Dirección General Gestión y Supervisión Del Talento Humano

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DIRECCIÓN GENERAL 01/11/14 SENASA-PG-005

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Gestión y Supervisión del Talento Humano 03
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Gestoría de Calidad Direcciones Nacionales
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Departamento de RRHH SENASA
Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA Director General SENASA
Tribunal del Procedimiento Administrativo y
Sancionador del SENASA
0. Contenido
1. Objetivo...........................................................................................................................................1
2. Alcance............................................................................................................................................1
3. Responsabilidad...............................................................................................................................1
4. Definiciones......................................................................................................................................2
5. Abreviaturas y/o Siglas......................................................................................................................2
6. Referencias y/o bibliografía................................................................................................................3
7. Descripción......................................................................................................................................5
7.1 Contratación talento humano y requisitos de estadía.....................................................................6
7.2 Inducción y capacitación.............................................................................................................7
7.3 Supervisión................................................................................................................................8
7.4 Capacitación..............................................................................................................................9
7.5 Personal sustituto.....................................................................................................................11
7.6 Rotación de personal................................................................................................................11
7.7 Pasantes.................................................................................................................................12
7.7.1 Pasantías brindadas por el SENASA........................................................................................12
7.7.2 Pasantías recibidas.................................................................................................................12
7.8 Casos especiales.....................................................................................................................13
7.9 Clima organizacional................................................................................................................13
8. Anexos..........................................................................................................................................14
1. Objetivo
Estandarizar el proceso de gestión y supervisión del talento humano del SENASA, en concordancia con la
normativa nacional e internacional aplicable.
2. Alcance
Aplica a todos los funcionarios del SENASA durante el proceso de contratación, inducción, supervisión,
capacitación y evaluación del desempeño.
3. Responsabilidad
Las responsabilidades están descritas dentro del texto del procedimiento, bajo la siguiente nomenclatura:
D = Dependencia del SENASA GC = Gestoría de Calidad UGSE = Unidad de Gestión de
Servicio y Empleo
DAF= Dirección Administrativa y MJ = Máximo Jerarca SI=Superior inmediato
Financiera
F = Funcionario RRHH = Departamento de UGC=Unidad de Gestión de la
Recursos Humanos de SENASA Calidad SENASA
DTI= Departamento de
Tecnología de la Información
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
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4. Definiciones
1 Dirección General Órgano rector que brinda Asesoría y Servicios de Gestión de Recursos Humanos a
del Servicio Civil la ciudadanía, funcionarios e Instituciones Públicas que se rigen bajo su normativa.
2 Capacitación Proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrollan las

habilidades y destrezas de los servidores, permitiéndoles un mejor desempeño en
sus labores habituales.
3 Inducción Proceso inicial por medio del cual se proporciona al empleado o pasante la
información básica que le permita integrarse rápidamente a las funciones para lo
cual fue contratado o para realizar la práctica. Indicando las responsabilidades
principales, los derechos y obligaciones implicados en el ejercicio de su función.
4 Competencia Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades en un área

Técnica específica.
5 Convenio de Proceso de contratación de terceros por medio de un Ente Oficializador que presta
contratación por servicios al Estado.
oficialización
Gestión Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo con
6 el sistema de la calidad Institucional.
Gestoría de (Coordinador y/o Gestor de Calidad de Áreas de Gestión de Calidad)

Calidad
7 Pasantía Interna Cuando una dependencia del SENASA recibe a un funcionario de esta Institución
para brindarle o recibir una capacitación o inducción sobre un tema específico.
8 Pasantía externa Cuando un funcionario de SENASA participa de un proceso de inducción o

capacitación fuera de las instalaciones de la Institución o cuando un funcionario
externo a la Institución imparte o recibe una inducción o capacitación en las
instalaciones del SENASA sobre un tema específico.
9 Máximo Jerarca Funcionario con la autoridad y responsabilidad de una Institución, para efectos de
este procedimiento, Máximo Jerarca corresponde al Director General, Director
Nacional o Director Regional.
5. Abreviaturas y/o Siglas
1 DGSC Dirección General del Servicio Civil

2 D Dependencia
3 DTI Departamento de Tecnologías de la Información
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4 GC Gestoría de Calidad
5 ISO Organización Internacional para la Estandarización
6 MAG Ministerio de Agricultura y Ganadería
7 MJ Máximo Jerarca o superior inmediato
8 PIC Plan Institucional de Capacitación
9 SENASA Servicio Nacional de Salud Animal
10 SGC Sistema de Gestión de Calidad
11 SI Superior inmediato o máximo jerarca
12 UGC Unidad de Gestión de Calidad
13 UGSE Unidad de Gestión de Servicio y Empleo
6. Referencias y/o bibliografía
1. Ley del Servicio Nacional de Salud Animal, Nº8495, Artículo 6, inciso “x”
2. Ley General de Administración Pública Nº 6227, artículo 95 y 96
3. Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494
4. Ley General de Control Interno, Nº8292, artículo 13 inciso b y artículo 15
5. Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos adscritos
de desconcentración máxima y mínima, Nº36765-MAG, artículo 4, inciso e, g, i, ñ, q
6. Reglamento para la Comisión de Becas y Capacitación del M.A.G, Decreto 31245-MAG, Capítulo VII,
artículo 38
7. Estatuto del Servicio Civil Nº 1581 y su Reglamento, artículo 20, inciso e
8. Decreto Ejecutivo 36851-MP, donde se modifica el artículo 41 del Reglamento del Estatuto del Servicio
Civil respecto al cambio de fecha de la Evaluación Anual del Desempeño
9. Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). 2.4 Idoneidad del personal.
La Gaceta N°26 del 6 de febrero de 2009
10. Índice de Gestión Institucional, Contraloría General de la República, Apartado Nº8
11. Resolución de la Dirección General del Servicio Civil DG-135-2013 relacionado al proceso de
capacitación
12. Manual de Clases anchas de la Dirección General del Servicio Civil
13. Oficio Circular Gestión-014-2011 relacionada a Evaluación del desempeño
14. Oficio Circular SENASA-DAF-011-2014 entrega de evaluaciones del desempeño

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15. Oficio Circular DVM-XC-112-2010, Directriz sobre procedimientos institucionales, del 31 de agosto
2010
16. Oficio DGIRH-1366-2013 del 24 de julio 2013, sobre movimientos de los funcionarios
17. Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para la

competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración.
18. Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para el

funcionamiento de diferentes tipos de organismos que realizan la inspección.
19. Criterios para la Guía de Aplicación de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012
20. Herramienta para la evaluación de las prestaciones de los servicios veterinarios (Herramienta PVS de
la OIE)
21. Código Sanitario Terrestre y Acuático, OIE (versión vigente)
22. SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del personal
23. SENASA-PG-005-RE-002 Programa de capacitación
24. SENASA-PG-005-RE-003 Plan Institucional de Capacitación
25. SENASA-PG-005-RE-004 Evaluación de la efectividad de las actividades de inducción o capacitación
26. SENASA-PG-005-RE-005 Evaluación: inducción o capacitación
27. SENASA-PG-005-RE-006 Competencia técnica
28. SENASA-PG-005-RE-007 Agenda
29. SENASA-PG-005-RE-008 Certificado
30. SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del personal
31. SENASA-PG-005-RE-010 Compromiso de confidencialidad personal externo
32. SENASA-PG-005-RE-011 Curriculum Vitae
33. SENASA-PG-005-RE-012 Inducción del personal
34. SENASA-PG-005-RE-013 Personal Sustituto
35. SENASA-PG-005-RE-014 Registro de asistencia de capacitaciones

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36. SENASA-PG-005-RE-015 Supervisión del personal
37. SENASA-PG-005-RE-016 Tabulación de la evaluación de las actividades de inducción y capacitación
38. SENASA-PG-005-IN-001 Lineamientos para el llenado de los formularios
39. Anexo Nº1 Evaluación del Desempeño
40. Anexo Nº2 Encuesta clima organizacional (en línea)
41. Anexo Nº3 Contrato de capacitación
7. Descripción
La descripción del llenado de cada uno de los formularios que se desprenden de este procedimiento, así como
lineamientos internos en la interpretación de los mismos, se encuentran en el instructivo SENASA-PG-005-IN-
001 Lineamientos para el llenado de los formularios. Cualquier información extra al alcance de este
procedimiento debe ser dirigida al Departamento de RRHH del SENASA.
Algunas dependencias de la institución cuentan con un procedimiento específico para la gestión del talento
humano, debido a que estos documentos se consolidaron en este procedimiento, se otorga un transitorio no
mayor a 1.5 años –a partir de la fecha de vigencia- para aquellas dependencias que cuenten con más de 50
personas dentro de su planilla para implementar:
1. Competencia Técnica
Adicionalmente, para efectos de auditorías internas y evaluaciones externas, las dependencias podrán mostrar
sus antiguos documentos como evidencia de la implementación del sistema. Sin embargo, a continuación se
citan los documentos que deben implementarse de forma inmediata a partir de la entrada en vigencia del
procedimiento:
1. SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del Personal

2. SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del Personal
3. SENASA-PG-005-RE-013 Personal Sustituto
El SENASA-PG-005-RE-011 Curriculum Vitae, se debe solicitar a partir del momento del ingreso de nuevo
personal luego de la fecha de entrada en vigencia de este procedimiento. Sin embargo, cualquier capacitación
que reciba el funcionario (una vez en el SENASA) no se debe ingresar en el SENASA-PG-005-RE-011
Curriculum Vitae, si no, que debe agregarse en el documento SENASA-PG-005-RE-009 “Competencias del
personal”.
1. Contratación talento humano y requisitos de estadía
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Las dependencias del SENASA deben presentar a la (DG) la necesidad de la contratación y debe analizar la
gestión de la oferta, si ésta corresponde, debe trasladarla a la (DAF) para su respectivo trámite. D
Según la dependencia, se debe proceder de alguna de las siguientes maneras UGSE:

1. Contratación mediante envío de Nómina conforme lo establecido por la DGSC
2. Contratación mediante servicios profesionales
Adicionalmente existe la:

3. Gestión de la Contratación por Convenio de Oficialización
Esta última no se tramita con la UGSE, si no, con el Ente Oficializador, cuando la dependencia requiera
personal para un establecimiento o para llevar a cabo una actividad o tarea específica, responsabilidad que le
compete al MJ.
La UGSE del RRHH debe confeccionar un expediente de los requisitos mínimos especiales que establezca el
Manual Descriptivo de Empleo del Servicio Civil, para la clase de puesto de que se trate, ya sea por
nombramiento interino o en propiedad (Art 20 inciso c) y solicitar el llenado de cualquier otro requisito que
establezcan los reglamentos y disposiciones legales aplicables. Si el candidato cumple con lo establecido, se
procede con la contratación.
Una vez asignado el funcionario a la dependencia solicitante, el MJ, UGC, SI, GC o F, debe mantener un
expediente actualizado acorde con los requerimientos propios de la norma voluntaria que le aplique. Como
mínimo este expediente debe contener los siguientes registros:
SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del personal

SENASA-PG-005-RE-011 Curriculum Vitae –cuando corresponda-
SENASA-PG-005-RE-012 Inducción de personal –cuando corresponda-
SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del personal
SENASA-PG-005-RE-015 Supervisión del personal
SENASA-PG-005-RE-013 Personal Sustituto
Copia de los atestados académicos y de las capacitaciones recibidas.
Este expediente puede contener otros documentos que UGC, SI, GC y/o F consideren oportuno.
Cada dependencia debe establecer de acuerdo a las directrices internas del SI la forma de archivar las
evaluaciones del desempeño, informe de omisión de marcas, entre otros.
Las D que requieran contratar servicios profesionales deben establecer la comunicación directa con Asesoría
Legal y Proveeduría Institucional para seguir el procedimiento establecido por la Ley de Contratación
Administrativa.
Aquellas que requieran hacer uso del mecanismo de oficialización, deben comunicarlo a la instancia
oficializadora, con el fin de que realice las actividades administrativas correspondientes D, así como realizar
los trámites internos de índole legal.
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2. Inducción y capacitación
Una vez ingresado el funcionario (contratación mediante el servicio civil o de forma interina), la UGSE en
coordinación con la Jefatura de la UGC deben programar y realizar una charla de Inducción que abarque
aspectos generales de la Institución así como de sus Reglamentos. Esta inducción debe realizarse en un plazo
no mayor a un mes de haber iniciado el funcionario las labores, salvo en caso de situaciones de imprevistas,
cuyo lapso puede ser extendido a convenir con la jefatura de UGC o excepcionalmente prescindir de la misma
(debidamente justificada).
Adicionalmente la UGSE del RRHH debe entregarle al funcionario entrante los reglamentos, leyes,
procedimientos y cualquier otro documento necesario para conocer sus responsabilidades, derechos y
obligaciones.
Cada dependencia debe realizar la inducción tanto del sistema de gestión de la calidad específico como
técnica (a cualquier funcionario contratado por cualquiera de las 3 maneras) y, todos los procesos de inducción
deben ser registrados en el formulario SENASA-PG-005-RE-012 Inducción del Personal.
La inducción sobre el SGC puede ser brindada por la UGC, GC, SI o F quien designe para ello. La inducción
sobre aspectos técnicos, debe ser brindada por el SI o F que se designe para ello, siempre y cuando tenga la
competencia técnica para realizarla.
Como parte de la inducción específica del funcionario, el SI debe entregar por escrito las funciones,
responsabilidades, autoridad y, cuando aplique debe entregar tanto la autorización para el manejo de equipos
a utilizar, además, la sede de trabajo de acuerdo al puesto, horario, lo cual debe quedar registrado en el
formulario SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del Personal. MJ.
La valoración de las habilidades, debe ser registrada en el formulario SENASA-PG-005-RE-012 Inducción de

personal. En aquellos casos en los que se requiera, el SI debe realizar supervisiones documentales o in situ
y/o nombrar una persona que supervise el desempeño del funcionario hasta que cumpla de forma satisfactoria
sus funciones.
Cuando corresponda, la inducción debe ser evaluada y registrada en el formulario SENASA-PG-005-RE-012

Inducción del Personal, con el fin de evidenciar que cuenta con la competencia técnica requerida para realizar
las funciones asignadas, lo cual le compete al MJ, UGC, GC, SI o F
Posterior al proceso de inducción, el MJ, UGC, GC o SI debe asegurar que el funcionario nuevo realice el
trabajo para el cual fue contratado bajo la tutela de personal experimentado.
El MJ, UGC, GC o SI debe aprobar este proceso en el formulario SENASA-PG-005-RE012 Inducción de

Personal.
En caso de que a un funcionario se le asignen nuevas funciones, debe recibir el proceso de inducción
respectivo, siguiendo los mismos pasos citados anteriormente y modificar el contenido del formulario SENASA-
PG-005-RE-009 Competencias del Personal. GC y UGC debe asegurar que este proceso se cumpla sin
excepción
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En aquellos casos en donde se requiera, SI, GC o F inducido anexar al documento de inducción, las hojas de
trabajo que evidencien o respalden que la inducción se realizó.
El MJ debe velar porque el proceso de inducción también incluya a aquellas personas contratadas tanto por el
Régimen de Contratación Administrativa como por oficialización.
3. Supervisión
Tiene como propósito evidenciar el cumplimiento de las funciones asignadas al personal y verificar si las
mismas cumplen conforme con a los objetivos propuestos, utilizando el formato SENASA-PG-005-RE-015
Supervisión del Personal, la cual debe ser realizada por el MJ o SI.
La supervisión puede incluir una combinación de técnicas, tales como: observaciones in situ, revisiones de
informes u otros registros, entrevistas, inspecciones simuladas, visitas a las dependencias, reuniones con el
personal para atender problemas específicos y otras técnicas para evaluar el desempeño, y depende de la
naturaleza de las actividades atinentes al puesto. Sin embargo, cualquier método de supervisión debe citarse
en el apartado de responsabilidades del formato SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del Personal, y debe
ser archivada en el expediente de gestión del funcionario, esta información debe ser utilizada como insumo al
aplicar la evaluación del desempeño de cada funcionario a inicios de cada año, tal y como establece la DGSC
MJ o GC.
La supervisión del personal permite al SI orientar a los colaboradores en los quehaceres diarios, buscar
oportunidades de mejora e identificar sus necesidades de capacitación, con miras a la ejecución eficiente de
su trabajo y por ende, el cumplimiento de políticas y objetivos del SENASA.
Las supervisiones documentales no eximen al SI a realizar supervisiones in situ o designar a otro funcionario
para que las lleve a cabo. Cuando corresponda, el SI debe realizar un programa para la observación in situ de
inspectores o bien, designar a alguien para que lo realice.
4. Capacitación
Una vez identificadas las necesidades de capacitación por parte del SI éstas deben ser reflejadas en la
Evaluación del Desempeño del funcionario (Anexo Nº1) y/o en el formato SENASA-PG-005-RE-002 Programa
de Capacitación, de la respectiva dependencia. Estas necesidades se deben plantear y revisar una vez al año
y en caso de que el funcionario no requiera más capacitaciones en la actualidad, el SI debe indicarle
mediante una nota o correo electrónico a la UGSE MJ, esto debe ser valorado año a año de acuerdo a la
perspectiva del SI y del mismo funcionario. El SI debe utilizar como insumo para detectar necesidades de
capacitación del funcionario: el resultado de las auditorías internas, evaluaciones, quejas, trabajos no
conformes, resultado de las supervisiones, revisiones por la dirección, y encuestas de clima organizacional
(Anexo Nº2) entre otros.
Adicionalmente a las necesidades detectadas por el SI, el F puede externarle sus propias necesidades de
capacitación sea por correo electrónico u oficio a su SI o GC.
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El SI o F designado debe consolidar las necesidades presentadas en su dependencia y llenar el SENASA-PG-

005-RE-002 Programa de Capacitación, deben ser entregados a la GC para que las consolide con las de
otras dependencias solicitantes y las entregue al MJ para su revisión y aprobación. Dicho programa debe
formar parte de Revisiones por la Dirección donde también se pueden priorizar, incluir o eliminar
capacitaciones según las necesidades. Este documento debe ser presentado a la UGSE con copia a la UGC
del SENASA, en los tiempos establecidos por la UGSE, estos tiempos deben ser comunicados quince días
antes de la fecha máxima, vía correo electrónico institucional UGSE.
La UGC del SENASA debe realizar el consolidado institucional de capacitaciones para elaborar el SENASA-
PG-005-RE-003 Plan Institucional de Capacitación” (PIC) GC y presentarlo a la UGSE para el posterior
análisis presupuestario y búsqueda de proveedores del servicio.
Una vez que el documento se encuentre debidamente analizado, filtrado y aprobado presupuestariamente, la
UGC debe presentarlo a la DG para su aprobación final y poder ser enviado a la página web del SENASA para
ser subido por el Departamento de Tecnología de Información. Para efectos de una mejor planificación
institucional, los planes de capacitación, tendrán una vigencia de 2 años y se someterán a los ajustes
necesarios en caso de nuevas capacitaciones, tanto programadas como no programadas, para lo cual la
UGSE debe enviar a MJ y a la GC la revisión del mismo.
La UGC debe mantener un registro de las capacitaciones recibidas (internas/externas) e impartidas que se
debe actualizar al menos una vez al año la SI, la GC o F deben enviarlas al DTI para que sean subidas a la
web del SENASA bajo el registro SENASA-PG-005-RE-006 Competencia Técnica.
Cuando se imparta una capacitación interna, al final de la misma, SI, GC o F debe documentar la actividad
bajo el formato SENASA-PG-005-RE-014 Registro de Asistencia de Capacitaciones, para evidenciar las
personas asistentes o bien, coordinar con quien la realice para asegurar que se llene el documento. En
aquellos casos en que la capacitación se realice por otra dependencia/empresa o Institución, y el capacitador
traiga una hoja de asistencia, se puede sustituir este formulario por una copia de la que aporta el capacitador
SI, GC o F o quien organice la actividad, debe velar porque esta evidencia se logre recuperar para su
respectivo archivo. Se puede ligar a esta hoja de asistencia la agenda SENASA-PG-005-RE-007 y/o el
programa de la actividad.
Una vez finalizada la actividad, se debe llenar el formulario SENASA-PG-005-RE-004 Evaluación de la

efectividad de las actividades de inducción y capacitación, con el fin de que se evalúe la capacitación. Los
resultados de esta evaluación permiten tomar acciones para la mejora continua del proceso de capacitación
responsabilidad que le corresponde a SI, UGC o F designado, en algunas dependencias, puede aplicarse en
formato electrónico bajo el sistema de Google Drive o Survey Monkey.
Aquellas dependencias que requieran cuantificar la eficacia de la capacitación, deben realizar o coordinar la
aplicación de una evaluación bajo el formato SENASA-PG-005-RE-005 Evaluación de la inducción o
capacitación, cuyos resultados se deben plasmar en el formato SENASA-PG-005-RE-016 Tabulación de la
Evaluación de las Actividades de Inducción y Capacitación. Posteriormente SI, UGC o GC, debe presentar en
Revisión por la Dirección un informe que permita a la alta dirección o SI realizar un análisis y proponer
acciones correctivas en caso de ser necesario. El formulario SENASA-PG-005-RE-016 Tabulación de la
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Evaluación de las Actividades de Inducción y Capacitación puede aplicarlo en formato electrónico bajo el
sistema de Google Drive o Survey Monkey.
Nota: el formulario SENASA-PG-005-RE-016 cuenta con 2 hojas, en la hoja 1 se tabula la información

relacionada a la evaluación de la actividad y en la hoja 2 se tabulan las notas o calificaciones en caso de haber
aplicado un examen.
Cuando amerite o sea posible, después de la capacitación interna SI, UGC, GC o F designado debe coordinar
la confección de un certificado de participación a los asistentes, utilizando el formulario SENASA-PG-005-RE-
008. Cuando la capacitación es organizada de forma conjunta con otra institución (diferente al SENASA) el
certificado puede ser modificado para que se pueda colocar el logo de la Institución y firmas del representante.
En el caso de las capacitaciones externas, es necesario que se dé seguimiento a la entrega de certificados de

participación y/o aprovechamiento, y además GC:
1. Que cuando corresponda coordine con RRHH la confección del Contrato de capacitación interno
(Anexo Nº3). SI, UGC, GC o F designado.
2. Valorar los casos en los que se requiere confeccionar la nota de justificación de asistencia a la
capacitación. SI, UGC o GC.
3. Que en caso de que la capacitación sea no programada, se notifique a RRHH con 30 días de
antelación y que, caso contrario (en caso de que la invitación sea a destiempo) se debe realizar una
justificación indicando la importancia del curso y el objetivo final que se pretende con el mismo. SI,
UGC o GC.
4. Que, cuando corresponda la capacitación recibida por el o la funcionario (a) se replique en un lapso no
mayor a 30 días de impartida. SI, UGC GC o F.
5. Actualizar la competencia técnica del expediente digital del funcionario y, asegurarse que una vez al
año, este documento sea reemplazado en la página web por el nuevo actualizado. F
6. Ingresar en la base de datos que se envía trimestralmente RRHH las capacitaciones recibidas. UGC o
GC
7. Archivar en el expediente de gestión del funcionario la copia del certificado de capacitación recibido
(UGC, GC o F).
8. Promover que el funcionario actualice su información de capacitaciones en RRHH para que, en el caso
de que le corresponda, sea tomado en cuenta para carrera profesional UGSE, UGC o GC.
9. Facilitar la elaboración de un certificado de Instructor, facilitador o expositor cuando este se solicite,
para el cual no se establecerá ningún formato normalizado.
En caso de que algún punto de los anteriores no sea respetado GC o SI, debe comunicar al MJ su
incumplimiento para que tome las acciones correspondientes.
5. Personal sustituto
Cada dependencia debe asegurar la continuidad del servicio, por lo tanto, el MJ, debe velar que cada puesto
del sistema cuente con uno o más sustitutos (s) formal (es) en caso de ausencia del titular. El mismo se
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establece en el registro SENASA-PG-005-RE-013 Personal Sustituto. Éste debe ser entregado y dado a
conocer a todos los funcionarios de la dependencia que corresponda y se debe guardar una copia del
documento lleno GC. Cuando amerite, se debe emitir un comunicado vía correo electrónico institucional
dirigido a la lista de SENASA que indique las personas que sustituyen un puesto específico MJ. El SI debe
asegurar que en el documento SENASA-PG-005-RE-009 se establezcan los aspectos en los que un
funcionario sustituirá al otro, pueden darse casos que existan varias personas sustitutas de otra persona pero
en diferentes tareas o responsabilidades.
En aquellos casos en que la ausencia de una persona clave cause la interrupción del trabajo, el requisito de la
designación del sustituto no es aplicable.
El SI del F que se ausentará de sus labores, debe coordinar con el o los sustitutos, con el fin de que se
asegure que alguno de los dos o los dos, cuando corresponda, estarán presentes durante dicha ausencia del
titular.
6. Rotación de personal
Siempre que sea posible y según las demandas de la dependencia, el MJ de ésta, tiene la potestad de rotar al
talento humano en los distintos departamentos, áreas o unidades que la conformen, siempre y cuando, el
personal se encuentre debidamente capacitado para asumir las funciones que le competen, que sea atinente
al puesto a rotar, y que reciba la respectiva inducción bajo el procedimiento anteriormente citado y se respete
el procedimiento citado en el oficio DGIRH-1366-2013 del 24 de julio 2013.
7. Pasantes
7.7.1 Pasantías brindadas por el SENASA
Las distintas dependencias del SENASA pueden recibir pasantes externos o internos. Es deber de GC,
verificar que el la persona externa haya leído y firmado debidamente el formulario bajo el código SENASA-PG-
015-RE-010 Compromiso de Confidencialidad Personal Externo, antes de iniciar el proceso de capacitación o
inducción, pero el funcionario que atiende a la persona externa debe velar por su llenado.
Para el caso de pasantes externos es responsabilidad de UGSE, MJ, UGC, GC o SI informar previamente al
RRHH, el nombre completo de la persona pasante, el número de cédula, el periodo en el que estará en la
dependencia y el lugar en donde permanecerá laborando para que tenga acceso a la información y
documentación oficial.
Adicionalmente le corresponde a UGSE, MJ, UGC, GC o SI o a quien se designe para ello, realizar una charla
de inducción o motivación sobre el sistema de gestión de la calidad tanto de la dependencia en la que se
encuentre laborando como en el sistema de gestión institucional. Esta actividad debe quedar registrada en el
formato SENASA-PG-005-RE-012 previamente establecido en este procedimiento.
Para aquellas pasantías menores o iguales a 16 horas, el SI debe valorar si es necesario la participación de
UGC o GC para impartir la inducción en temas relacionados al Sistema de Calidad o bien, si él puede asumir
esta responsabilidad. El SI debe valorar si requiere documentar o no, esta actividad.
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7.7.2 Pasantías recibidas
Este módulo aplica a los funcionarios del SENASA que por medio de proyectos de cooperación, acuerdos
entre varias dependencias o instituciones, convenios, entre otros, puedan realizar una pasantía o capacitación
fuera de la institución.
Es responsabilidad del F que recibe una capacitación o pasantía, gestionar los permisos correspondientes ante
el SI, comunicarle a UGC o GC la información relacionada con la misma para la elaboración de informes y
análisis internos de cada Dependencia y trasladar la información a RRHH.
Es responsabilidad del F presentar un informe al final de la pasantía al SI, indicando el objetivo que se
pretendía cumplir con la misma, el impacto que genera a nivel institucional y un breve contenido o explicación
de la misma. Es deber de la GC, SI o MJ, presentar un resumen breve de estos informes en revisión por la
Dirección –cuando corresponda- y velar por que el informe se presente al superior inmediato en un plazo no
mayor a dos meses, de acuerdo a los lineamientos establecidos por RRHH o del MAG.
Es responsabilidad del SI verificar que en el caso de recibir pasantes, estos cuenten con la competencia
técnica para realizar los trabajos específicos previamente establecidos y que, en caso de incurrir en error, es
responsabilidad del SI asumir el mismo.
El SI responsable de la dependencia que recibe al pasante, debe proveer la evidencia del proceso de
inducción que recibe el mismo, conforme al SENASA-PG-005-RE-012 Inducción del Personal.
8. Casos especiales
Las dependencias que requieran gestionar la contratación de personal por medio de un Convenio de
Oficialización deben definir los formularios de este procedimiento que deben implementar, para dar
cumplimiento a lo establecido por las Normas de acatamiento voluntario –cuando corresponda- y a la
normativa nacional o internacional relacionada a la delegación de las actividades de la Autoridad Competente.
Y coordinar con el Ente que gestiona la Oficialización de forma administrativa el programa de capacitación
requerido para mejorar la competencia técnica del personal contratado bajo este tipo de convenio.
Las dependencias que requieran gestionar la contratación de personal por servicios profesionales, debe definir
de igual forma, los formularios de este procedimiento que se implementarán a razón de cumplir con la
normativa pertinente.
El documento SENASA-PG-005-RE-007 Agenda, se puede utilizar en aquellos casos en donde se requiera,

con el fin de esclarecer en la capacitación, inducción u otro los temas a tratar, la planificación del tiempo y los
responsables. En caso de llenarse en una capacitación debe anexarse al documento SENASA-PG-005-RE-
014. El documento puede ser modificado agregándosele más columnas al documento para captar información
como por ejemplo: correos electrónicos, números de cédula o números de teléfono, sin embargo, el formulario
no debe contener menos información de la ya establecida en el documento y las columnas adicionales deben
agregarse a la derecha de la última columna, el formulario puede imprimirse en cualquier tamaño de hoja y de
forma horizontal o vertical.
Versión
Página 13 de 13
Elaborado por:
El SI, GC puede solicitar el llenado del formulario SENASA-PG-005-RE-010 Compromiso del Personal
Externo, el caso de proveedores externos, entes oficializadores, practicantes de TCU o Tesiarios u otros que
tengan acceso a información oficial.
9. Clima organizacional
Todos los años, la UGC debe implementar la encuesta de Clima organizacional (Anexo Nº2) y coordinar con
las dependencias que corresponda, con el fin de conocer la opinión del talento humano en relación a temas de
la Institución, y así, anticipar focos de preocupación, detectar oportunidades de mejora o bien, posibles focos
de conflicto interno. La encuesta de clima organizacional corresponde a una herramienta de diagnóstico y no
de solución, por lo que la UGC una vez realizada la misma, debe analizar la información y remitirla a la DG
para su conocimiento e implementación de acciones correctivas y medidas preventivas con las instancias
correspondientes.
La encuesta puede aplicarse en formato electrónico bajo el sistema de Google Drive o Survey Monkey.
La UGC debe comunicar al personal de SENASA los resultados de la misma, vía correo electrónico
institucional y enviarla al DTI para ser subida a la página web del SENASA DTI, así como coordinar con las
instancias necesarias para la subsanación de los hallazgos presentados.
8. Anexos
Anexo Nº1 Evaluación del Desempeño

Anexo Nº2 Encuesta clima organizacional
Anexo Nº3 Contrato de capacitación
Anexo Nº4 Matriz por posible conflicto de interés

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5. Abreviaturas y/o Siglas

1 DGSC Dirección General del Servicio Civil

6. Referencias y/o bibliografía

2. Ley General de Administración Pública Nº 6227, artículo 95 y 96

3. Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494

4. Ley General de Control Interno, Nº8292, artículo 13 inciso b y artículo 15

7. Estatuto del Servicio Civil Nº 1581 y su Reglamento, artículo 20, inciso e

10. Índice de Gestión Institucional, Contraloría General de la República, Apartado Nº8

12. Manual de Clases anchas de la Dirección General del Servicio Civil

13. Oficio Circular Gestión-014-2011 relacionada a Evaluación del desempeño

14. Oficio Circular SENASA-DAF-011-2014 entrega de evaluaciones del desempeño

17. Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para la

18. Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para el

19. Criterios para la Guía de Aplicación de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2012

21. Código Sanitario Terrestre y Acuático, OIE (versión vigente)

22. SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del personal

23. SENASA-PG-005-RE-002 Programa de capacitación

24. SENASA-PG-005-RE-003 Plan Institucional de Capacitación

25. SENASA-PG-005-RE-004 Evaluación de la efectividad de las actividades de inducción o capacitación

26. SENASA-PG-005-RE-005 Evaluación: inducción o capacitación

27. SENASA-PG-005-RE-006 Competencia técnica

28. SENASA-PG-005-RE-007 Agenda

29. SENASA-PG-005-RE-008 Certificado

30. SENASA-PG-005-RE-009 Competencias del personal

31. SENASA-PG-005-RE-010 Compromiso de confidencialidad personal externo

32. SENASA-PG-005-RE-011 Curriculum Vitae

33. SENASA-PG-005-RE-012 Inducción del personal

34. SENASA-PG-005-RE-013 Personal Sustituto

35. SENASA-PG-005-RE-014 Registro de asistencia de capacitaciones

36. SENASA-PG-005-RE-015 Supervisión del personal

37. SENASA-PG-005-RE-016 Tabulación de la evaluación de las actividades de inducción y capacitación

38. SENASA-PG-005-IN-001 Lineamientos para el llenado de los formularios

39. Anexo Nº1 Evaluación del Desempeño

40. Anexo Nº2 Encuesta clima organizacional (en línea)

41. Anexo Nº3 Contrato de capacitación

1. SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del Personal

1. Contratación talento humano y requisitos de estadía

Según la dependencia, se debe proceder de alguna de las siguientes maneras UGSE:

Adicionalmente existe la:

SENASA-PG-005-RE-001 Compromiso del personal

La valoración de las habilidades, debe ser registrada en el formulario SENASA-PG-005-RE-012 Inducción de

Cuando corresponda, la inducción debe ser evaluada y registrada en el formulario SENASA-PG-005-RE-012

El MJ, UGC, GC o SI debe aprobar este proceso en el formulario SENASA-PG-005-RE012 Inducción de

El SI o F designado debe consolidar las necesidades presentadas en su dependencia y llenar el SENASA-PG-

Una vez finalizada la actividad, se debe llenar el formulario SENASA-PG-005-RE-004 Evaluación de la

Nota: el formulario SENASA-PG-005-RE-016 cuenta con 2 hojas, en la hoja 1 se tabula la información

En el caso de las capacitaciones externas, es necesario que se dé seguimiento a la entrega de certificados de

7.7.1 Pasantías brindadas por el SENASA

7.7.2 Pasantías recibidas

El documento SENASA-PG-005-RE-007 Agenda, se puede utilizar en aquellos casos en donde se requiera,

Anexo Nº1 Evaluación del Desempeño

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