5. DOCUMENTACIÓN.

FACTORES COLATERALES

5.1. Material de apoyo a la negociación

El material de apoyo obtenido para desarrollar la negociación puede ser incluido en una capeta o “dossier”.

Puede incluir:

· Borradores de contratos

· Copias de textos legales

· Datos del entorno

· Datos estadísticos

· Diagramas

· Dibujos

· Esquemas

· Fotografías

· Garantías y certificados

· Gráficas

· Memoria y estudios

· Planos

· Recortes de prensa

· Video-conferencias

Cuando se procede a negociar, es conveniente preparar un manual o agenda de negociación, que recoge
todo aquello relacionado con el proceso de negociación y que puede ser de utilidad para los negociadores,
sobre todo si se trata de una negociación compleja.

Los puntos que recoge la agenda serán:

· Preparación de los temas en el orden en que se vayan a exponer, con indicación de los puntos en
que tengan que intervenir los expertos externos.
· Calendario de exposición de los temas, días y horarios.
· Descansos previstos, desayunos, almuerzos, etc.
· Consultas.
· Descripción del equipo negociador, para que la otra parte tenga una idea general a la hora de crear
su propio equipo de negociación.
· Detalles de la organización, posibles grabaciones, redacción de documentos, y de acuerdos
parciales.
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5. DOCUMENTACIÓN. FACTORES COLATERALES

La agenda sirve como incentivo para cumplir la programación prevista, y aprovechar mejor el tiempo
destinado a negociar. La agenda se redacta con el beneplácito de ambas partes, se trata del primer paso
en el proceso de negociación.

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5. DOCUMENTACIÓN. FACTORES COLATERALES

5.2. Factores colaterales

En un proceso de negociación, pueden aparecer dos tipos de factores colaterales:

1. Factores emocionales, como la actitud, la personalidad,...

2. Factores técnicos, empresariales, diplomáticos,...

Las medidas a adoptar para ejercer cierta influencia psicológica sobre el interlocutor son:

· El entorno
· El lugar de reunión
· Aspectos culturales.

ENTORNO

· El entorno suele influir a favor o en contra de los intereses defendidos.

· Uno de los juegos de poder más comunes es la propia oficina, pudiendo utilizarse algunas
técnicas para aumentar la influencia sobre la contraparte.

· Es importante distinguir según se negocia en terreno propio, neutral o ajeno.

· Para negociar más beneficiosamente, hay que tener en cuenta como se encuentran las sillas,
las paredes, las ventanas, el mobiliario,...

LUGAR DE REUNIÓN

1. Es necesario encontrar una posición en la que los interlocutores no se sientan enfrentados.

2. Estar sentado de costado resulta menos competitivo e influye en la sensación de colaboración.

3. El elegir nuestro despacho, o bien las oficinas de nuestro interlocutor, tiene sus ventajas, y a su vez
sus inconvenientes.

· Nuestro despacho: Ventajas

§ Ventaja psicológica al hacer que sea la otra parte quien de desplace.

§ Aumenta el potencial de nuestro dominio o autoafirmación.
§ Oportunidad de disponer el entorno físico a nuestro gusto para influir en el clima de
negociación.
§ Podemos regular mejor el ritmo de avance de la sesión, pudiendo planificar las
interrupciones y tener una mejor oportunidad de prolongarla o finalizarla
prematuramente.
§ Etc.

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5. DOCUMENTACIÓN. FACTORES COLATERALES
· Su despacho: Ventajas

§ Es posible que deseemos afirmar la superioridad de la otra parte o expresarle nuestra

deferencia.
§ Nos libera de la carga de tener que preparar la sala de reuniones, podemos solicitar un
cambio si no nos conviene.
§ Hay posibilidad de retirarse; resulta relativamente más fácil retirarse del despacho de la
otra parte que del propio.
§ Etc.

· En el lugar de reunión como en el entorno pueden influir:

§ Sillas
§ Ventana

ASPECTOS CULTURALES

· Las personas se mueven dentro de una situación social y cultural, conformando sus
características y un modo de actuar.

· Estas reglas varían de una zona a otra, determinando con quien se puede negociar
efectivamente, durante cuánto tiempo, con qué tácticas,...

· Los mercados presentan características socio-culturales y étnicas que afectan a la negociación,

canales de comunicación, comprensión y confianza.

· Cuando el negociador se da cuenta que su estructura cultural no es la más adecuada, aparece

el “shock cultural”, que es el enfrentamiento entre dos concepciones de la vida.

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5. DOCUMENTACIÓN. FACTORES COLATERALES

5.3. Acuerdo en la negociación

El acuerdo debe ser:

· Fundamentado
· Permanente
· Equilibrado
· Claro

Existen tres tipos generales de acuerdos:

1. De sumisión-dominación
2. De compromiso
3. De acuerdo propiamente dicho

FIRMA DEL ACUERDO

1. El acuerdo siempre tiene que estar recogido por escrito, aunque alguna de las personas que
negocien no continúe después en la empresa.

2. Una vez alcanzado el acuerdo, hay que estar muy atento a la redacción del documento y antes de
firmar, leerlo detenidamente.

3. Antes de firmar, el negociador tiene que determinar si dispone de delegación suficiente en su

empresa o necesita autorización de un superior.

4. Es importante resumir lo acordado y alcanzar que la otra parte acepte que el resumen coincide con
lo acordado.

5. Al ser alcanzado el acuerdo, no puede plantearse nuevas exigencias y si mostrase lo más humilde
posible, si se cree que ha resultado ganador.

6. Dicho acuerdo es el resultado de la aceptación de un planteamiento final, debiendo incluir: número

de unidades, características técnicas, plazo de entrega,...

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5. DOCUMENTACIÓN. FACTORES COLATERALES

IDEAS CLAVE
· Al iniciar la negociación, es aconsejable preparar un manual de negociación, recogiendo todo
aquello relacionado con el proceso de negociación y que pueda ser usado por los negociadores.

· En cualquier tipo de negociación, siempre es necesario utilizar correctamente el material de apoyo a

dicho proceso para obtener convencimiento en la negociación.

· En la búsqueda de la figura de negociador en la empresa, ésta puede optar por elegir entre los
miembros de la empresa o contratar a un negociador profesional.

· Las medidas a adoptar para ejercer cierta influencia psicológica sobre el interlocutor son el entorno,
el lugar de reunión y aspectos culturales en la negociación.

· Los principales tipos de acuerdo son los de sumisión-dominación, de compromiso y de acuerdo

propiamente dicho.

· Un proceso de negociación puede acabar en desacuerdo cuando la búsqueda de soluciones al

conflicto resulta finalmente improductiva.

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