TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S.

CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

1. OBJETIVO.

Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión,

aprobación, actualización y control de los documentos y registros generados por el
Sistema Gestión de la seguridad y salud en el trabajo de Transportadora Altea s.a.s
para garantizar así, su adecuada identificación, almacenamiento, conservación,
recuperación, tiempo de retención y su disposición final.

2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.

Desde la identificación y la necesidad de elaborar, actualizar o eliminar un

documento, hasta su publicación y divulgación a cada uno de los procesos
establecidos dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo

3. DEFINICIÓN.

• Codificación: Cifras, letras, signos, señales convencionales para identificar

objetos, movimientos y/o posiciones.
• Conservación de documentos: Tratamiento dado a los documentos para
proteger su estado original y prolongar su vida.
• Formato: Estilo de presentación bajo el cual se enmarca
• Guía: Documento que establece parámetros generales y lineamientos de
carácter no obligados o aplicación no relativa a situaciones variables. En su
contenido se puede hacer referencia a otros documentos del sistema de calidad.
• Procedimiento: Regla escrita de una organización que permite realizar una
actividad.
• Proceso: Secuencia lógica de acciones y condiciones en las que se desarrollan
las tareas de una actividad. Su representación práctica es el diagrama de bloque.
• Registro: Documento escrito que comprueba el cumplimiento de una tarea o de
una actividad. Los registros son recopilados generalmente un formato (soporte
escrito, magnético u otro). El uso de un formato debe estar relacionado con una
instrucción o un procedimiento establecidos, su tamaño dependerá de las
necesidades del usuario. Los registros se conservan para demostrar la
trazabilidad e cumplimiento de estos mismos.
• Requisito: Necesidad o expectativa obligatoria, establecida por la organización,
sus clientes, u otras partes interesadas.

4. REQUISITOS GENERALES.

4.1. REDACIÓN
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

Todos los documentos deben ser redactados en un lenguaje sencillo, claro y conciso
sin tergiversar la información en el contenido, se deben tener en cuenta aspectos
tales como:

4.2. CONTENIDO.
El tipo de letra a utilizar para el contenido de los documentos es Arial tamaño 12,
justificada, sin embargo, el tamaño de letra para los formatos, tablas y diagramas
de procesos dependerá de las condiciones que requiera su usuario.

4.2.1. PORTADA.
Para la elaboración de normas de la empresa. se dedica una hoja completa, tamaño
carta, donde debe estar asignada la información indicada, debe conservar la
apariencia y características generales contenidas en ella las cuales sirven para su
identificación dentro del sistema.

4.2.2. FORMATO INTENO DE NORMA.

Se usa para enmarcar el contenido de la norma interna de la empresa, se dedica
una hoja completa tamaño carta donde debe estar consignada la información
indicada, debe conservar la apariencia y características generales contenidas en
ella, sirve para la identificación de la norma dentro del sistema.
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

El tipo y tamaño de letra del encabezado es el siguiente:

• Título: Arial (cuerpo), tamaño 12, Mayúscula inicial, Negrilla, Centrado.
• Código, versión y fecha: Arial (Cuerpo) tamaño 9, Mayúscula , negrilla,
centrado.

4.2.3. REGISTRO DE MODIFICACIÓN.

Formato donde van relacionados los cambios o modificaciones efectuados al

documento contiene:
Versión, descripción del cambio, fecha
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

1. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Descripción del cambio Fecha

La versión vigente del documento es la que se registra en este cuadro con su fecha
de modificación.
• NOTA: La versión aumentara de una en una (versión 01,02, 03…..etc) cada
vez que se realice cualquier modificación.

4.2.4. OBJETIVO.
Finalidad de la aplicación del documento.

4.2.5. ALCANCE

Establece la cobertura de aplicación del documento.

4.2.6. DOCUMENTO DE REFERENCIA.

Se relacionan los documentos que se utilizaran para complementar el contenido de

la norma que hace referencia.
4.2.7. DEFINICIONES.
En este numeral se aclaran los términos a los que se les puede dar diversas
interpretaciones, nomenclatura, siglas.

4.3. CODIFICACIÓN.

Para facilitar la identificación de normas, formularios y documentos en general de la

empresa se creó un modelo de codificación teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
El código es de tipo alfanumérico y consta de tres secciones, estas secciones
separadas entre sí por un guion, la primera parte corresponde a tres siglas
(mayúsculas) que representan el sistema de seguridad en el trabajo.
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

✓ La primera parte del código nos ubica en el sistema

SST-__-__-__

Sistema
✓ La segunda parte de la codificación corresponde al área.

AREA OPERATIVA OP

AREA DE CONTABILIDAD CO

AREA ADMINISTRATIVA AD

AREA HSEQ HS

SST-HS-__-__

AREA

✓ La tercera parte indica el contenido del documento.

LISTADO MAESTRO CONTROL DE ID

INFORMACION DOCUMENTADA
MATRIZ DE AUSENTISMO Y MA
MORTALIDAD

SST-HS-ID-__
CONTENIDO
✓ La cuarta parte indica la versión- consecutivo.

SST-HS-NF-01
VERSIÓN.

5. ANEXOS

GRAFICO 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS.

GRAFICO 2. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

GRAFICO 1.
ELABORACIÓN DE INFORMACION DOCUMENTADA.
Nº ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO
1

6
Área seguridad y salud Listado
en el trabajo maestro
7 información
documentada
8 El documento
es colocado
en red para
9 que tengan
acceso todas
las áreas de la
10 empresa
11

12
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

GRAFICO 2.
ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
Nº ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO
1

5 Área seguridad y Listado

salud en el trabajo maestro
información
6 documentada
El documento
es colocado
7 en red para
que tengan
acceso todas
8 las áreas de la
empresa

10

11
 TRANSPORTADORA ALTEA S.A.S. CODIGO: SST-HS-ID-01
“Soluciones Integrales Para La Región”
VERSIÓN: 02
PROCEDMIENTO CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA FECHA: 16/11/2019

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha

Se actualiza el procedimiento de control
2 de documentos a información 16/11/2019
documentada, se actualiza el
responsable de la elaboración,
actualización de documentos, se
actualiza vocablos según la normatividad