Código: P-P8-04

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VACACIONES Versión: 02

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción de cambios Responsable

Carolina Salazar
Agosto 2015 00 Creación del documento
Hernández
Modificaciones en desarrollo del
Angela Patricia
Febrero 2019 01 procedimiento y titulo (antes
Garcia.
alcance de permisos)
Agosto 2019 02 Actualización de cargos Analista de Calidad

1. OBJETIVO
Describir los pasos a realizar por los colaboradores, para solicitar los periodos de
disfrute de vacaciones, así como las actividades requeridas de planificación,
administración y control de las mismas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los empleados de Afianzadora Nacional S.A.

3. DEFINICIONES

 Vacaciones: Corresponde a una prestación social que consiste en el descanso

remunerado de 15 días hábiles consecutivos al que tiene derecho todo trabajador
que hubiere prestado sus servicios a un empleador, durante un año calendario.

 Calamidad: todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las
actividades del trabajador, en la cual pueden verse amenazados derechos
fundamentales de importancia significativa en la vida personal o familiar del
mismo.

 Incapacidad: se presenta toda vez que un trabajador se encuentra imposibilitado

de manera temporal o permanente para trabajar por indicación médica, y precisa
asistencia sanitaria a causa de una enfermedad común, profesional o accidental.

 Licencia por luto: el empleador concede al trabajador o empleado en caso de

fallecimiento de su cónyuge, compañero (a) permanente, de un familiar hasta el
grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia
remunerada por luto de cinco (05) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de
contratación o de vinculación laboral.
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4. RESPONSABILIDADES

4.1 Es responsabilidad de Gestión Humana:

 Dar a conocer con ocho (8) días de anticipación al trabajador la aprobación del
periodo de vacaciones indicando la fecha de inicio, finalización y reintegro a la
Compañía. Esto en el documento Memorando de vacaciones.

 Registrar y controlar los periodos de vacaciones, fecha de finalización y

reintegro a la Compañía por concepto de vacaciones, días de descanso y
remuneración otorgada a cada trabajador en el formato de Programación de
Vacaciones (F-P8-16).

 Entregar a Nomina el memorando de notificación de vacaciones para la

respectiva liquidación y pago, mínimo esto con ocho (8) días de anticipación o
tan pronto se tenga la solicitud de vacaciones. .

 Velar por el adecuado cumplimiento del cronograma de vacaciones.

4.2 Es responsabilidad del nomina:

 La liquidación y pago oportuno de las vacaciones según notificación de gestión

humana.

4.3 Es responsabilidad del trabajador:

 Solicitar y acordar el periodo de vacaciones con el Jefe inmediato.

 Configurar el mensaje de respuesta automática en cuenta de correo electrónico

durante el periodo de ausencia, informando quien atenderá sus funciones en
su ausencia.

4.4 Es responsabilidad del Jefe Inmediato:

 Programar con anterioridad y dar a conocer a su grupo de trabajo la

programación de los periodos de vacaciones según las actividades anuales.

 Emitir la programación de vacaciones según solicitud de gestión humana en

registro Programación de Vacaciones (F-P8-16).

5. Generalidades:
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 El periodo de vacaciones podrá ser interrumpido de manera justificada en los

siguientes casos:

 Incapacidad por enfermedad o accidente común, siempre que este

expedida por la EPS correspondiente.

 Licencia por luto hasta grado segundo de consanguinidad, primero de

afinidad y primera civil.

 Situación extraordinaria en la Compañía que requiera de la presencia

obligatoria del trabajador.

 Cuando se interrumpa el periodo de vacaciones, los días de disfrute pendientes

podrán ser retomados en una fecha definida por el colaborador; siempre y cuando
tenga la aprobación del Jefe Inmediato y Gestión Humana.

 Los pagos de dinero bajo el concepto de vacaciones se realizaran

proporcionalmente al tiempo de disfrute solicitado por el Empleado.

 Únicamente se realizará pago en dinero hasta la mitad de las vacaciones en el

caso de periodos acumulados, cuando el colaborador lo solicita de manera directa
mediante el formato acuerdo de voluntades mediante correo electrónico
solicitando el pago de las misma y habiendo diligenciado el formato (F-P8-112)
solicitado por el Empleado al área de Gestión Humana y aprobado por Jefe
Inmediato.

 La liquidación y el pago de salario ordinario devengado al empleado se realizará

el primer día de disfrute del periodo de vacaciones.

 Los colaboradores no podrán solicitar sus vacaciones de manera fraccionada, las

excepciones serán revisadas según la necesidad del proceso o la contingencia
que amerite que el colaborador no pueda disfrutar el periodo de vacaciones
completo.

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

Tener en cuenta
Responsable Actividad

Entrada: Solicitud y gestión de programación de Vacaciones

El colaborador solicita vía correo
Realizar solicitud de electrónico y acuerda la fecha de
Colaborador permiso y/o vacaciones a disfrutar con el Jefe
vacaciones. inmediato. Para la respectiva
programación
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Enviar formato F-P8-

16 Programación de
vacaciones a los Jefes
de Área para que sea
Gestión Humana acordado y
diligenciado con su
equipo.

Emitir a Gestión
humana la
Jefe inmediato Programación de
vacaciones

Revisar
mensualmente la
programación y control
de Vacaciones.
Informar al jefe
inmediato mediante
correo electrónico las
fechas en que los
Gestión humana colaboradores saldrán
a disfrutar sus
vacaciones.
Entregar memorando
de notificación a cada
colaborador.
Entregar Memorando
de notificación a
Nomina
Liquidar según la
Nomina solicitud realizada.
Realizar pago.

7. FORMATOS
 F-P8-11 Formato Acuerdo de Voluntades.
 F-P8-16 Programación y Control de vacaciones.

ELABORADO POR: REVISADO POR:

Johanna Cano Eduardo Moreno
Analista de Calidad Subgerente
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