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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

“Manual de Política y Procedimientos”

MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
“GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO”

“WORLD TRANSPORT INTL. LTDA.”

Razón social World Transport International Limitada, RUT 76.446.290-4, con oficina central en Calle Madrid N° 1224,
teléfono 22726 79 00, comuna de Santiago de Chile.
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ÍNDICE

1. PRESENTACIÓN..........................................................................................................................................3
2. OBJETIVOS...................................................................................................................................................4
3. ALCANCE.........................................................................................................................................................4
4. DEFINICIONES..............................................................................................................................................4
5. PROCESOS...................................................................................................................................................4
5.1. RECLUTAMIENTO........................................................................................................................................4
5.2. SELECCIÓN DE PERSONAL......................................................................................................................5
5.3. CONTRATACIÓN..........................................................................................................................................5
5.4. INDUCCIÓN...................................................................................................................................................6
5.5. CAPACITACIÓN............................................................................................................................................6
5.6. REMUNERACIONES....................................................................................................................................6
5.7. BENEFICIOS Y PRESTACIONES..............................................................................................................7
5.7.1. JORNADA LABORAL............................................................................................................................7
5.7.2. RELOJ CONTROL.................................................................................................................................7
5.7.3. HORAS EXTRAS...................................................................................................................................7
5.7.4. DESCANSOS.........................................................................................................................................8
5.7.5. LICENCIAS MÉDICAS..........................................................................................................................8
5.7.6. FERIADO ANUAL “VACACIONES”.....................................................................................................9
5.7.7. Vacaciones progresivas........................................................................................................................9
5.7.8. Permiso sin goce de sueldo:..............................................................................................................10
5.7.9. AGUINALDO........................................................................................................................................10
5.7.10. PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS.........................................................................................................10
5.8. DIARIO MURAL...........................................................................................................................................11
5.9. BOTIQUÍN.....................................................................................................................................................11
5.10. SOLITUD DE MATERIALES..............................................................................................................11

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5.11. SALA DE REUNIONES.......................................................................................................................12


5.12. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO......................................................................................................12
5.13. RENUNCIAS.........................................................................................................................................12
5.14. DESPIDOS...........................................................................................................................................13
5.15. ANEXOS...............................................................................................................................................14

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1. PRESENTACIÓN

World Transport International Limitada, se encuentra en proceso de crecimiento a nivel nacional e


internacional, por lo que se ve envuelto en una reorganización en materia administrativa, dando la
bienvenida así a toda medida que mejore la cultura organizacional mediante procedimientos.

Con la premisa anterior, se busca introducir una mentalidad de cambio en las personas que
conforman la organización, destacando el profesionalismo, respeto, participación y cooperación, en el
proceso.

El departamento de Gestión del Talento Humano, pretende consolidarse de forma progresiva en un


departamento de alto desempeño, resolviendo las necesidades de sus trabajadores en los tiempos
establecidos y respetando de forma íntegra los derechos y obligaciones de sus pares.

El presente Manual de Procedimientos contiene las políticas, normas y procedimientos, así como el
Modelo de Desarrollo de Recursos Humanos de la organización, determinando para ello los siguientes
ejes: Organizacional, Administrativo y el Talento Humano, además contiene los siguientes aspectos:
Identificación de necesidades, planificación, desarrollo, control y evaluación.

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2. OBJETIVOS

 Establecer las pautas de reclutamiento, selección, contratación, licencias, vacaciones, finiquitos


y todo desarrollo administrativo de los trabajadores de la empresa.

 Establecer los lineamientos que regirán la aplicación del plan de desarrollo de recursos
humanos, para el fortalecimiento de las gerencias de cada departamento.

 Definir los procesos para la elaboración del Plan de Desarrollo de Recursos Humanos, a partir
de las falencias identificadas en la evaluación del desempeño, mediante el diagnóstico de las
necesidades de desarrollo y de competencias laborales.

 Crear un mejor clima laboral, insertos en buenas prácticas.

3. ALCANCE

 El presente Manual de Procedimientos de Desarrollo de los Recursos Humanos es aplicable a


todos los trabajadores de World Transport, indistinto su carácter de permanencia.

4. DEFINICIONES

Trabajadores:

 Personal permanente: Es aquel cuyo contrato es de duración indefinida.


 Personal temporal: Es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o trabajo
especial.

Departamento de Recursos Humanos:

 Gerencia de Administración: Marcelino Valenzuela (world@worldtransport.cl).


 Encargada de Gestión del Talento Humano: Carla Oliva (coliva@worldtransport.cl).
 Asistente de Gestión del Talento Humano: Katherine Castro (kcastro@worldtransport.cl).

5. PROCESOS

5.1. RECLUTAMIENTO

 Gestiona la solicitud una jefatura a la Encargada de Gestión del Talento Humano y Gerencia
General.

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 Si la solicitud anterior se valida, la asistente de gestión de talento humano iniciará el proceso


con la búsqueda de currículum de personas que cumplan con el perfil requerido, mediante la
utilización de medios masivos de internet.

5.2. SELECCIÓN DE PERSONAL

 Revisión y selección de los antecedentes recibidos de los postulantes, considerando las


personas que se alineen a los requisitos de la búsqueda según la descripción de cargo que
corresponda (Anexo 1 – Descripción de cargo).

 Contactar y agendar entrevistas con los preseleccionados, en una primera etapa las entrevistas
son con la Encargada de Gestión del Talento Humano y jefatura directa, finalizando en una
segunda etapa, con la entrevista junto al gerente general.

 Posterior a las entrevistas, se toma la decisión del candidato idóneo, que se incorporará a la
empresa.

5.3. CONTRATACIÓN

 La asistente deberá completar la ficha del trabajador (Anexo 2- Ficha del trabajador) y
solicitar los documentos requeridos para su contratación.
- Currículum Vitae.
- Copia de cédula vigente.
- Certificado de afiliación de salud (Fonasa o Isapre).
- Certificado de afiliación AFP.
- Certificado de estudios.
- Certificado de residencia.
- Datos de la cuenta corriente para abonar la remuneración.

 Elaboración del contrato de trabajo (Anexo 3 – Contrato de trabajo), definir modalidad a


plazo fijo (Periodo de 3 meses) o indefinido. Jefe de departamento define si es por meses o
indefinido con autorización de gerencia

 Solicitud de firma de las personas que lo celebran: Gerencia General y Trabajador, en pleno
uso de sus facultades, con un plazo legal de 15 días a contar desde la incorporación del
trabajador (Artículo 9° del Código del Trabajo).

 Creación de la carpeta física del nuevo trabajador de la empresa.

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 Registro electrónico de las carpetas físicas en Excel (Anexo 4- Planilla Excel).

5.4. INDUCCIÓN

 El primer día de incorporación de un nuevo trabajador, se reunirá con la asistente de Gestión


del Talento Humano, quién entregará reglamento interno (Anexo 5- Reglamento Interno).

 La asistente dará acompañamiento a la presentación de su jefatura directa, implementación de


sus funciones, puesto de trabajo, información de antecedentes de la empresa, reloj control y
sistema de control de gestión de la empresa (documentos y registro).

 La jefatura directa del nuevo integrante de la empresa, dará acompañamiento a la presentación


con los demás trabajadores.

5.5. CAPACITACIÓN

 Los programas de capacitación serán presentados y evaluados semestralmente, debiendo-


contar con la aprobación del Gerente General.

 La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este programa es responsabilidad de la


Encargada de Gestión del Talento Humano, quién deberá gestionar su proceso ante la OTIC o
código SENCE.

 Cada jefatura de departamento deberá informar por correo electrónico a


coliva@worldtraansport.cl si algún trabajador de su equipo, necesita recibir una capacitación.

 El trabajador que haya sido capacitado, deberá resolver una evaluación, con el objetivo de
medir los resultados y en consecuencia tomar acciones de mejora.

 Se considerarán capacitaciones gratuitas que imparte la ACHS.

5.6. REMUNERACIONES

 La asistente deberá dar mantenimiento a la nómina de pago y alimentar el sistema con


información de vacaciones, licencias, horas extras, movimientos internos de cargo, descuentos
por préstamos, transporte, viáticos y comisiones de cada trabajador.

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 La Encargada de Gestión del Talento Humano, revisará la nómina de pago, haciendo los
ajustes necesarios, para gestionar los recursos y proceder al pago de las remuneraciones de
los trabajadores.

 La Asistente del departamento será la responsable de entregar la liquidación física (Copia de la


empresa y copia del trabajador) y solicitar la firma respectiva al día hábil siguiente de la
entrega de su remuneración; el mismo plazo que los trabajadores tendrán para hacer una
objeción.

5.7. BENEFICIOS Y PRESTACIONES

5.7.1. JORNADA LABORAL

 La jornada laboral legal es de 45 horas semanales, cumpliendo el horario de Lunes a


Viernes de 8:45 a 18:30 horas.
 EXCEPCION Constanza mora (auxiliar de aseo) de 8:00 a 17:30

5.7.2. RELOJ CONTROL

 Es de carácter obligatorio que todos los trabajadores (Incluyendo Supervisores y Jefes


de Área) registren su asistencia diaria de entrada y salida en el Reloj Control o en el
Libro de Asistencia.

5.7.3. HORAS EXTRAS

 Las horas extras solo concurren en las ocasiones en que el Empleador (Jefe Directo)
requiera sean realizadas y se encuentren pactadas por escrito en forma previa a su
realización. Además, para el pago se debe completar el formulario de horas extras
(Anexo 6 – Solicitud de Horas Extras), donde se detalla la tarea a cumplir y cantidad
de horas realizadas. Este documento debe entregarse a RRHH hasta el día 25 de cada
mes con la firma del Jefe Directo y validado por Gerencia General.

 Las horas extraordinarias no podrán ser más de dos al día y el pago tendrá un recargo
mínimo del 50% sobre el sueldo convenido para la jornada ordinaria.

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5.7.4. DESCANSOS

 Los trabajadores tienen derecho al descanso dentro de su jornada laboral,


correspondiente a 45 minutos y el cual se encuentra debidamente estipulado en el
contrato de trabajo.

 Cada jefatura llevará un control interno par no dejar solo el “área”, (contabilidad-
administracion-contabilidad) en el aérea de operación existen “puestos” como
exportación – importación etc).

 Los días domingos y festivos son declarados por ley, días de descanso obligatorio para
los trabajadores.

5.7.5. LICENCIAS MÉDICAS

 La licencia médica es el documento legal que existe para justificar ausencias al trabajo
cuando éstas obedecen a alguna contingencia de salud.

 Los trabajadores afiliados a Fonasa o Isapre, tienen el plazo máximo de 2 días


hábiles para presentar la licencia ante el departamento de Gestión de Talento Humano,
quienes deberán entregar el comprobante de recepción con firma y timbre de la
empresa.

 Cada jefatura deberá notificar la ausencia de un miembro de su equipo por correo


electrónico a la asistente del departamento de Gestión de Talento Humano, para la
búsqueda del motivo del mismo.

 Desde ese plazo, la empresa tiene 3 días hábiles siguientes a la fecha de recepción
para hacerla llegar a la entidad de salud previsional correspondiente (Isapre o Fonasa),
sin embargo la asistente del departamento tendrá como plazo máximo 2 días hábiles a
la fecha de recepción para enviarlo a la entidad antes mencionada.

 Si el empleador la entrega fuera de plazo, la licencia deberá ser pagada por éste.

 La ley faculta a un representante del departamento de Gestión de Talento Humano a


visitar al trabajador para verificar que se este dando cumplimiento al reposo, sin que ello
constituya en una vulneración de su derecho u hostigamiento y en caso de encontrar
incumplimiento deberá denunciar ante la Compin, Isapre u otro organismo de control
competente.

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 Si el trabajador está afiliado a una Isapre, le corresponde pagar a la Isapre. Si está


afiliado en FONASA, la licencia la paga el Servicio de Salud, a través de la COMPIN.
Las licencias de 11 días corridos se pagarán completas, si es menor a ese tiempo,
pierde la remuneración de los 3 primeros días de licencia, es decir, si la licencia es por
5 días, le pagarán sólo el cuarto y el quinto día.

5.7.6. FERIADO ANUAL “VACACIONES”

 Es el descanso anual (vacaciones) con remuneración íntegra al que tienen derecho


todos los trabajadores que cumplen un año de servicio; de modo que quienes llevan
menos de un año no tienen este derecho, sin perjuicio que el empleador puede
adelantarlo, aunque es materia de acuerdo entre las partes, y no es obligatorio.

 La solicitud de vacaciones se gestionará, únicamente completando el formulario de


solicitud (Anexo 7 – Solicitud de Vacaciones), además, sólo se gestionarán las
solicitudes que se presenten con un plazo mínimo de 5 días antes de iniciar el periodo
de vacaciones.

 Las solicitudes deberán tener la autorización por firma de su jefe directo al momento de
entregar el formulario a la asistente del departamento de Gestión de Talento Humano,
quien luego de corroborar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este
manual, entregará un comprobante al trabajador (Anexo 8 – Comprobante de
Vacaciones), dando paso a que el trabajador haga uso de su derecho.

5.7.7. Vacaciones progresivas

 Para tener derecho a un día de feriado progresivo el trabajador debe, en primer lugar,
formar una base de 10 años que la puede constituir con años laborados en la empresa
o en su antiguo empleador, y, en segundo lugar, haber trabajado para la empresa tres
nuevos años, es decir para tener un segundo día de feriado progresivo debe prestar
servicios a nuestra empresa tres nuevos años y así sucesivamente.

 Lo anterior deberá ser coordinado de forma presencial y por correo electrónico con la
asistente del departamento de Gestión de Talento Humano.

5.7.8. Permiso sin goce de sueldo:

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 El permiso sin goce de remuneración es jurídicamente una suspensión convencional de


la relación laboral, un cese parcial de los efectos del contrato durante un período
determinado que no afecta la vigencia del mismo, sino que solamente interrumpe
algunos de sus efectos, es decir, algunos de los derechos y obligaciones que genera
para las partes (adjunto formato en excel de vacaciones para cada empresa), además,
sólo se gestionarán las solicitudes que se presenten con un plazo mínimo legal de 2
días hábiles antes de iniciar el permiso.

 Excepciones de permisos para realizar algún trámite personal, que no consideré más de
2 horas de ausencia de la empresa, se deberá coordinar por correo electrónico con su
jefatura directa y del mismo modo la jefatura que aprueba la solicitud, deberá enviar a
modo de respaldo un correo electrónico a los sgtes correos rrhh@worldtransport.cl;
con una debida antelación de 2 días hábiles antes del permiso, de caso contrario la
responsabilidad de ausencia se entenderá por causa de la jefatura.

5.7.9. AGUINALDO

 La normativa de la empresa establece que el aguinaldo y todo lo referente a su


concepto será autorizado únicamente por el Gerente General.

 Luego de dar cumplimiento a la premisa anterior, la nómina autorizada es facilitada por


la asistente del departamento de Gestión de Talento Humano a la Analista contable,
quién a su vez realizará el pago por la modalidad de abono a la cuenta de los
trabajadores o efectivo.

 La asistente del departamento solicitará en cada puesto la firma de comprobante recibo


de aguinaldo.

5.7.10. PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS

 En primera instancia, el trabajador podrá solicitar el beneficio de forma directa en la


Caja de Compensación Los Andes y en caso de necesitar documentos de respaldo,
deberán consultarlo con la Asistente del departamento (Anexo 9 – Beneficios Caja
Los Andes).

 Como alternativa al punto anterior la empresa proporciona también este beneficio, que
tiene como único responsable de autorizar o denegar al gerente general de la empresa,
según lo estime conveniente y sin perjuicio a reclamo (Anexo 10 – Salidas de Caja).

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5.8. DIARIO MURAL

 La asistente del departamento será responsable de actualizar el diario mural,


implementando así una herramienta de comunicación interna con lo siguiente:
 Elección de un tema a comunicar durante el mes.
 Inclusión de, cultura laboral, avisos de RRHH, lista de cumpleaños de los trabajadores,
mensajes motivacionales, misión y visión de la empresa.

5.9. BOTIQUÍN

 En caso de una eventual necesidad de atención de primeros auxilios, podrán revisar en


el botiquín enla recepción de la oficina Rogelio Ugarte 1217.

 La recepcionista tendrá bajo su custodia el botiquín y lo facilitará a quien lo solicite,


llevando un control de uso en una planilla (Anexo 11 – Botiquín).

5.10. SOLITUD DE MATERIALES

 La recepcionista enviará todos los meses, dentro de los últimos cinco días hábiles del
mes, el formulario de solicitud de materiales ( Anexo 12 – Solicitud de Materiales) a
todas las jefaturas de la empresa, el día 1 hábil del mes enviará un correo con el total
de solicitudes a la encargada de administración y finanzas, quien será la responsable de
revisar y aprobar si cursará el pedido tal cual se requiere.

 El plazo que tendrán para regresar la solicitud al correo de la recepcionista, será el


último día hábil del mismo mes; de caso contrario se dará por entendido que no
necesitan ningún material en dicho periodo.

 En el documento Excel podrán observar tres páginas en las cuales se desglosan los
materiales según su uso; si necesitan algunos materiales que no observen en el
documento, se deberá especificar en el cuerpo del mensaje, ya que es una medida de
retroalimentar el documento antes mencionado.
 El objetivo es la realización de un sólo pedido mensual masivo y mayor control en
gastos.

5.11. SALA DE REUNIONES

 Enviar un correo de solicitud de sala de reuniones al correo de la recepcionista,


recepcion@worldtransport.cl , indicando el día, la hora de inicio y término de la reunión,

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para que se agende en el calendario electrónico y no exista duplicidad o algún


inconveniente.

 La recepcionista deberá enviar un correo al solicitante, en respuesta de confirmación.

 De forma interna la recepcionista coordinará el servicio con la asistente del


departamento de Gestión de Talento Humano.

 Unos minutos antes de la reunión, la persona designada (asistente o alumna en


práctica) estará con la mejor disposición para la atención y el servicio de un café, un
vaso de agua) según lo que le indique el ejecutivo de ventas, jefatura de un
departamento o la persona que coordinó la reunión.

5.12. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

 La encargada del departamento de Gestión de Talento Humanos, será responsable de


la información de control de gestión de sus trabajadores, como horarios de entrada y
salida, actitud, logros, cumplimiento de metas.

 Se realizarán evaluaciones que consideren la promoción y reconocimiento de los


trabajadores.

 Se busca poner en evidencias debilidades existentes entre personas procedentes de


una determinada selección.

 Crear un mejor clima laboral, insertos en buenas prácticas.

5.13. RENUNCIAS

 Permite a un trabajador renunciar de forma voluntaria, mediante un documento por


escrito, firmada por el dependiente y ratificada por un ministro de fe que puede ser, un
Inspector del Trabajo o un notario público.

 De acuerdo a lo establecido en el N°2 del artículo 159 del Código del Trabajo la
renuncia del trabajador debe darse por escrito y con una anticipación de, a lo menos, 30
días, en caso de que el periodo sea menor al establecido no existe sanción legal,
siempre que no sea causa de perjuicios para la empresa y el empleador requiera ir a un
juzgado civil.

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 Para la realización de la carta de renuncia, le solicitarán su cédula de identidad, razón


social y rut de la empresa (El trámite en cualquier oficina de la Inspección de Trabajo no
tiene costo).

 La carta de renuncia deberá ser presentada a su jefatura directa y a la encargada del


departamento de Gestión del Talento Humano.

 En cumplimiento al punto anterior, el finiquito deberá ser otorgado por la Encargada de


Gestión del Talento Humano o su asistente dentro y puesto su pago a disposición del
trabajador dentro de 10 días hábiles, contados desde la separación del trabajador de la
empresa.

5.14. DESPIDOS

 El despido por la causal de necesidades de la empresa, que se encuentra establecido


en el artículo 161 del Código del Trabajo, parte de la premisa que la terminación del
contrato debe estar asociada, por regla general, a una causa que no sea la sola
voluntad unilateral y discrecional del empleador, por cuanto el despido debe fundarse en
hechos objetivos que hagan inevitable la separación de uno o más trabajadores. El
legislador, para facilitar la aplicación de esta causal ha señalado a modo de ejemplo
algunas situaciones que pueden invocarse como constitutivas de ella, siendo éstas la
racionalización o modernización de la empresa, establecimiento o servicio, las bajas en
la productividad y los cambios en las condiciones del mercado o de la economía.

 Toda Jefatura que haya tomado la decisión de desvincular a un miembro de su equipo,


deberá informar “mínimo 5 días hábiles antes” a la gerencia general y a la encargada
del departamento de Gestión de Talento humano, de forma presencial y dando como
respaldo a un correo electrónico; a modo de estudiar un posible reclamo, demanda,
perjuicio por parte del trabajador y del mismo modo iniciar un proceso de reclutamineto
para su reemplazo.

 Sólo si da cumplimiento al paso anterior, la empresa asumirá la responsabilidad ante


algún perjuicio legal; de caso contrario será responsabilidad de cada jefatura y se
evaluará como acción en desmedro de la empresa.

 La encargada del departamento de Gestión de Talento Humano, luego de evaluar los


antecedentes, delegará a su asistente redactar la carta de despido (Anexo 8 – Carta de
despido del trabajador) y deberá comunicarlo por escrito, personalmente o por correo
certificado con copia a la Inspección del Trabajo, informando la causal legal aplicada
(motivo de despido).

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 La comunicación debe darse dentro del plazo que otorga la ley, con anticipación de 30
día, salvo que la empresa pague la indemnización sustitutiva del aviso previo
equivalente a 30 días de remuneración.

 Cada vez que un trabajador es desvinculado de la empresa se le deberá bloquear los


accesos a sistemas, solicitará devolución inmediata de los celulares y materiales
proporcionados por la empresa, teniendo así prohibido la extracción de información de
la empresa, de caso contrario éste último será considerador como robo de información.

 El finiquito debe ser ratificado por un ministro de fe que puede ser, un inspector del
trabajo o notario público y debe ser dado por la Encargada de Gestión del Talento
Humano o su asistente dentro de diez días hábiles, contados desde la separación
del trabajador de la empresa.

5.15. ANEXOS

 Anexo 1 Descripción de cargo.


 Anexo 2 Ficha del trabajador.
 Anexo 3 Contrato de trabajo.
 Anexo 4 Planilla Excel.
 Anexo 5 Reglamento Interno.
 Anexo 6 Solicitud de Horas Extras.
 Anexo 7 Solicitud de Vacaciones.
 Anexo 8 Comprobante de Vacaciones.
 Anexo 9 Beneficio Caja Los Andes.
 Anexo 10 Salidas de Caja.
 Anexo 11 Botiquín.
 Anexo 12 Solicitud de Materiales.

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