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ADMINISTRACION DE COMPRAS

5- SUPPLI CHAIN MANAGEMENT – EL


BENCHMARHING
EN LAS COMPRAS – E-PROCUREMENT

« Módulo I »

Dr. Roger Orlando Luján Ruíz.


Dr.. Roger O. Luján Ruiz ADMINISTRACION DE COMPRAS

SUPLLI CHAIN MANAGEMENT – CADENA DE SUMINISTRO


Dr. Roger O. Luján Ruiz ADMINISTRACION DE COMPRAS

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT: (Cadena Suministros)


La cadena de suministro está formada por todas aquellas partes
involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de
la solicitud de un cliente. La cadena de suministro incluye no
solamente al fabricante y al proveedor, sino también a los
transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo)
e incluso a los mismos clientes.
Dentro de cada organización, como la del fabricante, abarca
todas las funciones que participan en la recepción y el
cumplimiento de una petición del cliente. Estas funciones
incluyen, pero no están limitadas al desarrollo de nuevos
productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución,
las finanzas y el servicio al cliente.
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GESTION DE LA CADENA DE SUMINISTROS:


La Cadena de suministro es un sub sistema dentro del sistema
organizacional que abarca la planificación de las actividades
involucradas en la búsqueda, obtención y transformación de los
productos.
Incluye la coordinación y colaboración de los socios del canal, o
flujo de transmisión de los insumos o productos, sean estos
proveedores, intermediarios, funcionarios o clientes. En cada etapa
interesa la medición correcta del flujo para evitar mermas y
desperdicios.
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En la Cadena de Suministros cada eslabón es tanto insumo


como producto final para otros. Es normal que en estos
intercambios participen numerosas empresas que buscan
maximizar sus beneficios dentro de su esfera de interés.

Cada empresa suele tener un gran conocimiento sobre lo


que compete a su propio proceso o juego en el campo de su
esfera productiva (su propio eslabón dentro de la cadena).
Pero la gran mayoría desconoce completamente lo que
hacen los otros eslabones de la cadena.
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GESTION DE LA CADENA DE SUMINISTROS:


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En esencia, la Cadena de suministro integra la oferta y la


demanda tanto dentro como fuera de la empresa. Por ello se
habla de “cliente interno”, y de demanda y oferta interna, para
establecer los pasos y acciones específicos en la cadena
productiva.
Se trata de una función de integración que liga las funciones y
los procesos del negocio para convertirlo en un modelo de
negocio coherente y de alto rendimiento. Las actividades de
abastecimiento de la Cadena de suministro suelen
transformar los recursos naturales. Por eso que en algunos
sistemas más sofisticados, los productos utilizados son
reciclables, lo que indica que pueden volver a entrar a la
cadena de suministro en otro punto de su proceso.
Dr. Roger O. Luján Ruiz. ADMINISTRACION DE COMPRAS

Por ello se habla de “cliente interno”, y de demanda y oferta


interna, para establecer los pasos y acciones específicos en la
cadena productiva. Se trata de una función de integración que
liga las funciones y los procesos del negocio para convertirlo
en un modelo de negocio coherente y de alto rendimiento. Las
actividades de abastecimiento de la Cadena de suministro
suelen transformar los recursos naturales.
Por eso que en algunos sistemas más sofisticados, los
productos utilizados son reciclables, lo que indica que pueden
volver a entrar a la cadena de suministro en otro punto de su
proceso. Cuando este tema se integra en la cadena de
suministro se habla de productos reciclables o retornables.
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ORIGEN DEL TERMINO DE CADENA DE SUMINISTROS:


El término Cadena de Suministro, también conocido como
«cadena de abasto» (del inglés: Supply Chain), entró al
dominio público cuando Keith Oliver, un consultor en Booz

Allen Hamilton, lo uso en una entrevista para el Financial


Times en 1982. Tomó tiempo para afianzarse y quedarse en
el léxico de negocios, pero a mediados de los 1990's
empezaron a aparecer una gran cantidad de publicaciones
sobre el tema y se convirtió en un término regular en los
nombres de los puestos de algunos funcionarios.
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CARACTERISTICAS DE LA CADENA DE SUMINISTROS:

• Es dinámica e implica un flujo constante de información,


productos y fondos entre las diferentes etapas.
• El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro
• El propósito fundamental de las cadenas de suministro
es satisfacer las necesidades del cliente.
• Una cadena de suministro involucra flujos de información
fondos y productos.
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• Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a


través del flujo de productos, información y fondos.
• No es necesario que cada una de las etapas este
presente en la cadena de suministro.
• El diseño apropiado de la cadena de suministro depende
de las necesidades del cliente como de las funciones que
desempeñan las etapas que abarca
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• Una cadena de suministro típica puede abarcar varias etapas


que incluyen: clientes, detallistas, mayoristas-distribuidores,
fabricantes, proveedores de componentes y
materias primas.
• Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través
del flujo de productos, información y fondos.
• No es necesario que cada una de las etapas esté presente en
la cadena de suministro.
• El diseño apropiado de la cadena de suministro depende de
las necesidades del cliente como de las funciones que
desempeñan las etapas que abarca
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Las funciones que componen la Cadena de Suministro


interna a una empresa de manufactura son:

• Administración del Portafolio de Productos y Servicios, que


es la oferta que la compañía hace al mercado. Toda la
Cadena de Suministro se diseña y ejecuta para soportar
esta oferta.
• Servicio a Clientes, que es responsable de conectar la
necesidad del cliente con la operación interna de la
compañía. Los sistemas transaccionales permiten que la
organización visualice los compromisos derivados de las
órdenes procesadas,
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En términos simples, si existe inventario para satisfacer la


demanda del cliente, pasa sus instrucciones directamente a
Distribución; si hay que producir, pasa sus instrucciones a
Control de Producción.

Control de Producción, que es derivado de las políticas


particulares de servicio que tenga la compañía y de la
Administración de la Demanda, se encarga de programar la
producción interna y, como consecuencia, dispara la
actividad de Abastecimiento de insumos.
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• Abastecimiento, área que se encarga de proveer los


insumos necesarios para satisfacer las necesidades de
Producción (Materia prima y Materiales) cuidando los
tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de
inventario de insumos.

• Distribución, área que se encarga de custodiar insumos


y producto terminado (en algunas organizaciones solo
producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a
su red de distribución, que puede incluir otros
almacenes ó Centros de Distribución ó no.
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Tipos de Cadenas de Suministro:


Se dividen en dos y estas son:
• Cadena de Suministro estratégica
• Cadena de Suministro Táctica

La cadena de suministros estratégica:


Consiste en decidir acerca de la tecnología de la
producción, el tamaño de la planta, la selección del
producto, la colaboración del producto, la colocación del
producto en la planta y la selección del proveedor para
las materias primas
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La cadena de suministros táctica:


Supone que la cadena de suministros está dada y se
encarga de decidir la utilización de los recursos
específicamente: los proveedores, los centros de
depósitos y ventas, a través de un horizonte de
planificación.
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PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA CADENA DE


SUMINISTRO:

• Predicción de la demanda
• Selección de proveedores
• Pedido de materiales
• Gestión de inventarios
• Planificación de la producción
• Envíos y entregas de productos
• Organización del intercambio de información
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CONSIDERACIONES DE LA CADENA DE SUMINISTROS


• Una cadena de suministros esta formado por todas
aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta
en la satisfacción de una solicitud de un cliente.
• La Cadena de Suministros incluye so solamente al
fabricante si no también a los transportistas, almacenistas,
vendedores al detalle o al menudeo e incluso a los mismos
clientes.
• Dentro de cada organización, como la del fabricante,
abarca todas las funciones que participan en la recepción
y el cumplimiento de una petición del cliente.
• Estas funciones incluyen, pero no están limitadas al
desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, la
distribución, las finanzas, y el servicio al cliente
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• La Cadena de Suministros eslabona a muchas


Compañías, iniciando con materias primas no procesadas
y terminando con el consumidor final utilizando los
productos terminados.

• Todos los proveedores de bienes y servicios y todos los


clientes están eslabonados por la demanda de los
consumidores de productos terminados al igual que los
intercambios materiales e informáticos en el proceso
logístico, desde la adquisición de las materias primas
hasta la entrega de productos terminados al usuario final.
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CARACTERISTICAS DE LA CADENA DE SUMINISTROS:

• Una cadena de suministros típica puede abarcar varias


etapas que incluyen: Clientes, detallistas, mayoristas,
distribuidores, fabricantes, proveedores de materias
primas y material de empaque

• Cada etapa de la Cadena de Suministros se conecta a


través del flujo de productos, información y fondos

• El diseño apropiado de la Cadena de Suministros


depende de las necesidades del cliente como de las
funciones que desempeñan las etapas que abarca.
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• La Cadena de Suministros incluye a todas las


empresas que participan en la producción, distribución,
manipulación, almacenaje, y comercialización de un
producto y sus componentes.

Intervienen los agentes:


- Proveedores
- Fabricantes
- Distribuidores
- Detallistas
- Clientes
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La Cadena de Suministros se extiende desde el cliente


de tu cliente hasta el proveedor de tu proveedor
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OBJETIVOS DE LA CADENA DE SUMINISTROS:

• Promover un adecuado servicio al consumidor


final
• La entrega de los productos en tiempo, forma y
calidad
• Tener capacidad de entrega de la variedad de
los productos
• Ejercer un balance adecuado de cada eslabón
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ADMINISTRACION DE LAS RELACIONES


CON LOS PROVEEDORES:
(Supplier Relationship Management -SRM)

• Selección y evaluación de proveedores


• Negociación de contratos
• Compras
• Colaboración en el diseño
• Colaboración en el suministro
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ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE
SUMINISTRO INTERNA
(Internal Supply Chain Management - ISCM)

• Planeación estratégica
• Planeación de la demanda
• Planeación del abastecimiento
• Cumplir con el procesamiento de órdenes de
compras
• Cumplimiento en el servicio
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LA ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES CON


LOS CLIENTES
(Customer Relationship Management - CRM)

• Marketing
• Fijación de precios
• Ventas
• Atención al cliente
• Administración de órdenes de compras
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LA LOGISTICA EN LA GESTION DE
CADENAS DE SUMINISTRO

“Los minoristas, mayoristas y organizaciones de


logística necesitan sus propias estrategias de
Marketing”

Philip Kotler
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NIVELES DE DECISIÓN EN UNA CADENA DE


SUMINISTROS:

Las decisiones que se habrán de tomar en una


Cadena de Suministros se dividen en tres
categorías o niveles

1- Estrategia o diseño de la Cadena de


Suministros
2- Planeación de la Cadena de Suministros
3- La operación de la Cadena de Suministros
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LA ESTRATEGIA O DISEÑO DE LA CADENA DE


SUMINISTROS:

• Cada compañía decide cómo estructurar su


Cadena de Suministros
• Se toman decisiones acerca de como se
distribuirán los recursos y los procesos
• Se toman las decisiones a largo plazo porque
modificarlas a corto plazo es muy oneroso
• Se debe de tomar en cuenta la incertidumbre
en las condiciones previstas del mercado
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EN LA PLANEACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS:


• Se consideran decisiones de un trimestre
• La configuración de la Cadena de Suministros es fija
• Se configuran las restricciones dentro de las cuales debe
realizarse la planeación
• La meta es maximizar el superávit manteniendo las
restricciones
• Incluye tomar decisiones sobre cuales mercados serán
abastecidos y desde qué ubicaciones , la sub contratación de
fabricación, las políticas de inventario que se seguirán, la
oportunidad y magnitud de las promociones de marketing y
precios
• La compañías deben de incluir en sus decisiones la
incertidumbre en la demanda, las tasas de cambio de las
divisas y la competencia durante este horizonte de tiempo
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LA OPERACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS:


• El horizonte de tiempo es semanal o diario
• Las compañías toman decisiones acerca de los pedidos de
cada cliente
• La configuración de la Cadena de Suministros se considera
fijas y las políticas de planeación ya se han fijado
• La meta de las operaciones de la Cadena de Suministros es
manejar los pedidos entrantes de los clientes de la mejor
manera posible
• Las compañías distribuyen el inventario o la producción
entre cada uno de los pedidos, establecen la fecha en la
que debe completarse el pedido, generan listas de pedidos
en el almacén, asignan un monto a un pedido particular de
transporte y envío
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“La Gestión de la Cadena de suministros es la planificación, organización


y el control de las actividades de la Cadena de Suministros. En estas
actividades está implicada la gestión de flujos monetarios, de productos
o servicios de información, a través de toda la Cadena de Suministro, con
el fin de maximizar, el valor producto/servicio entregado al consumidor
final a la vez que disminuimos los costos de la empresa”
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ETAPAS DE INTEGRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS


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DEFINICION DE LA CADENA DE VALOR

“La Cadena de Valor esta constituida


por una serie de procesos que permite
a una empresa manejar sus productos
desde su recepción hasta su
comercialización de tal forma que en
cada una de sus etapas se añade valor”
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CADENA DE VALOR
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LA LOGISTICA EN LA CADENA DE SUMINISTROS


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LA LOGISTICA EN LA GESTION DE LA CADENA DE SUMINISTROS


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• La Cadena de Suministros o Supply Chain esta


integrada por distintos procesos que abarcan
funciones fundamentales dentro de la empresa

• A su vez, estos procesos están representados


en funciones, y la logística sería una de ellas.

• La logística es la función muy importante dentro


de las cadenas de abastecimiento
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DEPARTAMENTOS DE GESTION DE LA CADENA DE SUMINISTROS


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LA LOGISTICA EMPRESARIAL
• Es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo
de productos desde el punto de compra de los materiales
hasta el punto de consumo, así como los flujos de
información que se ponen en marcha, con el fin de dar al
consumidor el nivel de servicio adecuado a un costo
razonable

• La Logística Empresarial, por medio de la administración


logística y de la Cadena de Suministros, cubre la gestión
y la planificación de las actividades de los departamentos
de compras, producción, transporte, almacenaje,
mantención y distribución.
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LA EVOLUCION DE LA LOGISTICA
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AREAS OPERACIONALES DE UN SISTEMA INTEGRADO DE


LOGISTICA
Conceptualmente , un sistema integrado de logística de una empresa esta
formado por tres áreas operacionales:
1- Gestión de aprovisionamiento
2- Gestión de fabricación
3- Gestión de ventas o clientes
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GESTION DE APROVISIONAMIENTO O SUMINISTRO

• La Gestión de Aprovisionamiento o Suministro es la


relación logística entre una empresa y sus
proveedores

• Se concentra en, cómo de donde y cuando se


consiguen y suministran las materias primas para la
fabricación de los productos terminados
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LA GESTION DE FABRICACION

• Es la relación logística entre las instalaciones de


una empresa (entre la planta y el almacén o centro
de distribución, entre planta y planta etc.)

• En esta etapa se convierten las materias primas en


productos terminados
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GESTION DE VENTAS O CLIENTES

• Es la relación logística entre la empresa y sus


clientes
• Se asegura de que los productos finales llegan
al consumidor final a través de una red de
distribuidores, almacenes o comercios
minoristas
• Se dice que la Cadena comienza con los
proveedores de tus proveedores y finaliza con
los clientes de tus clientes
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META DE LA LOGISTICA
• Llevar las cosas donde se necesiten, pero no es
lo mismo que transporte, la logística es mucho
más amplia
• La logística es la coordinación de muchas
actividades que controlan y rodean en transporte
incluyendo:
- El diseño de la red de contactos
- La información
- El transporte
- El inventario
- El almacenamiento
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EL VALOR AGREGADO DE LA LOGISTICA

“Es la sincronización de todas las actividades de


la Cadena de Abastecimiento correspondiente al
flujo de materiales e información respondiendo
instantáneamente a los requerimientos del
consumidor con el mejor costo posible”
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EL BENCHMARKETING EN LAS COMPRAS


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EL BENCHMARKING:
Es el proceso mediante el cual se recopila información y se
obtienen nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos
de tu empresa con los líderes o los competidores más fuertes
del mercado.
El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para
evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones reconocidas como las mejores práctica,
aquellos competidores más duros.
En resumen, el benchmarking consiste en tomar como
referencia a los mejores y adaptar sus métodos, sus
estrategias, dentro de la legalidad. Por ejemplo, puedes
adaptar las mejores prácticas en atención y servicio al cliente.
Dr. Roger O. Luján Ruiz. ADMINISTRACION DE COMPRAS

OBJETIVOS DEL BENCHMARKING:


Nos encontramos en un mundo enormemente competitivo
donde las empresas han de compararse con lo mejor que
haya en el mercado para ganar ventaja en áreas
fundamentales como en:

• Nivel de calidad: El valor creado sobre un producto,


teniendo en cuenta su precio y los costes necesarios para
su fabricación y venta.
• Productividad: Las empresas comparan cuánto producen
y cuánto consumen para obtener esa cantidad con el
objetivo de comparar eficiencia en los procesos.
Dr. Roger O. Luján Ruiz ADMINISTRACION DE COMPRAS

TIPOS DE BENCHMARKING:
Interno: Se suele dar en grandes empresas formadas por
numerosos departamentos y/o divisiones, en las que es muy común
compara los niveles alcanzados dentro de la misma organización.
Competitivo: Se utiliza cuando hay una competencia agresiva,
comparando algunos aspectos con los competidores más directos o
con los líderes del mercado sobre un cierto producto. Normalmente,
es el tipo de benchmarking más complicado de llevar a cabo dada la
limitada información que las empresas ofrecen sobre sus procesos.
Funcional: Consiste en compararse con empresas que no
pertenecen a tu misma industria; con este consigues la ventaja de
obtener la información necesaria al no ser competidor de la
empresa.
Dr. Roger O. Luján Ruiz. ADMINISTRACION DE COMPRAS

Un ejemplo simple de Benchmarking:


Pensemos que tengo una farmacia y quiero implementar una
entrega a domicilio muy eficiente (ésa es mi área de interés); de
modo que me pregunto
1- ¿Quién tiene las mejores prácticas en entrega a domicilio?
2 ¿Quién es rápido y eficiente en entrega de bienes de
consumo?
Claro, Dominós. La pizzería no compite con mi farmacia y por
tanto no caigo en una falta de ética si defino indicadores y
métricas para analizar a detalle cómo lo hacen, ver si puedo
añadirle valor y entonces implementarlo en mi organización.
De hecho, puede haber ocasiones en que sea posible pedirle
apoyo a las misma empresa que estoy analizando, y al ver que
no somos una amenaza
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10 Pasos para hacer benchmarking:


1- Identificar qué proceso, área o producto queremos mejorar
en nuestra organización.
2- Identificar las organizaciones que posean las mejores
prácticas y ver si efectivamente la comparación pudiera
servir.
3- Definir qué indicadores vo9y a medir.
4- Definir el método para recopilar datos.
5- Analizar la discrepancia de lo medido con mi desempeño
actual.
6- Proponer los niveles de desempeño futuro de acuerdo a la
comparativa, a las posibilidades y a los agregados de valor.
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7- Fijar las metas y tiempos de integración de la nueva


practica
8- Ejecutar la integración. Es importante señalar que las
nuevas prácticas deben ser implantadas dentro de la
estructura funcional existente y no convertir todo en
una pesadilla de reingeniería corporativa.
9- Medir los resultados.
10- Fijar la periodicidad con la que se realizará el análisis
de mejores prácticas, ya que es un proceso de mejora
continua.
Dr. Roger O. Luján Ruiz. ADMINISTRACION DE COMPRAS

E-PROCUREMENT: Compras por Internet


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E-PROCUREMENT:
Es realizar todos los procesos vinculados con proveedores,
como son compras, recepción, suministro y pago.
E-procurement es la automatización de procesos internos y
externos relacionados con el requerimiento, compra,
suministro, pago y control de productos utilizando el Internet
como medio principal en la comunicación cliente-proveedor.
Mediante esta tecnología tanto proveedor como cliente
tienen la información en tiempo real tanto de necesidades del
cliente como estado de los pedidos por parte del proveedor.
Además simplifica enormemente todos los procesos de
gestión de inventarios y stock.
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EL E-PROCUREMENT:
Realiza procesos vinculados con proveedores, como
compras, recepción, suministro de productos donde
interviene el internet como medio
El E-procurement es la automatización de procesos internos
y externos relacionados con el requerimiento, compra,
suministro, pago y control de productos utilizando el Internet
como medio principal en la comunicación cliente-proveedor.
Mediante esta tecnología tanto proveedor como cliente
tienen la información en tiempo real tanto de necesidades del
cliente como estado de los pedidos por parte del proveedor.
Simplifica todos los procesos de gestión de inventarios y
stock.
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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS:
El e-procurement nos permite el:

• El despliegue de la información tanto de inventarios, el


estado de los pedidos, pagos, cobros, facturación etc… a
través de la red.

• La actualización en tiempo real de toda esta información.

• El acceso desde cualquier sitio a los datos.

• El acceso restringido para personal no autorizado.


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TIPOS DE E-PROCUREMENT
ERP:
- Aprueba adquisiciones de compra
- Permite recibir mercancías y servicios a través del uso de
una solución de software basada en la tecnología de
internet
EMRO:
- Maintenance, Repair and Overhaul
- Los bienes y servicios ordenados son suministros de
MRO no relacionados a los productos
E SOURCING
- Identifica nuevos proveedores y especifica los
requerimientos de compra usando tecnologías de internet
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E- TENDERING:
- Sirve para enviar peticiones para información y
precios a proveedores y recibir las respuestas de
los mismos, usando tecnologías de internet
E-INFORMING
- Sirve para distribuir información de operaciones
tanto de cómo para entidades internas y externas
usando tecnologías de internet
E-REVERSE AUCTIONING
- Se utiliza para comprar bienes y servicios de un
número de proveedores conocidos o
desconocidos
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BENEFICIOS DEL E-PROCUREMENT:

PARA LOS PROVEEDORES:

• Disminuyen los costos de transacción.


• Disminuyen los tiempos de pedidos
• Se facilita el manejo de catálogos personalizados de clientes.
• Disminuyen los costos relacionados con fallos humanos en el ingreso de
pedidos

BEFENICIOS PARA LOS CLIENTES

• Se aceleran los procesos de compra.


• Se reducen los costas de transacción y operación.
• Aumenta el control de los procesos
• Aumenta la visibilidad de la información relacionada con compras.
• Facilita la labor de control de gastos.
• Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales
(Centralización).
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Muchas gracias !
Dr. Roger Orlando Luján Ruíz

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