Gestión de Proyectos

Estratégicos

Mauricio Fuentes
¿Qué temas trataremos?
 Agenda

Sesión 6.1
• Gestionando el involucramiento de los interesados
• Gestionando las comunicaciones
 Gestión de los Interesados
• Cada proyecto tiene interesados que pueden
impactar positiva o negativamente el
proyecto.
• Es importante tener un enfoque estructurado
para la identificación, priorización y gestionar
la participación de los interesados.
• Esta podría ser la diferencia entre el éxito y el
fracaso del proyecto.

PMBOK® Guide, 13. Project Stakeholder Management

 Involucramiento de los Interesados
• La satisfacción de los interesados debe
gestionarse como un objetivo del proyecto.
• La clave es la comunicación continua con todas
las partes interesadas para:
– Comprender sus necesidades y expectativas.
– Abordar los problemas a medida que ocurren.
– Administrar intereses en conflicto.
– Fomentar el involucramiento adecuado de los
interesados.
• El proceso de identificación y participación de las
partes interesadas es iterativo.

PMBOK® Guide, 13. Project Stakeholder Management

 Análisis de los Interesados
• Análisis de los interesados
– Iden ficar todos los interesados potenciales.
– Analizar el impacto / apoyo potencial de cada
parte interesada y clasificarlos.
– Evaluar cómo es probable que los interesados
clave reaccionen en diferentes situaciones => plan
para mejorar su apoyo o mitigar los posibles
impactos negativos.

PMBOK® Guide, 13.1.2.2 Data Analysis

 Análisis de los Interesados
• La matriz de poder / interés: analiza
la información de los interesados y
determina cómo abordar a los
distintos interesados a lo largo del
proyecto.
• Otros modelos de clasificación
utilizados para el análisis de partes
interesadas incluyen:
– Matriz de poder / influencia
– Matriz de impacto / influencia
• Estos modelos de clasificación son
útiles para proyectos pequeños o
con relaciones simples.

PMBOK® Guide, 13.1.2.4 Data Representation

 Análisis de los Interesados
• Otros modelos de análisis.

Identificar y Priorizar “Stakeholders” – Ángel Oré Muñoz

Abril 2014 https://es.slideshare.net/angeloremu/identificar-
y-priorizar-stakeholders-sedipro-untels
 Análisis de los Interesados
• Otros modelos de análisis.

Identificar y Priorizar “Stakeholders” – Ángel Oré Muñoz

Abril 2014 https://es.slideshare.net/angeloremu/identificar-
y-priorizar-stakeholders-sedipro-untels
 Análisis de los Interesados
• Otros modelos de análisis.

Identificar y Priorizar “Stakeholders” – Ángel Oré Muñoz

Abril 2014 https://es.slideshare.net/angeloremu/identificar-
y-priorizar-stakeholders-sedipro-untels
 Análisis de los Interesados

• Cubo de Interesados: Versión

de tres dimensiones de los
modelos matriciales.
• Estos proveen múltiples
dimensiones que mejoran la
representación de la
comunidad de interesados.

PMBOK® Guide, 13.1.2.4 Data Representation

Chapter 4 of Stakeholder Relationship Management (978-0-566-
08864-3) by Lynda Bourne
http://www.gpmfirst.com/books/stakeholder-relationship-
management/mapping-stakeholders
 Análisis de los Interesados
• Modelo de Prominencia (Salience
Model): Describe los tipos de
interesados basados en:
– Poder: Nivel de autoridad
– Urgencia: Necesidad de acción
inmediata
– Legitimidad: Su involucramiento es
apropiado
• Usado para comunidades de
interesados grandes y complejas.
• También útil para determinar la
importancia relativa de los
interesados.
PMBOK® Guide, 13.1.2.4 Data Representation
https://pmstudycircle.com/2015/09/salience-model-to-analyze-
project-stakeholders/
 Análisis de los Interesados

• Direcciones de Influencia:
Clasifican a los Interesados de
acuerdo a su influencia en el
trabajo del proyecto o del
equipo en si mismo.

PMBOK® Guide, 13.1.2.4 Data Representation

Chapter 3 of Stakeholder Relationship Management (978-0-566-
08864-3) by Lynda Bourne
http://www.gpmfirst.com/books/stakeholder-relationship-
management/right-stakeholders
 Resultado: Registro de Interesados
• Información de identificación
– Nombre, cargo, ubicación, rol, información de contacto.
• Información de evaluación
– Requerimientos, expectativas, nivel de influencia.
• Clasificación de los interesados
– Interno / externo, impacto / influencia / poder / interés,
etc.
Esta información debe de estarse
actualizando periódicamente.

PMBOK® Guide, 13.1.3.1 Stakeholder Register

 Gestionar el Involucramiento de los
Interesados
• Involucrar a los interesados en las etapas
apropiadas. Objetivo: llevar a cabo
las comunicaciones y
• Manejar las expectativas. trabajar con los
interesados para
promover su
• Abordar preocupaciones. involucramiento en el
proyecto.
• Clarificar y resolver problemas.
Si el project manager logra el apoyo de los
interesados, aumenta el involucramiento,
disminuye la resistencia y se asegura que las
expectativas de los interesados sean claras y
estén bajo control.

PMBOK® Guide, 13.3 Manage Stakeholder Engagement

 Planificar el Involucramiento de los
Interesados
• Un plan efectivo:
– Considera las diversas necesidades de información
de los interesados del proyecto.
– Se desarrolla después de que se haya identificado
la comunidad inicial de interesados.
– Se actualiza regularmente a medida que la
comunidad de interesados cambia.

PMBOK® Guide, 13.2 Plan Stakeholder Engagement

 La Matriz de Evaluación de
Involucramiento de los Interesados
• Compara el nivel de involucramiento actual versus el nivel de
involucramiento deseado para el éxito de los entregables.
• Permite identificar a interesados desde el punto de vista de su apoyo al
proyecto:
– Desconocedor: Acerca del proyecto y sus impactos.
– Reticente: Al tanto del proyecto y reticente a los resultados del
mismo. Estos interesados no apoyarán el resultado del proyecto.
– Neutral: Al tanto del proyecto, pero no apoyan ni se oponen al mismo.
– De apoyo: Al tanto del proyecto, y apoyan el trabajo y los resultados
del mismo.
– Líder: Al tanto del proyecto y activamente involucrados para
asegurarse que el proyecto sea un éxito.

PMBOK® Guide, 13.2.2.5 Data Representation

 La Matriz de Evaluación de
Involucramiento de los Interesados

C : Current (actual)
D: Desired (deseada)

PMBOK® Guide, 13.2.2.5 Data Representation

 Plan de Gestión de los Interesados
• Identificar estrategias para involucrar
efectivamente a los interesados.
• Niveles de participación deseados y actuales de
las partes interesadas.
• Alcance e impacto del cambio en los interesados.
• Relaciones identificadas y posibles
superposiciones entre las partes interesadas.
• Requisitos de comunicación con los
interesados para la fase actual del proyecto.
PMBOK® Guide, 13.2.3.1 Stakeholder Management Plan
 Plan de Gestión de los Interesados
• Información a distribuir (idioma, formato,
contenido, nivel de detalle)
• Razón de la distribución de esa información y
el impacto deseado para el involucramiento
de los interesados.
• Plazo y frecuencia de las comunicaciones.
• Método para actualizar y refinar el Plan de
Gestión de los Interesados.
PMBOK® Guide, 13.2.3.1 Stakeholder Management Plan
 Agenda

Sesión 6.1
• Gestionando el involucramiento de los interesados
• Gestionando las comunicaciones
 ¿Porqué es importante la
comunicación?
• La comunicación desarrolla las relaciones
necesarias para el éxito de los resultados del
proyecto.
• La mala comunicación resulta en fricciones,
frustración e ineficiencia.
• El gerente del proyecto pasa
aproximadamente el 90% del tiempo
comunicándose. *
PMBOK® Guide, 10. Project Communications Management
*Rajkumar, S. (2010). Art of communication in project management. Paper presented at
PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC.
Newtown Square, PA: Project Management Institute.
 Formas de Comunicaciones
• Escucha activa
– El receptor confirma que escucha y pide una aclaración
cuando sea necesario
• Escucha efectiva
– Ver al interlocutor para captar la comunicación no verbal y
paralingual, repetir y proporcionar comentarios
• Paralingual
– El tono y el timbre de la voz
• No verbal
– Alrededor del 55% de la comunicación se basa en gestos
(lenguaje corporal)
PMP Certification Study Notes 10 - Project Communication
Management - PMP Exam Tips
 Formas de Communicaciones – no
verbal

Fuente:
https://www.pinterest.com/pin/445856431830555934/
 Gestión de las Comunicaciones –
Conceptos clave
• Comunicación
• Comunicación efectiva
• Gestión de comunicaciones que
consta de dos partes:
1. Desarrollar una estrategia para This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA-NC

asegurar que la comunicación sea

efectiva para las partes
interesadas.
2. Llevar a cabo las actividades
necesarias para implementar la
estrategia.

PMBOK® Guide, 10. Project Communications Management

 Métodos de Comunicación
Método de
Utilización
comunicación
Formal escrita Físico o electrónico. Ejemplos: problemas complejos,
acta de constitución del proyecto, y plan del proyecto,
documentos oficiales tales como documentos de
adquisición.
Formal verbal Cara a cara o remoto. Ejemplos: presentaciones,
discursos, la reunión de inicio (kick-off).
Informal escrita Memos, correos electrónicos, notas, redes sociales,
mensajería instantánea.
Informal verbal Reuniones, conversaciones.
Utilizando gestos Tono de voz, expresiones faciales.
Utilizando medios Fotografías, videos, grabaciones.
Elección de palabras Puede haber diferencias sutiles en el significado de
las palabras para expresar una idea.
PMBOK® Guide, 10. Project Communications Management
 Las 5Cs de las comunicaciones escritas
• Los malentendidos se pueden reducir utilizando las 5C
de las comunicaciones escritas al redactar un mensaje
tradicional escrito o hablado (esto aplica a medios
tradicionales y no a medios sociales):
– Correcta: gramática y ortografía correcta.
– Concisa: expresión concisa y eliminación del exceso de
palabras.
– Claridad: propósito claro y expresión dirigida a las
necesidades del lector.
– Coherente: flujo de ideas lógico y coherente.
– Controlado: flujo de palabras e ideas controlado (uso de
gráficos o resúmenes).

PMBOK® Guide, 10. Project Communications Management

 Comunicaciones efectivas
• Los atributos fundamentales de las
actividades de comunicación efectiva son:
– Claridad sobre la finalidad de la comunicación.
– Comprender todo lo posible sobre el receptor.
– Monitoreo y medición de la efectividad de las
comunicaciones.

PMBOK® Guide, 10. Project Communications Management

 Juicio Experto
• Se debe considerar la experiencia de individuos o
grupos con conocimiento especializado o capacitación
en los siguientes temas:
– Luchas de poder y política y dentro de la organización.
– Entorno y cultura de la organización.
– Enfoques y prácticas de gestión del cambio organizacional.
– Industria o tipo de entregables del proyecto.
– Tecnologías de comunicación organizacional.
– Requerimientos legales.
– Seguridad.
– Interesados.
PMBOK® Guide, 10.1.2.1 Communication Requirements
Analysis
 Análisis de los requerimientos de
comunicación
• La complejidad de las comunicaciones de un
proyecto puede estimarse calculando la cantidad
de canales de comunicación potenciales.

N = número de participantes
PMBOK® Guide, 10.1.2.2 Communication Requirements
Analysis
Análisis de los requerimientos de
comunicación
 Métodos de Comunicación
• Interactivo
– Intercambio multidireccional
– Llamada telefónica, mensajería instantánea.
• Comunicación de tipo “push” (empujar)
– Enviado a los destinatarios.
– Cartas, memos, correos electrónicos, correos de voz, comunicados de
prensa.
• Comunicación de tipo “pull” (tirar)
– Requiere que el destinatario acceda a la información a su discreción
– Portales web, sitios intranet, e-learning, repositorios

PMBOK® Guide, 10.1.2.5 Communication Methods

Plan de Gestión de las Comunicaciones
• Requisitos de comunicación con los interesados.
• Proceso de escalación.
• Periodo de tiempo y frecuencia.
• Persona responsable de la comunicación y de la
autorización.
• Métodos o tecnologías.
• Glosario de terminología común.
• Diagramas de flujo de información.
• Restricciones de las comunicaciones.

PMBOK® Guide, 10.1.3.1 Communications Management

Plan
 Reunión de lanzamiento del proyecto
(kick-off)
• Una herramienta de comunicación importante.
• Normalmente realizada al final de la planificación y al inicio de
la ejecución.
• Objetivos:
– Comunicar los objetivos del proyecto a los interesados
– Lograr el compromiso del equipo para el proyecto
– Explicar los roles y responsabilidades de cada interesado
• Al final, es importante realizar una sesión de preguntas y
respuestas.
• Los proyectos de fases múltiples incluyen una reunión de
lanzamiento al inicio de cada fase.
https://pmstudycircle.com/2016/03/what-is-a-project-kick-
off-meeting/
¿Dudas o preguntas?