Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 1 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

TABLA DE CONTENIDO PÁGINA

1.0 PROPOSITO _____________________________________________ 02
2.0 ALCANCE _______________________________________________ 02
3.0 DOCUMENTACION DE REFERENCIA _________________________ 02
4.0 RESPONSABILIDADES ____________________________________ 02
4.1 División Commodities
4.2 Gerente de Operaciones
4.3 Analista de operaciones
4.4 Encargada de Servicio al Cliente
4.5 Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén
4.6 Asistentes y Auxiliares de Almacén
4.7 Encargado de Inventarios RAD
4.8 Operador de Balanza
4.9 Vigilante
4.10 Conductor
5.0 DEFINICIONES APLICABLES _______________________________ 03
5.1 Ticket de Salida o Pesada
5.2 Cliente
5.3 Volqueta
5.4 Proceso
5.5 Registro
5.6 Master de descarga
5.7 Tolva
6.0 DESCRIPCION DEL PROCESO ________________________________ 04
6.1 Logística de Despacho desde el Buque
6.2 Logística de Despachos Diarios
7.0 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES______________________________ 07
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO _______________________________________ 07
9.0 DOCUMENTACION APLICABLE _______________________________ 07
10.0 REGISTROS APLICABLES ___________________________________ 07
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 2 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

1.0 PROPOSITO

Gestionar los despachos de productos hacia los clientes con el más alto nivel de
calidad, puntualidad y excelente servicio. Utilizando una adecuada manipulación de los
recursos materiales y humanos.

2.0 ALCANCE

Todo el sistema del despacho de productos, sea este desde la embarcación o de los
almacenes.

3.0 DOCUMENTACION DE REFERENCIA

Ver los formularios y documentaciones utilizadas para el despacho de productos.

4.0 RESPONSABILIDADES

4.1 División Comercial:

Es responsable de comunicar la comercialización con los detalles de cantidades
vendidas a cada cliente antes de la llegada del buque e informar a operaciones los
detalles del arribo de la embarcación.

4.2 Dirección de Finanzas:

Es responsable de autorizar las distribuciones a los clientes mediante órdenes de
despacho, de acuerdo a sus perfiles crediticios o estatus actual de los mismos frente a
la empresa.

4.3 Gerente de Operaciones:

Gestiona las informaciones necesarias y requeridas para el desempeño óptimo de la
gestión de despacho y delega las funciones correspondientes a cada área involucrada
en el proceso.

4.4 Analista de operaciones:

Coordina todas las tareas funcionales y administrativas de soporte a la Gerencia de
Operaciones con las actividades desarrolladas en la gestión de despacho.

4.5 Encargada de Servicio al Cliente:

Responsable de digitar las Ordenes de Despacho y dar seguimiento de aprobación,
impresión y entrega a la gerencia de operaciones.

4.6 Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén:

Responsable del manejo de los producto y el buen estado de calidad en el,
almacenamiento, permitiendo el mejor desenlace en el proceso de y despacho,
pudiendo delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del Área.
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 3 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

4.7 Asistentes y Auxiliares de Almacén:

Ejecutan las actividades descritas en el presente procedimiento bajo la supervisión del
Responsable de Almacén y asume una responsabilidad comprometida ante las tareas
de despacho.

4.8 Encargado de Inventarios RAD:

Es responsable de registrar y dar seguimiento a los movimientos de las entradas y
salidas al sistema, controlando el manejo de los inventarios.

4.9 Operador de Balanza:

Responsable de los registro de pesadas en las entradas y salidas de los camiones

relacionados con el despacho diario o en la descarga de buque.

4.10 Vigilante: Es la persona en la puerta de la Terminal encargada de asegurar el control

de la salida de mercancías, reteniendo una copia de las Pesadas.

4.11 Conductor: Es quien conduce la unidad de transporte; puede ser un Colaborador

interno, un empleado del Sindicato o del consignatario de la mercancía.

5.0 DEFINICIONES APLICABLES

5.1 Despacho: Gestiones, trámites y demás operaciones que se efectúen ante el Servicio
de entrega y satisfacción de clientes.

5.2 Ticket de Salida o Pesada: Documento de uso interno generado digitalmente en la

Balanza de Pesaje que valida la unidad que transporta la mercancía, el tipo de producto
que lleva y el conductor tiene la responsabilidad de entregarla en el área de despacho.

5.3 Cliente: Entidad internacional o local que recibe la mercancía en su destino final.

5.4 Volqueta: Medio de transporte utilizado por Sanut internamente para transportar
mercancía.

5.5 Proceso: es un conjunto de actividades que se realizan para lograr un producto o un

servicio, que tiene como finalidad la satisfacción de un cliente, que puede ser interno o
externo.

5.6 Registro: documento que proporciona evidencia de actividades desempeñadas y sirve

de soporte al proceso.

5.7 Master de descarga: Listado interno suministrado por la División Commodities con
una planificación completa de la descarga incluyendo: Cantidad para almacén y
cantidades para despachos.

5.8 Tolva: Se denomina tolva a un dispositivo similar a un embudo de gran tamaño

destinado al depósito y canalización de materiales granulares o pulverizados, entre
otros. En ocasiones, se monta sobre un chasis que permite el transporte.
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 4 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

6.0 DESCRIPCION DEL PROCESO

6.1 Logística de Despacho desde el Buque

La tarea de despacho desde un buque inicia mucho tiempo antes de su llegada, existen
actividades previas tales como:

6.1.1 División comercial, entrega la distribución de la carga del barco por cliente a la
encargada se servicio al cliente vía mail. [estandarizar el archivo y nombrarlo]

6.1.2 La Encargada de Servicio al cliente digita las Ordenes de Despacho, en el sistema

informático SAP acorde con el archivo [***]

6.1.3 La Dirección de Finanzas libera vía sistema las autorizaciones de despacho de los
clientes con condiciones apta para tales fines, en caso contrario estas autorizaciones
quedan bloqueadas en sistema.

6.1.4 Las autorizaciones de despacho impresa por Servicio al Cliente son firmadas por el
personal de RAD y el analista de Operaciones Ojiva. esta ultima envía dos copia a la
Balanza de camiones, una al personal interno y la segunda al personal de SGS
Johansen Aseguradora.

6.1.5 El representante de servicio al Cliente debe verificar con cada cliente su disponibilidad
de espacio según las ordenes de despacho, e informar a el analista de operación los
detalles y la personas de contacto para casos de emergencia.

6.1.6 El analista de Operación Ojiva solicita vía llamadas telefónicas al Sindicato de

Camioneros y fulgoneros la cantidad necesaria de camiones con sus fichas, según las
toneladas o cargas a transportar determinada en las órdenes de despacho y la
disponibilidad de los clientes.

6.1.7 El Sindicato de Camioneros proporciona una lista con detalle (Nombre de chofer, ficha
de camión y capacidad), al personal de seguridad de la empresa VIP con asiento en el
Sindicato, quien digita la lista en un sistema computarizado conectado a Sanut, la cual
será descargada e impresa en las oficinas de Sanut por el analista de Operación Ojiva
y suministrada a su vez al seguridad de puerta de la Terminal Haina y al personal que
labora en la balanza.

6.1.8 La lista entregada a seguridad de puerta explicado en el punto anterior es la que

permitirá el paso de los camiones a la balanza.

6.1.9 El operador de la balanza revisa el listado de camiones [nombrar el mismo] confirma y

pesa el camión vacio, entonces imprime el ticket de pesada (Tara); el personal de la
aseguradora Johansen (SGS) realiza el mismo proceso y entrega el ticket de (*******).

6.1.10 El camión no debe poseer personas en su interior para ser pesado, ni en las entradas
cuando este vacío, ni en el retorno cargado.
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 5 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

6.1.11 El camión es dirigido directamente al muelle, donde el personal de seguridad de las

empresas VIP y SGS con asiento en el muelle lo recibe y le solicitan la Tara y el ticket
de (*******). Para leer el código de barra impreso en ellos con lector digital y confirmar
los datos respectivamente.

6.1.12 El personal de seguridad del muelle con toda la información confirmada, envía al
camión a la tolva para su llenado al finalizar este proceso, el camión regresa a la
balanza.

6.1.13 El camión es pesado nueva vez [que pasa con la tara] y según el listado entregado al
personal de balanza, ellos entregan el ticket de despacho. [confirmar si existen

6.1.14 El representante de servicio al Cliente envía el documento [relación de despacho] a los

clientes según las cargas distribuidas, las cuales deben coincidir con las cantidades de
las ordenes de despacho, esto sucederá al terminar la descarga completa del Buque.

6.2 Logística de Despachos Diarios

6.2.1 Los almacenamientos recientes generados por falta de espacio en las ubicaciones de
los clientes, no podrán ser mezclados con los productos almacenados con anterioridad,
sin embargo podrán ser despachados de forma gradual.

6.2.2 Los despachos diarios desde el almacén tienen un tratamiento diferente, porque los
mismos inician cuando el cliente solicita el producto al departamento división comercial
según la división.

6.2.3 La división comercial autoriza la solicitud del cliente via mail, copiando a la encargada
de Servicio al cliente, quien digitara el pedido generando una orden de despacho en el
sistema informático SAP

6.2.4 La dirección de Finanzas libera del sistema, las ordenes autorizadas para despacho de
aquellos clientes con condiciones apta para tales fines, (en caso contrario estas
órdenes quedan bloqueadas en sistema) automáticamente se envía un correo a
Director de Finanzas, Gerente de Negocios y al Analista Operaciones Ojiva, con los
detalles de: Numero de orden, cliente, cantidad, (Ver el mail con mas detalles)

6.2.5 El Analista Operaciones Ojiva, solicita por correo electrónico al Sindicato de

Camioneros y Fulgoneros la cantidad de camiones según el tamaño en tonelada de la
orden, si la cantidad es grande [determinar los tamaños para la distribución /
estandarizar] se distribuye entre varios días (no más de tres) y distintos camiones. El
correo es copiado a la Gerencia de Operaciones Ojiva, personal de SGS, Operador de
Balanza y representante de servicio al Cliente.

6.2.6 El Sindicato de Camionero envía los camiones a Sanut y el personal de seguridad de

VIP con asiento en la Terminal de Haina confirma (con que confirma la seguridad) y
dirige el camión a la balanza

6.2.7 El Operador de la balanza pesa el camión vacio y entrega el ticket (Tara) al chofer,
quien se dirige donde el Analista Operaciones Ojiva (donde deja parqueado el camión,
mientras hace el recorrido). Esta persona revisa el ticket (Tara) y le completa
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 6 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

manualmente el Conduce de Despacho con los datos de: Fecha, ficha de camión,
nombre del chofer y [Ver con mas detalles ], este conduce varia su color según el
producto:
a) Amarillo……Maíz
b) Verde………Soya
c) Azul………..Grasa
d) Blanco……..Harina

6.2.8 El chofer es dirigido donde el Encargado de almacén quien recibe y verifica el conduce
de Despacho original (las xx copias restante se distribuyen en**** ) y el ticket (Tara) con
el lector de código de barra digital.

6.2.9 Después de verificada la documentación el camión entra al almacén y es llenado con la

pala mecánica (confirmar experiencia y proceso de este llenado, como sabe el palero
que cantidad y producto debe echarle) [el control de medida no existe dentro de
almacén, el llenado es al ojo por la experiencia]

6.2.10 Al completar el llenado de camiones, se regresa a la balanza, donde el operador

verifica el peso del camión y compara según Conduce de Despacho, si existe una
variación en el peso permito.

6.2.11 El camión no debe poseer personas en su interior para ser pesado, ni en las entradas
cuando este vacío, ni en el retorno cargado.

6.2.12 El peso permitido para no devolver un camión, como políticas y/o reglas internas es de
noventa (90) libras (este proceso o política debe estar auditado por controller y/o
auditoria])

6.2.13 El operador notifica al representante de servicio al Cliente, del de sobrepeso y/o la falta
del mismo en el camión.

6.2.14 El representante de servicio al Cliente se comunica con el cliente si es de (ADM) y si es

de Sanut lo notifica a la Encargada de Servicio al cliente, ambas notifican y confirman la
permanencia de sobrepeso y/o la falta del mismo. solo se notifica el sobrepeso del
último camión, cual cuadrara todos los despachos anteriores. [confirmar que se realice
así este proceso / documentar]

6.2.15 Dado los casos anteriores en clientes prepago o créditos, se le realiza Nota de Crédito
(N/C) o Nota de Débito (N/D), evitando el retorno del camión al almacen. [que
documentación existe cuando el cliente confirma el sobrepeso / solo nos quedamos con
la llamada telefónica / documentar caso de las N/C].

6.2.16 Cuando se confirman y autorizan los sobrepesos, el operador de balanza genera e

imprime el ticket de salida y el personal de SGS genera e imprime el conduce de
Despacho de Mercancía. [a quien se le entregan las xx copias y como llega donde el
Analista Operaciones Ojiva esta documentación], se le entregan al chofer quien parte a
su destino.

6.2.17 La Gerencia de Operaciones Ojiva coordina el despacho de treinta (30) a treinta y cinco
(35) camiones, diarios esto en la movilización de producto.
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Título: Procedimiento Gestión de Despacho

DO-PD-001 Dueño del proceso: Gerencia de Operaciones Ojiva Revisión: 0 Page 7 de 7

Nota al usuario: Las versiones impresas no son documentos controlados.

7.0 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.1 N/A.

8.0 DIAGRAMA DE FLUJO

8.1 N/A.

9.0 DOCUMENTACION APLICABLE

9.1 N/A.

10.0 REGISTROS APLICABLES

10.1 Documentación en revisión

CONTROL DE AUTORIZACION
Preparado por: Revisado y Aprobado por: Autorizado por:

Documentador Gerente de Operaciones Presidente

HISTORICO DE REVISIONES
Rev. No. Fecha Histórico de Revisiones Originador
0 01/02/15 Emisión inicial del documento Coordinador Recursos
Humanos

FIN DEL DOCUMENTO