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Comunicaciones

El gerente de proyectos invierte cerca de un 90% comunicándose durante el proyecto.

COMUNICACIÓN NO VERBAL COMUNICACIÓN PARA-LINGUAL

Cerca del 55% de todas las comunicaciones. Volumen y tono de voz.

ESCUCHA ACTIVA ESCUCHA EFECTIVA

Se obtiene respuesta del Entendimiento y feedback.
receptor.
FEEDBACK
Se confirma la interpretación correcta.

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Métodos de comunicación

Formal – Escrito: Problemas complejos, planes de

proyecto, project charter, comunicados para larga
distancia.

Formal – Verbal: Presentaciones, discursos,

instrucciones dentro del equipo, recomendaciones.

Informal – Escrito: Memos, e-amils, recordatorios,

notas.

Informal – Verbal: Reuniones, conversaciones,

recreación, relaciòn con los stakeholders.

GERENCIA DE COMUNICACIÓN
Contiene los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección,
distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del
proyecto en tiempo y en forma.

Grupo de Nombre del proceso Principal Salida

Proceso
Registro de Stakeholders

Inicio Identificar a los Stakeholders Estrategia para gestionar a los

stakeholders

Planeación Planear Comunicaciones Plan de gestión de las

Comunicaciones

Ejecución Distribuir Comunicación Procesos de la Organización

actualizados

Manejar las expectativas de los Cambios requeridos

Plan de gestión del proyecto
Stakeholders actualizado
Reportes de rendimiento del
Proyecto
Monitoreo y Reportar el Rendimiento Cambios requeridos
Control

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INPUTS
1.Project Charter T&T
2.Documentos de
OUTPUTS
1.Analisis de
Compras / Stakeholders 1.Registro de
Adquisiciones Stakeholders
2.Juicio experto
3. Factores ambientales
de la empresa 2.Estrategia para
Gestionar
4.Procesos activos de stakeholders
la organización

Identificar a los Stakeholders

IDENTIFICAR STAKEHOLDERS
En este proceso se identifican los diferentes interesados y su influencia en el
proyecto. Es muy importante identificar a qué áreas de la organización pertenecen,
también, documentar muy bien sus intereses o necesidades, y tener cuidado con las
expectativas que manifiestan, estas tendrán que manejarse o volverse necesidades.
Los stakeholders del proyecto son personas u organizaciones que tienen interés positivo
o negativo sobre el resultado del proyecto. Pueden ser también externos a la
organización.
Es importante que se identifique el nivel de autoridad o poder de los stakeholders.
La estrategia para gestionarlos debe involucrar una gestión que minimice su influencia
negativa, pero, potencialice su influencia positiva. Esta estrategia debe evaluarse
periódicamente.
Recuerde que los stakeholders deben ser clasificados de acuerdo a su interés,
influencia, autoridad e involucramiento directo en actividades del proyecto.

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HERRAMIENTAS

.B
Hay que mantenerlos Alta gestión, mucha atención,
satisfechos Hay que mantener los muy bien
gestionados y satisfechos

.A
.F
G.
Monitorearos sin mayor .C
Interés: la
importancia que le da esfuerzo pero oportunamente Hay que mantenerlos
a los resultados del
proyecto
Poder: Nivel de
informados
autoridad sobre el
proyecto
.D
Influence: Nivel de
involucramiento en el
proyecto
.E

PLANEAR COMUNICACIONES

El Plan de Comunicación del proyecto debe:

• Identificar las necesidades de información que tiene cada
uno de los interesados del proyecto, así se determina la
forma más adecuada de satisfacer estos requerimientos y
de ser apropiadamente oportunos.

• Por esto hay que definir quién necesita qué información,

cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por
quién y de qué forma, de esta manera generar la Matriz
de Comunicación.

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PLANEAR COMUNICACIONES
El Plan de Comunicación del proyecto debe:
• El Plan de Comunicación debe establecer recomendaciones para la
administración de los eventos de comunicación, así como un
protocolo del buen manejo del correo y de las reuniones.

• Ejemplo de eventos de comunicación se considera:

• Reuniones, Actas, Informes, Correos, Presentaciones…

• También se debe definir la manera en que se archivará o

almacenará la información o documentación del proyecto, incluso la
manera en qué se responde a solicitudes de urgencia.

INPUTS T&T
1.Registro de
Stakeholders 1.Analisis de
requerimientos de
2.Estrategia para
Gestionar stakeholders
comunicación
2.Tecnologia de
OUTPUTS
3.Factores ambientales Comunicación 1.Plan de gestión de
de la empresa 3.Modelos de comunicaciones
4.Procesos activos de la Comunicación
Organización 4.Metodos de 2.Documentos del
Comunicación Proyecto actualizados

Planear Comunicaciones

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Registro de Stakeholder
ENTRADAS Estrategia de Stakeholder.
Factores ambientales de la organización.
Procesos activos de la organización.

Análisis de requerimientos de comunicaciones. Determinar que tipo

de información acerca del proyecto necesitan los stakeholders es
importante para comunicar lo que requieren, esto se logra a través
de la revisión:
• Organigramas de la empresa.
• Organigrama del proyecto ( OBS)
• Departamentos y disciplinas (técnicas), RBS
• Que logística y tecnología se tiene disponible
• Información requerida internamente
HERRAMIENTAS • Información requerida externamente
Tecnología de comunicaciones.
Tiene que ver y/o afecta:
• Urgencia de la necesidad de información
• Disponibilidad de tecnología para proveer información y comunicar
• Duración del proyecto
• Expectativa del proyecto
• Ambiente del proyecto

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Modelo de comunicaciones.
Tiene que ver con cómo la información es recibida y enviada en dos direcciones y sus
componentes:
• Codificar
• Menajes y retroalimentación de los mismo Modelo de Comunicación

• Medio
• Ruido
• Descodificar

Barreras de Comunicación:
Escucha inefectiva
Inapropiada codificación del mensaje
Inapropiada decodificación del mensaje
Hostilidad
Lenguaje
Cultura
Creencias

Método de comunicaciones:
Se clasifican en tres(3) categorías

1. Interactiva: Entre 2 o mas partes haciendo un intercambio de información multidirccional, la

manera de asegurar entendimiento entre las partes es a través de reuniones, llamadas telefónicas,
videoconferencias.
Formal verbal.
Informal Verbal.

2. Push: Envía a un recipiente la comunicación necesaria solicitada por alguien.

Implica cartas, memos, reportes, emails, fax, etc.
Formal escrito
Informal escrito.
3 Pull: Se usa para enviar grandes volúmenes de información, o a muy grandes audiencias, quien requiere la
información la accesa a su discreción, por ejemplo, Intranets, e-learning, repositorios de conocimiento, etc.

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Acerca de los Canales de Comunicación:

• Las comunicaciones crecen de manera exponencial, se
representa mediante la siguiente formula:

HERRAMIENTAS N(N–1)/2

• Donde, N = Número de personas, de esta manera el PM debe

entender que por su complejidad y crecimiento, las
comunicaciones pueden ser manejadas, mas no controladas.

• A una reunión de 8 personas durante 2 horas significa un

esfuerzo de 16 horas/persona

• Ej. Si a un grupo de 3 personas ingresan dos funcionarios mas,

cuantos canales de comunicación se aumentan ?

SALIDAS

Recuerde que el Plan de Comunicación del proyecto debe:

• Establecer la matriz de comunicaciones, de manera que muestre a quien se le informa
dentro del proyecto, qué información y cada cuanto y còmo.
• Establecer los lineamientos para el manejo de la comunicación y documentación dentro del
proyecto, es decir, establece claramente los comunicadores del proyecto: quien informa y
quien no y qué se informa.
• Estandarizar formatos y/o templates de uso practico para la organización, presentaciones,
documentos, registros, etc.
• Determinar los lineamientos para el manejo efectivo de las reuniones, cuales se hacen, de
qué tipo, herramientas, medir efectividad, etc.
• Establecer las técnicas o estrategias que se usaran para hacer gestión con el
stakeholders.
• Incluso, debe definir la manera en que se hará gestión documental y qué información es
confidencial, cual publica.
• Importantísimo establecer un código o protocolo de buen uso del correo.
• Sobretodo, el Plan de Comunicación para el proyecto, se materializa también en la
Matriz de Comunicación que es la que reúne las necesidades de información de los
Stakeholders y cómo se les proveerá dependiendo de los diferentes eventos
acordados.

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Ejemplo de una Matriz de Comunicación para el

Proyecto. (reporteo) SALIDAS

DISTRIBUIR INFORMACION
Implica entregar a tiempo y en forma acordada la información necesaria
(solicitada) por parte de los stakeholders, durante el ciclo de vida del proyecto,
siempre debe hacerse oportunamente.
Además incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así
como responder a las solicitudes inesperadas de información.
Algunas de las técnicas para distribuir información:

• Buena selección del modelo ( Emisor-receptor y sus componentes)

• Buena selección del medio de transmisión.
• Muy buen estilo oral o escrito.
• Técnicas para el manejo de las reuniones.
• Técnicas de Presentación de informes, Formatos entendibles, resumidos
o detallados
• Técnicas facilitadoras para promover reuniones.

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INPUTS
1.Plan de Gestion del
T&T
Proyecto 1.Metodos de
2.Reportes de
desempeño
Comunicación OUTPUTS
2.Herramientas para
3.Procesos activos de la distribuir información 1.Procesos activos de
Organización la organización
actualizados

Distribuir Información

Plan de gestión.
ENTRADAS
Informe de Rendimiento. Es usado para informar el estado
del proyecto.
Procesos activos de la organización.
• Políticas
• Procedimientos
• Información Histórica

Métodos de Comunicación.
Reuniones de trabajo individuales o en grupo, videoconferencias, chats.
Herramientas de distribución de información.
HERRAMIENTAS
• Documentos Impresos
• Comunicaciones Electrónicas
• Herramientas Electrónicas para el manejo del proyecto

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. Procesos activos de la organización actualizados.

• Notificación de Stakeholder
• Reportes del proyecto
SALIDAS • Presentaciones del proyecto
• Registros del proyecto
• Feedback de parte del Stakeholder
• Lecciones aprendidas

INPUTS
T&T
1.Registro de stakeholders OUTPUTS
2.Estrategia para gestionar 1.Metodos de
a los stakeholders Comunicación 1.Procesos activos de la
3.Plan de gestión del 2.Habilidades organización
Proyecto Interpersonales actualizados
4.Log de Inconvenientes/ 3.Habilidades en 2.Cambios requeridos
Situaciones a tratar Gerencia 3.Plan de gerencia del
5.Log de Cambios Proyecto actualizado
6.Procesos activos de la 4.Documentos del
Organización Proyecto actualizado

Manejar las expectativas de los stakeholders

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MANEJAR EXPECTATIVAS DE STAKEHOLDERS

Gestionar la relacion y la cominicacion con los stakeholders, a fin

de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y
resolver polémicas con ellos.
Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad
de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin
resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de
trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el
proyecto. Usuario
Sponsor
Proveed
or

Cliente y
organiza Team
ción

Vecinos Familias

Gerente
Gobiern
funciona
o
l
Gerente
Ciudade
del
s
proyecto

Registro de Stakeholder.
Estrategia de Stakeholder.
Plan de gestión del Proyecto.
ENTRADAS
Log de Inconvenientes. usado para registrar y monitorear la
solución de cuestionarios.
Log de Cambios. Contiene el registro de los cambios durante
el proyecto.
Procesos Activos de la organización.
• Requerimientos de comunicaciones
• Control de cambios de procedimientos
• Información Histórica

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Métodos de comunicación.
(Iterativa, Push, Pull)
Habilidades Interpersonales.
• Solución de conflictos
• Escucha Activa
• Construcción de confianza
• Liderazgo
HERRAMIENTAS • Manejo de stress
• Inteligencia emocional

Habilidades Gerenciales.
• Presentación de competencias
• Negociación
• Habilidades de Escritura
• Hablar en publico

Procesos Activos de la Organización actualizados. Se

tiene los casos de Usos, lecciones aprendidas, acciones
preventivas y correctivas.
SALIDAS
Cambios Solicitados
Plan de Gestión(Actualizado)
Actualización de los documentos del Proyecto.

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REPORTAR RENDIMIENTO

Implica recopilar o recolectar todos los datos acerca del status del
proyecto, del trabajo del proyecto, del rendimiento de los equipos y
las métricas sobre las líneas bases, proyecciones que se han hecho
y las actuales, de esta manera se distribuye la información acerca del
rendimiento del proyecto, a los diferentes stakeholders en el formato
solicitado, por el medio mas conveniente acordado con el stakeholder.
Proporciona información sobre el alcance, el cronograma, los costos y la
calidad. Muchos proyectos también requieren información sobre el riesgo
y las adquisiciones.
Informes mucho mas detallados pueden incluir:
- Análisis de rendimientos pasados
-Status actual, riesgos e inconvenientes
- Trabajo completado durante el periodo
- Resumen de cambios aprobados en el periodo
- Aspectos relevantes o de importancia a destacar en ese periodo

REPORTAR RENDIMIENTO

Tenga en cuenta los siguientes tipos de reporte de proyectos:

Reporte de estado: Describe donde se encuentra el proyecto ahora con respecto a

la línea base.
Reporte de Progreso: Describe que se ha completado
Reporte de Tendencia: Este examina y muestra los resultados sobre el tiempo y si
el rendimiento esta mejorando o empeorando.
Reporte de Pronósticos: Predice el estado futuro y el rendimiento del proyecto.
Reporte de Variación: Compara los resultados actuales con la línea base y
documenta las razones de variación.
Reporte de E.V.M: El reporte de EVM integra alcance, tiempo y costos, con estas
medidas permite evaluar el preformance, usando los términos de EVM ( EV,PV,AC,
etc)

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REPORTAR RENDIMIENTO

INPUTS T&T
1.Plan de gestión del 1.Análisis de Variación
Proyecto
2.Metodos para hacer OUTPUTS
2.Información acerca del pronósticos /
rendimiento del trabajo 1.Reportes de
proyecciones
3.Mediciones del
Rendimiento
rendimiento del Trabajo
3.Metodos de
2.Procesos activos de la
Comunicación
4.Pronosticos del organización
Presupuesto 4.Sistemas de Reporte actualizados
5.Procesos activos de la 3.Cambios requeridos
Organización

Reportar Rendimiento

Plan de Gestión del Proyecto.

Información sobre el rendimiento del trabajo
Mediciones de rendimiento ya hechas.
ENTRADAS • Planeado Versus lo actual(Cronograma)
• Planeado Versus lo actual(Cronograma de costos)
• Planeado Versus lo actual(Rendimiento Técnico)
Pronósticos / Proyecciones de Presupuesto
Proyecciones de Presupuesto. proporcionar información
sobre los fondos adicionales que se espera que sean
necesarios para el resto de las tareas.
Procesos Activos de la organización

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HERRAMIENTAS
Análisis de Variación. Determina la diferencia entre la línea base y el rendimiento
actual. Implica determinar también el impacto de dichas variaciones. Se debe tener en
cuenta verificar la calidad de la información recolectada, que sea completa,
consistente y creíble.

Métodos de proyecciones
• Método Seriales de Tiempo. Usa datos históricos como base para sus estimados.
Modelos gráficos.
• Causales / econometricos. Usan supuestos para identificar factores esenciales que
pueden influenciar la variable que puede estar siendo proyectada. Analisis de montecarlo.
Modelos What if.
• Juicio experto. Involucran juicios o intuiciones, opiniones y probabilidad en los
estimados.
• Otros Métodos. Simulaciones, proyecciones probabilísticas y predicciones.
Método de comunicaciones. Sirve para compartir información entre stakeholder.
Estarida de reuniones.
Sistemas de Reporte. Provee un estándar para que el PM pueda capturar, distribuir, analizar
información acerca de costos, cronograma, progresos y rendimientos.

 Informes de rendimiento.
• Análisis de Rendimiento anterior
• Estado actual de riesgo
• Trabajo completado durante el periodo reportado
SALIDAS
• Trabajo para completar durante el siguiente periodo.
• Suma de cambios
• Análisis de variancia
• Previsto de terminación del proyecto.
• Otra información relevante
 Procesos activos de la organización (actualizados).
 Cambios solicitados.

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FIN
Fin

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