II-1 - Definición - Organización de Almacénes

ADMINISTRACION DE COMPRAS
1 - Definición - Organización de Almacenes
« Módulo II »
Dr. Roger Orlando Luján Ruíz

Dr. Roger O. Luján Ruiz. ADMINISTRACION DE COMPRAS
ALMACEN:
Es el local, espacio o lugar físico
que está destinado para alojar
mercancías o en el cual se venden
productos al por mayor.
En el almacén se pueden guardar
las materias primas que se
emplean en el proceso de
producción en cuestión así como
también pueden resguardarse los
productos semi terminados o
terminados totalmente para ser
luego destinados al canal de venta
o de distribución que corresponda.
IMPORTANCIA DEL ALMACEN:

- Reduce las tareas administrativas
- Reduce los tiempos de proceso
- Agiliza el desarrollo del resto de
procesos logísticos
- Mejora de la calidad del producto
- Optimiza la Gestión del nivel de la
inversión
- Optimiza de costos
- Mejora el nivel de satisfacción del
cliente
LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES

FUNCIONES DEL ALMACEN:

Son comunes en todo tipo de almacenes
y son:
• Recepción de Materiales
• Registro de entradas y salidas del
Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de
almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con
los departamentos de control de
inventarios y de contabilidad
ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS

ALMACENADOS:
- Almacenes de materias primas:

- Almacenes de productos intermedios
- Almacenes de productos terminados
- Almacenes de materia auxiliar
- Almacenes de preparación de pedidos y distribución
- FUNCION LOGISTICA:
- Centrales
- Transito
- De zona
- REGIMEN JURIDICO
- Propio
- Alquiler
- TECNICAS DE MANIPULACION
- Convencional
- Automatizado
• LAS ÀREAS DEL ALMACÉN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora debe tener tres áreas en el almacén,
como base de su planeación:
• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.
La organización de un
almacén es simple con
inventarios detallados y
programas informáticos.
¿Cómo Organizarlo?
• Paso 1: Tenemos que conocer que
hay en el almacén.
- Haz una lista detallada de cada tipo
de artículo o material que tienes y la
cantidad que dispones de cada uno de
ellos..
- Si tienes demasiado de algo, piensa
en ofrecer el producto con un
descuento para sacarlo del almacén.
- Desecha o baja bastante el precio
todos los productos dañados que
ocupan espacio en el almacén.
Paso 2:
- Quita todos los artículos del
almacén.
- Es una buena idea de ser posible
crear una zona de clasificación y
conteo en otra parte, en el
almacén, donde puedas
actualizar el inventario.
- Antes de colocar algo nuevo en el
almacén, asegúrate de limpiar la
zona a fondo para prepararla
para la mercancía
Paso 3:
- Divide el inventario en categorías
según el tipo, el tamaño o la
frecuencia de uso. Todos estos son
factores en cómo debe ser
organizado el almacén.
- Por ejemplo, los artículos más
grandes y más pesados deben
colocarse en la parte inferior del
almacén o en una estantería robusta
de sobrecarga dónde se pueda
acceder fácilmente con una carretilla
elevadora.
Paso 4:
- Ubica los elementos utilizados
frecuentemente en el lugar más
conveniente, de fácil acceso.
Esto evitará que se muevan los
elementos menos utilizados
cada vez que se intente
alcanzar uno que se use a
menudo.
- Si es posible, colocar estos
artículos en una carretilla
elevadora que no sea necesaria
para su uso
Paso 5:
- Etiqueta los artículos por sección en
el almacén. Si bien es bueno que
se sepa dónde está todo, las
etiquetas grandes que identifican
los artículos ayudarán a otros que
necesitan acceder a ellos.
Simples rótulos manuscritos o
impresos identificaran categorías.
- También etiquetar cada articulo en
forma individual para esto utiliza
etiquetas removibles o posits que son
útiles en esta tarea.
Paso 6:
- Organiza el inventario y la
información en un programa de un
computador conocido como
"sistema de gestión de
almacenes".
- La tecnología puede hacer el
seguimiento del inventario y
pedidos de productos nuevos.
- Los programas de hojas de
cálculo en Internet deben
considerarse para esta tarea
Informatizar el Almacén:
La disponibilidad de información
facilita la toma de decisiones y
mejora la gestión de un almacén.
1. La colocación de tarjetas
identificativas es una medida sencilla
que facilita el trabajo; permite a los
trabajadores identificar el material de
manera rápida y eficaz.
2. Asignar códigos a las ubicaciones

del almacén facilita la localización del
material. Puede ser muy sencillo,
colocando números a las filas y
letras a las columnas.
3.Un sistema informático puede ser

de gran utilidad, permite conocer de
manera actualizada y precisa el
estado y la cantidad de stock que
tenemos.
• Sistematizar los procesos de

trabajo
En un almacén, como en cualquier
área de la empresa, la eficiencia y la
calidad del trabajo mejora cuando las
personas trabajan bajo un proceso
sistematizado y preestablecido.
1. Conocer los problemas a los que

se enfrentan los empleados es el
primer paso para sistematizar y
mejorar un proceso de almacenaje.
2. Lo importante es que todas las

personas trabajen de la misma manera.
Las grandes empresas con grandes
almacenes dedican un gran esfuerzo en
documentar su trabajo en instrucciones,
procedimientos y flujo gramas. Es,
además, un requisito indispensable
para el cumplimento de Normas de
calidad como la ISO 9000.
3. Es mejor cuando todos los
empleados trabajan a lo largo de todo el
proceso. Solo así, cada uno entenderá
las implicaciones de su trabajo para las
demás personas de la organización.
• Gestionar el Stock
El objetivo de una eficiente gestión de
stocks es que el material se convierta lo
más rápido posible en venta, pasando
el mínimo tiempo posible en el almacén.
Las últimas teorías de gestión de stock,
como el "Just In Time" (JIT) apuntan
hacia la filosofía de "stock cero". La
cantidad idónea de stock en una
empresa ha de ser siempre el mínimo
posible.
1.Para poder atender adecuadamente la demanda de

los clientes, se deberá adecuar el material del almacén
a sus necesidades. Cuanto menor sea el stock que
mantiene una empresa, mayor será su rotación y mayor
su flexibilidad.
2.El punto y el tamaño de pedido ha de responder a
una sistemática premeditada y predefinida. Existen
varias fórmulas y modelos que permiten calcular el lote
óptimo de compras y el nivel de stock bajo el cual se
debe realizar un pedido. En este cálculo influyen
múltiples variables: tiempo de entrega del proveedor,
demanda esperada, incertidumbre de la demanda, ciclo
de producción, etc.
3. Es importante negociar con los

proveedores para minimizar sus tiempos de
entrega. Una reducción en los tiempos de
entrega posibilita reducir el stock de
seguridad que tenemos que mantener. Bajo
el modelo "Just In Time", los proveedores
entregan "Justo a Tiempo", ni antes ni
después.
4. Una revisión periódica es muy
recomendable, ya que ningún sistema
informático es infalible. Además, permite
identificar pérdidas, roturas, robos, etc.
5. La gestión de stock está directamente relacionada

con otras áreas de gestión de la empresa (marketing,
recursos humanos, producción, etc.). Una eficiente
gestión de la empresa en general (de sus recursos, de
su equipo humano, de la relación con sus clientes…)
permite reducir el nivel de stock necesario.
Por ejemplo, conocer mejor a los clientes y sus hábitos
de consumo nos permitirá prever con mayor exactitud la
demanda futura, pudiendo reducir nuestros niveles de
stock de material acabado. Acortar el ciclo de
producción nos permitirá reducir el nivel de stock de
material el curso.
EL RESPONSABLE DEL ALMACEN:
Debe tener:
- Conocimiento de los procesos de negocio de la compañía
- Conocimiento de las técnicas y herramientas de
almacenamiento.
- Conocimiento básico de gestión de recursos humanos.
- Conocimiento de los sistemas de calidad
- Conocimiento avanzado de herramientas informáticas
- Debe se organizado y metódico
- Debe tener espíritu de iniciativa
EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Es encargado de:

- La Revisión de los pactos de consumo / existencias (stock)
- Atención a proveedores y responsables de servicios.
- Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercancía.
- Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del
personal a su cargo.
- Dar la orden de cierre mensual.
- Detección de necesidades de material.
- Planificación, control y seguimiento del almacén.
- Definir indicadores de calidad.
- Realizar las reclamación de mercaderías falladas
- Elaboración de informes y estadísticas.
EL RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO:
Es el encargado de la:
- Control y supervisión de las existencias en el almacén.
- Atención a proveedores.
- Implantación del código de barras (entradas y salidas).
- Fijar programaciones para la entrada de mercancías.
- Análisis de los cierres mensuales.
- Detección de necesidades de material.
- Implantación del control de los de planta.
- Funciones del controlador de distribución de materiales
EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de:

- La recepción y ubicación de materiales.
- Comprobación física de la mercancía.
- Identificación con etiquetas de estanterías y cajas.
- Preparación de los pedidos de los Servicios.
- Realizar el recuento de mercancías (inventario permanente).
- Realizar el transporte y reposición de materiales a los
Servicios.
- La entrega de la documentación para la firma del responsable
del Servicio.
- Otras funciones que el Jefe de almacén considere necesarias.
EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de:

- Mecanizar entradas. (introducir datos en el ordenador).
- Mecanizar salidas. (introducir datos en el ordenador).
- Reclamar la mercancía pendiente de entrega.
- Introducción de los datos de inventario.
- Rellenar todo tipo de documentos.
- Imprimir las etiquetas de las estanterías.
- Notificar las devoluciones al Jefe de almacén.
- Elaborar las etiquetas de devolución de material.
- Imprimir toda clase de listados.
- Otras funciones que el Jefe de Almacén considere
necesarias,
Dr. Roger O. Luján Ruiz ADMINISTRACION DE COMPRAS
PRINCIPIOS BASICOS PARA EL CONTROL DEL ALMACEN
1- La custodia fiel y eficiente de los materiales y productos deben

encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona
en cada almacén
2- El personal de cada almacén debe de ser asignado a funciones
especializadas , hasta donde sea posible
3- Debe de existir una sola puerta de acceso al almacén, o bien una
de entrada y otra de salida y ambas bajo un mismo control
4- Hay que llevar un registro al día y control interno de todas las
entradas y salidas de los materiales o existencias
MSC. Roger O. Luján R. ADMINISTRACION DE COMPRAS
5- Es necesario informar a control de inventarios y al área de

contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas
del almacén, y a programación y control de producción de las
existencias
6- Se debe de contar con un sistema de identificación, el cual debe
de estar codificado(Materiales y Productos cuando sea posible
7- Cada material o producto se tiene que ubicar según su
clasificación e identificación en los pasillos, estantes y espacios
marcados con una nomenclatura o codificación que facilite la
colocación o ubicación cuando se requiera
8- Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere de
la documentación autorizada según un sistema establecido o
política de la empresa
Dr. Roger O. Luján Ruiz ADMINISTRACION DE COMPRAS
8- Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere

de la documentación autorizada según un sistema
establecido o política de la empresa
9- Los materiales deberán obtenerse o ubicarse fácilmente
cuando se los requiera
10- La disposición del almacén deberá de ser lo más flexible
posible, es decir deberá de disponerse de tal manera que
puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una
inversión mínima adicional.
Esta disposición deberá facilitar el control de los materiales y

productos terminados.
GESTION DE STOCKS:
El nivel de stock de puede llegar a

suponer la mayor inversión de la
compañía, abarcando incluso más del
50% del total de activo en el sector
distribución
Los inventarios surgen en el canal
logístico porque, normalmente, permiten
reducir los costes de alguna otra
actividad empresarial
Hoy en día, en amplios sectores

empresariales se considera que tener
stock es un signo de ineficiencia del
sistema productivo, y que la situación
ideal es la eliminación total de los stocks.
Esto es lo que se conoce como gestión
con stock cero, que está en relación
con la filosofía empresarial de producir
justo a tiempo (JIT- just in time)
“EL empresario no puede mirar

solo el lado del costo del
producto, lo tiene que equilibrar
desde el lado del servicio,
porque si no tiene stock, y si no
funciona su almacén , lo que
está dando es un mal servicio al
cliente. Por esta razón , debe de
buscar un punto de equilibrio”
Es muy importante conocer que:
A UN MAYOR EXISTE UN MAYOR CALIDAD DE

NIVEL DE STOCKS SERVICIO
Y MAYOR COSTO DE ALMACENAJE
EXISTEN GENERA
A UN MENOR COSTOS DE
ROTURAS DE
NIVEL DE STOCKS ROTURA
STOCKS
PRINCIPALES OBJETIVOS:
Reducir al mínimo posible los niveles de

existencia
Asegurar el suministro de producto

(materia prima, producto en curso o
producto terminado ) en el momento
adecuado al área de producción o al
cliente
TIPOS DE STOCKS:
Según la función que éstos
desempeñen tenemos:
1- Stocks de ciclo:
Muchas veces no tiene sentido
producir o comprar materiales al
mismo ritmo en que son solicitados,
ya que resulta más económico lanzar
una orden de compra o de producción
de volumen superior a las
necesidades del momento, lo que
dará lugar a este tipo de stocks.
2 Stocks estacionales:
Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo
largo del año, aumentando mucho en determinados meses y
disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.).
Así, es lógico que la producción sea mayor que la demanda
en determinados períodos, por lo que se generará un stock de
carácter estacional.
3 Stocks de seguridad:
Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos
de la demanda.
4 Stocks de tránsito:
Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo
continuo de materiales entre las distintas fases del proceso
productivo.
Dr. Roger O. Luján Ruiz . ADMINISTRACION DE COMPRAS
Muchas gracias!
Dr. Roger O. Luján Ruíz

II-1 - Definición - Organización de Almacénes

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IMPORTANCIA DEL ALMACEN:

LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES

FUNCIONES DEL ALMACEN:

ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS

- Almacenes de materias primas:

• LAS ÀREAS DEL ALMACÉN

2. Asignar códigos a las ubicaciones

3.Un sistema informático puede ser

• Sistematizar los procesos de

1. Conocer los problemas a los que

2. Lo importante es que todas las

1.Para poder atender adecuadamente la demanda de

3. Es importante negociar con los

5. La gestión de stock está directamente relacionada

EL RESPONSABLE DEL ALMACEN:

EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Es encargado de:

EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de:

EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de:

PRINCIPIOS BASICOS PARA EL CONTROL DEL ALMACEN

1- La custodia fiel y eficiente de los materiales y productos deben

5- Es necesario informar a control de inventarios y al área de

8- Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere

Esta disposición deberá facilitar el control de los materiales y

El nivel de stock de puede llegar a

Hoy en día, en amplios sectores

“EL empresario no puede mirar

Es muy importante conocer que:

A UN MAYOR EXISTE UN MAYOR CALIDAD DE

Reducir al mínimo posible los niveles de

Asegurar el suministro de producto

Dr. Roger O. Luján Ruíz

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