Está en la página 1de 73

rea:

Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA


ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO DEL GRUPO

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

VIGENCIA

El presente Manual de Normas y Procedimientos entrar en vigencia mediante


comunicacin escrita de la Gerencia Administrativa de Talento Humano.

Cualquier modificacin al contenido o presentacin deber ser notificada a la


Gerencia Administrativa de Talento Humano para su correccin y aprobacin.

Una vez que los procedimientos hayan sido implantados todas las unidades
organizativas de Administracin de Personal debern dar fiel cumplimiento a todos y
cada uno de los pasos que se describen.

Los Procedimientos descritos en el presente Manual sustituyen a los Procedimientos


anteriormente elaborados.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS

OBJETIVO: El presente manual tiene como objetivo establecer las Normas y


Procedimientos en la Gerencia de Administracin de Talento Humano,
que garantice una relacin laboral formal con la empresa y el personal
competente para ocupar una vacante, propuesto por las diferentes
gerencias o por la direccin general del GRUPO.
ALCANCE: Este manual contempla las Normas y Procedimientos que rigen los
procesos de la Gerencia de administracin de Talento Humano del
GRUPO, en cuanto a los siguientes aspectos:
1. Nmina(liquidacin de vacaciones, bono vacacional, fideicomiso y
prestaciones sociales)
2. Solicitud de cambios (promociones, transferencias, ajuste salarial)
3. Vacaciones individuales y colectivas
4. Permisos y justificacin de ausencias
5. Retencin y pagos a terceros (S.S.O., PIE, I.S.L.R, FAOV)
6. Registro y control de personal
7. Anticipos de Prestaciones Sociales
8. Bienestar Social de los empleados
9. Procedimiento de Evaluacin de Desempeo
10. Necesidades de Capacitacin y Adiestramiento

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS

USUARIOS: Se han definido dos (2) grupos de usuarios:

DIRECTOS: Son todos aquellas Coordinaciones que intervienen


directamente en el proceso.
1. Reclutamiento y Seleccin
a. Deteccin de necesidades de vacantes
b. Definir fuentes de reclutamiento
i. Portales Web para reclutamiento de personal
ii. Prensa econmicos y desplegados
iii. Radio y Televisin
iv. Folletos y Boletines
v. Centros de Estudios
c. Disear las normas de la Organizacin
d. Disear formatos de pruebas o test para reclutar personal
e. Disear Induccin al momento del ingreso
f. Disear propuestas para vincular el sistema de evaluacin de
desempeo en relacin con el entorno socioeconmico.
g. Disear manual de puestos y perfil de cargos
h. Estudio de currculos presentados segn perfil del puesto solicitado
i. Verificar referencias laborales y personales.
j. Solicitar valoracin mdica de pre empleo
k. Aplicar pruebas psicomtricas

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS


l. Solicitar documentos probatorios de sus competencias
m. Definir salarios y beneficios de acuerdo a sus competencias
n. Elaborar punto de cuenta para aprobacin del ingreso
o. Realizar la propuesta salarial al candidato seleccionado
p. Elaborar el Ingreso del candidato
2. Administracin de Talento Humano
a. Elaborar nminas quincenales
b. Deducciones Parafiscales
c. Elaborar liquidacin de vacaciones
d. Elaborar anticipos y liquidacin de prestaciones sociales
e. Elaborar clculo de Fideicomiso trimestral
3. Bienestar Social
a. Servicio Mdico
b. Seguro de HCM, Funerarios y otros.
c. Ayudas econmicas
d. Cestaticket Juguetes en Navidad
e. Cestaticket Estudiantil
f. Guarderas
g. Asignaciones por prima de vehculos
h. Viticos
4. Capacitacin y Adiestramiento del Talento Humano.
a. Planificar la funcin de la capacitacin y desarrollo.
b. Determinar las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

OBJETIVO / ALCANCE / USUARIOS

c. Programar las actividades de capacitacin y desarrollo de acuerdo a


las necesidades de personal.
d. Implementar el programa de capacitacin y desarrollo.
e. Evaluar los resultados para retroalimentacin.
5. Seguridad e Higiene Industrial
a. Identificar y evaluar las condiciones y prcticas de trabajo con el fin de
evitar accidentes.
b. Desarrollar programas, mtodos y procedimientos tendientes a evitar
accidentes
c. Difundir la informacin sobre los accidentes.
d. Evaluar la eficacia de los programas.
e. Conducir los programas de Higiene Industrial.
f. Evaluar el medio ambiente laboral.
g. Evaluar la eficacia de las medidas de control.
h. Desarrollar normas y procedimientos de trabajo.
i. Dirigir estudios entre los trabajadores para detectar enfermedades
profesionales.

INDIRECTOS: Todas aquellas unidades a las que el sistema les suministra


Informacin.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

PLAN DE REVISIN:
El presente manual deber ser revisado cada dos (2) aos a partir de la fecha de
vigencia, o a solicitud de la Gerencia Administrativa de Recursos Humanos cuando
se generen cambios producto de decretos, leyes, reglamentos o tecnolgicos.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

TABLA DE CONTENIDOS
DEFINICIN DE TRMINOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
1. Normas de Reclutamiento y Seleccin de Personal
2. Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin de Personal
3. Normas de Administracin de Talento Humano.
4. Procedimiento para la Administracin de Talento Humano.
5. Normas del Procedimiento para el Clculo de Utilidades.
6. Procedimiento para el Clculo de Utilidades.
7. Normas del Procedimiento para Retencin de Impuesto Sobre la Renta
Sobre Sueldos y Salarios.
8. Procedimiento para la Retencin de Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos
y Salarios.
9. Normas del Procedimiento para la Actualizacin de Personal mediante
Solicitud de Cambio.
10. Procedimiento para la Actualizacin de Personal mediante Solicitud de
Cambio.
11. Normas del Procedimiento para la Solicitud y Pago de Vacaciones
Individuales y Colectivas.
12. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Individuales.
13. Procedimiento para Solicitud y Pago de Vacaciones Colectivas.
14. Normas del Procedimiento para la Finalizacin de la Relacin Laboral.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

TABLA DE CONTENIDO

15. Procedimiento para la Finalizacin de la Relacin Laboral.


16. Normas del Procedimiento de Registro y Control de los Expedientes de
Personal.
17. Procedimiento para el Registro y Control de los Expedientes de Personal.
18. Normas del Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros. (S.S.O.,
I.S.L.R., P.F., LPH.)
19. Procedimiento de Retenciones y Pagos a Terceros.
20. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificacin de
Ausencias.
21. Procedimiento para la Solicitud de Permisos y Justificacin de Ausencias.
22. Normas del Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
23. Procedimiento para la solicitud de Permisos de Traslado Interno
24. Normas del Procedimiento para la Inscripcin del Trabajador al Seguro
Social.
25. Procedimiento para la Inscripcin del Trabajador al Seguro Social.
26. Normas del Procedimiento para la Exclusin del Trabajador del Seguro
Social.
27. Procedimiento para la Exclusin del Trabajador del Seguro Social.
28. Normas del Procedimiento para la Declaracin de Familiares ante el Seguro
Social.
29.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

TABLA DE CONTENIDO

30. Procedimiento para la Declaracin de Familiares ante el Seguro Social.


31. Normas del procedimiento para el proceso de autoliquidacin del impuesto
sobre la renta (TIUNA).
32. Procedimiento para el proceso de autoliquidacin (TIUNA)
33. Normas del Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones
Sociales.
34. Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

1. La Coordinacin de Reclutamiento y Seleccin es responsable de coordinar


y controlar las actividades inherentes al ingreso del personal del GRUPO.
2. La Coordinacin de Reclutamiento y seleccin es la dependencia encargada
de cotejar originales y copias de toda la documentacin y de calificar la
destreza, la aptitud y conocimientos de los aspirantes a cargos de empleados
y profesionales.
3. La falta de documentacin, el incumplimiento de algn requisito mnimo
establecido para el ingreso y de comprobar que el postulado suministr
informacin falsa en la Oferta de Servicios o en los soportes consignados
anexos a ella, es suficiente motivo para que la Direccin General no le de
curso al trmite propuesto.
4. El trabajador no puede iniciar la prestacin de sus servicios, sin que haya
sido aprobado su ingreso por la Junta Directiva de lo contrario, el expediente
no ser remitido a la Coordinacin de Administracin Talento Humano, que
sin previa autorizacin no garantiza el pago de la prestacin del servicio.
5. La Vice presidencia y/o Gerencia solicitante debe solicitar el ingreso de
personal de acuerdo al cronograma de recepcin de pagos de la
Coordinacin de Administracin de Talento Humano. (Los ingresos deben
realizarse los primeros y los diecisis das de cada mes.).
6. Una vez seleccionado el candidato, el Analista de Reclutamiento y Seleccin
es responsable de elaborar el formulario Punto de Cuenta tanto del personal
fijo como contratado y se anexara todos los soportes (Oferta de Servicios,

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS PARA RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

7. currculum y dems documentos) antes de ser elevado para la aprobacin de


su ingreso.
8. El analista de reclutamiento y seleccin contactara al candidato para
concretar oferta de trabajo y concluir el ingreso.
9. El Coordinador de Reclutamiento y Seleccin se encargara de supervisar los
siguientes tramites:
a. Transferencias de Trabajadores.
b. Cambios de Denominacin de Cargo.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN


UNIDAD Paso ACCIN
RESPONSABLE
1.1 Elabora y remite a la Gerencia de Talento Humano
Gerencia Solicitante 1
la requisicin del personal solicitado.
2.2 Recibe la requisicin de personal.
Coordinador 2 2.3 Remite a reclutamiento y seleccin la requisicin de
personal solicitado.
3.1 Recibe la requisicin de personal con candidatos
propuesto.
3.2 Llama a los candidatos y realiza entrevista.
3.3 Elabora el informe de entrevista.
3.4 Verifica referencias laborales.
3.5 Presenta el informe de entrevista y emite
sugerencias del candidato idneo al puesto, a la
Coordinacin.
3.6 Una vez seleccionado el candidato, se remite para
exmenes mdicos y pruebas psicotcnica.
3.7 Revisin del resultado de las pruebas solicitadas.
Candidato rechazado por pruebas
Fin del proceso
Analista 3 Candidato apto para el cargo
3.8 Se le informa al candidato los requisitos a cumplir
para formalizar el ingreso.(Anexo1)
3.9 Elabora el punto de cuenta, anexa al expediente del
trabajador.
3.10 Entrega al Coordinacin y Gerencia para su revisin
y firma.
3.11 Enva el punto de cuenta a la firma de la Gerencia o
Vicepresidencia del rea solicitante.
3.12 Recibe el punto de cuenta firmado en seal de
aprobacin.
3.13 Llama al candidato realizar oferta laboral.
No acepta
Fin de proceso
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

UNIDAD Paso ACCION


RESPONSABLE
Acepta
3.1 El candidato formaliza su ingreso, a travs del
llenado de planillas de HCM, seguro social
obligatorio, apertura de cuenta yl ruta grama.
3.2 El analista elabora carta de apertura de cuenta y
constancia de trabajo (en original y copia), entrega
al trabajador.
3.3 Lo enva al banco e indica al trabajador que proceda
aperturar la cuenta y volver con la misma, y as
completar el proceso de ingreso.
3.4 Incluye al nuevo trabajador en el sistema Profit
Pluss, en la empresa asignada segn la gerencia,
coloca el cdigo trabajador, fecha de ingreso,
sueldo, nmero de cuenta.
3.5 El analista arma el expediente del trabajador,
Analista 3 posteriormente es entregado a la coordinacin de
administracin de personal a travs de una nota de
entrega.
3.6 Conecta con el procedimiento: Afiliacin de SSO;
PIE y Valeven.
3.7 El analista de Reclutamiento y seleccin a travs de
nota.
3.8 Hace llegar la Bienestar Social la planilla de
inclusin de HCM con los recaudos necesarios para
formalizar el ingreso en el seguro privado.
Fin de proceso

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS ADMINITRACIN DE TALENTO HUMANO


1. Las normas y procedimientos administrativos relativos Coordinacin de
Administracin de Talento Humano ser aprobados por la Direccin General.
2. El Coordinador de Administracin de Talento Humano, ser responsable de la
revisin y control de todos los procesos de pago que se generen en su rea.
3. Es responsabilidad del Coordinador de Administracin de Talento Humano,
mantener comunicacin constante con los supervisores, jefes de departamentos
y gerentes, para asesorarlos e informarles de todo lo relacionado al mbito de
la administracin de personal bajo su cargo.
4. Las constancias de trabajo solicitadas por los trabajadores debern ser firmadas
por la Direccin General.
5. Todos los registros generales de personal debern mantenerse en el
Departamento de Administracin de Personal por el lapso de un (01) ao y
mantenerse en el archivo inactivo con cinco (05) aos de vigencia.
6. Es responsabilidad del Coordinador de Administracin de Talento Humano
suministrar la informacin sobre ndices de gestin al Director General.
7. Es responsabilidad del Coordinador de Administracin de Talento Humano
mantenerse informado y actualizado de las leyes, reglamentos y resoluciones
presidenciales en materia laboral.
8. Es responsabilidad del Coordinador de Administracin de Talento Humano
mantener comunicacin constante y fluida con Consultor Jurdico de la empresa
(asesora legal) a fin de unificar criterios legales.
9. El Coordinador de Administracin de Talento Humano ser responsable de la
revisin y control de todos los procesos de pago que se generen en su rea.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS ADMINITRACIN DE TALENTO HUMANO


10. Los Supervisores o jefes de departamentos sern responsables de llenar el
formulario "Informe de Novedades Semanal" y de enviarlo cada lunes a primera
hora (antes de las 9 a.m.) al Departamento de Administracin de Personal
reportando las novedades ocurridas en la semana anterior en cada unidad. En
caso de que remitan el formulario "Informe de Novedades Semanal"
correspondiente a una semana anterior a la que se est procesando, el mismo
debe venir acompaado de un memorndum firmado por el jefe del
departamento, explicando las razones del retardo.

11. Cuando se reporten redobles de jornada en el formulario "Informe de Novedades


Semanal", el Supervisor justificar los mismos en la columna de observaciones
de dicho formulario y colocar en la misma la ficha del trabajador sustituido y la
causa de su ausencia.
12. El formulario "Informe de Novedades Semanal" deber estar firmado por el
Supervisor, Jefe de Departamento y por el Gerente del rea que reporta las
novedades.
13. El Coordinador de Administracin de Talento Humano ser responsable de
recibir y revisar la siguiente informacin que posteriormente es emitida al
personal que lleva la nmina para su respectiva transcripcin:
a. Diferencias de Nmina
b. Prstamos Personales
c. Aumentos de Sueldos y Salarios
d. Transferencias de Trabajadores

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS ADMINITRACIN DE TALENTO HUMANO


e. Cambios de Denominacin de Cargo
f. Descuentos por Prdidas de Herramientas, Carnets, Equipo de Seguridad.
g. Reposos del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.).
h. Permisos Remunerados
14. Administracin de Talento Humano ser responsable de procesar la Nmina
quincenalmente
15. Administracin de Talento Humano ser responsable de emitir un pre nmina de
empleados los das 10 y 25 de cada mes.
16. En la tarjeta reloj debern marcarse todas las entradas y salidas del trabajador,
en caso contrario, el Jefe de Departamento o Seccin deber emitir el Formulario
Amonestacin.
17. Todo pago excepcional debe ser autorizado por el gerente de rea a travs de
comunicacin escrita al departamento de Administracin de Personal.
18. El perodo de pago para la nmina de empleados ser de 30 das, comenzando
por el primer da del mes, cancelndose los sueldos el da 14 y 29 de cada mes.
Cuando la fecha de pago sea en da feriado, se pagar a los trabajadores el da
hbil precedente.
19. Todos los reportes de resumen de pago generados por nmina debern ser
firmados por el Coordinador de Administrador de Talento Humano.
20. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Talento Humano al finalizar
los procesos de pagos generar el reporte de resumen por nmina que contendr
el total de asignaciones, deducciones y el neto a pagar de cada proceso.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS ADMINITRACIN DE TALENTO HUMANO

21. El Analista de Administracin de Talento Humano es responsable de imprimir los


recibos de pago de la nmina quincenal.
22. El Analista de Administracin de Talento Humano es responsable de hacer
entrega de los recibos de pago al personal.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Administracin de Talento Humano


UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCION
1.1 Recibe de Reclutamiento y Seleccin los
expedientes de nuevo ingreso.
1.2 Recibe de las diferentes gerencias las
novedades o variaciones que afecten la
nmina quincenal.
Coordinador 1
1.3 Modifica la data general para anlisis de la
Coordinacin.
1.4 Entrega nuevos ingresos y novedades a los
analistas responsables.

2.2 Recibe del Coordinador las variaciones


correspondientes a la nmina (Ingresos,
Egresos, variaciones de Salarios, Cargos,
entre otros.) por empresa.
2.3 Modifica de acuerdo al status de cada
trabajador Ingreso, Egreso y cambios de
salario en SSO, PIE, FAOV, por empresa.
2.4 Realiza ingresos o egresos de la nmina
Cestaticket, por empresas.
2.5 Solicita ante las autoridades del Cestaticket la
tarjeta de alimentacin de los nuevos ingresos,
Analista 2 por empresa.
2.6 Calcula los montos de fideicomiso, y
liquidacin de prestaciones sociales.
2.7 Realiza trmite ante el banco abonos, anticipos
y/o liquidacin de Fideicomiso
2.8 Elabora las pre-nminas por empresas segn
las fechas establecidas.
2.9 Elabora liquidacin de vacaciones y bono
vacacional por empresas, previa solicitud de
los trabajadores y autorizado por la gerencia
correspondiente y revisado por el Coordinador
de Talento Humano.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Administracin de Talento Humano


UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCION
2.10 Remite pre-nmina a la Coordinacin para su
revisin y respectiva aprobacin.

3.1 Recibe las pre-nminas con sus soportes para


su respectivo anlisis, revisin y aprobacin.
Coordinador 3
3.2 Una vez aprobada devuelve al analista, realice
correcciones y emita la nmina definitiva.
4.1 Recibe correcciones de la pre-nomina, corrige
y emite nmina definitiva.
4.2 Realiza la carga en los archivos TXT, para
cargar al banco la nmina definitiva.
4.3 Enva correos a los administradores de cada
empresa, notificando la carga de la nmina al
banco y la fecha valor de pago.
4.4 Elabora resmenes finales por conceptos de
pago de nmina quincenalmente por empresa.
4.5 Enva a Contabilidad los resmenes finales de
las nminas por empresa.
4.6 Elabora los resmenes correspondientes a las
Analista 4 retenciones de Impuesto sobre la renta de
todas las empresas asignadas.
4.7 Conciliar los parafiscales retenidos por nmina
y empresa, para efectuar pago ante los
organismos correspondientes.
4.8 Elabora nmina y rdenes de pago para
cancelacin de Cestaticket los 20 de cada
mes.
4.9 Realiza trmite online para registrar el depsito
o transferencia por concepto de pago de
Cestaticket, en la segunda quincena.
4.10 Elabora planillas mensuales de BANAVIH y las
enva va online para la solvencia del GRUPO.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS DE BIENESTAR SOCIAL


1. El Coordinador de Bienestar Social es el responsable en desarrollar un
programa recreativo laboral anual, que favorezcan el desarrollo de la
creatividad, la identidad, la participacin y la seguridad laboral de los
empleados para cada una de las empresas.
2. El Coordinador debe promover actividades que mejoren la efectividad, la
eficiencia en el desempeo de funciones de los empleados.
3. El Coordinador debe desarrollar estrategias que contribuyan al mejoramiento
del potencial de los empleados a travs de actitudes favorables que
contribuyan en el mejoramiento continuo de la empresa.
4. El Coordinador debe desarrollar valores organizacionales en funcin de una
cultura de servicio, donde el servicio prestado a terceros, se destaque por
tica profesional, compromiso con la organizacin y el sentido de pertenencia.
5. El Coordinador debe desarrollar programas de estudios que permita la
construccin de un mejor nivel educativo.
6. El Coordinador debe procurar la calidad y la respuesta real de los programas
y los servicios mdicos y sociales a travs de grupos especializados en
proteccin y previsin social a los empleados y a su grupo familiar,
garantizando de manera oportuna de acuerdo a lo siguiente:
a. Servicio Mdico preventivo y seguro de HCM, funerarios y otros.
b. Becas Estudiantiles y/o Cestaticket Estudiantil
c. Ayudas econmicas
d. Cestaticket Juguetes en Navidad
e. Guarderas
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Bienestar Social

UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCIN


1.1 Crear y conformar el comit de Bienestar
Social.
1.2 Desarrollar un programa recreativo laboral
anual, que favorezcan el desarrollo de la
creatividad, la identidad, la participacin y la
Coordinacin 1
seguridad laboral de los empleados para cada
una de las empresas.
1.3 Solicitar informacin de mediante correo, el
diligenciamiento de la encuesta de
identificacin de necesidades de personal.
2.1 Solicita la encuesta de identificacin de
necesidades a todas las gerencias y la enva
a la Coordinacin con los trminos
Analista 2 referenciados en el correo institucional donde
se solicit la informacin.
2.2 Elabora diagnstico de bienestar e incentivos
a la Coordinacin.
3.1 Recibe del analista la informacin solicitada,
3 y levanta informe final de las necesidades de
Analista
Bienestar Social por cada una de las
empresas.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Bienestar Social

UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCIN


3.2 Levanta informe del diagnstico de las
necesidades de Bienestar Social y de los in -
incentivos que debe implantar la empresa.
Analista 3 3.3 Elabora el Plan Anual de Bienestar e
Incentivos, teniendo en cuenta el diagnstico
de necesidades.
3.4 Remite a la Coordinacin para su revisin.
4.1 Recibe Plan Anual de Bienestar e Incentivos
y presenta propuesta del Plan de Bienestar e
Incentivos al Director General y al Comit de
Coordinacin 4 Bienestar Social.
4.2 Si se presentan observaciones se corrigen.
4.3 Se enva el Plan de Bienestar e Incentivos al
profesional del rea.
5.1 Ajusta el Plan Anual de Bienestar e
Incentivos de acuerdo con las observaciones
Analista 5 realizadas.
5.2 Lo remite nuevamente a la Coordinacin
para su revisin y aprobacin.
6.1 Despus de revisado lo remite al Presidente
Coordinacin 6
para su respectiva aprobacin.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Bienestar Social

UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCIN


7.1 Gestiona la publicacin del Plan Anual de
Bienestar e Incentivos en la Intranet de la
Empresa.
7.2 Contactar las entidades y/o empresas para la
planeacin de las actividades con empresas
o entidades, revisando la existencia de
convenios.
7.3 Ejecutar procedimiento de Adquisicin de
bienes y servicios a travs de la
ccontratacin de los servicios de
Analista 7 capacitacin, de acuerdo con el
procedimiento de Adquisicin de bienes y
servicios.
7.4 Disea el cronograma especfico de
actividades de Bienestar Social a realizar,
realizando las gestiones respectivas para la
organizacin y desarrollo de dichas
actividades.
7.5 Remite el cronograma al Coordinador para
su aprobacin.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Bienestar Social

UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCIN


8.1 Recibe cronograma de actividades de
Coordinacin 8 Bienestar Social, para remitir a su respectiva
aprobacin en Presidencia
9.1 Aprobar el Cronograma de Bienestar a la
Coordinacin,
coordinadora y revisan junto con El (la)
Vicepresidente
9 Vicepresidente(a) Administrativo(a) y
Administrativo y
Financiero(a) para aprobar el cronograma de
Financiero
las actividades de Bienestar.
10.1 Gestiona la publicacin del Plan Anual de
Bienestar e Incentivos previamente
aprobados en la Intranet de la empresa.
10.2 Contacta las entidades y/o empresas para la
planeacin de las actividades
10.3 Requiere presupuesto? Si: Contina con la
Coordinacin 10 actividad No: Contina con la actividad
10.4 Ejecutar procedimiento de Adquisicin de
bienes y servicios.
10.5 Disea el cronograma especfico de
actividades a realizar, realizando las
gestiones respectivas para la organizacin y
desarrollo de dichas actividades.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Procedimiento de Bienestar Social


UNIDAD RESPONSABLE Paso ACCIN
11.1 Socializa a travs del correo institucional el
cronograma de actividades de Bienestar.
Analista 11
11.2 Realiza el debido proceso de inscripcin para
participar en la(s) actividad(es) de su inters.
12.1 Gestiona la organizacin y desarrollo de las
Coordinacin 12
diferentes actividades programadas.
13.1 Realiza la evaluacin correspondiente, con el
Analista 13 fin de identificar las acciones necesarias para
el mejoramiento del procedimiento.
14.1 Elabora informe de resultados de acuerdo
con el desarrollo del Plan Anual de Bienestar
e Incentivos y la informacin suministrada
Analista 14
por los participantes en el formato de
Evaluacin de Eventos, identificando buenas
prcticas y lecciones aprendidas

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES


1. El Coordinador Corporativo de Nmina, ser responsable de la veracidad del
clculo de las utilidades correspondientes a los empleados activos y retirados.
2. Las fechas de pago de las utilidades, ser los 15 das de cada mes Diciembre, el
nmero de das a cancelar ser el establecido por la Ley Orgnica de Trabajo, el
mismo ser comunicado al Departamento de Administracin de Personal por la
Gerencia Administrativa de Recursos Humanos.
3. La cantidad de das o factor de utilidades a pagar se determinar de acuerdo a
los lineamientos emitidos por la Gerencia Administrativa de Recursos Humanos.
4. En el sistema de nmina se acumularn todos los pagos que sirvan como base
para el clculo de utilidades.
5. El sistema de nmina cancelar la cantidad de utilidades en relacin al salario
integral.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE


IMPUESTO SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS

1. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal entregar el


formulario Determinacin del Porcentaje de Retencin ARI, a aquellos
trabajadores con ingresos anuales mayores o iguales a lo establecido por el
Ministerio de Hacienda, en el mes de enero o en la fecha de ingreso. En el caso
de que existan variaciones en sus ingresos se debern entregar en los meses
determinados por el Reglamento de la Ley I.S.L.R.

2. Los trabajadores llenarn el formulario "ARI, segn instructivo anexo y lo


devolvern al Departamento de Administracin de Personal en la fecha que se
les indique en el momento de la entrega.

3. El encargado de nmina ser responsable de transcribir en el sistema de


nmina la informacin contenida en el formulario "ARI".

4. El Coordinador Corporativo de Nmina o el encargado de nmina determinar


el porcentaje de retencin de Impuesto Sobre La Renta, a los trabajadores que
no devuelvan el formulario "ARI", tomando como base los ingresos anuales
segn instrucciones anexas al mismo, y el desgravamen nico establecido en
el Reglamento de la Ley de I.S.L.R..
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

5. El Analista de Administracin de Personal ser responsable de emitir un reporte


de retencin de Impuesto Sobre la Renta y entregarlo a final de mes al
Departamento de Contabilidad.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE


IMPUESTO SOBRE LA RENTA SOBRE SUELDOS Y SALARIOS

Es responsabilidad del Coordinador de Administracin de Personal o Analista de


Administracin de Personal emitir reporte con el total de las remuneraciones
percibidas por cada trabajador durante el ejercicio, en los dos (2) primeros meses
del ao.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS GENERALES DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN


1. Se asigna la Prima por Responsabilidad al personal que tengan asignado un
cargo de Jefatura y cumpla con el tiempo correspondiente segn su tipo de
contrato y cumpla con las normas especficas del documento, en cuanto al
clculo que se realiza considerando lo establecido en la tabla de primas por
razones de servicio.(Hacer cuadro de primas por razones de servicio)
2. Se asigna la Prima por Nivelacin Profesional a los funcionarios que entregue
los documentos completos o certificados correspondientes en fondo negro al
rea de Reclutamiento y Seleccin.
3. El Control de la Evaluacin de Desempeo y de Eficiencia Personal, se realiza
con las evaluaciones de los empleados, que envan las distintas direcciones con
los datos obtenidos de las mismas, la empresa lleva los registros
correspondientes y establecer un porcentaje para Asignacin de Prima por
Razones de Servicio, de acuerdo a la tabla de porcentajes para asignacin de
primas por razones de servicio QUE HAY QUE ELABORAR
4. Las actividades para el Proceso de deteccin de necesidades de
adiestramiento, estableciendo un cronograma de actividades que se realiza por
fases para que el proceso sea organizado.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE


PERSONAL

1. Asignacin de Primas por Razones de Servicio.


1.1 Se asigna la Prima Por Razones de Servicios a:
a) Personal empleados (as) Fijo, con una antigedad no menor a 3 meses, y
a discrecin del presidente de la organizacin, personal que ocupe cargos no
clasificados (99), entendindose por ello los cargos que no guardan relacin
alguna con el desempeo de funciones de alto nivel o confianza.
c) Personal Contratado (as) a Tiempo Indeterminado, que se encuentren
activo en nmina al 31-03/2017, con una antigedad no menor a tres meses
al servicio de la empresa, y que la ndole de sus funciones se ajuste a las de
un cargo de carrera, conforme a las especificaciones del Manual Descriptivo
de Clases de Cargos Vigente.
1.2. Los factores a considerar para el clculo de la prima son:
a) Evaluacin de Desempeo.
b) Experiencia en el rea.
c) Antigedad en la empresa mayor a tres meses.
d) Cursos de Capacitacin y Adiestramiento.
1.3 De la Evaluacin de Desempeo se considera los siguientes rangos de
actuacin:
Excepcional.
Sobre lo esperado.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Dentro de lo esperado.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
1.4 De la Experiencia en el rea, se toma en cuenta la experiencia afn al rea de
desempeo del empleado (a), adquirida tanto en el Sector Pblico como en el
Sector Privado.
1.5 De la Antigedad en la empresa, se toma en cuenta los aos de experiencia en
la organizacin al servicio de la empresa de acuerdo a la tabla de aplicacin.
1.7 De los Cursos de Capacitacin y/o Adiestramiento se toma en cuenta los cursos
realizados por el empleado (a) afines a su rea de desempeo y cursos de reas
complementarias (Informtica, Relaciones Humanas, Trabajo en Equipo, Prestacin
de Servicio); establecindose un mnimo de 40 horas y un mximo de 160 horas,
durante el perodo evaluado.
1.8 Cada 2 aos se actualiza los datos de la Asignacin de Prima por Razones de
Servicio para ello se aplicar el porcentaje obtenido, al monto de la Prima Anterior,
y este resultado se le incrementar a la misma.
1.10 La prima se cancela mensual segn el porcentaje obtenido de la sumatoria de
los factores en los rangos o conceptos contenidos en cada uno de los factores
evaluados dando un mximo de 50% del salario devengado por el empleado.
1.11 El pago se realiza todos los meses, en dos partes iguales, una cada quincena
dividindose la cantidad total en dos.
1.12 El porcentaje total para el clculo de la Prima por Razones de Servicios de los
empleados (a), ser aquel que resulte de la sumatoria de los porcentajes sealados

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

en los rangos o conceptos contenidos en cada uno de los factores evaluados en la


referida tabla.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
1.13 La Prima por Razones de Servicios formar parte de la remuneracin del
personal y deber tomarse en cuenta para el clculo de Bono Vacacional, Bono de
Incentivo, Bonificacin de Fin de Ao, Prestaciones Sociales y cualquier otra
remuneracin de tipo salaria.
1.14 En caso de cambio de status de Contratado a Fijo, Ascensos y Clasificacin
que implique el cambio del sueldo de cargos administrativos a la Escala de sueldo
de cargos profesionales, se deber modificar el clculo de la prima, tomndose el
sueldo base del cargo al cual ingres, se le clasific, o al cargo para el cual ascendi
el funcionario, segn sea el caso, esto se har tres (03) meses despus de la
vigencia del respectivo movimiento, aplicndosele el porcentaje (%) que para ese
momento posea el empleado (a); en caso que dicho clculo sea inferior al
devengado, se mantendr ste ltimo.
1.15 En los casos de Reincorporaciones, para la reactivacin de la Prima, ser
considerado el Rango de Actuacin que obtuvo el empleado para el momento de su
egreso.
1.16 En caso de que empleado (a), no haya sido evaluado por encontrarse de
Reposo Mdico, se le tomar en cuenta para el porcentaje correspondiente al
Rango de Actuacin, la media de la evaluacin del perodo anterior.
1.17 En caso de que un empleado (a) no haya sido evaluado por causas imputables
a su supervisor inmediato, para el porcentaje correspondiente al Rango de
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Actuacin; se le tomar en cuenta para el clculo, la media del Rango de actuacin


obtenido en el perodo anterior.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
1.18 Para el factor Evaluacin del Desempeo se tomar una Media, de las
evaluaciones de que haya sido objeto el empleado (a) en el perodo evaluado.
1.19 La Direccin de Personal de la empresa, ser la encargada del control,
supervisin y asignacin de las Primas, previa autorizacin del Director General y
de acuerdo a la tabla de clculo contenida en dicho sistema,
1.20 En caso de reclamo de algn empleado (a), ser la Direccin de Personal de
la empresa la que responda ante la situacin planteada.
1.21 Las modificaciones de las presentes normas ser competencia de la mxima
autoridad de la empresa, de la Gerencia General de Personal.
2. Asignacin de Prima por Nivelacin Profesional.
2.1 La solicitud debe realizarse por los empleados (as) que poseen la
documentacin para poder percibir la Prima por Nivelacin Profesional en el rea
de Reclutamiento y Seleccin de la divisin tcnica; la documentacin es la
siguiente:
a. Ttulo original.
b. Copia del ttulo.
c. Fondo negro del ttulo.
d. Copia de la cedula de identidad.
e. Copia del carnet de la empresa

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

2.2 Debe verificarse la copia del ttulo y el fondo negro con el original para
comprobar su autenticidad.
2.3 Se enva el fondo negro a la unidad de archivo para control interno.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
2.4 Debe enviarse un memorndum a la divisin administrativa para cancelacin de
la prima segn sea el titulo presentado por el empleado.
3. Control de Evaluacin de Desempeo y de Eficiencia Personal Empleado.
3.1Todos los supervisores inmediatos debern realizar las evaluaciones al personal
a su cargo, previa coordinacin y orientacin de la Divisin Tcnica durante dos
periodos semestrales, a saber:
a. 01-01 de cada ao al 30-06 del ao en curso.
b. 01-07 al 31-12 del ao en curso.
3.2 El rea de Reclutamiento y Seleccin, adscrita a la Divisin Tcnica deber
entregar a principio de cada ao el formulario de Establecimiento y Seguimiento de
los Objetivos de Desempeo Individual para el personal de todas las direcciones,
con la finalidad de establecer los objetivos.
3.3 Los objetivos de desempeo individual a establecerse deben ser medibles,
observables, verificables y no deben ser menores de tres (3) ni mayores a cinco (5).
3.4 El supervisor deber indicar para cada objetivo de desempeo individual una
ponderacin entre cinco (5) y veinticinco (25) puntos, sin excederse del peso total
de cincuenta (50) puntos, los cuales deben distribuirse entre todos los objetivos
asignados.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

3.5 Todos los supervisores estarn en el deber de culminar los objetivos de


desempeo individual un mes antes del periodo establecido para la evaluacin.
3.6 El instrumento de evaluacin de desempeo consta de tres secciones:
a. Seccin A: Datos de identificacin del evaluado y del evaluador.
b. Seccin B: Objetivos del desempeo individual.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
c. Seccin C: Se ponderan la competencia con relacin al cargo.
d. Seccin D: Sumatoria de las secciones B+C dar la evaluacin final.
3.7 El rango de actuacin en el instrumento de evaluacin de desempeo ser la
expresin cuantitativa del cumplimiento de los (ODI) y los mismos estarn
distribuido en la siguiente escala:
1. Muy por debajo de lo esperado.
2. Por debajo de lo esperado.
3. Dentro de lo esperado.
4. Sobre lo esperado.
5. Desempeo Excepcional.
3.9 Realizado el proceso de evaluacin, el supervisor deber notificar a cada
supervisado el rango de actuacin obtenido y ste deber firmar la evaluacin y
colocar si est o no de acuerdo con la calificacin obtenida. 3.10 De existir
inconformidad sobre el resultado obtenido por parte del personal evaluado, ste
estar en la facultad de presentar su reclamo ante el comit evaluador cinco (05)
das hbiles despus de recibir la notificacin de resultados.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

3.10 El resultado obtenido de la respectiva evaluacin de desempeo ser


considerado para el clculo de los siguientes beneficios:
a. Prima por razones de servicio de acuerdo al rango se le aplicar el porcentaje
establecido por la empresa.
b. Para determinar la deteccin de necesidades de los cursos de
adiestramiento.
c. Para los Baremos del sistema para ascensos por mritos o concursos.
NORMAS ESPECFICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE
PERSONAL
d. Y cualquier otro beneficio otorgado por la mxima autoridad.
3.11 Ser responsabilidad de la Gerencia Administrativa de Talento Humano de
aplicar los procedimientos establecidos en el Manual para el Sistema de Evaluacin
del Desempeo para los Empleados.
3.12 Debe emitirse un comunicado de solicitud de las evaluaciones de desempeo
o de personal obrero a las distintas direcciones, dos veces al ao en los ltimos
semestres del ao.
3.13 Las evaluaciones son enviadas por las direcciones con los datos de las
personas que intervinieron en el proceso de las evaluaciones.
3.14 Debe ser los datos y/o resultados de las operaciones matemticas igual que si
estuviesen desglosados.
3.15 Debe enviarse a las divisiones la notificacin de resultados de las evaluaciones
dirigida a los empleados.
3.16 Las evaluaciones tienen un periodo de tiempo de tres das para correccin,
despus de ser recibida de las direcciones.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

3.18 Debe enviarse la notificacin de resultado con las correcciones realizadas a


las distintas direcciones.
3.19 Debe retenerse la informacin en el sistema para control interno y archivo.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIN EN EL REGISTRO


TIUNA DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

Los pasos para inscribirse son:


1. Ingresar a la pgina www.ivss.gov.ve
2. Hacer click en Solicitud de Registro al Sistema de Autoliquidacin
3. Se abrir una nueva ventana. Dirigirse al final de la pgina y hacer click en Crear
solicitud de registro
4. Llenar los datos que all solicita y hacer click en Aceptar. Esto enviara un correo
electrnico a la direccin indicada.
5. Luego recibir un correo en donde se le solicitar confirmar su registro. Presione
en donde le indica la pantalla y se abrir una nueva ventana en la cual deber
actualizar toda la informacin de su empresa.
6. Una vez actualizada la informacin, imprimir la planilla Constancia de solicitud
de registro.
7. Llevar la planilla Constancia de solicitud de registro a la oficina del IVSS junto
con los siguientes requisitos:
o Cdula del representante legal de la empresa (Original y copia)
o Registro de Informacin Fiscal (RIF) (Original y copia)
o Registro mercantil (Original y copia)
o Recibo de pago de algn servicio pblico en el cual se pueda verificar
la direccin comercial suministrada.
En caso de existir una persona autorizada para realizar el trmite, llevar
adicionalmente los siguientes documentos:
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

o Poder notariado (original y copia).


NORMAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIN EN EL REGISTRO
TIUNA DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

o Cdula de identidad y Rif de la persona (Original y copia).


8. Consignar los documentos en la oficina del IVSS en una carpeta marrn tamao
oficio con su respectivo gancho.
9. Luego de consignada la documentacin esperar un correo electrnico de
Proyecto TIUNA en el cual le enviaran el nmero de usuario y de clave para ingresar
al sistema y as poder realizar sus trmites va internet

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION


(T.I.U.N.A.).
1. El Analista de Administracin de Personal es responsable de analizar y procesar
los movimientos tramitados ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

durante el mes. (Ingresos, Egresos, Cambios de Salarios y Reposos), a travs


del Sistema de Autoliquidacin (T.I.U.N.A.)
2. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, emitir cada mes
la factura del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a travs del proceso
de Autoliquidacin (T.I.U.N.A.)
3. Es responsabilidad de Analista de Administracin de Personal elaborar la
Solicitud de Pago para la cancelacin de la factura del Instituto Venezolano de
los Seguros Sociales.
4. El Analista de Administracin de Personal es responsable de imprimir las
Tarjetas de Servicios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y
entregarlas a los trabajadores.
5. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal auditar el proceso el
proceso de autoliquidacin (T.I.U.N.A.)

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (T.I.U.N.A.).

El presente procedimiento contempla las acciones a realizar para el proceso de


Autoliquidacin (T.I.U.N.A.) y cancelacin de facturas al Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales del GRUPO Y CORPORACION Y ASOCIADOS.
1. Prepara carpeta con soportes para realizar el proceso de autoliquidacin, (listado
de ingresos / egresos, cambios de salarios, planillas 14-02 y 14-03, reposos
emitidos por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y el Servicio Mdico
de la Empresa) ocurridos durante el perodo respectivo.
2. Elabora el formulario Cuadre por Divisin Autoliquidacin
3. Elabora el formulario Cambio de Sueldos y/o Salarios Retroactivos, en caso de
cancelar remuneraciones fuera del perodo de autoliquidacin.
4. Recibe del Seguro Social diskette instalador, formas continuas de Tarjetas de
Servicios y Hojas para planilla de autoliquidacin (Factura). En caso de no ser
entregado este material en el momento indicado por parte del Seguro Social, el
Analista debe dejar constancia por escrito con la firma y sello de dicha institucin.
5. Firma carta emitida por el Seguro Social en seal de haber recibido el material
para autoliquidacin.Elabora la nmina TXT (Sistema MSDOS) en un nuevo
archivo, utilizando como base la nmina del mes anterior.
a. Elimina egresos y cambios de salarios reflejados en el mes anterior.
b. Registra movimientos de ingresos, egresos y cambios de salario
ocurridos durante el perodo a procesar.
c. Actualiza lnea de cabecera de la nmina TXT, colocando mes, ao y total
de trabajadores del mes a procesar.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

6. Ejecuta el diskette instalador y actualiza datos a travs de la nmina TXT.


PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLIQUIDACION (T.I.U.N.A.).

7. Registra los reposos ocurridos en el mes y transacciones retroactivas, en caso


de existir.
8. Realiza clculo de autoliquidacin y emite cuadro de resultado de procesos y
verifica el mismo.
9. Emite factura de liquidacin (3 originales), elabora Solicitud de Pago y entrega
conjuntamente con la factura al Jefe de Administracin de Personal.
JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. Firma en seal de aprobacin la Solicitud de Pago y la factura (3 originales).
2. Enva al Analista de Administracin de Personal

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRABAJADOR


EN EL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

1. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal mantener


actualizada toda la informacin que se genere referente al Instituto Venezolano de
los Seguros Sociales.
2. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal inscribir al
trabajador ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, durante los tres (3)
primeros das hbiles a partir de su fecha de ingreso.
3. Los trmites requeridos por el personal en cuanto a Seguro Social, debern ser
tramitados a travs del Analista de administracin de Personal.
4. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, mantener
contacto permanente con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
5. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar que la
informacin transcrita en los diferentes formularios del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales sea confiable

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR


VEJEZ; INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO
DE LOS SEGUROS SOCIALES

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

1. El Analista de Administracin de Personal es responsable de orientar a los


trabajadores para efectuar las solicitudes de pensin por vejez e invalidez ante
el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
2. El procedimiento de solicitud de pensin por vejez, invalidez y sobreviviente
debe regirse, segn las normas que establece el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
3. Los documentos requeridos para la solicitud de pensin por vejez e invalidez
son los siguientes:
Pensin por Vejez:

1. Partida de nacimiento
2. Dos fotocopias de cdula de identidad
3. Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio
4. Constancia de trabajo formulario 14-100
5. Formulario 14-04
6. Tarjeta de servicio vigente (si est activo)
7. PENSIN DE INVALIDEZ

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR


VEJEZ; INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO
VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
Por enfermedad:

1. Partida de nacimiento.
2. Dos fotocopias de cdula de identidad.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

3. Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio.


4. Constancia de trabajo formulario 14-100.
5. Formulario 14-04.
6. Tarjeta de servicio vigente.
7. Evaluacin de invalidez formulario 14-08.

Por Accidente de Trabajo:

1. Partida de nacimiento.
2. Dos fotocopias de cdula de identidad.
3. Dos fotocopias de la ltima tarjeta de Servicio.
4. Constancia de trabajo formulario 14-100.
5. Formulario 14-04.
6. Tarjeta de servicio vigente.
7. Copia de la declaracin patronal del accidente de trabajo. Informe mdico de la
primera atencin expedido por la institucin que atendi el asegurado al sufrir el
accidente. Pensin de Sobrevivientes:
8. Partidas de defuncin.
9. Constancia de trabajo.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR
VEJEZ; INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENEZOLANO
DE LOS SEGUROS SOCIALES
10. Facturas de los servicios funerarios, debidamente cancelada.
11. Formulario 14-04.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

12. Segn lo establecido por la Ley de Seguro Social, el trabajador para solicitar
pensin por vejez debe cumplir como requisito mnimo:
a. Ser mayor de 60 aos, en caso de hombres.
b. Ser mayor de 55 aos si es mujer.
c. Haber cotizado 750 semanas hasta la fecha de solicitud.
13. El Analista de Administracin de Personal es responsable de excluir del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales al trabajador, durante los tres (3) primeros
das hbiles, a partir de la fecha de egreso del mismo.
14. El proceso de exclusin del trabajador debe regirse segn lo establecido en el
formulario 14-03, "Participacin de Retiro del Trabajador.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE PERSONAL


MEDIANTE SOLICITUDES DE CAMBIO

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

1. Todo cambio de sueldo o salario, promociones, transferencias y cambio de


denominacin de cargos deben ser solicitados al Departamento de
Administracin de Personal mediante el formulario Solicitud de Cambio.
2. Toda Solicitud de Cambio que implique promociones, cambio de
denominacin de cargo o transferencia de cualquier ndole, debe venir
acompaado de los siguientes documentos:

Resumen curricular del potencial ocupante.


Por lo menos dos (2) resmenes curriculares de ocupantes de cargos
homlogos al del potencial ocupante.
Evaluacin de Desempeo del potencial ocupante.
Descripcin de Riesgo por Cargo (del cargo propuesto).
3. Todos aquellos casos (solo nmina diaria) que impliquen un cambio superando
dos (2) niveles o ms del tabulador se revisar va excepcin.
4. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal certificar la
veracidad de los datos contenidos en el formulario Solicitud de Cambio.
5. Toda Solicitud de Cambio, para ser procesada debe estar debidamente
firmado por el Gerente de rea, Jefe de Administracin de Personal, Gerente
de Relaciones Industriales, Vicepresidente de cada Divisin, Coordinador
Corporativo de Compensacin y Beneficios y el Gerente Corporativo de
Recursos Humanos.
6. Es responsabilidad del encargado de nmina, procesar en el sistema de nmina
la informacin recibida en el formulario Solicitud de Cambio.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

7. Una vez aprobadas las Solicitudes de Cambio deben ser distribuidas de la


siguiente manera:
Original: Departamento de Administracin de Personal (Expediente)
Copia 1: Coordinacin de Compensacin y Beneficios
Copia 2: Gerencia Solicitante o Unidad de Origen

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE


PRESTACIONES SOCIALES
1. El trabajador que necesite un Anticipo de sus Prestaciones Sociales debe
solicitarlo a travs del departamento de Administracin de Personal, mediante el
formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

2. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar los datos


contenidos en el formulario Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
3. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar la
disponibilidad de las Prestaciones Sociales del trabajador solicitante.
4. Las solicitudes de Anticipos de Prestaciones Sociales para su debido proceso
deben estar aprobadas por el Jefe de Administracin de Personal.
5. Los trabajadores tendrn derecho a solicitar anticipo de sus Prestaciones
Sociales hasta de un setenta y cinco por ciento (75%), una vez al ao, salvo que
incurra en gastos por atencin mdica y hospitalaria del mismo, sus hijos, su
cnyuge o con quien haga vida marital.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION


DE VACACIONES
1. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal enviar a cada
Gerencia un listado de programacin anual de vacaciones individuales, en el
mes de diciembre del ao anterior.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

2. Cada Gerente de rea, en funcin del listado enviado por el Departamento de


Administracin de Personal debe hacer la programacin anual de vacaciones
individuales del personal a su cargo.
3. Toda Solicitud de Vacaciones individuales o colectiva deber estar aprobada
por el Jefe y/o Gerente de rea respectiva.
4. Toda solicitud de vacaciones individuales, debe ser enviado al Jefe de
Administracin de Personal con quince (15) das de anticipacin a la fecha en
que se harn efectivas
5. El Jefe de Administracin de Personal es responsable de enviar la Solicitud de
Vacaciones al Analista de Administracin de Personal para ser procesadas.
6. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal, revisar y
analizar la Solicitud de Vacaciones.
7. Es responsabilidad del encargado de nmina procesar las vacaciones que sean
enviadas por el Jefe de Administracin de Personal.
8. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal solicitar la firma
del trabajador en original, en la planilla de liquidacin de vacaciones.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LIQUIDACION


DE VACACIONES
9. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal archivar en el
expediente de cada trabajador, original de liquidacin de vacaciones,
conjuntamente con el formulario Solicitud de Vacaciones.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

10. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, notificar al


trabajador con antelacin, que debe dirigirse al Servicio Mdico de la Empresa
para realizarse el chequeo mdico pre vacacional antes de la fecha a su salida
de vacaciones.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA


RELACION LABORAL
1. El Supervisor inmediato deber elaborar el formulario Solicitud y Control de
Egreso y solicitar la aprobacin del Gerente de rea, en caso de despido o
renuncia del trabajador.
2. Si es renuncia, el trabajador debe presentarla por escrito al Supervisor
Inmediato para su aceptacin y luego ser entregada al departamento de
Administracin de Personal.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

3. La carta de notificacin de despido debe ser elaborada en tres (3) originales.


4. En caso de despido el Jefe de Administracin de Personal es responsable de
verificar la exactitud de la informacin contenida en el formulario Solicitud y
Control de Egreso, sobre la base de lo registrado en el expediente del
trabajador, y asesora al jefe de departamento o gerente de rea..
5. En la carta de notificacin de despido se debe indicar el da y la hora en que
el trabajador debe acudir a la unidad de Servicio Mdico para realizarse el
examen mdico post - empleo.
6. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, enviar la carta de
notificacin de despido al Jefe o Gerente de rea.
7. Es responsabilidad del Supervisor, Jefe o Gerente de rea, comunicar al
trabajador los motivos del despido y hacerle firmar la carta de notificacin de
despido.
8. Es responsabilidad del Jefe o Gerente de rea, enviar al Departamento de
Administracin de Personal, la carta de notificacin de egreso firmada por el
trabajador.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA
RELACION LABORAL
9. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal enviar al Analista
de Administracin de Personal el expediente del trabajador egresado con la
carta de notificacin de despido.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

10. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar que


en el expediente del trabajador egresado, estn incluidos los siguientes
documentos antes de ser archivados:

Planilla 14-03 y 14-100


Planilla de liquidacin de Prestaciones Sociales.
Estado de Cuenta de abonos de Prestacin de Antigedad (Art.108
LOT) firmado en original por el trabajador.
Solvencia de herramientas y equipos de seguridad.
Especificacin sobre algn descuento.
Examen mdico post empleo.
Carta de notificacin de despido o carta de renuncia.
Formulario Solicitud y Control de Egreso.
Tarjeta reloj (solo si el trabajador egresa antes del pago de nmina).
11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal solicitar la
conformacin de los saldos deudores del trabajador egresado, al
Departamento de Contabilidad antes de ser procesada la Liquidacin de
Prestaciones Sociales.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACION DE LA
RELACION LABORAL
12. Es responsabilidad del Coordinador Corporativo de Nmina elaborar la
Liquidacin de Prestaciones Sociales.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

13. Es Responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal, emitir la


Solicitud de Pago para la elaboracin del cheque correspondiente a la
cancelacin de la Liquidacin de Prestaciones Sociales.
14. El Jefe de Administracin de Personal es responsable de notificar a los Tribunales del
Trabajo y de Estabilidad Laboral, cuando un trabajador sea despedido por la empresa

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS


EXPEDIENTES DE PERSONAL

1. Todo expediente del personal que ingresa a XXXXXXXXXXXXXXXX., debe ser


entregado al Analista de Administracin de Personal por el Analista de Seleccin
y Bienestar Social clasificado por secciones segn la siguiente especificacin:
Documentos de Egreso
Documentos Personales
Seleccin y Empleo
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Movimiento de personal
Capacitacin y Desempeo
Vacaciones
Utilidades
Prestaciones sociales
Plan Ahorro
Obligaciones Legales
Plizas
Beneficios Varios
2. Es responsabilidad del Analista de Seleccin y Bienestar Social elaborar el
expediente del trabajador con todos los documentos de ingreso, segn la seccin
que corresponda.
3. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal verificar la
informacin contenida en el expediente de personal.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES DE PERSONAL
4. Todo expediente de personal activo, egresado y jubilado debe ser archivado en
estricto orden correlativo de ficha.
5. Los expedientes se llevarn en archivos separados segn la siguiente
clasificacin:
Expedientes de Personal Activo
Expedientes de Personal Egresado
Expedientes de Personal Jubilado

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

6. Todo expediente de personal egresado, jubilado y/o fallecido debe ser retirado del
archivo de personal activo e incorporado al archivo correspondiente segn el caso.
7. Todo expediente de personal egresado debe llevar anexo los siguientes
documentos antes de ser archivados:

Planilla 14-03

Planilla de Liquidacin de prestaciones sociales

Especificacin sobre algn descuento

Examen mdico post - empleo

Carta notificacin de despido o carta de renuncia.

Formulario Solicitud y Control de Egreso

Control de ausencias (personal nmina diaria y/o personal de seguridad)

Tarjetas reloj (si el trabajador egreso antes del pago de nmina)

Si es expediente de personal fallecido, se le anexarn los siguientes documentos:

Planilla de Liquidacin de prestaciones sociales


NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES DE PERSONAL
Cobertura de muerte natural o accidental
Acta de defuncin
Recaudos probatorios de filiacin
Cuadro discriminatorio de los pagos a efectuar a familiares

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Acta de constancia de los pagos realizados a los beneficiarios autorizados


ante la inspectora del trabajo y en caso de menores, ante el juzgado de
menores.
8. Los expedientes de personal egresado se deben llevar en archivos fsicos
separados uno para el ao en curso y otro para el ao inmediato anterior.
9. Los expedientes de personal egresado se deben mantener por espacio de un
ao (1) en el Departamento de Administracin de Personal despus sern
enviados al archivo inactivo donde tendrn una permanencia de nueve (9) aos
ms.
10. Es responsabilidad de cada Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia de
Recursos Humanos entregar al Departamento de Administracin de Personal
para el archivo los documentos que genere su rea.
11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal mantener un
control de solicitud de expedientes tanto de personal activo como del personal
egresado.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS


EXPEDIENTES DE PERSONAL

12. Todo Gerente de rea o Jefe de Departamento adscrito a la Gerencia


Administrativa de Recursos Humanos que requiera revisar un expediente debe
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

solicitarlo en forma verbal, al Jefe de Administracin de Personal. En caso de


requerir el expediente fuera del Departamento de Administracin de Personal,
debe solicitarlo por escrito.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS


1. Es responsabilidad del Encargado de Nmina realizar las retenciones (cuotas
sindicales, montepo, servicios funerarios, farmacia, y otros crditos) en cada
nmina semanal y/o mensual.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

2. Al finalizar cada proceso de nmina semanal y/o mensual, de vacaciones y


utilidades, el Analista de Administracin de Personal debe listar las retenciones
realizadas para generar el pago al respectivo beneficiario, segn sea el caso,
semanal o mensual.
3. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal elaborar las
solicitudes de pago por retenciones sindicales, farmacia, y cualquier otro pago a
terceros, deducido por nmina.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS


Y JUSTIFICACION DE AUSENCIAS

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

1. Todo trabajador que solicite un permiso deber informarlo al supervisor


inmediato, con suficiente antelacin.
2. Todo trabajador debe notificar al departamento de Administracin de Personal
el permiso respectivo, en ausencia del Supervisor Inmediato, Jefe o Gerente
del rea.
3. Cuando el documento que justifica la ausencia no est contemplado en la
Convencin Colectiva de Trabajo se considerar permiso justificado no
remunerado.
4. Las citas mdicas son consideradas permisos remunerados siempre y cuando
el trabajador presente los siguientes documentos:

Referencia o tarjeta de control de citas previa a la ausencia

Justificativo de asistencia a la cita (esta norma aplica solo para aquellas


Divisiones, que lo contemplen en su Convencin Colectiva de Trabajo).
5. Todo documento y justificativo de ausencia deber archivarse en el expediente
del trabajador.
6. Cuando un trabajador presente tres (03) ausencias en un lapso menor de 30
das y no sean justificadas, el Jefe de Administracin de Personal deber
evaluar el caso conjuntamente con la Gerencia de rea respectiva, a fin de
tomar las acciones correspondientes.
7. Los reposos otorgados por el mdico de la empresa sern remunerados.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

8. Todo trabajador deber presentar al supervisor inmediato el justificativo de


ausencia en un lapso no mayor de tres (03) das hbiles posterior a la fecha de
inicio de la ausencia.
9. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal informar al Jefe
de Administracin de Personal, aquellos casos de trabajadores con alto rcord
de ausentismo.
10. Es responsabilidad del Jefe de Administracin de Personal notificar a cada
Gerencia sobre los casos de trabajadores que presenten altos niveles de
ausentismo a fin de tomar medidas correctivas.
11. Es responsabilidad del Analista de Administracin de Personal informar al
Encargado de Nmina de los trabajadores que se encuentran en situacin de
reposo, en cada semana y/o mes, a fin de procesar sus respectivos pagos por
nmina.
12. Es responsabilidad de la enfermera entregar al Analista de Administracin de
Personal todos los reposos, mediante el formulario Referencia para el Servicio
Mdico, de los trabajadores afectados, en un lapso no mayor de un da posterior
al reposo.

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE


TRASLADO INTERNO

1. Todo trabajador de nmina diaria que necesite trasladarse fuera de su rea de


trabajo, debe solicitar el respectivo permiso a su supervisor inmediato a travs
del formulario Permiso de Traslado Interno.
2. Es responsabilidad del supervisor otorgar el permiso para ausentarse de su rea
de trabajo al trabajador que lo solicite, a travs del formulario Permiso de
Traslado Interno, solo cuando lo considere necesario y oportuno.
3. El trabajador solo podr dirigirse hacia donde lo indique el formulario Permiso
de Traslado Interno.
4. El Supervisor ser responsable de verificar la informacin indicada en el
formulario Permiso de Traslado Interno por la persona visitada.
5. La persona visitada ser responsable de colocar la hora de salida del trabajador
y el motivo de la visita en el formulario Permiso de Traslado Interno.
6. Es responsabilidad de la persona visitada colocar su N de ficha, nombre y firmar
en seal que fue visitado por el trabajador.
7. Es responsabilidad del supervisor registrar en el formulario Permiso de Traslado
Interno, la hora de retorno del trabajador, y especificar el tiempo de ausencia.
8. Es responsabilidad de los oficiales de seguridad (de la empresa de vigilancia)
solicitar el formulario Permiso de Traslado Interno a los trabajadores que se
encuentren fuera de su rea de trabajo en horas laborables para ellos.
FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por
Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
Gerencia de Administracin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
Pg.
Vigencia Revisin
desde:

9. Es responsabilidad del trabajador presentar el formulario Permiso de Traslado


Interno otorgado por su supervisor inmediato, al oficial de seguridad que lo
solicite.
10. Ningn trabajador podr ausentarse fuera de su lugar de trabajo sin el respectivo
permiso a travs del formulario Permiso de Traslado Interno

FECHA Revisado por Elaborado por Validado por Aprobado por


Punto Minuta Planificacin y Direccin General Presidente
de Talento Humano Presupuesto
Cuenta
Ana Mara Tovar Evanett Cabrera Jess Ricardo Pedro Morejn
Torres Espinal
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

FORMULARIOS:

1. Planilla de solicitud de empleo general.


2. Requisitos para formar expediente
3. Informe de verificacin de referencias laborales y personales.
4. Informe de entrevista de seleccin.
5. Formato HCM para inclusin al seguro.
6. Formato de Riesgo.
7. Cambio / Grupo de Trabajo(elaborar formato)
8. Solicitud de Vacaciones.
9. Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales
10. Formato Permiso.
11. Formato de Liquidacin de Trabajo.
12. Formato de Egreso de Personal en el caso de renuncia.
13. Formato para detectar necesidades de adiestramiento.
14. Formato de descripcin de cargo
15. Formato de solicitud de constancia de trabajo.
16. Formato de solicitud de constancia de egreso.
17. Formato de Evaluacin de desempeo.
18. Formato de requisicin de personal.

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

DEFINICIN DE TERMINOS

ANTIGEDAD:
Tiempo transcurrido a partir de la fecha en que el trabajador ingresa a la empresa.

ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO:


Seccin donde se guardan los expedientes de los trabajadores. Existen archivos de personal activo,
archivo de personal jubilado (solo en la Divisin Higinicos), clasificados en archivos de personal
obrero y archivos de personal empleado.

ARCHIVO INACTIVO:
Seccin que se encarga de guardar la informacin que es desactivada del archivo de Personal Activo
durante un perodo de tiempo preestablecido legalmente por 10 aos.

COSTO DE LA NOMINA:
Monto total en bolvares generados del pago de remuneraciones y compromisos establecidos en la
Ley Orgnica del Trabajo a todos los trabajadores en un perodo determinado.

DEFINICIN DE TERMINOS

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

DENOMINACIN DE CARGOS:
Es el nombre descriptivo que se le da a un grupo de funciones, es decir, es el nombre del cargo.

REMUNERACION:
Retribucin que se le otorga al trabajador por la prestacin de su servicio, comprendiendo dentro de
este trmino todos los pagos establecidos en la Ley Orgnica del Trabajo.

DEDUCCIONES:
Cantidades en bolvares que se retienen por nmina de la remuneracin percibida por el trabajador.
Ej. Cuotas del S.S.O., amortizaciones de prstamos, impuesto sobre la renta, rdenes judiciales por
pensin alimenticia, cuotas de FAOV., PIE., etc.

DESCANSO REMUNERADO:PENDIENTE

DOCUMENTOS DE INGRESO:
Son todos los recaudos exigidos por la empresa y que debe presentar el trabajador al momento de su
ingreso.

DEFINICIN DE TERMINOS

EGRESO:

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Es la terminacin de la relacin de trabajo, bien sea por parte de la Empresa (despido), por voluntad
de ambas partes (terminacin del contrato a tiempo determinado para una obra determinada o mutuo
acuerdo) o por voluntad propia (renuncia).

EXPEDIENTE:
Conjunto de datos que integran el historial de un trabajador, el cual est compuesto por todos los
documentos personales y laborales que se generan desde su ingreso a la empresa.

NOMINA:
Proceso que se cumple para cancelar las remuneraciones, compromisos legales, as como las
deducciones.

NORMA: Bajo el ttulo de norma se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser
cumplida por un sujeto especfico en un espacio y lugar tambin especfico. Las normas son las pautas
de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el
comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien
comn.

DEFINICIN DE TERMINOS

PAGO DE QUINCENA:
Es el pago del sueldo quincenal al personal empleado, con deducciones.

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

PRENOMINA:
Proceso de chequeo y revisin previa de los montos correspondientes a las asignaciones y
deducciones que se pagan en un determinado lapso.

PRESTACIONES SOCIALES:
Se entiende como tal, el beneficio material que la Ley Orgnica del Trabajo, conforme al tiempo de
servicio y las circunstancias que determinen la extincin del vnculo jurdico laboral.

PROCEDIMIENTO:
Un procedimiento es todo aquel mtodo o sistema mediante el cual se puede ejecutar algo. Por otro
lado, el trmino procedimiento tiene un significado especfico en la esfera del derecho.

PROMOCIN:
Ascenso de un trabajador a un puesto u ocupacin de mayor jerarqua y/o remuneracin.

DEFINICION DE TERMINOS

SEGURIDAD INDUSTRIAL:
Es el conjunto de principios, leyes, criterios y normas formuladas cuyo objetivo es el de controlar el
riesgo de accidentes y daos, tanto a las personas como a los equipos y materiales que intervienen
en el desarrollo de toda actividad productiva.

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

Controlar las lesiones durante el trabajo. Estudia los actos humanos y condiciones materiales que
ponen en peligro la integridad fsica de los trabajadores. (Covenin 2270-88).

TRANSFERENCIA:
Es el traslado de un trabajador a otro cargo del mismo nivel, a otro departamento, u otra divisin de la
Empresa.

UTILIDADES:
Participacin que legal les corresponde a los trabajadores en los beneficios que la Empresa obtenga
en su ejercicio econmico anual.

VACACIONES:
Descanso obligatorio contino y remunerado, al que tiene derecho el trabajador que cumple un ao
de servicio ininterrumpido.

DEFINICION DE TERMINOS

VACACIONES INDIVIDUALES:
Descanso anual obligatorio que le corresponde a cada trabajador y que es disfrutado en forma
individual a la fecha de vencimiento de dicho perodo, o en la oportunidad en que fijen mutuo acuerdo
entre patrono y trabajador.

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

VACACIONES COLECTIVAS:
Cuando la empresa o patrono suspende sus actividades durante cierto nmero de das al ao, a cada
trabajador se le imputarn esos das como vacaciones anuales. Si el trabajador tiene das adicionales
los tomar de acuerdo a la forma de vacacin para salidas individuales.

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION
rea:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Gerencia de Administracin de
GERENCIA DE ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Talento Humano
INGRESO DE PERSONAL Pg.
Vigencia Revisin
desde:

UNIDAD RESPONSABLE ACCION


Oficina de Recursos Humanos 2. Recibe y revisa resultados de
Direccin General porcentajes calculados para prima por
razones de servicio; firma y sella en seal
de aprobacin.
Divisin Tcnica rea de Reclutamiento y 3. Una vez revisado y aprobado los
Seleccin resultados sobre porcentajes de prima por
razones de servicio, retiene copia para
archivo y control interno del formato para el
Registro y Clculo de Prima por Razones de
Servicio, remite original a la Divisin
Administrativa para efectos de cancelacin.

BASE LEGAL
LEY DEL SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO. DECRETO N6266, 31/07/2008
DECRETO CON RANGO, VALOR Y FUERZA DE LEY DE REFORMA PARCIAL DE LA LEY DEL SEGURO SOCIAL

FECHA ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR


ELABORO AUTORIZACION