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PLAN DE CAPACITACIÓN
MANUAL DE FORMACIÓN DE INSTRUCTORES DSAC 6.2.2/07

Revisión: 00 Fecha de emisión: 23/04/08

MANUAL
FORMACIÓN DE INSTRUCTORES
OBJETIVO
Proporcionar a los Jefes de área, información básica para aprender a capacitar al personal, esta información
deberá ser ampliada con su conocimiento del tema y experiencia.

A QUIEN VA DIRIGIDO:
A los encargados y jefes de área.

Introducción Los Roles en el grupo

La Capacitación El Plan de Exposición
Enseñar y Aprender El Ejercicio
La Comunicación Resumen

INTRODUCCIÓN
La capacitacion permite mejorar la eficiencia en el trabajo cuando al personal se le da la oportunidad de
adquirir mayores conocimientos, desarrollar sus habilidades y aptitudes para aumentar sus competencias y
desempeñar con éxito el puesto, así como una mejora personal.
La formación del instructor de capacitacion incluye como mínimo, el conocimiento del proceso de enseñanza
aprendizaje, la comunicación, los roles que se juegan en el grupo, el uso y elaboración de material de
apoyo, que son temas que revisaremos en este Manual y además se propone el “Plan de Sesión”, que
servirá al instructor para optimizar su labor.
LA CAPACITACION
Introducción
La capacitacion es algo mas que dar información; es formar al trabajador. La capacitacion se planea de
acuerdo a las necesidades detectadas y debe ser impartida en condiciones ambientales adecuadas, es
importante la preparación del instructor, el material de apoyo para enseñar y la disposición del participante
para que asimile y logre el aprendizaje.

Capacitación.
Son las acciones encaminadas a la preparación y desarrollo de las capacidades del trabajador para
desempeñar mejor su puesto.
El primer paso para la capacitacion es definir lo que deseamos lograr, los comportamientos, conocimientos,
habilidades y actitudes que sean formadas o modificadas en el personal.
El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para
lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.
El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para
lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.

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ETAPAS DE LA CAPACITACION

DIAGNOSTICAR
Es la identificación de necesidades de
capacitacion (comportamientos,
conocimientos, habilidades y actitudes
actuales.
Con cuestionarios, entrevista personal,
estudio de la situación de la empresa, etc.

EVALUAR
Definir los cambios que se dieron,
comparado con lo planeado.
Esta información sirve de base para
comenzar el ciclo de la
capacitacion (diagnóstico)
PLANIFICAR
Decidir que se hace paso a paso, para llegar al objetivo.
1º Definir las necesidades de capacitacion (por temas).
2º Definir el medio de capacitacion (módulos, cursos,
trípticos)
3º Programar actividades
Considerar:
1. Tipo de personal (nivel escolar, cultura, edad, etc.)
2. Recursos que se disponen (tiempos, espacios e instructores)
3. Apoyos didácticos (presentaciones, pizarrón, ejercicios, etc.)
4. Disponibilidad del personal

PRESENTAR
Ejecutar lo programado.
Se adapta a las personas que se
capacita, de manera interactiva y en
segmentos cortos

El cambio de comportamiento esperado, no se consigue en una o dos sesiones de capacitación, para

lograrlo, hay que introducir nuevos hábitos de comportamiento, repitiendo el ciclo, comenzando todo de
nuevo, esto es diagnosticar, planear, presentar y volviendo a evaluar. La capacitacion es un proceso
continuo, sin fin, permanente.

Las condiciones del medio ambiente.

Es importante crear las condiciones ambientales adecuadas para la instrucción: buena iluminación, libre de
ruido, lugar ventilado, espacio seguro (fuera de riesgo) y cómodo, etc. Aplica para la sesión individual y
grupal.
Si las condiciones no son las adecuadas, se vuelven un obstáculo o distracción para el aprendizaje.

La preparación del instructor.

Debe tener conocimiento sobre el tema, conocer al personal, cuidar las condiciones en las que se da el
aprendizaje y contar con un “plan de exposición”.

El material de apoyo.
Es un material que manipulado, visto y escuchado por el participante que le permite reforzar o mostrar la
idea de manera clara, ya que las personas concebimos el mundo, a partir de la percepción (con nuestros

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órganos de los sentidos; vista, oído, tacto, gusto, olfato). Si actúan mas sentidos en la percepción, hay
mayor comprensión.
Ejemplos de “material de apoyo”:
• Pizarrón y gis
• Presentación del tema en PC
• Presentación en hojas de papel, tamaño rotafolio
• Diaporama (imágenes y letreros que se “pegan” en una superficie)
• Materiales demostrativos (una nómina, un condensador, un rompecabezas, etc.)
• Ejercicios impresos (para contestar)
La disposición del participante
El participante debe de sentirse relajado, comprometido e importante en el momento de la capacitacion y en
gran parte depende del trato de su jefe e instructor. La actitud positiva del participante hacia el aprendizaje,
se lo facilitará.

El instructor Ningún instructor es igual a otro, cada quien desarrolla su propia forma de enseñar, es una
mezcla de instructor, profesor, entrenador y guía, que “encamina al participante hacia algo”, el instructor
debe mostrar una actitud de seguridad, esta se la dará:
• El conocimiento del tema
• Contar con un “plan de exposición” elaborado antes de la capacitacion
• Creer en lo que está haciendo

ENSEÑAR Y APRENDER
Puede aplicarse al acto que realiza el maestro, el padre y la madre.

“brindar una orientación

In (en) sobre qué camino
Enseñar - del latín “insignare” Signare (señalar hacia) seguir”

Aprender - Es acrecentar nuestro capital de conocimientos. Todo aprendizaje tiene dos fases o
momentos.

A. Comprensión y Fijación B. Retención y Evocación

La capacidad de incorporar y fijar El tiempo que permanece la idea
la idea en la mente para ser evocada

Intervienen la atención y la
percepción, determinadas por los Interviene la memoria, que se
órganos de los sentidos y la fija con la repetición.
asociación de eventos y objetos

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Para que el instructor pueda enseñar y el participante aprender, es necesario que

el instructor disponga de las condiciones necesarias para que se dé este
aprendizaje:
• Condiciones ambientales
• Captar su atención Considerados
• Material didáctico de apoyo dentro del
• Repetir los conceptos “plan de sesión”
• Dar y pedir ejemplos

LA COMUNICACIÓN
Nos permite el intercambio de información, sentimientos, emociones y estados de ánimo. Dentro de un
grupo también lo hacemos creando un “ambiente” donde desarrollamos nuestras actividades.

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

Receptor Emisor Mensaje (verbal o Receptor Emisor

mímico)

RETROALIMENTACIÓN

¡ vamos a mejorar!

Emisor es la persona
que emite el mensaje,
con palabras, gestos y
Receptor es la persona ¡pero! ¿cómo? todo el cuerpo
que recibe e interpreta
el mensaje

Toda expresión verbal contiene una “carga emocional”, formada por

las experiencias, sentimientos

y emociones, anteriores
asociados a gestos,
posturas, tono de voz, etc.

Desde que aprendimos las primeras palabras, hasta el aquí y ahora,

constantemente estamos re-significando las palabras
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El instructor tiene que observar en la respuesta del participante, el mensaje que recibió y verificar
que se entendió y su intención.

LOS ROLES EN EL GRUPO

Cada persona es única, pero en un grupo cambiamos, asumimos o nos asignan un rol o papel que
hace funcionar u obstaculizar la tarea del grupo. Ejemplos de roles o papeles.

Roles positivos Roles Negativos

(facilitan la tarea) (obstaculizan la tarea)
Cooperativo Creativo Caprichoso Chismoso
Participativo Innovador Destructivo Mentiroso
Motivador Comprensivo Flojo Irresponsable
Crítico positivo (aporta) Conciliador Insultante Contestón
La capacitacion en grupo, tiene la ventaja de que el instructor puede fomentar y aprovechar los
roles positivos para el cumplimiento de la tarea y controlar los negativos una vez identificados (dar
la oportunidad del cambio) o en caso contrario, aplicar los correctivos establecidos por la
organización.

PLAN DE EXPOSICIÓN
Antes Durante Al término
Tener claro: Comenzar con la inducción al tema para Preguntar como les pareció el
1. La relación del tema con la interesar al participante (con el uso de tema
empresa y el área a su cargo. anécdotas, analogías, ejemplos,
2. El objetivo preguntas, etc.)
3.Todo el contenido del tema

Preparar el material de apoyo
Preparar presentación en hojas
de rotafolios o en Power Point
con todo el tema para guíar la
exposición
Seguir el orden de los subtemas Solicitar propuestas de mejora
de la exposición de los temas
Cuidar la voz: Hacer preguntas como
• Volumen (que te oigan) evaluación
• Tono (variarlo, “no monótono”)
• Velocidad (ajustarla para que te
entiendan)
Pararse frente al grupo.
Cuidar los mensajes que mandamos con
nuestra actitud.
Cuidar la comunicación verbal y mímica.

Recomendaciones:

Hablar en forma sencilla, lógica y clara para expresar una idea. Hablar normalmente sin actitudes
teatrales exageradas; dar el énfasis necesario a las expresiones; físicamente actúa con

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normalidad; es decir, sin demasiada rigidez en sus movimientos, pero también sin descuidar los
mismos; sin demasiados movimientos frente al auditorio y sin inmovilidad tan característica de
aquellos expositores que se "siembran" en un solo lugar, o que se "atornillan" en la silla del
escritorio.

Terminología.

• Deben utilizarse términos sencillos al alcance de la comprensión de los participantes.

• Cuando sea necesario introducir términos técnicos, se debe dar una explicación clara de su
significado, aplicándolo inmediatamente a expresiones relacionadas con la idea.
• Cuando sea posible deben utilizarse sinónimos, haciendo la correspondiente explicación.

Vicios que se deben evitar:

• Titubear: El hacerlo da una sensación de inseguridad

• Evitar las muletillas como “este..”, “¡he!”, “bien”, “mm...”, “¿verdad?”, etc.
• Eliminar palabras innecesarias
• No emplear expresiones extrañas al auditorio por su academicismo tecnicismo o regionalismo.

Recomendaciones adicionales:

• Hablar con entusiasmo

• Para evitar la fatiga del auditorio conviene emplear esporádicamente el buen humor y relatar
anécdotas ilustrativas e interesantes en relación con el tema. Naturalmente, todos estos
recursos deben ser preparados de antemano por el expositor y ser incluidos en su plan de
exposición.

EL EJERCICIO

Los ejercicios tienen como objetivo que el participante aplique lo asimilado en un caso supuesto o real,
cometa los errores necesarios que le indiquen lo que no fue totalmente asimilado para reflexionar, es
importante la guía del instructor.

RESUMEN

Para capacitar al personal, en necesario tener conocimiento de por lo menos algunos elementos
básicos como el aprendizaje, la comunicación, los roles o papeles de los individuos en el grupo,
para que el encargado de área que va a ser el instructor de su personal, pueda impartir la
capacitacion.

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