GESTION DOCUMENTAL

CONCEPTO, USO Y APLICACIÓN

LEIDY VELANDIA GUZMAN

INSTRUCTORA
CLAUDIA MURCIA CEDEÑO

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

Ficha (2061018)
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 6
CENTRO DE SERVICIO Y COMERCIO
SENA
IBAGUE
2020
 3.6 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 6 – GESTION DOCUMENTAL, CONCEPTO
USO Y APLICACIÓN

1. Investigue la Gestión Documental, Concepto, Uso y Aplicación, destaque los

ítems que más le llamaron su atención.

CONCEPTO: La Gestión Documental son normas técnicas y practicas – es el

instrumento archivístico que le permite al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto, mediano y largo plazo,
facilita la recuperación de información desde ellos, permite la extracción de la
información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que
son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando
ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes. el
desarrollo sistemático de los procesos de la Gestión Documental.
La Clave e importancia consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de
documentos.
SE USA: En un software para administrar los documentos de todo tipo recibidos y
creados en una organización encargándose de controlar y organizar los
documentos de toda la organización,
- incorporando capturas y contenido utilizando flujos de trabajo.
 - El repositorio central para los documentos/archivos de esta forma se pueden
acceder, ver, cambiar y compartir.
- Para la Seguridad de los documentos.
- sistemas de salida.
- sistemas de recuperación de información.
- En acceso a los documentos cuando son necesarios.
- Para una mejor organización.
- En tiempo/eficiencia de costos.
- Para compartir archivos.
ITEMS: se utilizan para mirar la información que esta ligada a un volumen o barcode es
decir un volumen o dossier técnico puede contar planos o manuales además de la
información pertinente tratada, el barcode tendrá un código de barras y cada plano o
manual inserto tiene su propio código de barras y estos están ligados al del volumen.
ITEMS: La gestión de documentos se ha transformado en un término bastante usual en la
Sociedad de Información, debido al creciente desarrollo de la información y la generación
de contenidos que esto con lleva y su repercusión en las organizaciones que la utiliza
cotidianamente. En este nuevo escenario los profesionales de la información, debemos
conocer cuáles son sus diferencias e implicancias, para asistir y organizar esta vastedad
de contenidos insertos en los documentos. Documento Digital, Gestión Documental,
Archivo, Norma ISO 15489.
Observaciones y recomendaciones:
Comité Interno de Archivo
Acta No. 002-Tablas de Retención Documental
Documento Tablas de Retención Documental
ITEMS: documentación en la nube se trata de asequibilidad y escalabilidad; se obtiene el
almacenamiento digital sin la necesidad de invertir en hardware para almacenar,
administrar y procesar datos en lugar de un servidor local o un ordenador personal.
ITEMS: Un software en el que se encarga de controlar y organizar los documentos de
toda la organización, incorporando capturas y contenido, utilizando flujos de trabajo,
repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información.

DESDE EL PUNTO DE VISTA CRITICO

Conocer las fortalezas y debilidades del area de Gestión Documental que se administra
(dándose un reflejo a la realidad)
Elaborar, actualizar y utilizar permanentemente el Inventario Documental del fondo que se
administra.
Optimizar cada recurso con el que se cuenta, Documentar los procesos y procedimientos.
Manejar estadísticas que permitan medir la gestión realizada (indicadores).
Hacer difusión permanente de las fortalezas en la Gestión Documental y de manera
discreta ir trabajando los aspectos por mejorar.
Diagnosticar: si no hay línea base para saber de donde arrancamos y hacia dónde vamos.
No dejarnos vislumbrar por el auge tecnológico: no cambiar el papel por un medio
tecnológico a menos de que se tenga asegurado el componente legal, económico, técnico
y administrativo.
Viendo la entidad como un todo, realizando un adecuado proceso de identificación.
Clasificando la información que se produce promoviendo el habito por parte de todos los
empleados de la entidad. Identificando q que serie pertenece cada documento que se
produce y recibe.
Optimizando el uso del papel
Generando un Inventario Documental o bases de datos.
PUNTO DE VISTA ARGUMENTATIVO: En estos tiempos en los que es vital importancia
cuidar del medio ambiente y todo lo relacionado con lo ecológico, juega un papel muy
relevante el buen manejo de los documentos físicos en el mundo empresarial. uno de
ellos es caer en el error de digitalizar todos los documentos de la empresa, para
posteriormente eliminarlos y con esto solucionar un problema de espacio físico, pero
además de los altos costos de digitalizar, ¿realmente estamos solucionando el problema?
¿O lo que hicimos fue trasladar el desorden que teníamos en los documentos físicos aun
desorden virtual, con el agravante de no tener en cuenta las normas sobre conservación
de documentos físicos? Lo que podría a llevar a la empresa a enfrentar problemas
legales.
Es importante anotar que un Sistema de Gestión Documental no es un software como
muchos empresarios piensan. El SGD es una cultura, una filosofía, una política, unos
manuales, que se desarrollan de acuerdo a la personalidad de la empresa y a las normas
legales que regulan la archivística en el país.
PROPOSITO DE LA GESTION DOCUMENTAL
Desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale hasta los más
sofisticados sistemas informáticos que manejan no solo la documentación administrativa
propiamente tal controlando los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los
expedientes. Sirviendo la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la
requieran, cumpliendo a cabalidad con tal objetivo.

- LAS VENTAJAS: La aplicación de un programa de gestión documental permite un

incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la
ubicación y el manejo de la información que generalmente se conserva en las
organizaciones, y tiene las siguientes ventajas:
  Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
 Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
 Reducción de los costos de archivado
 Reducción de la recuperación de un documento.
 Acceso concurrente a un documento.
 Mejora de atención a los clientes.
 Reducción de costos legales.
 Reducción de costos de acceso a la documentación.
 Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
 Incremento en la satisfacción de los usuarios internos

OBJETIVO PRINCIPAL
Resaltar la importancia del rol de los documentos y archivos, en cuanto a la organización,
control y seguimiento de documentos como lenguaje de la administración, y así mismo,
estandarizar la información que se genera en la entidad con base en las directrices dadas
por el Archivo General de la Nación
APLICACIÓN EN LA EMPRESA Y EL BENEFICIO EN LA MISMA: los
documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato
electrónico. una factura de un proveedor que llega por correo ordinario es
obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. sin embargo,
esta factura probamente comenzó con un pedido de la empresa. ese pedido al
proveedor podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos
documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que, sin
embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan. actualmente la
manera de almacenarlos es muy diferente. También se le puede agregar una nota
de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato; (archivar en un
sistema de gestión documental) como aprobación del documento; estos otros
documentos podrían estar en diferentes formatos o sistemas. peor aún más,
podrían estar en diferentes departamentos. un contrato puede almacenarse en un
archivador en el departamento legal. la nota de entrega podría estar en un
almacén, la aceptación podría estar ene l departamento que finalmente recibió el
pedido. tendríamos diferentes grupos de personas que pueden estar en
ubicaciones físicas y relacionados de alguna forma con la factura. ¿Qué PASA SI
ALGO NO FUNCIONA CON EL PEDIDO? ¿Dónde PODEMOS ENCONTRAR
TODOS LOS DOCUMENTOS PARA QUE PODAMOS REVISAR EL CONTRATO,
¿MIRAR LA NOTA DE ENTREGA PARA ASEGURARSE DE QUE TODOS LOS
MATERIALES FUERON ENTREGADOS, MIRAR A LA ACEPTACION DEL
DEPARTAMENTO, ¿MIRAR LA FACTURA Y DETERMINAR SI SE PAGO? sin
todos los documentos implicados en el proceso, puede tomar mucho tiempo
resolver el problema. el cual es tiempo valioso de varias personas de la empresa.
en el repositorio la empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en
carpetas y archivadores para localizar un documento.
EL BENEFICIO PARA LA EMPRESA: es el que ha de generar un potente plan
para gestionar toda la documentación el cual le permitirá una mejora en todos los
procesos, para que de esta forma se aumente la productividad. Aunque para esto
se lleve a cabo, es necesario que se fijen unos criterios a la hora de gestionar el
archivo donde ira toda esta información. Y eso hará mas competitiva la empresa,
facilitar el acceso adecuado a la documentación existente será más fácil tomar las
decisiones oportunas.

2. Luego con base en la observación del video clip “la gestión documental”, link
En una hoja identificar y comprender las principales definiciones y/o conceptos de
la gestión documental. Desde el punto de vista crítico, argumentativo y propósito
igualmente identificar las ventajas y el objetivo principal, así mismo su aplicación
en las empresas y el beneficio de la misma.

3. En equipos de tres compañeros graba un video clip de 3 minutos en donde

explique con imágenes y texto el Concepto, uso, importancia y Aplicación la
Gestión Documental. Los videos serán colgados en el canal de YouTube del
grupo. (el video más visto, colaborativo, creativo, mejor diseñando y
estructurado será premiado)