Procedimiento General para Consultar

El objetivo primordial del archivo es la consulta eficiente y eficaz de la información.

Para que la búsqueda y localización de los documentos sea rápida y segura, siga
el siguiente procedimiento:

Determine el nombre, código o

fecha del documento que desea
localizar

Identifique las agrupaciones

documentales a las que pertenece
el documento (fondo, sección,
subsección, serie, subserie)

Determine la unidad de orden

Localice la guía auxiliar (según el

sistema de ordenamiento de la
serie)

Localice la guía principal (letra,

número o fecha)

Localice la subguía (si la hay)

Ubique la unidad de conservación

Retire el legajo de la unidad de

conservación

Localice el documento dentro del

legajo

Si presta el documento, haga firmar

la Guía o Tarjeta de Afuera

Ubique la Guía de Afuera donde

retiró el documento

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
Hasta el momento hemos precisado la manera de hacer más fácil a las personas
trabajar con los documentos, puesto que con la aplicación y normalización de los
procedimientos desarrollados en este curso, cada persona sabe qué documentos
tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe como encontrar en
poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.

Sin embargo, es importante anotar que en la práctica empresarial las tecnologías

de la información y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado,
siendo elementos indispensables de gestión, que requieren un capítulo
importante de las inversiones.

Por tal motivo, la gestión documental debe adecuarse a las condiciones

existentes en el entorno empresarial. Hasta la empresa más pequeña puede tener
un planteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de
grandes inversiones en medios informáticos.

La organización documental debe integrar los documentos en papel, los

documentos electrónicos y las bases de datos. En este curso nos ocupamos
de la organización de los documentos en soporte papel, la organización de los
documentos electrónicos, la creación y gestión de bases de datos serán objeto de
próximos cursos.

Pero en este punto es importante precisar que la organización documental debe:

Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso

colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles
grabaciones de datos, entre otros.

Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que

trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda
plasmada la experiencia, para evitar empezar de cero sobre aspectos en los
que ya hay experiencia acumulada.

Por tal motivo la recuperación y consulta de la información contenida en los

documentos, obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse
los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos.

Las bases de datos son imprescindibles para la búsqueda y localización de la

información contenida en los documentos.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia