Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Bogotá D.C, Colombia

2017

INTRODUCCIÓN

Las personas tienen necesidades sociales y objetivos que necesitan de la concurrencia

de otras personas para ser satisfechos y/o logrados .

Las nuevas tendencias laborales y la necesidad de reducir costos, llevaron a las

empresas a pensar en los equipos como una forma de trabajo habitual.

Alcanzar y mantener el éxito en las organizaciones modernas requiere talentos

prácticamente imposibles de encontrar en un solo individuo.

Las nuevas estructuras de las organizaciones, más planas y con menos niveles
jerárquicos, requieren una interacción mayor entre las personas, que sólo puede
lograrse con una actitud cooperativa y no individualista.

Las empresas en nacimiento requieren de un equipo de personas que pongan

esfuerzos, conocimiento y dedicación a la consolidación de nuevos emprendimientos.
La comunicación efectiva, individual y colectiva se convierte en un principio fundamental
para la conformación de equipos de trabajos cohesionados y armónicos con la finalidad
de alcanzar metas y objetivos. El contenido a tratar parte de identificar los roles que
harán parte de la vida empresarial y revisar algunas recomendaciones frente a cómo
seleccionarlos; luego enfrenta el tema de la comunicación y la valoración de canales de
percepción y meta programas para evaluar estrategias de motivación con equipos de
trabajo; y finalmente, se dan unas recomendaciones para conformar equipos altamente
efectivos.

Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es importante

diagnosticar las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto funcionamiento de la
empresa. Frente a lo anterior, debe elaborar una propuesta para la solución de
problemas en una empresa, para ello, se debe analizar el caso “Un día en pio pio y más
pio”, el cual se describe más adelante.

 Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Área de Producción:
- Retardo en el despacho a los clientes.
- Falta de comunicación entre Erika la encargada de tomar los pedidos de slos
supermercados.
- No hay coordinación entre el área de producción y la sección de transporte para
coordinar la disponibilidad de vehículos que trae como resultado el retado en los
pedidos.
- No tienen un control de los pedidos los que conlleva a que se entregue un producto
diferente al solicitado por el cliente.
- El personal del área de producción no cumple con las normas de higiene y
seguridad el gerente general les ha recalcado muchas veces y se pasas las normas
por alto.
- No hay coordinación entre el personal que recibe el pedido de los clientes y el área
de producción y no tienen el stock para cumplir la necesidad de los clientes trayendo
como consecuencia el incumplimiento en los pedidos.
- Se produce producto innecesario por que no se coordina con el área de ventas y de
operación logistica para saber que es lo que los clientes piden, esto con lleva a la
pérdida de tiempo y desgaste del personal.

Área de Operación Logistica:

- Los auxiliares de servicio quienes acompañan a los vehículos para la entrega del
producto no tienen conocimiento del peso del producto y esta facturado otro
producto diferente al solicitado por el cliente.
- No son facturados a tiempo los pedidos de los clientes lo que conlleva al retardo en
la entrega.
- La persona encargada de la documentación no cumple con sus funciones, no se
compromete con la empresa.
- El personal no quiere realizar otras actividades inherentes al cargo.
- No hay coordinación entre el área de producción y el área de operación logistica
para coordinar las rutas de entrega, por economizar el movimiento de vehículos
envían todo en un solo vehículo lo que trae como consecuencia el retardo, por que si
hay demora en la entrega a algún cliente se retarda todo.
- En el área de operación logistica habiéndoles dicho el jefe que no pueden llegar
tarde con el pedido MOTORES SA, que pueden perder ese cliente no cumplen con
el tiempo de entrega estipulado llegando tarde y este cliente tiene que llamar al
gerente general para pedir una explicación del retardo
- Se evidencia que no hay coordinación en los pedidos hay clientes que tienen
pendientes 2 pedidos entregan uno en una ruta y después otro llegando tarde y no
es recibido; no hay coordinación entre el área de producción y el área de operación
logistica para despachar un solo pedido a don Argemiro.
- Sandra no le importa lo que los clientes opinen y no es consiente que primero es e
cliente y lo que mueve la empresa son los clientes.
- Se toman pedidos tras pedidos y no verifican con el área de ventas el área de
producción y no se verifica con el jefe de inventarios para ver si hay este producto y
si se puede suplir las necesidades de los clientes
- Erika no está comprometida con su trabajo y la empresa donde le piden venir el
domingo saca pretextos y responde con altanería al jefe de su área. Área de
ventas:
- Al no haber coordinación entre el área de producción el área de operación logistica
hace que área de ventas quede mal con los clientes como lo es la Tienda Susanita
que lleva 3 días de retardo del pedido que puede traer como consecuencia que la
competencia aborde a este cliente. -
Area de supervisión de servicio al cliente:
En esta área no hay un control verificando los pedidos los inventarios, la salía de los
vehículos el tiempo de entrega, con este fin se creó esta área, pero con lo que ha
sucedido en el retardo el incumplimiento se evidencia la falta de control por parte del
encargado de esta área.

Area de aislamiento:
En esta área se ve la falta de comprometimiento porque no tienen los pedidos
durante la noche listas para ser entregados a primera hora.

 Establecer las posibles soluciones para los problemas

identificados, contemplando:

o La descripción de los procesos.

1. En el proceso de producción se debe tener muy claro y una buena coordinación por
intermedio del área de ventas, el área de operación logistica, la persona encargada
de recibir los pedidos a los clientes y el jefe de inventarios la relación de lo que se
debe producir para la entrega a los clientes y no hacer que esta área produzca
productos que no están relacionados como los pedidos eso evita pérdida de tiempo,
costos y desgaste del personal.
2. Se debe llevar un listado de disponibilidad de vehículos, los que se encuentran en
mantenimiento, en servicio y al no contar con disponibilidad de vehículos tener una
alternativa con una empresa trasportadora para cumplir con la hora y fecha
programada.
3. El jefe de operaciones debe coordinara que si un cliente solicita varios pedidos de
diferente producto se deben enviar en una sola ruta y en el mismo vehículo y no en
diferente vehículo y rutas diferentes así se evita costos utilizar bienes de la empresa
mal utilizados y lo más importante la insatisfacción del cliente.
4. Se le deben dar a conocer a cada cliente interno jefes de área el manual de
procesos funciones y procedimientos para que sepan lo que deben de realizar.
5. En jefe del área de ventas debe de coordinar con el área de producción el jefe de
operaciones si los pedidos hechos por los clientes hay stock de ese producto y al no
haberlo buscar los medios necesarios para satisfacer al cliente externo que es lo
principal para l buen funcionamiento de la empresa, esto evitara que el cliente
cambie de proveedor y la competencia aproveche la oportunidad.
 6. Se debe instruir a los auxiliares de entregar los pedidos que antes salir deben
verificar las ordenes de pedido que lleven el producto solicitado en peso, cantidad
asi se evita el retardo la mala coordinación y el disgusto por parte del cliente.
7. Se debe concientizar a los clientes internos (empleados) que un cliente externo
satisfecho, productos de buena calidad, entregados a tiempo hace que sea un
cliente feliz, por que el buen servicio trae más beneficios.
8. El supervisor de servicio al cliente debe mantener pasando revista constante que los
pedidos sean entregados de acuerdo a lo solicitado en cuanto a cantidad, referencia,
peso.
9. Se debe concientizar al personal que deben estar mas comprometidos con la
empresa que en el momento que la empresa los necesite en horas de descanso
como domingos deben de colaborar esto con su remuneración correspondiente.

o Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

1. Alinear el trabajo de Ventas y Marketing: Es una gran batalla ganada si se logra
esta alineación. De esta forma los clientes potenciales van a beneficiarse ya que
tendrán un proceso de compra simple y plagada de buena y oportuna
información.
2. Determinar que es un cliente potencial y cuándo está calificado para ser
contactado por ventas: Identificar los clientes potenciales según sus datos
demográficos y su comportamiento, calificarlos según las definiciones
preestablecidas en conjunto entre ventas y marketing. De esta forma ventas solo
hará foco en los clientes con más alta prioridad.
3. Comprometerse con menores tiempos de respuesta: Establecer tiempos de
respuesta que aseguren cumplir las expectativas de los clientes. Cuánto más
cerca de los 5 minutos de contacto se esté, más probabilidades de éxito en el
contacto tenemos.
4. Monitorear el comportamiento de los potenciales clientes y dar respuesta en
tiempo y forma nos puede asegurar al menos que el cliente no se vaya con la
competencia.

5. El tiempo de respuesta es la parte vital de cualquier empresa que obtiene sus

ingresos de los servicios que presta. El único modo de gestionar con eficacia su
prestación de servicios es mediante el establecimiento de objetivos y la
realización del seguimiento e informes de la medición del rendimiento de los
servicios automáticamente.

6. En cuanto a los tiempos de respuesta de los clientes internos estos deben de

tener un cronograma de funcionalidad en cuanto a la producción, cargue del
 producto, facturación, producto solicitado, claridad en las rutas, disponibilidad de
vehículos, para así poder asegurar el tiempo de respuesta oportuno, puntual al
principal eslabón de la cadena por lo que la empresa funciona “el cliente
Externo”

o Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios

y transacciones.

1. Hay que tomar en consideración que la ganancia total de una empresa depende
de la relación entre los costos de producción y el ingreso total alcanzado. El
precio de venta del producto determinará los ingresos de la empresa. Por lo
tanto, los costos e ingresos resultan ser dos elementos fundamentales para
decidir el nivel de producción de máxima ganancia.
2. El costo de producción de una empresa puede subdividirse en los siguientes
elementos: alquileres, salarios y jornales, la depreciación de los bienes de capital
(maquinaria y equipo, etc.), el costo de la materia prima, los intereses sobre el
capital de operaciones, seguros, contribuciones y otros gastos misceláneos. Los
diferentes tipos de costos pueden agruparse en dos categorías: costos fijos y
costos variables.
3. Se debe tener una relación de los bienes de la empresa para verificar si hay
depreciación y si los gastos en su mantenimiento se reflejan en las ventas.
4. Se debe tener una coordinación para evitar el desgaste de los vehículos al
utilizar dos o más vehículos para entregar un pedido al mismo cliente.
5. Se debe verificar si los servicios de los empleados son necesarios ya que se
utilizan mucho personal innecesario.
6. Diseñar una estructura acorde con las necesidades de producción,
comercialización o prestación del servicio, según su estilo, experiencia y
conocimiento. Sin embargo, si desconoce la correspondencia que debe existir
con el modelo de mercado y la evolución de las instituciones, puede generar
fallas en la organización y propiciar altos costos de transacción.

 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Se recomienda la plataforma Hermes: Desarrollada por Indra con el más alto

nivel tecnológico, es una herramienta integral que permite proporcionar el control
y gestión de la movilidad con el fin de mejorar el nivel servicio, disminuir la
 demora y aumentar la seguridad y confort del usuario con el consiguiente ahorro
económico. Permite el mantenimiento de equipos, tanto a ingenieros de tráfico,
operadores y a grupos de mantenimiento, dejando a su servicio una herramienta
para realizar dicha misión.
HERMES enfoca la gestión inteligente de la movilidad desde la gestión integral
de los diferentes sistemas de movilidad, aunando en una misma solución el
control, la gestión y el mantenimiento de la red semafórica, los sistemas de
información al usuario (paneles, plataformas móviles, etc.), CCTV, control de
accesos, gestión de la contaminación, sistemas de detección de infracciones,
sistemas de control meteorológico y medio ambiental y sistemas de prioridad al
transporte público. HERMES incorpora además la última generación de algoritmos
de ingeniería de tráfico para el control auto-adaptativo de la gestión
semafórica, así como algoritmos de cálculo de tiempos de recorrido, estados del
tráfico y recomendación de rutas alternativas, constituyendo una potente
herramienta

 Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los
espacios de trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final
consolide la información en un documento para ser enviado al instructor.

Un grupo de trabajo colaborativo es un conjunto de tres o más personas que interactúan

de manera dinámica e interdependiente con respecto a una meta y unos objetivos,
donde cada individuo adquiere algunas responsabilidades o funciones específicas.
Según Rafael González, las características que tienen los grupos colaborativos son las
siguientes:

• El liderazgo es una responsabilidad compartida, el equipo tiene un propósito

específico y bien definido.
• El producto del trabajo es tanto del equipo como del integrante.
• La efectividad se evalúa valorando directamente los productos del equipo. Se
hacen evidentes la responsabilidad individual y la del equipo.
• Se reconocen y celebran los esfuerzos individuales que contribuyen al éxito del
equipo.
• Se hacen discusiones abiertas para la solución efectiva de los problemas.

PROPUESTA:
INTRODUCCIÓN:

La oportunidad de hacer esta propuesta de mejoramiento se debe a la necesidad de

esta empresa debido a que en la actualidad tiene problemas como reproceso,
inconformidades de los clientes, planeación parcial del proceso logístico, etc.

Esta propuesta permitirá contribuir al mejoramiento de la misma en términos de buenas

prácticas logísticas, ya que al tener procesos eficientes que satisfagan al cliente, se
generarán oportunidades que impacten positivamente a la empresa. Por esta razón es
importante evaluar los procesos de alistamiento y distribución para identificar posibles
debilidades y proponer soluciones que generen mayor rentabilidad para la organización.

PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA

La guía para mejorar las prácticas de la distribución inicia desde el proceso de

abastecimiento, seguido con el reparto a los voceadores, almacenes de grandes
superficies y clientes donde los procesos aplicados son no estandarizados si no por el
contrario prácticos y cotidianos, lo que genera una desventaja competitiva porque se
incurre en mayor tiempo y así indirectamente en costos por lo que hace que la
organización enfrente dificultades logísticas de alistamiento y distribución.

La empresa requiere de manuales internos que permitan que los procesos logísticos se
lleven a cabo eficientemente y específicamente en distribución, también se deben
considerar las rutas críticas que están afectando a la organización, ya que de continuar
así enfrentarían problemas con sus clientes, con su buen nombre, con su rentabilidad y
con sus competidores.
Es de allí que se pretende hacer un diagnóstico a la empresa para encontrar su
situación actual en alistamiento y distribución y de allí proponer mejoras que sean
eficientes y generen mayor satisfacción al cliente.

FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cuál es el proceso logístico más competitivo y rentable para la empresa Pio Pio y más
Pio??

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de mejora para el alistamiento y la distribución en la empresa
con base en un diagnostico actual para proponer mejoras logísticas que los convierta y
les ayude a ser más eficientes y competitivos.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Realizar un diagnóstico sobre los procesos de alistamiento y distribución en la
organización para determinar si se están llevando a cabo eficientemente.

- Plantear manuales de procesos para el alistamiento y la distribución en la organización.

- Realizar una propuesta de mejora de los procesos de alistamiento y distribución con el

fin de optimizar y reducir tiempos de entrega.

JUSTIFICACION

Actualmente la logística es una de las principales claves para el éxito empresarial, ya

que hace las empresas más competitivas agregando valor que no solamente genera
rentabilidad, si no que cumple con la razón de ser de todas las empresas la satisfacción
del cliente, de esta manera se evalúa en los procesos de alistamiento y distribución la
empresa PIO PIO Y MAS PIO, teniendo como fin un acercamiento en el que se
adquieran nuevos conocimientos para el proceso.
Para PIO PIO Y MAS PIO es de gran utilidad este trabajo ya que está a disposición de
nuevos mejoramientos que le permitan a la organización alcanzar niveles más altos de
productividad y le proporcione procesos logísticos rentables visionándose a ser la mejor
distribuidora de carne de pollo en el país, gracias a que las empresas que triunfan son
aquellas que mejor conocen la distribución.

MARCO TEÓRICO

El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información

relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha cumplido sus
requisitos. El modelo mostrado en la Figura 1. Cubre todos los requisitos de esta Norma
Internacional, pero no refleja los procesos de una forma detallada.
De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida
como " Planificar – Hacer – Verificar – Actuar " (PHVA). PHVA puede describirse
brevemente como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto
a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los
resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

El PHVA brinda soluciones que permiten mantener la competitividad en los productos y

servicios, mejorar la calidad, reducción de los costos, mejora de la productividad es por
eso que:
Una buena dirección logística visualiza cada actividad en la cadena de suministros
como una contribución al proceso de añadir valor. Sí sólo se le puede añadir poco valor,
entonces se podrá cuestionar si dicha actividad debe existir. Sin embargo, se añade
valor cuando los clientes prefieren pagar más por un producto o un servicio que lo que
cuesta ponerlo en sus manos.
PROCESO LOGÍSTICO

La importancia de la logística radica en la necesidad de mejorar el servicio a un cliente,

optimizando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible; algunas de las
actividades que pueden derivarse de la gerencia logística de una empresa son las
siguientes:
a) Aumento en líneas de producción.
b) La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.
c) La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.
d) Desarrollo de sistemas de información.

Estas pequeñas mejoras en una organización se traducirán a los siguientes beneficios:

1. Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad en las empresas para
acometer el reto de la globalización.
2. Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial, nacional e internacional
3. Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra,
calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección y servicio.

ESTRATEGIAS LOGÍSTICAS
 ESTRATEGIAS LOGÍSTICAS

REDUCCION MEJORA REDUCCION

DE COSTOS DEL DE CAPITAL
SERVICIO

La selección de una adecuada estrategia logística y de la cadena de suministros

requiere algo del mismo proceso creativo necesario para desarrollar una adecuada
estrategia corporativa. Los enfoques innovadores en la estrategia logística y de la
cadena de suministros pueden representar una ventaja competitiva.
Se ha dicho que una estrategia logística cuenta con tres objetivos: reducción de costos,
reducción de capital y mejora del servicio.
La reducción de costos es una estrategia dirigida hacia lograr minimizar los costos
variables asociados con el desplazamiento y el almacenamiento. La mejor estrategia
por lo general es formulada al evaluar líneas de acción alternativas, como la selección
entre diferentes ubicaciones de almacén o la selección entre modos de transporte
alternativos. Los niveles de servicio por lo general se mantienen constantes mientras se
buscan las alternativas de mínimo costo. La maximización de utilidades es el objetivo
principal.

La reducción de capital es una estrategia dirigida hacia la minimización del nivel de

inversión en el sistema logístico. La maximización del rendimiento sobre los activos
logísticos es la motivación detrás de esta estrategia. El envío directo a los clientes para
evitar almacenamiento, la elección de almacenes públicos sobre almacenes privados, la
selección de un enfoque de abastecimiento justo a tiempo en vez de almacenar para
inventarios, o la utilización de proveedores externos de servicios logísticos son ejemplos
de ello. Estas estrategias pueden dar por resultado costos variables más altos que en
estrategias que requieren mayor nivel de inversión; sin embargo, el rendimiento sobre la
inversión puede incrementarse.

Las estrategias de mejora del servicio por lo general reconocen que los ingresos
dependen del nivel proporcionado del servicio de logística. Aunque los costos se
incrementan rápidamente ante mayores niveles de servicio logístico al cliente, los
mayores ingresos pueden compensar a los mayores costos. Para que sea efectiva, la
estrategia de servicio se desarrolla en contraste con la ofrecida por la competencia.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

La tendencia de trabajar en equipo ha influido en los puestos de trabajo ya que requiere

que los empleados cooperen unos con otros, compartan información, enfrenten las
diferencias y cambien sus intereses personales en aras del bien del equipo.
Los conceptos de grupos y equipos se han utilizado como si fueran sinónimos y en
realidad, no lo son estrictamente. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en
forma sinérgica para lograr una meta común.

Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del
conocimiento trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a una mayor
productividad que la que se lograría por cada persona que la que se lograría por cada
persona que trabajara al máximo de su capacidad como individuo.

Existen equipos de alto desempeño que tienen características comunes como su

tamaño pequeño, miembros con distintas habilidades, tienen compromisos y propósitos
comunes.
Los equipos de trabajo juegan un papel importante en la organización ya que apoyan a
que se logren las metas organizacionales mediante mayor motivación de los
empleados, logro de niveles más elevados de productividad, mayor satisfacción del
empleado, compromiso com ún con las me tas, m e jor comu nica ción, ma yores
habilidades para el puesto y flexibilidad organizacional orientando los esfuerzos hacia
procesos y no funciones.

Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han
de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño
armónico de su labor.

Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a
cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del equipo; alternar
fácilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver
problemas, y comprender el proceso de toma de decisiones comunicándose
eficazmente para negociar las diferencias individuales.