TEMA 1: INTRODUCCIÓN AL PROTOCOLO

Cuando hablamos de protocolo deberíamos hacer referencia a tres tipos de

saberes que las personas, cualquiera sea su rango o condición, deben tener y llevar a la
práctica en su día a día:
- El saber ser.
- El saber estar (comportarse).
-El saber relacionarse.

El protocolo camina muy de la mano de la urbanidad. Término que si bien hoy

es algo anticuado sigue siendo entendido como cortesía, buenos modales, atención, es
decir, comportamientos que ponemos continuamente en práctica en nuestra relación
con otras personas con el objeto de tener una adecuada convivencia. El ser humano
vive en sociedad por lo que tiene la necesidad de relacionarse con sus semejantes,
requiriendo fundamentalmente cortesía y respeto.

El protocolo es la aplicación de leyes, normas, tradiciones, usos y costumbres

que faciliten esa convivencia.

1. Origen del término protocolo.

El término protocolo procede del latín “protocollum”, que a su a vez procede

del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera
hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que “protocollum”
era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas
determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el
verdadero significado del término protocolo.

Tema 1. Introducción al protocolo

 2. Definición.

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua el término protocolo posee

varias acepciones:
-Una serie ordenada de escrituras y otros documentos que un notario o escribano
autoriza y custodia con ciertas formalidades.
-El acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso
diplomático. Ejemplo: “protocolo de Kioto”
-La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.
-El plan escrito y detallado de un experimento científico, un ensayo clínico o una
actuación médica. Ejemplo: “protocolo de actuación en caso de ahogamiento”

Desde el punto de vista legal, el protocolo comprende un conjunto de usos,

costumbres y tradiciones que establecen los criterios de ordenación, precedencia y
actuación en los actos oficiales y privados.

El protocolo es una disciplina que regula el comportamiento humano y las relaciones,

el orden, la jerarquía, las normas, usos y costumbres a seguir en un acto para su
correcta realización, proyectando una imagen pública en la sociedad.

Otra definición más completa y actual desde el punto de vista profesional es la

del experto en protocolo Francisco Martín Calahorro quien define el Protocolo como
“el instrumento que ordena los actos, forma parte de las estrategias y tácticas de la
comunicación institucional, así como de la corporativa y de las organizaciones. El
protocolo en la actualidad, no es sólo el instrumento que ordena una mera relación
social, escenifica en actos clasificados según ciertas categorías aceptadas por el
conjunto social. Además, crea el marco para su proyección externa y se convierte, de
esta manera, en el instrumento de un proceso de comunicación entre las instituciones
o empresas con sus públicos. Por tanto, el protocolo define la proyección externa de
los actos y condiciona su proyección pública a través de los medios de comunicación
social”.

Así pues, el protocolo es un instrumento más de los que se utilizan para la

proyección de la imagen pública de las instituciones u organizaciones.

El protocolo en España sólo tiene normas legales de obligado cumplimiento en

los actos oficiales, que son aquellos que organiza cualquier institución comprendida en
los ámbitos de la Corona, Gobierno o la Administración del Estado, comunidades
autónomas o corporaciones locales. El resto de los actos organizados por instituciones,
entidades o personas distintas a las anteriormente citadas, serán privados. La
ordenación y desarrollo de estos debe ser establecida por el que los organiza
(anfitrión).

Tema 1. Introducción al protocolo

 Con las matizaciones de rigor que en cada caso habría que formular, los
profesionales de la materia, siempre aconsejan tener en cuenta las disposiciones
vigentes al respecto, aunque se traten de actos privados, ya que con ello se evitarán
susceptibilidades y malas interpretaciones. Sin embargo, esa reglamentación debe
adaptarse a los fines y pretensiones que motivaron la realización de dicho evento. En
los actos privados, suelen aplicarse las normas vigentes de protocolo cuando a los
mismos concurren autoridades. En caso contrario, la ordenación se efectúa de acuerdo
a los criterios del anfitrión.

Sin embargo, al margen de la propia ordenación de invitados, lo cierto es que

los esquemas de ceremonial y protocolo entre lo oficial y lo privado son bastante
similares, aunque cada uno de ellos aplica posteriormente soluciones distintas. No
obstante, pretendemos reafirmar a lo largo de las páginas que siguen, una apuesta por
un actualizado protocolo, acorde con los tiempos que vivimos, aunque, eso sí, basado
en la adopción y recuperación de las costumbres y usos que estimamos son aún
vigentes.

3. Origen e historia del protocolo.

El protocolo no es una invención moderna, ni es tampoco un conjunto de normas

que obligan a un comportamiento humano rígido, antiespontáneo, extravagante,
cortés y superficial. Si por la aplicación del protocolo llegásemos a esa situación, el
anfitrión habría fracasado.

Hasta no hace muchos años, el protocolo no era más que la dura disciplina para
marcar la distinción entre las personas de honor y rango, y de éstas con respecto al
pueblo llano sin distinción alguna. Por el protocolo, determinados rangos alcanzaban
su reconocimiento social en función al grado de cercanía física al Rey o al jefe de
Estado. Estar a su lado era "ser importante" o "mostrarse más poderoso". Situarse
lejos daba lugar a una imagen pública de menor influencia. Lógicamente, es de natural
disposición que todos quisieran estar al lado del número uno. Surge así la necesidad de
instrumentar unas normas que regulen este grado de acercamiento al que preside la
ceremonia. De modo contrario, duques y condes podrían haberse batido en duelo cada
vez que acudieran a palacio a un almuerzo real.

Pero el protocolo no tiene sus antecedentes tan siquiera en la Edad Media, ni

tampoco los romanos y griegos fueron sus inventores. El protocolo ha existido desde
Adán y Eva. En la tradición cristiana, desde el mismo momento que el Creador hace de
la costilla del hombre una mujer, ya ha conferido la primera ordenación protocolaria
de la tierra: el hombre y la mujer; Él primero, ella después. Precisamente, un orden
Tema 1. Introducción al protocolo
que se ha mostrado invariable a lo largo de la historia y que en protocolo, aún hoy,
sigue parcialmente vigente, aunque con claros síntomas de evolución.

El protocolo no se puede considerar como algo rígido, estático e inamovible, ya

que el protocolo se adapta en función de la evolución de la sociedad, tal y como se ha
ido haciendo hasta nuestros días. Podemos resumir el origen y evolución del
protocolo como sigue:

 Fueron los egipcios en el año 3000 a.C. los que desarrollaron el primer
protocolo y ceremonial de Estado, creando las normas reguladores entre los
sujetos que integraban la sociedad. En este código ya aparecían
recomendaciones para los funcionarios del reino en lo referente a los
tratamientos, normas de cortesía y respeto a todos los ciudadanos del reino en
la organización de actos y ceremonias.

 Uno de los primeros vestigios escritos de los orígenes del protocolo los
encontramos en la antigua Mesopotamia en el Código Hammurabi que data
del 1760 a. C., conservado en el Museo del Louvre en París.

 El primer protocolo “deportivo” fue creado por los griegos en el año 776 a. C.

 Durante el reinado de Alejandro Magno en el año 330 a.C. se crean las

primeras reglas de protocolo militar que después fueron imitadas por los
romanos.

 Constantino, emperador romano, es considerado el precursor del protocolo

católico.

 En el siglo IX en Boloña (actualmente Italia) aparece el protocolo académico, se

cree que el himno universitario de autor anónimo Gaudeamus Igitur podría
tener sus orígenes en esta época.

 El protocolo diplomático surgió durante el gobierno papal de Julio II, hacia el

año 1600, esto acarreó las precedencias entre las diferencias potencias y el
respeto y la consideración debida a los embajadores.

 El protocolo social fue instaurado por Luis XII de Francia, quién patrocinó el uso
del tenedor y las normas del buen gourmet e hizo muchísimo hincapié en la
importancia de vestir adecuadamente.

Tema 1. Introducción al protocolo

  Los servicios de protocolo ya existían en la Edad Media, se encargaban del
contenido de las negociaciones y relaciones con otros países y dictaban cuales
eran las conductas apropiadas en el transcurso de las mismas.

 En Hispanoamérica, el venezolano, Manuel Antonio Carreño publica en Caracas

en el año 1853 el “Manual de Urbanidad y Buenas Maneras”.

 Entre el siglo XIX y principios del XX se produce un gran crecimiento del

protocolo, debido al aumento de las relaciones internacionales.

 Alrededor de 1975 nace el protocolo empresarial. El protocolo oficial se

expande al sector privado y adquiere relevancia en todos los ámbitos
empresariales y comerciales.

Evolución del protocolo

Como ya hemos visto, las primeras civilizaciones disponían de sus propios
códigos de organización social y conducta. Los cultos a los muertos, la conversión de
niña a mujer, el ritual del amor y la pareja, la guerra, etc., tenían sus propias normas de
organización. Los pueblos invasores importaron sus propios protocolos, especialmente
los romanos, con los que la división de poderes y pleitesías toma cuerpo de forma
importante.

La monarquía española, de origen asturiano y que posteriormente se

instauraría en todo el territorio –incluso más allá de nuestras fronteras actuales– elevó
al infinito las normas sociales, distinción de clases, honores y jerarquías. Los actos se
organizaban de acuerdo a los criterios ceremoniosos de la época. Y así sucesivamente
hasta nuestros días.

El protocolo se ha ido transmitiendo fundamentalmente de forma oral,

convertido más que en norma, en la costumbre obligada o la más noble tradición.
Hasta no hace mucho tiempo, dicho protocolo giraba fundamentalmente en torno al
honor que por sí mismo tuviera una persona o autoridad, en función de los títulos
nobiliarios que obtenía en vida o heredaba de sus antecesores.

Afortunadamente, el protocolo del siglo XXI en España ha experimentado una

importante evolución y actualización en los últimos años. La ordenación de las
autoridades del Estado está legislada, primando el carácter institucional frente al
personal, la elección por sufragio universal frente a la designación y la correlativa
presencia de las instituciones de todos los niveles de todo el país, frente al tradicional
centralismo de la capital del Reino.

Vivimos en una sociedad totalmente distinta a la que nos precedió en el tiempo

hasta hace unos decenios. Si en el último siglo la categoría de los miembros de una
sociedad se medía por su adscripción a una determinada clase social y los actos
Tema 1. Introducción al protocolo
remarcaban aún más estas separaciones, hoy –afortunadamente– no se dan los
mismos supuestos. Es obvio que las tradicionales clases sociales han dado paso hoy a
una jerarquización diferente de la vida social. Desgraciadamente, aún sigue habiendo
ricos y pobres, aunque menos, pero la condición de clase (basada tradicionalmente en
los repartos de riqueza, acceso a la enseñanza, condiciones de trabajo y entorno de
vida) ha sufrido una severa revolución.

Es evidente que tal evolución ha obligado a una actualización fuerte, pero

racional de las normas y formas que presiden el protocolo en los países civilizados.

La modernización del protocolo en los tiempos presentes ya refleja la

generalización de la vida pública española. No prima ahora el rango individual, sino el
factor representación. Por ello, la tradicional aristocracia –en su concepto puro y
original– ha desaparecido como tal en el rango honorífico de los actos. Hoy se tiene
derecho a un puesto por la colectividad e intereses del Estado que representa, no por
la condición que uno tiene. Tiene precedencia el que actúa en nombre de otros,
frente al individual, y la elección frente a la designación; y los reconocimientos
universales frente a los parciales.

La principal norma española sobre el protocolo es tajante al afirmar que su

alcance queda limitado exclusivamente a establecer el régimen de precedencias de los
cargos y entes públicos en los actos oficiales "sin que su determinación confiera por sí
honor o jerarquía ni implique, fuera de él, modificación del propio rango, competencia
o funciones reconocidas o atribuidas por la ley".

Este nuevo espíritu de la normativa actual creemos debe generalizarse a todos

los ámbitos del protocolo, ya sea oficial o privado. Atrás quedan esos trasnochados
criterios de que una mujer casada tiene precedencia sobre la divorciada, y ésta sobre
la soltera, y ésta sobre la más joven. El nuevo protocolo se asienta sobre lo que
representan las personas, su grado de aportación a la sociedad y su reconocimiento
por lo hecho. Atrás quedan viejas consideraciones sobre distinciones trasnochadas,
fruto de los criterios propiciados por una clase dominante que nunca ha tenido reparos
en reservarse para sí la clasificación de lo bueno, menos bueno y malo.
Los nuevos tiempos, llenos de prisa, de relaciones públicas, de intereses, etc.,
exigen que por parte de los anfitriones de los actos privados, el protocolo se acomode
a los objetivos del evento, eso sí, sin despreciar la necesaria cortesía deseable para
todo lo relativo a la vida social. Hay tal proliferación de actos, que muchos se han
perdido en sus objetivos, seguramente porque han sido mal planificados. Si el motivo
de un almuerzo es propiciar una conversación entre el anfitrión y determinados
invitados, ¿por qué se invita a otros? Luego ocurre que al aplicar el protocolo, el
anfitrión tiene que desdoblarse cuando no se ve obligado a sentarse lejos de aquellos
con los que en realidad deseaba estar. Hay que ser prácticos y dejarse de ciertas
pomposidades que no conducen a nada.

Tema 1. Introducción al protocolo

 No olvidemos que, tradicionalmente, el exceso de algo termina por
despreciarse. La tremenda proliferación de actos, muchos de ellos injustificables o
reconducibles desde otra óptica, puede acabar por restar valor o participación.

La necesidad del protocolo

Antes hacíamos alusión a la necesidad del protocolo para ordenar los asistentes
a un acto. Si antiguamente, "estar próximos a..." confería reconocimiento social a la
persona, en la actualidad lo confiere a la institución, que prima sobre las
individualidades. Los ciudadanos desean que sus representantes públicos defiendan la
dignidad de sus instituciones y que, por tanto, no sean maltratados o marginados.

El protocolo en la vida oficial es pues muy necesario porque, además de

ordenar de acuerdo a los criterios vigentes, persigue el buen decoro de las
instituciones y sus actos y el agrado de todos los asistentes al mismo.

Pero en la vida privada también es importante. ¿Cómo tengo que organizar una
fiesta? ¿Cómo sentaré en la mesa a los catorce invitados? ¿En qué momento hago el
regalo? ¿Quién tiene que pronunciar los discursos? ¿Cómo he de organizar un
congreso, una reunión, o una boda? Son cuestiones que permanentemente están ahí
presentes. Y la preparación de estos actos, por muy personales, privados o reducidos
que sean, obedece a criterios, organización, preparativos, etc. En definitiva, a
protocolo. Hacer protocolo no es oficializar los actos. Es posibilitar una buena
ejecución, al estilo que el anfitrión desee (formal, informal, espontáneo, divertido,
serio, pomposo, sobrio, reducido, numeroso...). El protocolo diseña y modela los
deseos del anfitrión, sin más límite que el cumplimiento de la normativa, el respeto a
las costumbres y tradiciones, el sentido común, el agrado de los invitados y el decoro
de las instituciones y sus representantes.

Los medios de comunicación

La importancia del protocolo ha cobrado aún más renombre por el importante

eco que habitualmente tienen los actos en los medios de comunicación y/o en las
redes sociales. Con la fuerte irrupción en el mundo de los medios de la imagen, el
anfitrión de un evento ya no sólo debe cuidarse del buen hacer con los invitados, sino
transmitir a través de los diferentes medios una imagen adecuada a los intereses que
motivaron el acto. El reto es aún más difícil. Antes, la acción se dirigía a un reducido
grupo de invitados, cuyo tratamiento individualizado permitía al anfitrión el grado de
acercamiento que perseguía. Pero, en la actualidad, un porcentaje alto de actos y
acontecimientos son organizados para tener trascendencia en el gran público
indiscriminado que tiene acceso a los medios audiovisuales, escritos e informáticos.

Tema 1. Introducción al protocolo

 Por todas estas razones, el protocolo tiene hoy una especial preocupación a la
hora de organizar, por la imagen final que se transmitirá. Eso exige una mayor
especialización de los profesionales del protocolo hacia el campo de las relaciones
institucionales y de la comunicación, por mucho que dichas disciplinas hayan luchado
en el tiempo por permanecer claramente diferenciadas. Por supuesto, son distintas,
pero se necesitan la una a la otra. Si el protocolo oficial pretende acercar la autoridad
al ciudadano a través de los actos públicos, los medios de difusión serán
determinantes.

Esto obliga ya a planificar los actos teniendo en cuenta los aspectos que más
interesarán a los diferentes medios. La imagen que se proyecta en los medios tiene su
límite de tiempo y espacio, por lo que un determinado acto, en pequeñas pinceladas,
debe saber transmitir toda la filosofía y el mensaje de aquél. El ornato precisa de
mayor atención. Los símbolos –cuya ubicación debe ser muy pensada– juegan un papel
especial. Y qué decir de las personas que componen la presidencia de los actos que, a
la postre chupan más imagen. Con los medios de comunicación, para un político, un
famoso o un empresario ya no es lo mismo sentarse en un lugar que en otro, ni
quedar fuera de los discursos.

Tanto en los actos oficiales como privados puede intuirse realmente el interés de
los medios. Por ello, habrá que prever con especial cuidado el mensaje y encuadre de
ese momento. No sería la primera vez –y es conveniente tenerlo en cuenta– que el jefe
de protocolo diseña el ornato de un acto observando la imagen que llega hasta sus
ojos, sentado en el punto reservado para los cámaras y fotógrafos. Señalar, pues, las
zonas reservadas a los medios, tiene esa ventaja.

4. Tipos de protocolo.

Cuando se habla de protocolo siempre se piensa en una disciplina aplicable en

exclusiva al sector oficial, para actos del Estado y la Corona. Pero la evolución del
concepto de protocolo ha sido tan vertiginosa, que esta definición se ha extendido a
otros campos de la sociedad. Actualmente, el protocolo es una realidad presente en
todos los sectores de la sociedad y su importancia puede llegar a ser similar.

Existen distintos tipos de protocolo aplicables a los diferentes actos que se

organicen. Cada acto o evento tiene su propio protocolo que rige la organización y
desarrollo del mismo. A continuación, señalaremos los protocolos más relevantes de
nuestra sociedad:

Protocolo institucional. Conjunto de normas que regulan el desarrollo de actos

institucionales (organizados por la corona, gobierno o administración del estado,
comunidades autónomas, corporaciones locales o empresas privadas pero con
Tema 1. Introducción al protocolo
participación de las instituciones). Rige precedencias, tratamientos e imagen
institucional.

Protocolo empresarial. Conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación,

preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa
privada o institución. Es una guía que informa sobre el comportamiento profesional.
Comprenderá todas aquellas normas o referencias que marca la propia empresa,
beneficio que persiga el acto, etc.

Protocolo eclesiástico. Conjunto de normas que rigen los actos religiosos y

celebraciones litúrgicas donde participan el clero y los fieles.

Protocolo militar. Son normas que regulan el orden de jerarquización y cargo de

antigüedad en todos aquellos actos militares para demostrar públicamente disciplina y
formación de las tropas.

Protocolo deportivo. Conjunto de normas, usos y costumbres que rigen los actos y
ceremonias deportivas en cada una de sus modalidades para conseguir los objetivos
del organizador.

Protocolo real. Comprende el conjunto de normas que rigen los actos o ceremonias
que cuentan con la presencia de Sus Majestades los Reyes o cualquier otro miembro
de la Familia Real.

Protocolo social. Conjunto de reglas de comportamiento o conducta que regulan las

relaciones del hombre en la sociedad según las distintas situaciones con la debida
cortesía.

5. Servicio de protocolo. Esquema general y funciones.

Cualquier organismo, entidad o empresa de una cierta magnitud, debería contar

con un servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la organización
y desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de encuentro.

El Servicio de Protocolo es el último responsable de la organización de los actos

o eventos que se promuevan. Además de planificar y desarrollar los eventos, el
Servicio de Protocolo coordina y asesora en la organización de éstos. Es el encargado
de cuidar y mantener la imagen, fijar el protocolo, las precedencias, la etiqueta, la
política comunicacional, la selección de regalos, etc.

Para el buen funcionamiento y un desarrollo perfecto, es necesario un equipo

que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto.
Tema 1. Introducción al protocolo
 En algunas organizaciones existen cuatro ramas que, con frecuencia, son
conducidas por un único departamento:

-Protocolo
-Gabinete de Prensa
-Relaciones Públicas y Publicidad
-Comunicación interna y comunicación externa

Las funciones del departamento de Protocolo podemos agruparlas en las siguientes:

 Organización y coordinación de actos:

o Recepciones
o Cócteles
o Presentaciones
o Vinos de honor
o Entregas de premios
o Celebraciones
o Congresos, Ferias, Convenciones ...
o Seminarios
o Inauguraciones
o Mesas redondas
o Conferencias y ruedas de prensa
o Comidas de trabajo
o Entrega de insignias de antigüedad
o Aniversarios de la empresa
o Recibimiento de autoridades / Vip’s
o Comidas especiales

 Reuniones:
o De trabajo
o Formativas
o Informativas
o Negociaciones
o Juntas generales
 Patrocinio y mecenazgo

 Viajes:
o De formación
o Comerciales
o Sociales
o De intercambio
o De promoción

 Visitas:
o De nuestros directivos a otras empresas
o De algún grupo organizado que va a visitar nuestras instalaciones

Tema 1. Introducción al protocolo

  Otros:
o Cartas de agradecimiento
o Regalos corporativos
o Respuesta o redacción de invitaciones
o Asesoramiento en el montaje y protocolo de la mesa
o Imagen personal y etiqueta social
o Felicitaciones y condolencias
o Uso de logotipos, banderas, escudos, etc.
o Libros de honor, libros de oro
o Tratamientos verbales y escritos
o Los saludos
o Presencia y participación de directivos de la red en actos celebrados dentro y fuera
de la empresa
o Normativa protocolaria nacional y local
o Imagen de la empresa: etiqueta, uniformidad.

Tema 1. Introducción al protocolo