empleados, para facilitar la organizacin y ejecucin de sus tareas diarias (sistemas PMS, electrodomsticos

tecnolgicamente avanzados para alimentos y bebidas o housekeeping), y la externa, hacia los huspedes, para una mayor satisfaccin de los mismos (tarjeta magntica, Wi-Fi en todo el hotel). Tanto el rea Legal como el de Innovacin y Tecnologa Informtica en un hotel suelen ser tercerizadas. En el caso de la asistencia al departamento de contabilidad y finanzas se utiliza un sistema ERP, el cual integra fujos de informacin horizontal en todas las reas. Tango es el ejemplo ms conocido, consiste en un sistema informtico que permite el registro de informacin mientras se realiza una actividad. Diagrama Intersectorial

Mantenimiento

RR.HH

Eventos y Banquetes

Legales Finanzas y Contabilidad

AA&BB

Housekeeping RR.PP Recepcin Tecnologa

El departamento de Finanzas y Contabilidad recoge las liquidaciones de las diferentes reas y realiza el presupuesto para las mismas, lo que sirve como un mtodo de control para cada rea y, en conjunto, para el hotel. Housekeeping: les envia los registros de las compras de suministros realizadas. Alimentos y Bebidas: les enva los registros de las compras de materias primas y suministros realizadas. Relaciones Pblicas: les enva los registros de gastos en campaas de marketing y publicidad. Front Office: les enva los montos de las habitaciones compradas, es decir, las reservas. Mantenimiento: les enva los registros de las compras de materiales.

Tecnologa: les enva los gastos dedicados a implementacin y mantenimiento del recurso tecnolgico en el hotel. Relaciones Humanas: les enva los montos invertidos en los sueldos y cargas sociales del personal. Eventos & Banquetes: les enva los gastos involucrados en los eventos del hotel, as tambin como las ganancias, ya que esta rea se considera una unidad de negocio en si misma. Legal: Finanzas le brinda informacin sobre deudores morosos, incobrables, etc. Para que legales tome las acciones que sean necesarias.

Conclusin
Luego de analizar los diversos aspectos del rea de contabilidad de un hotel podemos concluir que se trata de un soporte de gran importancia para cualquier empresa, ya que funciona como un garante de la estabilidad y continuidad de cualquier negocio a travs del control de las cuentas financieras. Esto demuestra que la contabilidad es una pieza esencial y clave para cualquier tipo de organizacin. El rea de contabilidad es una de las ms complejas del mbito empresarial, lo que hace que la capacitacin sea indispensable. Con ella, los empleados del rea conseguirn las herramientas, tcnicas y estrategias primordiales para llevar a cabo un control de los ingresos y gastos, as como tambin mejorar los ahorros y las inversiones. De este departamento surgen las decisiones econmicas de toda la organizacin. Adems, all se controlan las estrategias de inversin y los presupuestos para cada sector de la empresa, lo que significa que influye en cada rincn de la empresa convirtindose en una fuente importante de informacin para los directores y gerentes.

Bibliografia http://th2uma.blogspot.com.ar/2010/02/el-departamento-de-contabilidad.html http://www.igssgt.org/subgerencias/departamento_legal.html http://www.euskadinnova.net/es/innovacion-tecnologica/ambitos-actuacion/innovaciontecnologica/162.aspx