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Actividad de aprendizaje 7: Graficar el flujo de información interna y externa de los

procesos logísticos, utilizando herramientas tecnológicas

Tecnólogo en Gestión Logística

Ficha 1852636

AA7_Ev4_NMS_Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado a Instructora:

NURY MEJIA SALAZAR

Presentado Por:

EDWIN DANIEL CARRILLO SIERRA

JORGE ALEXIS PACHÓN PINZÓN

JOHN ALEXANDER FORERO CAMACHO

MIGUEL ANGEL OVALLE PEÑA

 YEISON LEO ARIZALA TENORIO

Bogotá, octubre 20 de 2019

Tabla de contenido
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Pág.

Introducción…………………………………………………………………………….3

Objetivos………………………………………………………………………………..4

Desarrollo de la Actividad ……………………………………………………………5

Conclusiones…………………………………………………………………………..11

Bibliografía……………………………………………………………………………..12
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1. Introducción

En el presente trabajo analizaremos el caso de pio pio y más pío con la finalidad

de evidenciar las fallas y errores que se presentan en los procesos que se

generan por diferentes motivos, así mismo buscar alternativas y soluciones de

mejora en los procesos y brindar un mejor servicio.

como pudimos evidenciar en la lectura puede darse este tipo de casos de manera

muy frecuente dentro de un empres más aún si esta está comenzando y no tiene

claro su funcionamiento es por ello que de manera fundamental pensamos que la

planeación estratégica y una buena gerencia nos puede evitar que se afecten los

procesos dentro de nuestras compañías así como el caso de pio pio pueden

haber muchas más empresas en Colombia pero la finalidad como aprendices de

gestión logística es poder brindar alternativas y soluciones a aquellas empresas

que necesitan de nuestro conocimiento.

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2. Objetivos

● Análisis y lectura del caso de la empresa PIO PIO Y MAS PIO.

● identificar las posibles fallas y errores en los procesos logísticos de la

empresa PIO PIO Y MAS PIO.

● Brindar desde nuestro punto de vista opciones, posibilidades, y en

determinado caso correcciones a los procesos logísticos de la empresa

PIO PIO Y MAS PIO.

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3. Desarrollo de la Actividad

Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las

áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:

● La descripción de los procesos.

● Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

● Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones.

● Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

traficación, simulación y creación de sistemas de información, con la

respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los

espacios de trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final

consolide la información en un documento para ser enviado al instructor.

en la lectura del caso “pio pio y mas pio” nos menciona una serie de áreas y / o

procesos que se efectúan de manera inadecuada los cuales generan caos en la

logística de distribución; las cuales vamos a enumerar a continuación:

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1. En el área de logística.

2. En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte.

3. En el proceso de facturación.

4. En el proceso de distribución del producto.

5. En el servicio al cliente

6. Supervisión de los procesos

7. En el almacenamiento e inventario de productos

(Fallas o errores).

1. área de logística.

A). De existir el área o el departamento de logística dentro de la

organización no hay una distinción jerárquica que nos ayude a la

visualizar la subordinación del personal, lo cual no nos deja ver

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responsables lo cual se evidencia en la lectura, cuando nadie se hace

responde por los errores cometidos y se culpan unos a otros o se

delegan funciones unos a otros.

● como solución a esta falla es la construcción de un organigrama y un

manual de procesos y procedimientos, el cual deje claro las áreas y las

dependencias para tener claridad al momento de establecer

responsabilidades; también dejaría claro la subordinación de los

empleados de acuerdo al área en que laboran.

B). consideramos que no hay una persona que esté a cargo del área

logística, (falta de liderazgo) ya que sería quien es el que debería estar

como responsable de la situación presentada en el caso.

● como solución planteamos la alternativa de reestructurar el área

logística para que tenga una cabeza visible; adicionalmente reformar el

proceso de contratación para encontrar los perfiles adecuados para el

área o los procesos que necesiten dentro de la organización.

2. En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y

transporte.

A). Toma de pedidos: en cuanto al proceso de toma de pedidos por

parte de los vendedores podemos evidenciar que en algunas fallas

porque (no están completos, el pedido se pasa tarde, no tienen en

cuenta el stock, incumplimiento de horarios de entregas entre otro

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● lo primordial es plantear la posibilidad de que la empresa adquiera un

software que le permita integrar la información para que los vendedores

puedan realizar su labor, sin embargo, también puede vender por

catálogos, negociar los plazos y horarios de entrega, adicionalmente se

puede establecer una categoría para los clientes para dar celeridad y

prioridad a los pedidos de mayor volumen.

B). Alistamiento: el personal encargado del proceso, está cometiendo

errores debido a ello las órdenes no están llegando con los pedidos

incompletos, o trocados; por tal motivo hay retrasos para las demás

entregas.

● capacitar al personal donde se les explique cómo realizar de manera

adecuada el alistamiento de los pedidos con la remisión u orden de

producción, que nos envían para que todo salga a conformidad según

el pedido estipulado, y hacer una rotación de personal para que otras

personas de la compañía también estén en la capacidad de asumir

esa función dado el caso.

C.) Despacho: en consecuencia, a la cadena de errores presentada en

la toma de pedidos, facturación, en el alistamiento y en los inventarios,

el área y el personal de despacho no está exento de cometer errores y

despachar los pedidos con faltantes, trocados o en el horario no

estipulado por el cliente.

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● como solución planteamos que el área de despacho sea la

responsable de confirmar que los productos que sean previamente

alistados por el personal encargado del proceso de alistamientos,

con ello rectificamos que los productos sean los que el cliente nos

solicitó. adicionalmente también realizar una capacitación idónea

para que el personal no se salte los procedimientos y cumplan con

sus funciones.

D). transporte: en el proceso de transporte de los pedidos

evidenciamos que no hay una planeación de la ruta, la realizan sin

tener en cuenta los horarios o los clientes demorados, le falta

capacitación al personal en dicho proceso, también observamos que

se visita dos veces el mismo cliente, pero con diferente ruta esto

ocasiona más gastos para la compañía y más trabajo en las

diferentes áreas debido a esos errores ocasiona más retraso en las

áreas.

● como solución es necesario replantear el sistema de transporte y

crear estrategias para la red de distribución, donde se identifiquen

las rutas críticas y así poder crear rutas especializadas, con el fin de

llegar a tiempo, adicionalmente crear sistemas de distribución

categorizados para clientes especiales o clientes varios.

3 En el proceso de facturación.
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A).Facturación: con el proceso de facturación se están presentando varios

inconvenientes, ya que no se está realizando de manera adecuada, tal vez

se pueda dar por errores al momento de tomar los pedidos, enviando por

ende las remisiones de alistamiento con errores, esto puede conllevar a

evidenciar más inconvenientes sobre todo con los despachos y las rutas,

las cuales pueden presentar retrasos e incumplimiento con los horarios y

se evidencia que esto se vienen presentando con frecuencia por el

personal encargado.

● con el fin de corregir a las fallas que se están presentando en el área de

facturación, es indispensable trabajar mediante remisiones u órdenes de

compra, con la finalidad de que el personal de alistamiento confirme los

pedidos y reporte sus existencias; luego de que la orden o remisión de

pedido esta alistada esta se procederá a facturar de manera correcta y el

área de despacho confirmará el producto que sale a transporte.

adicionalmente es importante entrar a revisar si es necesario una

modernización del sistema tecnológico de facturación para hacerlo de

manera más eficiente.

3. En el proceso de distribución del producto.

A).se presentan errores en la distribución del producto en cuanto no hay

una planeación que evite las demoras se realizan entregas al mismo

cliente con diferente ruta a su vez no hay seguimiento en tiempo real de

las rutas ni un proceso definido para contingencias.

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● es indispensable que, como solución para este problema, se puedan crear

estrategias para la red de distribución, en donde se identifiquen las rutas

críticas, y seguimiento a las mismas con el fin de llegar a tiempo a los

diferentes puntos de recepción, adicionalmente crear sistemas de

distribución especializadas, los cuales nos permiten categorizar a los

clientes ya sea en prioritarios especiales, demorados o clientes varios.

4. En el servicio al cliente

A). en el área de servicio al cliente se presentan inconvenientes a la

hora de dar respuesta de pedidos solicitados, la llegada tarde, la falta

de documentos que acompañan el pedido; debido a esto el cliente

exige una pronta solución y ellos no dan pronta y oportuna respuesta

por la mala información obtenida en las diferentes áreas.

● como solución a este problema presentado es el crear un sistema de

servicio al cliente el cual permita canalizar la información y permita

dar pronta respuesta con tan solo preguntar el número de pedido o

factura; para ello se abrirán canales como: Correo - apartado aéreo,

Buzón de sugerencias y reclamos, Líneas telefónicas - conmutador,

Línea al consumidor 01800-9, Correo electrónico - (comunicación a

través de Internet). encuestas de satisfacción y/o Atención

personalizada (oficina de atención y servicio). también es posible

abrir convocatorias para capacitar a nuestros empleados a través de

entidades como el Sena, y la creación de un protocolo y un manual

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de procesos y procedimientos para que el personal sepa solucionar

los inconvenientes o requerimientos del cliente.

5. Supervisión de los procesos.

A). supervisión de los procesos: se evidencia que no hay control para

los procesos que cada individuo realiza, por ende, hay errores, no hay

un líder o un manual de procesos y procedimientos que estipule

funciones, supervisiones y subordinaciones.

● como sugerencia para esta falla se propone crear un manual de

procesos y procedimientos para que cada individuo conozca sus

funciones, para poder delegar responsables para cada área, también

se propone realizar capacitaciones sobre liderazgo y elegir al

personal con mejor experiencia para realizar la supervisión de los

procesos.

6. En el almacenamiento e inventario de productos

A). almacenamiento: el inconveniente más grande que tiene el proceso

de almacenamiento es que hay demasiado stock de unos productos

mientras que de otros hay muy poco stock y precisamente es de los

que más demandan los clientes, esto sucede por el desconocimiento

de los pedidos con las referencias más frecuentes.

● para este problema la solución propuesta es la de recolección de

información mediante el histórico de ventas que nos permite hacer un

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pronóstico de demanda y tener claro el comportamiento de las

referencias que se tienen en almacenamiento-.

B). inventario de productos: se presenta que el sistema que se está

utilizando está fuera de contexto y desactualizado, y tal vez esté

arrojando inconsistencias, debido a eso los pedidos pueden estar

arrojando faltantes o las referencias no se encuentren actualizadas

arrojando productos que los clientes no han solicitado por tal motivo

llegan mal los pedidos donde los clientes.

● Como solución para este problema nos sería muy útil corroborar la

información que arroja el inventario, por no ser confiable o

generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado

de las referencias disponibles para la venta, esto es en caso de

hacerlo de manera manual. otra propuesta sería una inversión

tecnológica en rotulación con códigos de barras, lectores de

códigos para manejarlo mediante un software de era el cual nos da

una información unificada para todos los departamentos de la

empresa y así nos da un dato más correcto de los productos en

stock, por último de no haber presupuesto para invertir en este

software podríamos utilizar Microsoft Excel para manejar tablas

dinámicas con el fin de manejar el inventario por medio de esta

herramienta tecnológica.
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FALLAS Y
ERRORES EN EL
CASO PIO PIO

Fallas que afecten el

proceso

No hay horarios
establecidos

La facturación no
es adecuada NO
La tecnología no
hace parte de la
La tecnología comercialización
se evidencia
Falta de stock de los del producto
falla de
productos facturación

Trabajo en equipo Si
Aporta al verificar
desde el ingreso y
salida de la
Posible solución mercancía del punto
de acumulación

Crear un manual
Se recomienda para el
uso de la tecnología CODIGO DE BARRAS

Manejo a adecuada de
la información en PROGRAMA DE REGISTRO
plataformas STOCK
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Establecer horarios de
entrega y despacho PLATAFORMAS DE
CONTABILIDAD

FIN

Conclusiones

puntualmente la mayoría de problemas que podemos evidenciar en la empresa están

dados por que a pesar de la experiencia que tenga el personal no tienen claro los

procesos y funciones del área a cargo lo que les lleva a cometer una y otra vez los

mismos errores, para ello tenemos que estar atentos para lograr identificar las fallas,

errores, desorganización y falta de liderazgo que tenga el área o dependencia de la

empresa con el fin de identificarlas a tiempo y trabajar sobre ellas, y buscar soluciones,

pues los clientes son lo principal, y a ellos debemos nuestro trabajo, la empresa debe

tener la capacidad de adoptar la tarea de estar siempre en constante retroalimentación

para lograr ser más competitiva y la tecnología y la comunicación hacen parte de la

nueva era.
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5. Bibliografía

● Material de apoyo Sena Caso de López (2008)1, publicado en el blog Caso: un

día en el área de logística de la Universidad Icesi.