Maestría en Gestión de Operaciones y

Servicios Logísticos

Mg. Ing. JOSÉ AUGUSTO ESTRADA PALACIOS

jestradap@unmsm.edu.pe
https://orcid.org/0000-0001-7451-8388 http://dina.concytec.gob.pe/appDirectorioCTI/VerDatosInvestigador.do?id_investigador=160101
 GESTION DE
PROYECTOS

Semana 3:

Grupo de Procesos en la
Gestión de Proyectos
Mg. Ing. JOSÉ AUGUSTO ESTRADA PALACIOS
 ¿Qué es el
PMBOK?

Sección I Sección II
Cap. 1. Introducción Cap. 3. Procesos de
Cap. 2. Ciclo de vida del Gestión de Proyectos
proyecto y organización para un Proyecto

Sección III
Las 10 Áreas de Conocimiento

Fuente: Ramonet, Jaime

Etapas de la Gestión de Proyectos
 GRUPOS DE PROCESOS
EN LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS

Tanto en la Guía del PMBOK®

como el las Normas ISO21500,
se mencionan cinco grupos de
procesos de la dirección de
proyectos
 PROCESOS DE INICIO
Según la Guía del PMBOK®, que es considerado un estándar
para la dirección de proyectos alineado con la norma ISO
21500, los procesos de inicio son:

1. Desarrollar al Acta de Constitución del

proyecto

2. Identificar a los Interesados

 ➢ Acta de constitución
del proyecto
➢ Caso
Negocios
de
PROCESOS ➢ Registro de
interesados
➢ Plan de gestión
de los beneficios
DE INICIO ➢ Aprobación formal
para comenzar el
➢ Acuerdos proyecto o fase
contractuales ➢ Autorización formal
➢ Plan estratégico para aplicar recursos
a las actividades
➢ Disparadores del
➢ Alinear expectativas
proyecto: de los interesados con
problema, los objetivos
oportunidad de preliminares del
mercado, requisito proyecto
de negocio, ➢ Alcance preliminar del
cambio proyecto
tecnológico, ➢ Recursos preliminares
comprometidos para
legislación, etc.
el proyecto
➢ Descripción del El caso de negocios y el plan de ➢ Interesados claves
producto o gestión de beneficios, suelen
identificados
llamarse DOCUMENTOS DE
servicio NEGOCIOS ➢ Director del proyecto
asignado
 ¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?

La metodología PMI en la guía del PMBOK sexta edición establece algunos

de los puntos de debe incluir el Acta de constitución de un proyecto:

Patrocinador (Sponsor)

Fuente: http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-proyecto.html
 Acta de Constitución del Proyecto suele incluir:

Fuente: GBEGNEDJI CASTAÑO, GLADYS

Los Interesados o Stakeholders
del Proyecto
Los Interesados o Stakeholders
del Proyecto
Son las personas, grupos u
organizaciones que mantienen una
relación directa o indirecta con la
e m p r e s a y que, por lo tanto, pueden verse
afectados por las decisiones y acciones de la
empresa, y que recíprocamente p u e d e n i n f l u i r
o e j e r c e r p o d e r e n e l l a . (Edward Freeman)

El término fue utilizado por primera vez por

R. E. Freeman en su obra: “Strategic
Management: A Stakeholder Approach”,
(Pitman, 1984)
 INTERESADOS
(S t a ke h o l d e r s )
S o n individuos, gr upos u organizaciones
que pueden afectar o verse afectadas
p o r el p r oyecto

➢ Pueden participar activamente en el proyecto o

tener intereses que pueden ser afectados.

➢ El impacto puede ser positivo o negativo

➢ Impactados por el proyecto o el producto del

proyecto
Fuente: A lej andro Gabay
 IN T E R EGENERALES
CONCEPTOS SADOS
Stakeholders en Proyectos
(S t a ke h o l d e r s )
PMBOK 5ta Edición – Interesado:
Individuo, grupo u organización que
puede afectar, verse afectado, o
percibirse a sí mismo como afectado
por una decisión, actividad o resultado
de un proyecto

ISO 21500 - Parte Interesada

Individuos, grupos u organizaciones
impactadas por, o que impactan en,
el proyecto.
IDENTIFICAR Y PRIORIZAR “STAKEHOLDERS” | @angeloremu
 DEFINICIONES DE INTERESADO (STAKEHOLDER)

Stakeholder (según PMI)

“Es una persona, un grupo u organización que puede afectar o

puede ser afectada o percibirse a sí misma como afectada por
una decisión, actividad o resultado del proyecto.”

Stakeholder (según PRINCE2)

“Es una persona, un grupo u organización que puede afectar o

puede ser afectada o percibirse a sí misma como afectada por
una iniciativa (programa, proyecto, actividad, riesgo).”
¿QUÉ SON LAS PARTES
INTERESADAS EN ISO 9001:2015?
Es aquella persona u organización que
puede afectar, ser afectada por,
o percibirse como afectada por una
decisión o actividad.
¿Cómo identificamos las partes
interesadas en ISO 9001:2015?
1. Tener en cuenta aquellos con los que la empresa tiene una
responsabilidad legal, operativa o fiscal, no olvidando
aquellas partes interesadas con las que se
tienen establecidos contratos, así como las leyes vigentes o
las políticas o prácticas vigentes, como por ejemplo socios de
negocios, administraciones, subcontratados, etc.

2. Personas que tienen influencia para impedir o impulsar la

actividad de la empresa, como pueden ser, por
ejemplo, accionistas o ONGs.
¿Cómo identificamos las partes
interesadas en ISO 9001:2015?

3. Tener en cuenta aquellas personas y empresas que se

encuentren en las zonas donde la empresa
interactúa ya que pueden ser afectadas por la actividad de
la empresa y, a su vez, influyen en la buena marcha de esta.

4. Clientes

5. Proveedores

6. Personas que tienen una representación clara de grupos de

interés como representantes sindicales.
 ¿Qué o quienes son los
interesados del proyecto?

Guía del PMBOK® 6ta Edición:

Son personas, grupos u

organizaciones que podrían
afectar o ser afectados por una
decisión, actividad o resultado
del proyecto
 INTERESADOS EN EL
PROYECTO
Oficina de Proyectos (PMO)

Equipo de gerencia
del proyecto Usuarios

Organización
Gerente de Proyecto
Ejecutante

Patrocinador
Miembros del equipo de
proyecto
Fuente: HMD PROJECT MANAGERS
Fuente: HMD PROJECT MANAGERS
 Matriz de análisis de los interesados
Ejemplo 1

Interés(es) en el Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

Interesado Evaluación de impacto
Proyecto o Reducir Obstáculos

Ejemplo 2

Seguimiento

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad

Fecha Observación Acción Responsable Estado
Fuente: Terrazas Pastor, Rafael Alfredo
 PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Durante la planificación se refinarán los objetivos finales del

proyecto y se definirá el alcance final detallado con el curso de
acción para poder cumplir con esos objetivos.

La planificación
abarca a todas
las áreas del
conocimiento de
la dirección de
proyectos y se
lleva a cabo de
manera gradual y
progresiva con
procesos
iterativos

Fuente: Terrazas Pastor, Rafael Alfredo

Fuente: Terrazas Pastor, Rafael Alfredo
 Por qué es importante la Planeación
de Proyectos
Las actividades y trabajos a realizar
pueden ser programados con
anterioridad su se comprenden
adecuadamente antes de empezar
el proyecto. De esta manera, se
facilita la organización y asignación
de los recursos con los cuales el
proyecto dispone para alcanzar los
objetivos.
Empezar un proyecto sin identificar
los requerimientos que el cliente o
usuario espera, generando
inconformismo en las expectativas y
necesidades. Esto conlleva a que el
proyecto no finalice con éxito.
Fuente: https://oscarauza.com/proyectos/la-importancia-de-la-planeacion-en-los-proyectos/
Al no comprender las tareas
previamente, aumenta la
probabilidad que durante la
ejecución, se generen cambios en
lso recursos asignados, lo cual
puede aumentar los costos de
desarrollo del proyecto.
La falta de planeación del proyecto
puede ocasionar un equipo de
trabajo desmotivado y
desilusionado al no generar un
producto satisfactorio para las
partes interesadas.
Reconocimiento de quienes no
participaron en los resultados
positivos que se puedan obtener.
Un proyecto que no se planifica
genera incertidumbre que conduce
a una mayor cantidad de
información que deberá ser
procesada para asegurar una
realización efectiva de la misma.
Dificultad e incapacidad para
afrontar los imprevistos que pueden
surgir durante la ejecución del
proyecto.
Imagen negativa del equipo por
falta de planeación. Esto afectará la
obtención de nuevos proyectos para
ejecutar.
Si trabajamos sin planificar los
proyectos generaremos
desorganización en la ejecución del
proyecto, produciendo descontrol
en las contingencias que pueden
surgir. Las consecuencias de la
falta de planificación pueden
ocasionar resultados catastróficos
para la organización, tales como:
Malestar y mala comunicación
entre los integrantes del proyecto al
querer encontrar un culpable de los
resultados negativos que provienen
de la falta de planificación del
proyecto. Así mismo, se puede caer
en el castigo injusto a un integrante
del proyecto.
 PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017.
 Área Integración
Desarrolla un
Finaliza todas las
documento que autoriza
actividades en todos los
el inicio formal de un
grupos de procesos y
proyecto, lo cual
completa formalmente el
autoriza la asignación
proyecto.
de recursos al mismo.
4.1
4.7 Desarrollar el
Cerrar el Acta de
Analiza, aprueba, Constitución
proyecto o Define, prepara y
del Proyecto
gestiona y comunica 4.6 Fase 4.2
Desarrollar el
coordina todos los
cualquier solicitud de Realizar el
Control Plan para la planes del proyecto.
cambio con respecto Integrado de dirección del Controla líneas base
a entregables, Cambios Proyecto
de cada uno.
planes, o activos de 4.3 .
4.5
los procesos de la
organización. .
Monitorear y
Controlar el
4.4
Dirigir y
gestionar el
Trabajo del
Trabajo del
Proyecto Gestionar el Proyecto

.
conocimiento
del proyecto Liderar y llevar a cabo
el trabajo definido en
Da seguimiento, revisa e el plan para la
informa el avance del dirección del proyecto.
proyecto con respecto a .
los objetivos de
Utiliza el conocimiento
desempeño definidos.
existente y crea
conocimiento nuevo para
alcanzar los objetivos del
proyecto.
.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Alcance
Documenta el “cómo” se
Formaliza la aceptación va a definir, validar y
de los entregables del controlar el alcance del
proyecto que se hayan proyecto mediante un
completado plan para su gestión.

Determina, documenta y
gestiona las necesidades
Monitorea el estado del y requerimientos de los
proyecto y gestiona los interesados a cumplir con
cambios de la línea los objetivos del
base del alcance. proyecto.

Divide los entregables y Desarrolla una

el trabajo en descripción del proyecto
componentes más y del producto.
pequeños y más fáciles Determinando los límites
de manejar. del producto y los
criterios de aceptación

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Cronograma
Establece las políticas,
los procedimientos y la
documentación para
Realiza seguimiento del planificar, desarrollar,
estado de las gestionar, ejecutar
actividades del proyecto controlar el cronograma.

Identifica y documenta
las acciones especificas
Analiza secuencias y que se deben realizar
restricciones del para implementar los
cronograma para crear entregables.
la programación del
proyecto.

. .

Estima la cantidad de Identifica y documenta

periodos de trabajo las relaciones existentes
necesarios para entre las actividades del
finalizar cada actividad. proyecto

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Costos

Establece las políticas,

Monitorea el estado del los procedimientos y la
proyecto para actualizar documentación para
los costos y gestionar planificar, desarrollar,
los posibles cambios. gestionar, ejecutar y
controlar los costos.
.

Realiza la sumatoria de
los costos estimados de Desarrolla una
las actividades aproximación de los
individuales o de los recursos financieros
paquetes de trabajo necesarios para
para establecer el completar las
presupuesto del actividades del proyecto.
proyecto. .

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Calidad

Identifica los requisitos

y/o estándares de
Monitorea y registra los calidad para el
resultados de la ejecución proyecto y sus
de las actividades de entregables, así como
control de calidad, a fin la documentación
de evaluar el desempeño requerida que la
y recomendar los cambios soporte.
necesarios. .
.

Ayuda a los requisitos de

calidad y los resultados
de las mediciones de
control de calidad, para
asegurar que se utilicen
las normas de calidad.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Recursos
Asegura que los recursos
asignados al proyecto
están disponibles de Define el cómo
acuerdo a la planificación. estimar, adquirir y
Planificado vs ejecutado y gestionar los recursos
realizar acciones físicos y RRHH.
correctivas.
.

Realiza el seguimiento Estima los recursos de

del desempeño de los equipo, tipo y cantidad
miembros del equipo, de materiales,
proporcionar equipamiento y
retroalimentación, suministros necesarios.
resolver problemas y (“Qué”)
gestionar. cambios.
.

Mejora las
competencias, la
interacción entre los
miembros y el ambiente
en general para mejorar
el desempeño.
Obtener miembros del
equipo, instalaciones,
equipamiento,
materiales, suministros
y otros recursos.
.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Comunicaciones

Monitorea y controla las Desarrolla un plan de

comunicaciones a lo largo comunicaciones del
de todo el ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las
proyecto para asegurar necesidades y requisitos
que se satisfagan las de información de los
necesidades de interesados y de los
información de los activos de la organización.
interesados. .

Crea, recopila, distribuye,

almacena, recupera y
realiza la disposición final
de la información del
proyecto
.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Riesgos
Define cómo realizar
Hace seguimiento a la las actividades de
implementación de gestión de riesgos del
planes acordados, proyecto.
riesgos identificados y 11.1 .
11.7 Planificar
analiza nuevos riesgos. Monitorear la Gestión
los Riesgos.
. de riesgos
11.6 11.2
Implementar
Las respuestas
Identificar Identifica los riesgos
los riesgos
a los riesgos individuales que pueden
afectar el proyecto y
Implementa los planes 11.5 11.3 documenta sus
acordados de respuesta a
los riesgos.
.
Planificar
La Respuesta a
los riesgos
11.4
Realizar el
Realizar el
Análisis
Cualitativo
características.

De Riesgos
. Análisis
.
cuantitativo
de los Riesgos

Prioriza los riesgos

evaluando y combinando
Desarrolla opciones y la probabilidad de
acciones para mejorar las ocurrencia e impacto del
oportunidades y reduce las Analiza numéricamente el riesgo.
amenazas. efecto combinado de los .
. riesgos y otros fuentes de
incertidumbre sobre los
objetivos generales del
proyecto.
Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz
 Área Adquisiciones

Documenta las decisiones

Finaliza cada de adquisiciones del
adquisición para el proyecto, especifica el
proyecto. enfoque e identifica los
proveedores.

Gestiona las relaciones de

adquisición, monitorea la
ejecución de los contratos
y efectúa cambios y
Obtienes respuesta de
correcciones de acuerdo a
los proveedores, los
la necesidad del proyecto.
selecciona y les adjudica
un contrato.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 Área Interesados

Identifica personas,
Monitorea globalmente grupos y
las relaciones con los organizaciones que
interesados y ajusta las podrían afectar o ser
estrategias para afectados por el
involucrar los proyecto.
interesados.

Trabaja y se comunica
con los interesados Desarrolla estrategias
para satisfacer sus de gestión adecuadas
necesidades y para lograr la
expectativas que participación eficaz de
fomenten el desarrollo los interesados dentro
del proyecto. del proyecto.

Fuente: Ángela Sanabria / Diana Patricia Cruz

 PROCESOS DE EJECUCIÓN
Durante el grupo de procesos de ejecución por lo general se invierte
la mayor parte de los recursos, tiempos y presupuesto.
✓ Completar el trabajo definido en el plan
✓ Coordinar todos los procesos y recursos
✓ Asegurar que se cumplan los requisitos con la calidad pre-
establecida
✓ Adquirir recursos, desarrollarlos y gestionarlos
✓ Distribuir la información con los avances del proyecto
✓ Gestionar las expectativas y el involucramiento de los interesados
✓ Efectuar las adquisiciones de los bienes y servicios para el
proyecto
✓ Enviar solicitudes de cambio y si son aceptadas, gestionar los
cambios
✓ Actualizar los planes y documentos del proyecto cuando sea
necesario
 PROCESOS DE EJECUCIÓN

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017.
PROCESOS DE MONITOREO Y
CONTROL
Durante los procesos de monitoreo y control el DP debe
hacer un seguimiento del progreso y desempeño del
proyecto para asegurar que sólo se implementen los
cambios aprobados.

Este grupo de procesos requieren de una

retroalimentación continua que facilitará la identificación
de posibles cambios para recomendar acciones
preventivas y correctivas.
Algunas de las acciones que se realizan durante el
monitoreo y control son:

✓ Recolectar datos de desempeño del trabajo

✓ Procesar los datos en información de desempeño del
trabajo
✓ Elaborar y distribuir informes de desempeño del
trabajo
✓ Comparar el estado actual del proyecto vs sus líneas
base
✓ Analizar variaciones en relación al plan original
✓ Evaluar alternativas para la mejora de procesos
✓ Estimar tendencias y proyecciones
✓ Analizar las solicitudes de cambio para aprobarlas,
postergarlas o rechazarlas
 PROCESOS DE MONITOREO Y
CONTROL

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017.
 PROCESOS DE CIERRE
El único proceso de este grupo se denomina “Cierre del
proyecto o fase” y consiste en completar formalmente
una fase, un contrato o el proyecto.

TODO PROYECTO QUE COMIENZA DEBE

CERRARSE FORMALMENTE, AUNQUE SE
TRATE DE UN CIERRE ANTICIPADO O
ABORTO DE UN PROYECTO.
Algunas acciones que se llevan a cabo durante el cierre
del proyecto son:

✓ Buscar la aceptación formal de los entregables por

parte del cliente
✓ Transferir el producto a servicio final al cliente
✓ Verificar que todos los procesos han finalizado y que
todo el trabajo ha sido completado
✓ Archivar toda la información con índices que faciliten
su futura localización
✓ Liberar los recursos que ya no se utilizarán
✓ Dejar por escrito las lecciones aprendidas