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13.

GESTIÓN DE LOS
INTERESADOS DEL
PROYECTO
13. Procesos de la Gestión de los
Interesados del Proyecto
13.1 Identificar a los • El proceso de identificar a las personas, grupos u
organizaciones que podrían afectar o ser afectados
Interesados por una decisión, actividad o resultado del proyecto.

13.2 Planificar la • El proceso de Desarrollar Estrategias de Gestión


Gestión de los adecuadas para lograr la participación eficaz de los
interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Interesados
13.3 Gestionar la • El proceso de comunicarse y trabajar con los
Participación de los interesados para satisfacer sus necesidades o
expectativas.
Interesados
13.4 Controlar el • El proceso de monitorear las relaciones de los
compromiso de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y
los planes para involucrar a los Interesados.
Interesados
13.1 Identificar a los Interesados
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Acta de 1. Análisis de los 1.Registro de
constitución del Interesados Interesados
proyecto 2.Juicio de
2. Documentos de la
Expertos
adquisición
3. Factores
ambientales de la
empresa
4. Activos de los
procesos de la
organización
13.1 Identificar a los Interesados:
ENTRADAS
1. Acta de Constitución del Proyecto
– Indica las partes internas y externas involucradas en el proyecto,
tales como patrocinadores, clientes, miembros del equipo, grupos y
departamentos participantes, y otra gente u organizaciones
afectadas por el proyecto
2. Documentos de Adquisición
– Si el proyecto es el resultado de una actividad de adquisición, las
partes en dicho contrato son interesados claves
3. Factores Ambientales de la Organización
– Cultura y estructura de la organización, estándares gubernamentales
o de la industria
4. Activos de los Procesos de la Organización
– Plantillas de registro de interesados, lecciones aprendidas, etc.
H&T 1. Análisis de los interesados
• Es una técnica para recopilar y analizar sistemáticamente
información cuantitativa y cualitativa para determinar qué
interesados debieran ser tomados en cuenta a través del
proyecto
• Identifica los intereses, expectativas e influencia de los
interesados y los relaciona a los propósitos del proyecto
• También ayuda a identificar relaciones entre interesados para
ser animados a construir coaliciones y relaciones de
responsabilidad potencial para aumentar las chances de éxito
del proyecto
13.1 Identificar a los Interesados:
H&Ts
H&T 1. Análisis de los interesados
• Generalmente, se siguen los siguientes pasos para el análisis
de interesados:
– Paso 1: Identificar todos los interesados potenciales e información
relevante, tal como sus roles, departamentos, intereses, niveles de
conocimiento, expectativas, y niveles de influencia
– Paso 2: Identificar el impacto potencial o apoyo que cada interesado
podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de
aproximación. Hay varios modelos de clasificación, tales como:
• Matriz Poder/Interés
• Matriz Poder/Influencia
• Matriz Influencia/Impacto
• Modelo de prominencia, basándose en el poder, urgencia y legitimidad
– Paso 3: Evaluar posibles respuestas de interesados ante situaciones,
para planear cómo influenciarlos
13.1 Identificar a los
Interesados: H&Ts
H&T 1. Análisis de los interesados
Ejemplo análisis de Poder/Interés
Otros tipos de Matriz son:
• La matriz de Poder/Influencia: Engloba a los Interesados en
base a su grado de autoridad (“poder”) y su participación
de forma activa (“influencia”) en el proyecto.
• La matriz de Influencia/Impacto: Engloba a los Interesados
en base a su participación de forma activa (“influencia”) en
el proyecto y su capacidad de hacer cambios a la
planificación o realización del proyecto (“impacto”).
• El modelo de prominencia: Detalla a los tipos de
Interesados en base a su poder (capacidad de imponer su
voluntad), urgencia (necesidad de acción inmediata) y
legitimidad (su participación es apropiada).
13.1 Identificar a los Interesados:
SALIDAS
1. Registro de interesados
– El registro de interesados contiene, por ejemplo:
• Información de identificación: nombre, cargo,
ubicación, rol en el proyecto, información de contacto
• Información de evaluación: requisitos mayores,
expectativas principales, influencia potencial en el
proyecto, fase en el ciclo de vida de mayor interés
• Clasificación del interesado: interno/externo,
partidario/neutral/opositor, etc.
13.2 Planificar la Gestión de
los Interesados
• Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de
desarrollar estrategias de gestión apropiadas para
comprometer efectivamente a los interesados durante todo el
ciclo de vida del proyecto, basados en el análisis de sus
necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del
proyecto.
• El beneficio clave de este proceso es que provee un plan
razonable y viable para interactuar con los interesados y dar
soporte a su interés en el proyecto.
13.2 Planificar la Gestión de los
Interesados
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan para la 1. Juicio de 1.Plan de Gestión
Dirección del Expertos de los
Proyecto
2. Registro de 2. Reuniones Interesados
Interesados 3.Técnicas
3. Factores Analíticas
Ambientales de la
Organización
4. Activos de los
Procesos de la
Organización
13.2 Planificar la Gestión de los
Interesados: H&Ts
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
3. Técnicas de Análisis
El Nivel de Compromiso de los Interesados se puede clasificar en:
a) Inconsciente o Desconocedor: Desconoce el proyecto y sus impactos
potenciales
b) Resistente: Conoce el proyecto y su impacto y se resiste a los cambios
c) Neutral: Conoce el proyecto pero no se resiste ni le da apoyo
d) Apoyo: Conoce el proyecto y su impacto y apoya el cambio
e) Líder: Conoce el proyecto y su impacto y está activamente
comprometido en asegurar el éxito del proyecto
13.2 Planificar la Gestión de
los Interesados: H&Ts
3. Técnicas de Análisis (Sigue)
Matriz de Seguimiento de Compromiso de Interesados. Permite documentar y comparar el nivel de
compromiso real (R) del interesado vs. Su nivel deseado (D). Ejemplo

Interesado Desconocedor Resistente Neutral Apoyo Líder


Interesado 1 R D
Interesado 2 R D
Interesado 3 RD
13.2 Planificar la Gestión de los
Interesados: SALIDAS
1. Plan de Gestión de los Interesados.
Adicionalmente a los datos contenidos en el Registro de Interesados,
este plan debería proveer de:
• Nivel de compromiso real y deseado de los interesados claves
• Alcance e impacto de los cambios en los interesados
• Identificar interrelaciones y superposiciones entre interesados
• Requerimientos de comunicaciones para la fase
• Información a ser distribuida incluyendo idioma, formatos,
contenido y nivel de detalle
• Razones para la distribución de información y el impacto en el
interesado
• Métodos para refinar y actualizar el Plan de Gestión de
Interesados a medida que avanza el proyecto
13.2 Planificar la Gestión de los
Interesados: SALIDAS
2.Actualizaciones a los documentos del
proyecto
– El Cronograma del Proyecto
– El Registro de Interesados
13.3 Gestionar la Participación
de los interesados
• Gestionar el compromiso de los interesados es el
proceso de comunicarse y trabajar con los
interesados para cubrir sus expectativas e intereses
en el proyecto, gestionar incidentes y promover el
compromiso de los interesados en las actividades del
proyecto durante su ciclo de vida.
• El beneficio clave de este proceso es permitir al
Gerente del Proyecto incrementar el apoyo y
minimizar la resistencia, incrementando las
probabilidades de éxito del proyecto.
13.3 Gestionar la Participación de
los Interesados
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan de Gestión 1.Métodos de 1. Registro de
de Interesados Incidentes
Comunicación 2. Solicitudes de
2. Plan de Gestión
2. Habilidades Cambio
de las 3. Actualizaciones al
Comunicaciones interpersonales Plan de Dirección del
3.Registro de 3. Habilidades de Proyecto
Cambios 4. Actualizaciones a
4. Activos de los Gestión los documentos del
Proyecto
Procesos de la
5. Actualizaciones a
Organización los activos de procesos
de la organización
13.3 Gestionar la Participación
de los Interesados: H&Ts
1. Métodos de comunicación:
Estos métodos de comunicación identificados para cada
Interesado en un Plan de Gestión de las Comunicaciones se
usan en el transcurso de la gestión de los mismos.

2. Habilidades Interpersonales
Un Gerente de Proyecto usa estas habilidades para gestionar las
expectativas de los interesados, tales como:
– crear confianza,
– dar solución a conflictos,
– escuchar de forma activa,
– superar la resistencia al cambio.
13.3 Gestionar la Participación
de los Interesados: H&Ts
3. Habilidades de Gestión
La gestión es la función de dirigir y controlar un grupo
de personas, con el objetivo de armonizar el grupo a
fin de posibilitarle lograr una meta más allá del
alcance del esfuerzo individual. Las habilidades
usadas por el director del proyecto son:
– Habilidades de presentación,
– Negociación,
– Habilidades para redactar,
– Oratoria.
13.3 Gestionar la Participación
de los Interesados: SALIDAS
1. Registro de Incidentes.
– La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al
desarrollo de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a
medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los
incidentes actuales
2. Solicitudes de Cambio.
– La gestión de la participación de los interesados puede generar una
solicitud de cambio al producto o al proyecto. También puede incluir
acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto o a la
interacción con los interesados afectados, según corresponda
3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
– El Plan de Gestión de Interesados
13.3 Gestionar la Participación de
los Interesados: SALIDAS
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.
– Entre los documentos del proyecto que pueden ser actualizados se
cuenta, por ejemplo, el registro de interesados. Se actualiza cuando la
información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos
interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no
participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se
requieren otras actualizaciones para interesados específicos

5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la


Organización.
– Entre los activos que pueden ser actualizados tenemos, las
Notificaciones a los Interesados, los Informes del Proyecto, las
Presentaciones del Proyecto, los Registros del Proyecto y la
Documentación de Lecciones Aprendidas.
13.4 Controlar la Participación
de los Interesados
• Controlar la participación de los interesados es el
proceso de monitorear las relaciones de los
interesados con el proyecto y ajustar las
estrategias y planes para comprometer a los
interesados.
• El beneficio clave de este proceso es incrementar
la eficacia y efectividad de las actividades de
compromiso con los interesados mientras se
desarrolla el proyecto y cambia su entorno.
13.4 Controlar la Participación de
los Interesados
Entradas Técnicas-Herramientas Salidas
1. Plan de 1.Sistemas de 1. Información de
Dirección del Gestión de la Desempeño del
Trabajo
Proyecto Información
2. Solicitudes de
2. Registro de 2.Juicio de Cambio
Incidencias Expertos 3. Actualizaciones al
Comunicaciones 3. Reuniones Plan de Dirección del
3. Datos de Proyecto
4. Actualizaciones a
Desempeño del los documentos del
Trabajo Proyecto
4. Documentos 5. Actualizaciones a
del Proyecto los activos de procesos
de la organización
13.4 Controlar la Participación de
los Interesados: ENTRADAS
1. Plan para la Dirección del Proyecto.
– El Ciclo de Vida del Proyecto
– Las necesidades y Técnicas de Comunicación entre los
Interesados
2. Registro de Incidentes
3. Datos de Desempeño del Trabajo
4. Documentos del Proyecto
– El cronograma del proyecto,
– El registro de interesados,
– El registro de incidentes,
– El registro de cambios y
– Las comunicaciones del proyecto.
13.4 Controlar la Participación de
los Interesados: H&Ts
1. Sistemas de Gestión de la Información
– Procedimientos estandarizados para recopilar, almacenar y distribuir la
información del proyecto a los interesados. Por ejemplo, se puede tener una
intranet disponible para que los principales interesados accedan en cualquier
momento a actualizar la información y/o solicitar el estado del proyecto: avances,
CPI, SPI, etc.

2. Juicio de Expertos
– La alta dirección y otras unidades o individuos dentro de la organización;
– Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo
ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);
– Expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
– Grupos de la industria y consultores, y asociaciones profesionales y técnicas,
organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales.

3. Reuniones
13.4 Controlar la Participación de
los Interesados: SALIDAS
1. Información del Desempeño del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización.
– Entre los activos que pueden ser actualizados tenemos,
las Notificaciones a los Interesados, los Informes del
Proyecto, las Presentaciones del Proyecto, los Registros
del Proyecto y la Documentación de Lecciones
Aprendidas.