TÍTULO: CÓDIGO:

CAPACITACIÓN, CONCIENTIZACIÓN Y COMPETENCIA PG-07-02

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1.0 OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para determinar las competencias del personal, proporcionar
formación, evaluar la eficacia de las acciones y asegurar la concientización del personal.

2.0 ALCANCE
Aplica a todo el personal de GRUPO ED, en especial al personal que realiza actividades que afectan la calidad
del producto PROCESOS.

3.0 RESPONSABILIDAD

3.1 Es responsabilidad de RECURSOS HUMANOS determinar la competencia del personal, así como elaborar el
programa para proporcionar la formación necesaria o tomar otras acciones para satisfacer las necesidades
de competencia detectadas.

3.2 Es responsabilidad de RECURSOS HUMANOS, el seguimiento al programa de capacitación, concientización y

conocimientos por adquirir para que se lleve a cabo en las fechas establecidas.

3.2 Es responsabilidad del Director asignar los recursos necesarios para impartir la capacitación programada.

3.3 Es responsabilidad de todo el personal, asistir a la capacitación en el lugar y horarios programados.

4.0 PROCEDIMIENTO
4.1 Determinación de competencias del personal

RECURSOS HUMANOS realiza las siguientes actividades:

4.1.1 Elabora y mantiene actualizadas las descripciones de puesto en donde se describen las actividades que
deben realizarlos ocupantes de cada puesto de la empresa y las envía al Director para su revisión y
autorización.

4.1.2 Cuando una persona cumple 3 meses en un puesto, envía al jefe inmediato el formato de Evaluación de
desempeño F-048 mediante el cual se determina si la persona es competente para realizar las actividades
del puesto.

4.1.3 RECURSOS HUMANOS recopila la información de cada persona y llena el formato Información de
competencias del personal F-016 para determinar si el personal es competente para realizar las actividades
del puesto. Se considera competente si cumple los requisitos de educación, experiencia y formación y realiza
de manera satisfactoria por lo menos el 80% de las actividades establecidas en la descripción de puesto.
En caso de detectar personal que no sea competente, se toman las acciones necesarias para que pueda
seguir realizando sus actividades, la cuales pueden ser:

APROBACIÓN AUTORIZACIÓN

COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR

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o Si una persona no cumple con el requisito de escolaridad o experiencia, se aplica un examen escrito
basado en la descripción de puesto y en los procedimientos de su área de trabajo. Si aprueba, se
considera cumplido este requisito.

o Si no cumple con la formación requerida, se programa la capacitación faltante.

o Todas estas acciones quedan establecidas en formato de Información de competencias del personal y es
responsabilidad del jefe inmediato y del coordinador de aseguramiento de calidad, su seguimiento.

4.1.4 Mensualmente elabora un Análisis de competencias del personal F-072, donde puede observarse el
porcentaje de personal competente que se tiene en la empresa y para qué puesto es competente cada
persona. De este análisis pueden derivarse necesidades de capacitación, las cuales son programadas de
acuerdo al punto 4.3 de este documento.

4.1.5 Cuando existen cambios relevantes en este análisis, entrega una copia a los responsables de área para que
conozcan las competencias del personal a su cargo.

4.1.6 RECURSOS HUMANOS elabora y mantiene actualizado un Cuadro de competencias del personal, en el cual se
incluyen los puestos clave de la empresa, es decir, aquéllos que, por su importancia y relevancia en el sistema
de gestión de calidad, siempre debe haber una persona realizando las actividades del puesto. También se
incluyen las personas que pudieran cubrir los puestos clave por enfermedad, vacaciones, cambio, baja o
cualquier situación de ausencia.

4.1.7 Por lo menos una vez al año se revisa el Cuadro de competencias y se toman las acciones que sean
necesarias para cubrir la competencia necesaria de los posibles y se determinan las acciones a tomar, las
cuales pueden ser:

 Para cubrir las necesidades de Formación se incluyen en el Programa anual de capacitación y

concientización los temas que sea necesario impartir.

 Para cubrir las necesidades de Experiencia y Habilidades, se adiestra y se permite a los posibles
ocupantes, la ejecución de las actividades del puesto, bajo supervisión del titular.

4.2 Detección de Necesidades de competencia

4.2.1 La Detección de necesidad de formación puede realizarse de diversas maneras y a lo largo de todo el año, de a
cuerdo a la siguiente tabla:

Medio de detección Periodicidad Responsable

Identificación de necesidades
de competencia.
Evaluación de desempeño
Cumplimiento de objetivos
Cumplimiento de proyectos
Anual. Durante el primer bimestre RECURSOS HUMANOS, responsables
del año. de área.
Al cumplir cada persona 3 meses en Jefe inmediato, RECURSOS
el puesto. HUMANOS
Anual / al establecerse los objetivos Director, RECURSOS HUMANOS.
Cuando existan proyectos de mejora Responsable del proyecto

Observación de desempeño En cualquier momento Cualquier persona relacionada con la

del personal actividad del puesto en cuestión.
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Cambios en procesos o Cuando haya cambios en la Responsables de cada área

equipos organización
Auditorias De acuerdo a programa de auditoras Auditores internos o externos

4.2.2 RECURSOS HUMANOS envía a los responsables de cada área el formato de Identificación de necesidades de
competencia F-007, para que realicen la detección basándose en el desempeño, en el comportamiento diario y
en los resultados del personal.

4.2.3 Evalúa la capacitación que es necesario impartir considerando el número de personas que requieren la
capacitación y la importancia de la actividad en la que se requiere capacitar. Comenta con el Director y
establecen las necesidades de competencia en el Programa de capacitación, concientización y conocimientos
por adquirir F-017.

4.2.4 Las necesidades de competencia detectadas por otros medios quedan documentadas en las minutas, reportes o
programas derivadas de las diferentes actividades del sistema de calidad.
Nota: Para los ayudantes generales se realiza el inventario de recursos humanos para conocer su desempeño,
sin embargo, no es necesario establecer acciones para cubrir la competencia debido a que están asignados a
actividades de limpieza y apoyo a otros puestos.

4.3 Programación de actividades

4.3.1 RECURSOS HUMANOS elabora un Programa de capacitación, concientización y conocimientos por adquirir,
considerando acciones que satisfagan las necesidades identificadas.

4.3.2 Solicita autorización de la Dirección y analizan la factibilidad de cumplir dicho programa, considerando tiempo,
disponibilidad del personal y presupuesto.

4.3.3 Para asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades, de su
contribución en el logro de los objetivos y de las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema
de gestión de calidad, en el programa se incluyen pláticas sobre política y objetivos de calidad.

4.3.4 El programa puede ser modificado cuando se detecte necesario incluir algún tema por las situaciones
relacionadas en el punto 4.2.1, siempre y cuando se vean afectadas las demás actividades programadas.

4.4 Cumplimiento de programa

RECURSOS HUMANOS vigila que se cumpla el programa de capacitación, concientización y conocimientos por
adquirir en las fechas y horarios establecidos, para lo cual:

4.4.1 Si para cubrir la competencia se requiere formación, se selecciona el instructor competente, el cual, para
considerarse competente, debe tener por lo menos una constancia de haber tomado un curso de formación de
instructores o constancia de Instructor aprobado por la STyPS o por la experiencia y conocimiento del tema a
impartir.

4.4.2 Si la competencia se va a cubrir por otro medio, se notifica la mecánica a seguir.

4.4.3 Notifica a los participantes informando lugar, horario, instructor y tema.

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4.4.4 El Director proporciona los recursos necesarios para la capacitación tales como: aula, sillas, pizarrón, etc.

4.4.5 RECURSOS HUMANOS vigila que la actividad se lleve a cabo de acuerdo a lo establecido: metodología, fecha,
horario, participantes, temario y cumplimiento del objetivo.

4.4.6 Llena la Lista de asistencia F-018 y solicita firma a todos los asistentes.

4.5 Evaluación de eficacia de las acciones tomadas

4.5.1 Al impartir cada tema, se incluye en el formato F-018 Registro de capacitación la mecánica a través de la cual
se medirá la eficacia de la capacitación, ya que, dependiendo del tema a impartir, esta puede medirse por
medio de exámenes, a través del desempeño del personal que asistió a la capacitación, a través de la
generación de reportes o cambio de actividades, o por el medio que el instructor y el coordinador de
aseguramiento de calidad consideren conveniente. En el mismo espacio se anota la fecha en qué deberá
medirse la eficacia.

Al finalizar cada año, el coordinador de aseguramiento de calidad, da seguimiento a estas actividades mediante
el formato Verificación de eficacia de acciones F-008

4.5.2 En caso de temas que duren más de 6 horas, mide la eficacia de la capacitación impartida, solicitando el llenado
del formato Evaluación de capacitación F-047, a todos los asistentes, el cual considera aspectos como
contenido de la capacitación, material, instructor y lugar donde se impartió la capacitación. En caso de ser
necesario (calificación menor a 80%) se toman las acciones necesarias para su mejora, de acuerdo al
procedimiento de No conformidad y acción correctiva.

4.6 Capacitación a personal de nuevo ingreso

4.6.1 Al ingresar una persona a la planta, el jefe inmediato le da a leer y le explica su Descripción de puesto, así
mismo se le dan a conocer las prestaciones y horarios de trabajo y comida. Se solicita su firma en el Lectura de
descripción de puesto F-025

4.6.2 Cuando ingresa una persona a cubrir un puesto administrativo o de inspección, se elabora un programa
específico de capacitación y adiestramiento, donde se detalla cada uno de los temas a impartir para su
competencia.

4.6.23En el programa anual de capacitación se incluyen por lo menos 3 pláticas de Inducción a la empresa, a las
cuales se convoca al personal de recién ingreso y se les da capacitación sobre:
a) Ubicación dentro del organigrama de la empresa
b) Normas de seguridad que debe cumplir
c) Política y objetivos del sistema de gestión de la calidad
d) Equipo de protección personal a utilizar
e) Procedimientos específicos del área

5.0 FORMATOS / REGISTROS

5.1 RECURSOS HUMANOS conserva los registros de competencia del personal de acuerdo a lo siguiente:

F-016 Información de competencias del personal

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F-018 Lista de asistencia

F-025 Lectura de descripción de puesto
F-048 Evaluación del desempeño
Se conservan durante el tiempo que permanece el personal en la empresa, posteriormente se envían a archivo
muerto durante 3 años.

F-007 Identificación de necesidades de competencia

F-008 Verificación de eficacia de acciones
F-017 Programa de capacitación, concientización y conocimientos por adquirir
F-047 Evaluación de capacitación
F-072 Análisis de competencia de personal
Se conserva durante el año en curso, posteriormente se envía al archivo muerto durante 3 años.

Una vez terminado el tiempo de retención, los registros se destruyen o pueden utilizarse como hojas de reciclo,
siempre y cuando se cancele o se tache el registro en cuestión

6.0 LISTA DE CAMBIOS

NÚMERO FECHA
DE DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
REVISIÓN