SERIVICO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL CESAR
CENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO MINERO

Programa: Gestión Documental.

Competencia: Organizar archivo central de acuerdo con normatividad

vigente y políticas Institucionales.

RAP: Programar las transferencias documentales de la organización,

aplicando la tecnología Disponible, la normatividad vigente,
las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo .

Instructora: Neila Ballestas Pinzón

Duración: Del 8 al 12 de mayo de 2020

Actividad: Contextualización del Archivo Central .

1. Descripción de la Actividad

Tomado de: https://www.google.com/search?

q=archivo+central&rlz=1C1GCEA_enCO924CO924&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwilvcS_odruAhWXRj
ABHU6mDdkQ_AUoAXoECBsQAw&biw=1920&bih=969#imgrc=xzIYZID56-q1RM

Elabore un informe donde se evidencien las respuestas a estas inquietudes.

1. ¿Qué procesos tiene claros y cuáles no, en su concepto y su que hacer como
archivista dentro de una organización en el manejo documental y por qué?
 R/ TENGO CLARO LOS SIGUIENTES PROCESOS: PLANIFICACION,
ORGANIZACIÓN, PRODUCCION
LOS QUE NO TENGO TAN CLAROS SON VALORACION, GESTION Y
TRAMITACION.
 encargado de planear, analizar e implementar las buenas prácticas y métodos
que permitan la preservación de los documentos, con el fin de proteger el
contenido del archivo y así, facilitar su consulta y acceso

2. Dentro de la normatividad que se ha manejado en su formación, ¿normatividad

pueden influenciar directamente en el Qué manejo de transferencias
documentales primarias, como es esa influencia o afectación?
3. ¿Qué tan importante puede ser el manejo de transferencias documentales
primarias en una organización y por qué?
R/
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES En toda entidad se deben realizar
transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y,
finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en
cada entidad, Las transferencias permiten
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.

4. ¿Cómo puede influenciar en una organización, el manejo adecuado o

inadecuado de las transferencias documentales?
R/ PUEDE INFLUENCIAR EN QUE EL objective de las transferencias es lograr
que la documentation reciba el tratamiento apropiado en el archivo más
adecuado para ello. De esta manera, se evita la aglomeración de documentos
en los diferentes centros y unidades y los perjuicios que esta concentración
provoca, a la vez que se proporciona el servicio más adecuado para cada fase
del ciclo vital de los documentos.
Una transferencia no puede considerarse como un medio de desalojar
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documentos inservibles o sin controlar, sino que debe ser un proceso integrado
en el programa de gestión documental de la organización

LAS TRANSFERENCIAS INADECUADAS son aquellas que se llevan a cabo

excepcionalmente para recoger documentos de unidades administrativas o archivos que
sufren algún tipo de contingencia (inundaciones, mala gestión archivística, derrumbes, etc.).
En este tipo de transferencia los documentos llegan en la mayoría de los casos
desorganizados y sin una relación de entrega.

5. ¿Qué conoce y que sabe de las TRD (tablas de retención documental)?

R/  constituyen un instrumento archivístico que permite la
clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico -
funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de
la valoración documental por cada una de las agrupaciones 
6. ¿Cómo aplican o como cree que aplican las TRD (tablas de retención
documental) en la organización donde usted es patrocinado o en el SENA?
R/CREO QUE LAS APLICAN con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se LES asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

7. ¿Qué impacto puede generar en una empresa la aplicación o no de las TRD

(tablas de retención documental)?
R/ La TRD impacta la economía y la eficiencia administrativa de la empresa.
Tu empresa establecerá de primera mano la producción documental necesaria
para cumplir con sus funciones y actividades
8. ¿Qué tan perjudicial y por qué puede darse la elaboración errónea de las TRD
(tablas de retención documental) en una empresa?
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES En toda entidad se deben realizar
transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y,
finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en
cada entidad, Las transferencias permiten
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras

La actividad, debe ser enviada a través de la plataforma LMS Territorio, en el

espacio destinado para ello (Evidencias).