EPE Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Gestión de las Comunicaciones
CÓDIGO …
versión #.#
PROYECTO:
GERENTE:
PREPARADO POR: FECHA
REVISADO POR: FECHA
APROBADO POR: FECHA

I.- MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Nivel de Responsable Grupo Formato y
Información Contenido Formato Frecuencia
detalle de comunicar receptor tecnología
Iniciación Información Acta de Medio Director de Sponsor, Documento Una sola
del proyecto sobre la Constitución Proyectos Gerentes digital (PDF) vez
iniciación del funcionales vía correo
proyecto electrónico

S
II.- PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS
(Se especifica la forma de capturarlas y registrarlas, cómo se abordará su tratamiento y resolución, la
forma de controlarlas y hacerles seguimiento, y el método de escalamiento en caso de no poder
resolverlas).
Ejemplo:
1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los
exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas.
3. El Log de Control de Polémicas contiene.
 Código de la Polémica
 Descripción
 Involucrados
 Enfoque de solución
 Acciones de solución
 Responsable
 Fecha
 Resultado obtenido

III.- PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

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Ejemplo:
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los
stakeholders.

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VI.- GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN

(Defina guía para reuniones, conferencias, correo electrónico, etc.)
Ejemplo:
Guías para Reuniones .- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.

Ejemplo:
Guías para Correo Electrónico.- Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:
1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto de Dharma y el Cliente deberán ser enviados por el
Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.
CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
VII.- GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
Ejemplo:
Guías para Codificación de Documentos.- La codificación de los documentos del proyecto será:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PROD’
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD = Formato del Archivo = doc, exe, pdf, mpp, etc.
Ejemplo:
Guías para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento seguirá las siguientes pautas:
1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una
carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardará en las sub-carpetas
correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.

VII.- REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

Identificación de Lección Aprendida:
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida:
Rol en el Equipo del Proyecto:
Grupo de procesos: Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:

Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:

¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?

¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?

¿Cuál es la lección aprendida?

¿Qué acción se tomó?

¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?

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¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?

¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?

¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s) Gerente(s) Proyecto Equipo del Proyecto Todo el Personal
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
e-mail Intranet/pagina Web Preguntas Frecuentes Biblioteca
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si no
Nombre(s) de anexo(s):
1.
2.

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