INTODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se desarrolla el tema de Gestión Documental, estudiaremos

para saber qué es gestión documental y cómo aplicarla al negocio, es indispensable
para lograr un manejo adecuado de toda la información que fluye dentro de la
organización. Debemos tener en cuenta que la cantidad de datos y de documentos
que manejan las firmas de abogados es cada vez mayor, por lo que el proceso de
gestión documental es importante para canalizar toda esa información, simplificando
así la organización y la búsqueda de cualquier tipo de documento, sin importar
incluso que la firma llegue a almacenar cientos o miles de archivos.
Si todos pensamos en un archivo documental de una empresa, nos viene a la mente
estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas.  Todas las empresas
tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están
ocupando ya un segundo plano.
Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la
mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados
años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. Si nos
parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de
una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que
habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.
Todo ello nos hace plantearnos que una gestión documental es una gran
solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente.
 OBJETIVOS

 Mantener la información actualizada. En este sentido, uno de los problemas

de no saber qué es gestión documental es que se corre el riesgo de quedarse
con la información desactualizada de manera constante.

 Controlar los accesos para respaldar la protección de los documentos, evitar

la pérdida de información y garantizar la confidencialidad.

 Brindar una visibilidad completa y sin márgenes de error de los documentos

almacenados por la firma.

 Organizar los archivos de forma jerárquica y categorizada, con la finalidad de

optimizar la matriz de búsqueda de información. Este uno de los objetivos de
la gestión documental más crucial, ya que se necesita buscar información de
la forma más ágil posible.
Gestión documental (concepto y objeto)
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los
documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que
busca la información de una manera fácil y sencilla.
Su objeto es el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más
sencillo, claro y funcional, toda vez que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además,
normativamente cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta
para efectos legales y/o administrativos.

Propósito de la gestión documental

 Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la
organización.
 Identificar y proteger la información vital.
 Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
 Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
 Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la
información de la entidad.
 Interrelacionar correctamente lo gestión documental con la estructura
organizacional.
 Evaluar la gestión documental de la organización.

Enfoque clásico (formas impresas y análisis)

Por lo general las operaciones administrativas que se efectúan en una organización
requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas
operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso
incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de
la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:
 Su contenido
 La cantidad que de ellos utiliza
 El costo que representan
 El grado en el que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
 Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

Enfoque digital (software y herramientas)

Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar, almacenar y
preservar la información.
La gestión documental de los archivos en papel y de lo archivos electrónicos es
clave en la búsqueda del éxito en mercado cada vez mas competitivos. Además, la
necesidad de control en el acceso a los datos, su monitorización y su evaluación,
hacen imprescindible la existencia de un medio que centralice y proteja los archivos,
tanto en medio físico como electrónico. Aun mas hace posible la digitalización y
captura masiva de formatos, cuestionarios y formularios, encuestas o imágenes, y
permite limpiar y confirmar datos automáticamente por medio de reglas d negocios y
validaciones en base de datos, lo que se refleja en resultados como los siguientes:
 Reduce los costos de captura manual
 Mejora los tiempos de procesamiento
 Aumenta la calidad de los datos
 Incrementa la productividad
 Acelera el manejo de los documentos.
 Potencia las inversiones en sistemas
 Establece un puente entre contenidos de la web y los sistemas de gestión
documental
 Sistema de gestión de contenido orientado a la web
 Permite escalar la gestión de los datos.

Ventajas de la gestión documental

 Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el
tiempo que se requiere para trasladar documentos de un lugar a otro
 Reducción significativa del gasto de papel, des espacio de almacenamiento
físico y del envió de documentos
 Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal
no autorizado
 Control de acceso a los datos para saber que usuario accede a determinado
documento.
 Búsqueda y localización inmediata de documentos sin necesidad de
movimiento físico, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los
metadatos (índices).