Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado por
German Antonio Quevedo Hernández
Jennifer Gómez Dávila
Sonia Carvajal

Presentado a:
Gairlis pinto

SENA- Servicio nacional de aprendizaje

Centro de gestión de mercados logística y tecnologías de la información
Tecnología en gestión logística
Oct-20

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 Tabla de contenido
Intoduccion
Objetivos
Actividad N 4
Solucion punto 1.
Solucion punto 2.
Solucion punto 3.
Conclusiones
Referencias bibliograficas

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 Introducion

En el trabajo que se realiza se identifica y analiza las fallas y problemas dentro de una empresa en el área de logística, con este
análisis le podemos dar la respectiva solución para mejorar su funcionamiento y distribuir de forma equitativa las funciones de cada
área.
Contar con las capacitaciones adecuadas para que el personal tenga el manejo adecuado en su labor diaria y asi mismo para hacer
parte de cualquier área donde sea requerido contando con el apoyo de los supervisores de piso y sus compañeros con mayor
experiencia para así evitar errores.

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 Objetivos

① Identificar las fallas de las areas de logistica dentro de la empresa.

② Proponer soluciónes para que los procesos de la empresa funcionen de manera
correcta.
③ Utilizar tecnologia para mejorar los procedimientos de cada proceso
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 Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es importante diagnosticar las fallas y errores que pueden
entorpecer el correcto funcionamiento de la empresa. Frente a lo anterior, debe elaborar una propuesta para la solución de
problemas en una empresa, para ello, se debe analizar el caso “Un día en pio pio y más pio”, el cual se describe más adelante.

La evidencia se debe desarrollar con los mismos equipos de trabajo que se conformaron en las evidencias anteriores, a través del
recurso de grupos de trabajo disponible en la plataforma virtual de aprendizaje.
Es necesario que cada integrante reconozca cómo funcionan los grupos de trabajo, por eso previamente debe hacer lectura del
documento “Guía para una participación exitosa en un grupo de trabajo”, que está disponible en el material complementario de esta
actividad de aprendizaje, en el cual se explica lo siguiente:

·      Acceso a Grupo de trabajo.

·      Inscripción a un Grupo de trabajo.
·      Herramientas disponibles en el espacio del Grupo de trabajo.
·      Recomendaciones para una participación exitosa en un grupo de trabajo.
Cada uno de los integrantes de este grupo de trabajo debe asumir con responsabilidad su rol para realizar en conjunto lo siguiente:

Lea el siguiente caso de López (2008)1, publicado en el blog Caso: un día en el área de logística de la Universidad Icesi:
" López, A. (2008). Caso un día en pio pio y más pio. Universidad Icesi. Cali, Colombia."

Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

* La descripción de los procesos
* Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
* Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.

3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripció

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 Solucion punto 1

La empresa productora y comercializadora de pollo “Pio pio y más pio” se encuentra ubicado en Colombia, en la ciudad de Cali, la mayor parte de sus complicaciones
radica en el área de logística (no hay coordinación en el equipo de trabajo ni en las áreas involucradas al proceso, no se procesan los pedidos según la solicitud del cliente,
no hay organización en el área de trabajo, entre otras).

A continuación, se discriminan las fallas que se encontraron en las diferentes áreas de logistica:

AREA DE LOGISTICA
Inventarios Toma de pedidos Alistamiento Despacho Facturacion Transporte

D Al cliente no le llega el pedido a tiempo

No se verifica donde radica el inconveniente
I
Las personas del area no estan al tanto de los pocedimientos y errores en el proceso
A No hay buena comunicacion entre compañeros
G No se evidencia trabajo en equipo
N La atencion externa e interna del cliente es deficiente
O El gerente no toma acciones correctivas
S No se realiza auditoria a los pedidos
T no hay compromiso por parte del personal
I No se labora en el mismo horario
Falta distribucion y organizacion de los cargos y funciones
C
Pasar por alto las fallas sin llamar la atencion o tomar medidas.
O Los inventarios no No acatan las ordenes del supervisor a cargo
estan actualizados y no
D son confiables
E No manejan un buen stock
El listado de despacho no lo tienen las areas involucradas
F No trabaja los pedidos según La factura no esta bien realizada,no No estan programadas y
A orden de llegada y/o discrima las caracteristicas del unificadas las rutas
importancia producto como peso, gramaje entre según el tipo de cliente y
L otros. sus necesidades.
L
Programa las referencias que
A deben ser producidas según los
S pedidos sin contar con las
ventas adicionales de los
vendedores y sin el aval del
area del produccion.

No hay un debido seguimiento

y priorizacion de los pedidos
que se entregaron y los que no
se despacharon.

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 Solucion punto 2

A continuacion se establece las posibles soluciones para los problemas identificados anteriormente.

Se debe comenzar por modificar el proceso desde producción hasta la entrega del producto, ya que se evidencia entregas
1
tardías todos los días con excusas que se deben solventar eficazmente.
Establecer tareas determinadas a las áreas de trabajo ejecutándolas lo más rápido posible en tiempos determinados
2
previniendo así fallas en los procesos e identificando los posibles errores.
Tener comunicación más efectiva y asertiva con los compañeros del área, así aumentando el trabajo en equipo teniendo en
3 cuenta el respeto y la tolerancia, esto hace que el proceso se efectué y se genere un buen ámbito laboral.

Mantener continua comunicación con los clientes y darles la misma importancia a todos ellos independiente de los pedidos
4
solicitados, así se puede generar credibilidad y confianza a los clientes.
Dar instrucciones claras por parte del gerente o los supervisores a quien corresponda, de incumplir con dichas instrucciones
5 tomar acciones correctivas para que no se repita el mismo error y el personal acate los procesos e instrucciones dadas por el
supervisor o gerente.

Estandarizar los procesos y clasificar las funciones para el personal adecuado para manejar dicho cargo; se recomienda
realizar una rotación en los puestos de trabajo para estar al tanto de los procesos ya que de esta manera no se hace
6 indispensable la labor de un empleado puesto que otro personal podría reemplazar su labor de manera segura y eficaz.

Realizar las respectivas auditorías al producto antes de ser enviado, evitando productos trocados o no alistados, se debe
7 tener en cuenta para la auditoria verificar lo solicitado vs el alistamiento y vs la factura.

El listado de despacho lo deberían tener todas las áreas involucradas con ayuda de las T.I.C, para que no se pase por alto en
8
las áreas algún pedido.
Trabajar los pedidos según el orden de solicitud del representante de ventas y de la misma manera darles seguimiento a los
9 pedidos si ya fueron despachados y entregados, en caso de que no llegara al cliente realizar el respectivo seguimiento y
priorización para su pronto despacho.

Tener en cuenta el stock que se maneja comprobando y verificando las referencias que deben ser producidas teniendo en
10 cuenta los pedidos y las ventas adicionales, se debe contar con el aval del área de producción si este stock se debe
modificar, se manejara un stock de seguridad de los productos más solicitados para los eventos y pedidos inusuales
Realizar la factura de una mejor manera donde se discrimine el tipo de producto y los detalles importantes para los clientes,
11 evitando la devolución del producto y doble papeleo.

Unificar la ruta según el tipo de cliente ( casinos, minimercados y supermercados) e identificar la cantidad de vehículos con
12 los que se cuentan para la respectiva distribución, en caso de contar con dos pedidos del mismo cliente para el mismo día
se debe unificar y realizar una sola entrega.
Hablar con el área de ventas para que los horarios de entrega sean mas flexibles para poder cumplir con todas las entregas
13 establecidas en la ruta.

El recorrido de las rutas debe ser unificado por zonas y clientes garantizando que sea la mas adecuada y eficaz logrando
14 cumplir con las entregas, para las zonas rojas se debe manejar horarios adecuados para no comprometer la seguridad del
personal y del producto garantizando la entrega del producto.
Fijar horarios de trabajo equitativos para todo el personal donde se pueda dar respuesta a los reclamos o solicitudes de las
15 demás áreas, al final de la labor consolidar las solicitudes dejando anotado las tareas pendientes por gestionar al día
siguiente.
Sistematizar la información donde todas las áreas estén vinculadas con toda la información de manera oportuna, donde se
16 detecten las modificaciones de manera contigua en el cual se vea reflejado los pedidos despachados y entregados, donde se
evidencie el inventario real disponible, esto hace que el área de logística sea más confiable y seguro.
17 Los empleados deben tener un buen desempeño a la hora de comenzar relaciones con los clientes.
18 Se crean estrategias que garanticen el buen funcionamiento de las redes de distribución y entrega.
Contar con un software de trazabilidad para operar con los tiempos establecidos en las entregas, organizando mapas de ruta
19 del vehículo teniendo en cuenta una base de datos de las zonas rojas , comenzando por las zonas más difíciles en cuanto a
horario y seguridad hacia las menos, para garantizar la entrega del producto
Todas las áreas se deben elegir las tareas y procesos respectivos a su labor, trabajar equitativamente gestionando su labor
20 sin que se repita o no realice dicha tarea, Así el proceso seguirá su curso sin algún inconveniente

Contratar personal apto y comprometido para el manejo de los cargos y sus respectivos procesos, contando que el personal
21 debe hacerse cargo y responsable de cada tarea asignada , donde debe realizar el respectivo seguimiento y gestión
adecuado a su labor.
Realizar capacitaciones y rotación del personal en cada área, lo cual tendría un plan de emergencia en caso de que el
22 personal falte para poder cumplir con las funciones y el proceso no se detenga y siga su curso normal, se sustituiría por
otro empleado el tiempo necesario hasta que el otro empleador retorne a sus labores
 Realizar inventarios cíclicos más seguido ayuda a tener un inventario más confiable y seguro al momento de verificar
23 unidades existentes para una venta. De la misma manera el personal adecuado debe actualizar esta base de datos
constantemente.

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 Solucion punto 3

El uso de las Tic favorece a la organización y crecimiento de la productividad en las empresas, estas
tecnologías son bastantes sostenibles y metódicas para todas las áreas de la empresa y hacen que estén
encaminadas hacia un mismo objetivo,
se considerará que en el sistema logístico se definen tres procesos generales, como son: la logística de
entrada, logística interna y logística de salida, asociados a los procesos de aprovisionamiento, producción
y distribución, respectivamente. En ese orden de ideas se recomiendan dos programas para que la
empresa comience a operar de manera inmediata

Sistema ERP Sistema Sap

está conformado por aplicaciones y herramientas Ayuda en todos los procesos de la empresa desde
que ayudan a todas las áreas de su empresa a administrativo hasta operacional
comunicarse entre sí de manera más eficaz

es posible supervisar el desempeño de los Tiene un sistema en linea para cada dependencia
componentes de la organización como inventarios, costos , facturacion e informes.
facilitan las operaciones y generan informes para Se puede realizar la trazabilidad a todos los pedidos
estipular actividades que buscan el cumplimiento de y ver el estado en el que se encuentra.
los pedidos y el abastecimiento

admiten bases de datos de la empresa y permiten  Organizar y optimizar todo lo que haga la empresa
establecer transacciones que facilitan la planeación, y actualmente el software mejor cotizado en el
como “la recepción y administración de pedidos, la mundo.
asignación del inventario y el embarque

El software ERP en la nube ofrece seguridad de

nivel empresarial para proteger a las empresas
actuales, así como también un menor costo de
propiedad, facilidad de uso y flexibilidad de
configuración.

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 Conclusion

Los empleados no tiene sentido de pertenencia, ni compromiso para suplir la necesidades de los cargos, no asumen el
rol de cada cargo adicional las personas trabajan individualmente sin haber trabajo en equipo ni buena comunicacion
entre las areas; la informacion no fluye de manera adecuada dificultando y entorpeciendo los procesos y las relaciones
externas e internas. Realizando el analisis se encontraron varias soluciones a los inconvenientes presentados como una
planeacion de produccion ajustando el stock, estar mas comprometidos con las labores diarias, para que los procesos
sean exitosos debemos tener presente la organizacion y trabajo en equipo.

Para que la empresa sea sostenible y estable en el entorno empresarial se necesita utilizar herramientas que lo ayuden
a optimizar las tareas, aumentar la productividad y aprovechar los datos en tiempo real.

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 Referencias bibliograficas

1. https://www.consultoria-sap.com/2014/03/que-es-sap-y-para-que-sirve.html

2.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Tiempos_de_resp

3.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Estructura_del_si

4.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Material_Proceso

https://www.epicor.com/es-mx/resource-center/articles/que-es-un-erp/?
5. gclid=Cj0KCQjw59n8BRD2ARIsAAmgPmJcC7XFu7A1LO3ujFdHEuVmI1VCvzOgP3ZP5Dd14HeP5b5TNoyvezwaAuy4
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