Parcial 3.

Ejercicio 1: Controla la
documentación de la organización

Centro de Bachillerato Tecnológico Industrial y de Servicios

CBTIS
Alumno: Josué Jared Chim Nuñez
Profesor: Juan Antonio Pacheco Espinosa
Actividad 1. Realizar una investigación documental sobre la Clasificación de los
archivos, puedes utilizar el documento denominado: 9 IX controlar la
documentación de la organización conforme al sistema establecido.
La clasificación de los archivos:
Se fundamenta en la teoría de las tres edades de los documentos (ciclo vital del
documento) que establece que todos los documentos pasan por tres diferentes
fases o etapas hasta su eliminación o conservación permanente, Estas fases son la
Fase activa (le corresponde el archivo de tramite), la fase semiactiva (le
corresponde el archivo de concentración) y la fase inactiva (le corresponde el
archivo histórico).
Los archivos pueden ser:
Archivos Permanentes: donde se guarda la información sin variar y a veces
podemos actualizarlos un poco, estos se pueden rechazar después de 10 años.
Archivos en movimiento: estos tipos de archivos son los que se actualizan
constantemente.
Archivos de trabajo: estos archivos tienen la capacidad de poder ser utilizados en
la empresa de forma estable o inestable, tienen una vida larga.
Según sus elementos pueden ser:
Archivo de entrada. - Una colección de datos localizados en un dispositivo de
entrada.
Archivo de salida. - Una colección de información visualizada por la computadora.
Otros archivos:
Archivos Históricos. - Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de
archivos que han sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos de
variación periódica en el tiempo.
Archivos de respaldo. - Copia obtenida del archivo maestro para protección de
datos en caso que pasa algo con el archivo maestro.
Los archivos en la empresa pueden ser:
Formales: solicitud, cartas, tramitaciones, constancias, capacitaciones, diplomados
y otros.
No Formales: memorándum, oficios, informes, certificados, conferencia,
declaraciones, invitaciones, anuncios y otros.
Es importante dar lectura del documento, para poder cumplir con la actividad
siguiente: Elaborar un organizador gráfico con los principales puntos del tema .

Controlar la
Documentaciónde la
organización.

Reconocer la importancia
del resguardo de la
documentación en la
organización.

La organizacion y el
Se le debe dar al archivo la Se debe contar con un
manejo del archivo soo
importancia que se archivo perfectamente
debe encargarse el
merece. organizado y eficiente.
personal experto

Es importante que la
empresa tenga el
mobiliario, equipo y
materiales modernos
funcionales y téecnicos.

Es de importancia vital el
control de movimiento de
la documentación, para
evitar extravios.
Actividad 2. Describe brevemente “¿Hoy en la oficina moderna del
Departamento de recursos humanos se necesita?
En la era moderna, el área de Recursos Humanos necesita habilidades en
tecnología, capacidad de adaptación al cambio, empatía y habilidades para
trabajar en equipo. Por supuesto, en cuanto a las habilidades tecnológicas, se
espera que los profesionales de Recursos Humanos tengan conocimientos en
software de nóminas, sistemas de gestión de tiempo y asistencia, plataformas de
e-learning y herramientas de colaboración en línea. En cuanto a la capacidad de
adaptación al cambio, es importante que los profesionales de Recursos Humanos
estén dispuestos a aprender nuevas habilidades y a adaptarse a nuevos entornos
laborales, como el trabajo remoto o el uso de nuevas tecnologías. En cuanto a la
empatía, se espera que los profesionales de Recursos Humanos sean capaces de
ponerse en el lugar de los empleados y entender sus necesidades, preocupaciones
y opiniones. Por último, las habilidades para trabajar en equipo son esenciales
para colaborar con otros departamentos en proyectos conjuntos y para fomentar
un ambiente laboral positivo y colaborativo.
Actividad 3. Con base en la lectura y el organizador gráfico, contestar las
siguientes preguntas.
1. ¿Por qué es importante guardar los documentos de cada empresa? sirve para
gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios
conservar en su base de datos.
2. ¿Qué tipos de archivos conoces? De texto, De imagen, De vídeo, De ejecución,
De audio y archivos comprimidos.
3. ¿De qué se ocupa la archivonomía? Es el conjunto de métodos, leyes o normas
de manejo de los archivos para la conservación de expedientes y documentos para
facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada
ordenación del archivo administrativo.
4. ¿Qué tipos de sistemas de clasificación en la archivonomía percibes? Los
sistemas directos y los sistemas indirectos. Los sistemas directos se pueden
accesar directamente de la información y los sistemas indirectos se necesitará un
instrumento auxiliar para localizar la información.
5. ¿Cuál es la diferencia entre un documento y un expediente? Un documento es
un archivo individual, mientras que un expediente es un conjunto de documentos
relacionados con un tema en particular.
6. ¿Por qué se hace registro de un expediente? Se hace para mantener un control
y seguimiento adecuado de la información relacionada con un tema, lo que ayuda
a garantizar una gestión eficiente y una toma de decisiones informada.
7. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere que formen parte denominado
“activo”? Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia.
8. ¿La función principal de un archivo es? La función principal de un archivo es
almacenar y mantener organizada la información importante y valiosa de una
empresa o institución, lo que facilita el acceso y uso de la información en el futuro.
Actividad 4. Realiza una investigación documental sobre la importancia de los
archivos en materia de depuración. Con base en el documento “9 IX controlar la
documentación de la organización conforme al sistema establecido.
La protección de la documentación es sumamente importante por esto se deben
tomar medidas para la protección de los archivos del Depto. De RR.HH.
La pérdida de la información almacenada en un expediente en un archivero, una
computadora o cualquier sistema de información puede tener graves
consecuencias para la empresa. Las empresas deben contar con soluciones o
herramientas para proteger su información.
Resguardar y proteger la información es proteger el funcionamiento adecuado de
la empresa. Sobre todo, en casos de fallo informático.
También la protección de la información permite evitar pérdidas financieras
provocadas por la desaparición de archivos, bases de datos balances financieros
etc.
Puntos Importantes: -Debe darse al archivo la importancia que se merece, tanto
en la pequeña como grande empresa. -Para el normal funcionamiento de una
empresa es indispensable contar con un archivo perfectamente organizado y
eficiente. -La organización y manejo del archivo debe encargarse solo a personal
experto. - Es importante para que el archivo dentro de una empresa logre los fines
propuestos que tenga mobiliario, equipo y materiales modernos funcionales y
técnicos. -De importancia vital para una empresa es el control del movimiento de
la documentación, para evitar extravíos que puedan acarrear problemas serios a la
institución.
Archivos: Definición. - Un archivo es un lugar donde se guardan los documentos
de la organización. Es el conjunto de estos documentos, reunidos por las personas
jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su
utilización para la investigación. La cultura la información y la gestión
administrativa. Un documento está listo para archivarse cuando lleva marcado la
clave “archívese” o “listo para archivar”, las iniciales y estampa.
Tipos de archivos: Aparte de los archivos tradicionales existen archivos
electrónicos que se elaboran y guardan en la computadora. Cada archivo contiene
un formato de registro de longitud fija. Los archivos físicos son los que en forma
permanente van almacenando información en el disco. El archivero moderno y
tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.
El archivo general guarda la documentación procedente de cada uno de los
departamentos, sus funciones son: Recoger, organizar, custodiar, y conservar la
documentación que sea remitida por los servicios y unidades administrativas.

Actividad 5. Contestar las siguientes preguntas ampliamente:

1. ¿Qué es una depuración de documentos? La depuración de documentos es el
proceso de revisar y eliminar los documentos innecesarios o duplicados y eliminar
documentos que ya no son necesarios, lo que permite ahorrar espacio de
almacenamiento y facilita la búsqueda y recuperación de información importante.
También ayuda a reducir el riesgo de errores o confusiones al tener una cantidad
menor de documentos para manejar.
2. ¿Cómo se hace la depuración? La depuración de documentos se puede hacer de
varias maneras, pero generalmente implica revisar los documentos existentes y
decidir cuáles se deben conservar y cuáles se deben eliminar. Es importante
establecer criterios claros para determinar qué documentos son importantes y
cuáles no, y asegurarse de seguir las políticas y procedimientos de la empresa o
institución con respecto a la eliminación de documentos.
3. ¿Se valora: la edad de los documentos? Claro que si, a edad de los documentos
es importante porque ayuda a determinar su valor y relevancia. Los documentos
más antiguos pueden ser valiosos para la historia de una empresa o institución,
mientras que los documentos más recientes pueden contener información más
relevante y útil para la toma de decisiones actuales.
4. ¿Hay que tener una autorización de la depuración? Sí, por lo general es
necesario estar autorizado para depurar documentos, ya que la eliminación de
documentos importantes o confidenciales puede tener consecuencias negativas.
Las políticas y procedimientos de la empresa o institución deben establecer
claramente quién está autorizado para realizar la depuración de documentos y
cómo se deben manejar los documentos que se elimina
5. Aportar una conclusión sobre la depuración de archivos. En conclusión, la
depuración de archivos es un proceso importante para mantener un archivo
organizado y eficiente, ya que permite eliminar documentos innecesarios o
duplicados y garantiza que la información importante se pueda encontrar
fácilmente. Es importante establecer criterios claros para determinar qué
documentos son importantes y cuáles no, y asegurarse de seguir las políticas y
procedimientos de la empresa o institución con respecto a la eliminación de
documentos. Además, es fundamental contar con personal autorizado y
capacitado para realizar esta tarea de forma adecuada.