PLANIFICACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

SGC ISO 9001:2015

JOPSE MAURICIO HERNANDEZ ARIAS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CARLOS ALFONSO PONTON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA VIRTUAL

CALI
NOVIEMBRE 2020
 INTRODUCCION

Es de reconocer que los archivos de una organización hacen parte fundamental del
plan estratégico de la administración de la organización, ´puesto que con ello se
evidencia en forma integral la información de la documentación que servirá como
medio de consulta o de prueba para cualquier peticionario incluyendo a la
organización.
 OBJETIVOS

- Implementar el archivo en una organización ya sea tipo privado o público.

- Cumplir con los estándares de Gestión de Calidad para optimizar la Organización.
- Minimizar los riesgos en el deterioro o perdida de la información de las
organizaciones.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

la humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de
la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de
los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.

Su importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,

comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una
entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza, archivos,
son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS Tiene que ver propiamente con las ventajas que
este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo: Económicos:

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación. Simples: Identifica el contenido de la información de manera
sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de
archivar para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma
de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico
de archivo. Los archivos se clasifican según su uso y organización.

SEGÚN SU USO
Archivo activo Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes. Archivo semi activo Contiene información que puede ser de relevancia,
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
- Archivo histórico o permanente Contiene la información vital y va
conformando su historia.
- Se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un
país.

POR SU ORGANIZACIÓN Otra de las variables que definen la clasificación del

archivo, es la organización que la empresa elija y el manejo de la información que,
de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central.
- Centralizada Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura,
es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación,
todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la
finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.
- Descentralizada Esta clasificación de archivos permite que cada
departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada
uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo
los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de estos.
- Descentralizado con control central Es la combinación de dos sistemas
anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la
rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia
conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo
central.

SEGÚN SU CICLO VITAL El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le

asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
- Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
- Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su
consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
- Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente

Categorización de los archivos Se clasifican en:

A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación

CONCLUSIONES

Podemos dar la importancia de los archivos por que de ello denota el

cumplimiento de los requisitos de la formación de una organización, que
de acuerdo a la estructura deberá crear, mantener y proteger los
documentos de relevancia ya sea para su consulta o como medio de
prueba.