CONCEPTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: ORGANIZACIÓN, CARPETAS, ARCHIVOS, ENTRE OTROS.

Por que en su roll como auxiliares en secretariado ejecutivo, consideran que deben tener conocimientos relacionados a la gestión

documental.

La gestión documental y su importancia para la labor empresarial.

Que es la Gestión Documental

El mundo de los documentos es gigantesco y existe gran variedad sobre todo hablando de cotenidos, escritos, visuales, audios, de

video etc.

Cualquier organización almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en. forma de papel y también en

formato electrónico.

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Es el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar la gestión de los documentos de una empresa, de manera que estos puedan ser

localizados fácilmente.

así como permitir su extracción de la información que contienen, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles,

así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

La importancia de la gestión documental

lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo,

espacio y dinero.

La búsqueda de documentos y la consulta de datos puntuales es una práctica recurrente dentro de las empresas, firmas y demás entidades y

esta práctica puede resultar muy compleja cuando existen demasiados documentos almacenados y no se cuenta con un proceso de gestión

documental eficiente.

Por lo tanto, la importancia de la gestión documental radica en la practicidad que le aporta al trabajo diario de los empresarios, abogados.

Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y buscar información de forma rápida, fácil y muy precisa.

Sobre todo si hablamos de empresas donde se brinde un servicio, llámese una Eps, estamos a hablando de que cuentan con una historia clínica

a la que los usuarios pueden acceder en el evento que se lea necesario.

Por ejemplo, si un abogado necesita localizar un dato particular, pero no recuerda a qué juicio o proceso se encuentra asociado, lo puede

ubicar rápidamente solo si cuenta con un proceso de gestión documental eficiente ya implementado, lo que evitaría que tenga que revisar

uno a uno cada documento.

Podemos decir que los objetivos de la gestión documental a niveles más específicos son los siguientes:

 Evitar la pérdida de información y garantizar la confidencialidad.

 Brindar una visibilidad completa y sin márgenes de error de los documentos almacenados por la compañía.

 Organizar los archivos de forma jerárquica y categorizada, con la finalidad de optimizar la matriz de búsqueda de información. Este

uno de los objetivos de la gestión documental más cruciales, ya que se necesita buscar la información la forma más ágil posible.

EL DOCUMENTO partiendo del hecho que aquí el gran protagonista es el documento de allí en nombre de gestión documental, todo

gira alrededor del documento.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que puede ser requerida posteriormente, debido a la

necesidad que tiene la empresa

para el desarrollo de su gestión, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la información que contienen los

documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes.

 Ejemplo. Una empresa demandada por un proveedor segun por no pagarle unas facturas, imagine si la empresa demandad no conserva

debidamente dichas facturas, se les he más difícil demostrar que en efecto si realizo dicho pago.

Su importancia:

 Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de soporte, en

ejercicio de las funciones administrativas.

 Constituyen un medio de comunicación e interacción humana.

 Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran.

 Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

 Soportan procesos legales personales e institucionales.

Elementos de un Documento de Archivo

Se definen como aquellas características que hacen posible la clasificación de un

documento para que este pueda ser archivado según sus especificaciones, por

ejemplo.

Soporte: considera el material a través del cual se realiza la transmisión del conocimiento, pudiendo ser por medios electrónicos, magnéticos o

evidencias físicas, entre otros.

Estructura: constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo

hacen diferente de los otros; por ejemplo: fecha, destinatario, saludo, cláusulas,

despedida, contenidos, anexos y firmas.

Contenido: se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica

que desea expresar y transmitir la institución o persona.

Principios de los documentos archivos

Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales:

 El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por

una unidad responsable, sin mezclarlos con otros. principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los do-

cumentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

 El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la ofici-

na de origen. se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en

que se recibieron, produjeron o tramitaron con miras a solucionar un asunto determinado.

LAS BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Estas consisten en acciones enfocadas a la gestión, tratamiento y conservación de la información y los documentos.
EPP EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL

¿Qué es la gestión de archivos de una empresa?

La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial, ya sea en forma de documentos fí-

sicos o electrónicos.

La información empresarial recoge todos los datos, procesos y recursos que la organización ha ido recopilando a lo largo del tiempo.
Es la Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, concep -

tual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y

consulta

CLASES DE ARCHIVO

Todo depende de su clasificación y relevancia, es por ello que dentro de la gestión documental se manejan diferentes tipos de archivo, estos

son:

SEGÚN SU USO:

 Archivo de Gestión:

También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en

constante movimiento.

 Archivo central:

También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen

manteniendo su vigencia y utilidad.

 Archivo histórico:

Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que se encuentran aquí, son provenientes de los archivos central y de

gestión, ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan por su valor añadido a la investigación y a la soli -

dificación de la cultura. Es decir, en el archivo histórico se almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido

funciona como base investigativa y de soporte.

Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cul -

tural son de interés público.

• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas del sector privado.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVISTA

El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y

proteger la historia y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad.

su deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el

desarrollo de quien lo requiera.

El papel del archivista es tan importante y necesario dentro de la gestión documental, que sin su acompañamiento y conocimientos no se po-

dría garantizar que toda la información se conserve inalterable con el paso del tiempo.

Ahora bien, el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y proto -

colos para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación.

Con esto, protege el contenido vital de las empresas, garantizando el acceso de los empleados y demás personal que lo requiera y facilitando la

ubicación de la información y su seguridad.

Por lo tanto, contribuye en el manejo de los archivos de la siguiente manera:

  Ahorro de tiempo, espacio y dinero significativos, gracias a la correcta planeación.

 Eficiencia en ubicar y encontrar documentación.

 Almacenamiento ordenado y eficaz en todo momento.

 Mejor productividad en los procesos de documentación.

 Revisión objetiva de la información y su custodia.

 Correcta clasificación de los archivos de la empresa.

Muebles para Organizar Archivos

Los muebles para archivos son ideales para mantener el orden en una oficina, tanto para guardar documentos, archivos y carpetas; además de

tenerlas a la mano en todo momento

En todo caso, cada uno sirve para un propósito específico y también para lograr ahorrar trabajo en la oficina. Los muebles de archivo son ele -

mentos imprescindibles para el ordenamiento del área administrativa de una empresa, así como para mantener el espacio de la oficina libre de

documentos.

¿Cuáles son los muebles de archivo para oficina?

Los muebles de archivo para oficina se pueden clasificar o tipificar de diversas maneras, cada uno sirve para un propósito, y este es más que

todo poder servir de la mejor manera posible en el ámbito de trabajo, entre los muebles de archivo que se pueden señalar, están los siguientes:
Organización de Documentos

La organización documental implica tres procesos vinculados: la clasificación, la ordenación y la instalación.

La clasificación: se agrupen todos los documentos relativos a un mismo asunto según su contenido y forma.

La ordenación consiste en ubicar los documentos de acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite, dándole una disposición física a los

documentos, La ordenación archivística sirve para asegurar que un cuerpo de documentos tenga un ordenamiento interno apropiado, de con -

formidad con un sistema de ordenación previamente definido: Alfabético, cronológico y mixto.

La instalación. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación.

Formas de ordenación

Sistema de Ordenación Alfabética.

Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética para ordenar los documentos. Hace referencia a la acción de ordenar los expedientes de acuerdo

con el alfabeto, es decir de la “A” a la “Z”. Generalmente este tipo de ordenación aplica a documentos referidos a personas, lugares o entidades.

Recomendaciones:

1. Su uso es recomendable únicamente para unidades administrativas con poco volumen documental.

2. Al tomar este tipo de ordenación, es necesario tener en cuenta el primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del se -

gundo apellido, y por último el (los) nombre(s).

Sistema de Ordenación Numérica: Es aquel método de ordenación en el cual los documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva

consecutiva. Algunos ejemplos de ello son las actas, resoluciones, facturas que genera una organización.

Sistema de Ordenación Cronológica: Ordenación que se da a los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día).

Foliación La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principa -

les: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como

respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Indicaciones para Foliar

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo

en cuenta que el folio No. 1 es para el documento más antiguo dentro de la carpeta.

3. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o nume-

raciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas

LEY GENERAL DE ARCHIVO

LEY 594 DEL 2000

La ley 594 del 2000 ley general de archivos establece las reglas y principios que regulan la función archivista del estado. Para ello sea estableci-

do en esta ley una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o privada ser regulados por dicha ley para guiarse y llevar una ade -

cuada gestión de archivos de documentación.

La presente ley tiene por objeto regular el sistema nacional de archivos, lo principios y guías, políticas, estrategias, metodologías, técnicas y me -

canismos de carácter archivístico para la gestión, manejo, protección y conservación de los documentos y archivos públicos de interés nacional.

También se encuentran categorías de los archivos públicos como lo son: desde su punto de vista de su jurisdicción y competencia, archivos te-

rritoriales, los archivos según la organización de estado y obligatoriedad de la creación de archivos.

ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información

institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos
harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y de -

beres consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afec-

ten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patri -

monio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herra -

mienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de

los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la

eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar

la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la

riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Consti -

tución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a

los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamiza -

dores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estable -

ciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza

de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Políti-

ca y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísti -

cos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la in -

formación y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles

de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas

y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordi -

nación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propi -

ciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en ge-

neral acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes

fundamentales de la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regu-

larán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTÍCULO 6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a

cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación,

así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoria -

les del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades

de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territo -

rial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamenta -

rias.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de

la Nación, en el artículo

7 de la Ley General de Archivos de Colombia.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican

en:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo

a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

 Archivo general del departamento.

 Archivo general del municipio.

 Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde

el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.

• Archivos de entidades del orden distrital.

• Archivos de entidades del orden metropolitano.

• Archivos de entidades del orden municipal.

• Archivos de entidades del orden local.

• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.

• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el

punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.

• Archivos de la rama judicial.

• Archivos de los organismos de orden de control.

• Archivos de los organismos autónomos.

ACTIVIDAD EN CLASES

CENSA MONTERIA

SESIÓN 01 GUÍA GESTION DOCUMENTAL 1

TUTOR: SHIRLEY SALCEDO

Nombres:

Fecha:

De acuerdo a la temática desarrollada en la Sesión #1, escoja la respuesta correcta según casa pregunta o enunciado.

1. La gestión documental se considera importante por:

A. lleva a la empresa a mejorar y a optimizar ya que ahorra tiempo, espacio y dinero.

B. Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y buscar información de forma rápida, fácil y muy precisa.

C. Ninguna es correcta

D. AyB

2. Algunos de los objetivos de la gestión documental son:

A. Tener documentos al día, listos y organizados para que les paguen la nómina.

B. Evitar la pérdida de información y garantizar la confidencialidad, brindar una visibilidad completa y sin márgenes de

error de los documentos almacenados por la compañía.

C. Mantener contentos a los empresarios por el orden llevado en la oficina.

D. Todas las anteriores

3. Cuál es la importancia que tiene el Documento:

A. El documento es el principal elemento de un archivo

 B. Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de

soporte

C. Porque hay gran variedad y encontramos en papeles en todas las empresas.

D. A y B son correctas

4. Los elementos que identifican un documento archivo son:

A. Soporte, estructura, contenido

B. Formalidad, destino, finalidad

C. Origen, desarrollo, objetivo

D. Encabezado, cuerpo, conclusión

5. Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Hablamos del prin -

cipio de:

A. Orden Previo

B. Orden Original

C. Orden posterior

D. Orden secundario.

6. Se consideran buenas prácticas documentales:

A. Usar equipo de protección como guantes

B. Lavar los archivadores

C. No consumir alimentos alrededor de los archivos

D. A y C son correctas

7. La gestión de archivo en una empresa consiste en:

A. Recopilar toda la documentación y archivarla

B. Contar con archivos de todos los tamaños

C. El proceso de organización y clasificación de toda la información empresarial de sus documentos físicos o electrónicos

D. Ninguna de las anteriores.

8. Son los archivos que, por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento,

hablamos de un archivo:

A. Histórico

B. De Gestión

C. Central

D. Privado

9. Podemos decir que el archivista contribuye en el manejo de los archivos de la siguiente manera:

A. Eficiencia en ubicar y encontrar documentación.

B. Almacenamiento ordenado y eficaz en todo momento.

C. Mejor productividad en los procesos de documentación

D. Todas las anteriores

10. Cuando hablamos de foliar nos referimos a:

A. Contar todas las hojas de la carpeta y unirlas

B. Agrupar todas las carpetas para llevarlas al archivador

C. Numerar las paginas una por una dentro de una carpeta

 D. Doblar todas las hojas de una carpeta
Exámen Final (Producto) Tutor: Shirley Salcedo

Censa Montería Nombre:

Guía: Gestión Documental 1 Fecha:

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