SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL CODIGO: FM -PDCDRD-001

TRABAJO VERSION: 001

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS FECHA: 06/05/2019

1. OBJETO
Establecer las pautas para la administración, identificación, almacenamiento, la
protección, la recuperación, control de los documentos, registros e información del
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST de la EMPRESA
FAPROMETAL S.A.S, en cumplimiento de la legislación legal vigente

2. ALCANCE
Aplica para todos los datos, registros y documentos propios del Sistema de gestión de la
seguridad, salud en el trabajo de la EMPRESA FAPROMETAL S.A.S.

3. RESPONSABLE

La responsabilidad por la elaboración de los documentos del Sistema SG-SST

corresponde al Coordinador SG-SST o un responsable asignado por la dirección, revisión
a los responsables de los procesos y aprobación el jefe del área correspondiente. Para la
administración de los registros son responsables los integrantes de cada proceso, los
cuales deben cumplir con el tiempo de retención de acuerdo a lo establecido en la
legislación vigente y la disposición de los registros y documentos.

4. DEFINICIONES
4.1. PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL
Documento en el cual se describe de manera sistemática una actividad o proceso
que hace parte del Sistema SG-SST y que es exigido por la normatividad
colombiana.

4.2. PROCEDIMIENTO OPERATIVOS

Documento en el cual se describe una actividad o proceso, que aunque no es exigido
por la normatividad del sistema SG-SST, sirve de apoyo para el buen funcionamiento
del sistema y la ejecución segura de las labores en la empresa.

4.3. FORMATOS
Son los Formularios, plantillas o modelos utilizados para reportar información del
sistema de gestión SG-SST de la organización y que en determinado momento
permiten demostrar evidencia objetiva.

4.4. LISTADO MAESTRO

Lista que consigna los nombres de todos los documentos que hacen parte del
sistema SG-SST de EMPRESA FAPROMETAL S.A.S, así como su identificación,
ubicación, responsable de archivar y demás información necesaria para su control y
uso.

4.5. COPIA CONTROLADA

Copias de documentos del sistema de gestión de calidad que le son suministradas al

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Recurso humano de la empresa, y que le deben ser reemplazadas en caso de

presentarse alguna modificación o actualización en el sistema de información de la
empresa.

4.6. COPIA NO CONTROLADA

Son aquellas copias de documentos del sistema SG-SST de EMPRESA
FAPROMETAL S.A.S. Suministradas a petición de una parte interesada (clientes
externos y proveedores), con las cuales no existe responsabilidad de ser
reemplazadas, en caso de presentarse alguna modificación o actualización.

4.7. DOCUMENTOS OBSOLETO

Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia y aplicabilidad en los procesos de
la empresa ya sea por una modificación, cambio o mejora.

5. POLITICAS
 Los documentos obsoletos serán destruidos una vez hallan sido modificados o
eliminados del Sistema SG-SST y solo se archivarán copias cuando el
Coordinador SG-SST lo considere necesario, identificando en este caso los
documentos con la leyenda “OBSOLETO”.
 Los documentos del sistema SG-SST se deben redactar en lenguaje sencillo y
claro, empleando verbos en presente cuando sea posible por ejemplo Diligenciar,
aprobar, revisar, etc.
 Semestralmente se hará una copia de seguridad del Sistema SG-SST en medio
magnético.
 Los documentos externos se identificarán por su nombre.
 Usar estabilizador de voltaje para garantizar la adecuada conservación de los
documentos que estén almacenados en medio magnético.
 Tener en cuenta los riesgos de trabajo en oficinas (caídas, golpes,
sobreesfuerzos), contemplados en el panorama de factores de riesgos.
 Hacer un buen uso del papel e implementar programas de reciclaje.

6. PROCEDIMIENTO

Los documentos del sistema SG-SST estarán a disposición de todos los trabajadores de
la EMPRESA FAPROMETAL S.A.S, en medio impreso o magnético, almacenados en el
archivo de la oficina y se darán a conocer oportunamente a cada persona dando cuando
corresponda copia impresa de la documentación a tratar.

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DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS FECHA: 06/05/2019

Los cambios son revisados por el representante de la gerencia al SG-SST quien es el

responsable del control de todos los documentos del Sistema SG-SST, los cambios son
aprobados por el Gerente de la empresa o su representante. La Política de SST será
divulgada en cartelera pública ubicada en la oficina de la empresa.

La documentación del sistema SG-SST de la EMPRESA FAPROMETAL S.A.S se

identifica por medio del nombre de cada documento EJ: “Procedimiento de Control de
Documentos y Datos”,
Los documentos del Sistema de SG-SST de EMPRESA FAPROMETAL S.A.S contienen
los siguientes ítem, de acuerdo con la tabla donde se discrimina su aplicación: Logotipo de
la empresa (L), Nombre del documento (N), Versión (V), Vigencia (F), Paginación (P),
Elaboró (E), Revisó (R), Aprobó (A), Objeto (O), Alcance (Al), Responsable (R),
Condiciones Generales (CG), Desarrollo (D), Control de Cambios (CC), Indicadores (I),
Cronograma (C), Anexos (An). Se utilizará codificación para identificar los documentos.

QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

A partir de las necesidades de los
procesos y teniendo en cuenta los
requisitos internos y externos determinan
la necesidad de crear, modificar o anular
1. Solicitar elaboración,
un documento y diligencian la solicitud,
modificación y/o Responsables
anexando el modelo del nuevo del Correo electrónico
anulación de un de procesos.
documento o cambio de éste, cada
documento.
persona que detecte el cambio lo reportará
al líder del proceso para que éste a su vez
lo evalué y lo envíe a COORDINADOR
SG-SST.
Analizando la justificación y nueva
propuesta, determina si se amerita el
2. Enviar a Coordinador cambio y lo aprueba; en caso contrario,
SG-SST y aprobar la Responsable del envía justificación de la negación al
Correo electrónico
solicitud o negar. Proceso solicitante. En caso de que el cambio
sugerido pueda afectar a otros procesos,
se presentará la solicitud de cambio en
reuniones para su análisis y/o aprobación.

Transcribe la información de los nuevos

3. Elaborar e identificar
documentos de acuerdo con las
los documentos
SG-SST condiciones generales de elaboración y lo Nuevo documento
aprobados para creación
envía a los cargos involucrados para sus
ó modificación.
observaciones.
Responsable del Solicita al Coordinador SG-SST retirar las
Proceso y copias de los documentos obsoletos y se Listados maestros de
4. Anular documentos
Coordinador actualiza el listado maestro de documentos registros y documentos
SG-SST o registros.
Responsables Una vez revisado el documento, el
6. Revisar y aprobar de procesos, encargado de aprobar evalúa si el
Documento aprobado
documentos Coordinador documento cumple con los objetivos del
SG-SST proceso
7. Controlar documentos Coordinador El Coordinador SG-SST asigna la Versión, Listado Maestro de registros
SG-SST Vigencia y código del Documento y y Documentos
actualiza el listado maestro de documentos

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QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

y registros así mismo deja sentado en el
mismo documento las modificaciones
realizadas en el cuadro de control de
cambios.
Una vez aprobado el documento se
actualiza el publicado.
Es responsabilidad del Coordinador SG-
8.Emisión de Coordinador Correo electrónico
SST de imprimir el nuevo registro si es
documentos SG-SST Listado de distribución
necesario y entregarlo en físico Si es
documento de consulta se tiene en la
Intranet de la empresa.
El Coordinador SG-SST enviará un email
informando de los cambios realizados en
los documentos, inmediatamente se
9.Divulgación del Coordinador realice la actualización.
Email enviado
documento SG-SST Posteriormente el dueño del proceso o al
que él se lo asigne difunde el nuevo
documento y el manejo de los respectivos
registros.
Listado Maestro de registros
Teniendo en cuenta el proceso al que
Coordinador pertenece, véase actividad 3 del y documentos.
10- Identificar formatos.
SG-SST procedimiento de control de documentos
del proceso.

Cargos que
11- Diligenciar los De acuerdo a la aplicación de los
realizan las Listado Maestro de Registro
formatos y/o registros. procedimientos y/o procesos.
actividades

Cargos que Según lo dispuesto en el Listado Maestro

12- Almacenar los
realizan las de registros se asignan la forma de Listado Maestro de Registro
registros diligenciados.
actividades almacenamiento.

Cargos que
Según lo dispuesto en el Listado Maestro
13- Proteger los registros realizan las Listado Maestro de Registro
de Documentos.
actividades

Cargos que
14- Verificar vigencia del Comparando el tiempo de retención vs.
realizan las Listado Maestro de Registro
registro Fecha de registro guardada.
actividades
Los registros que se deben preservar se
envían para un archivo inactivo y/o se
15- Retener y disponer Cargos que
anula y/o recicla y/o se conservan en
de los registros por realizan las Listado Maestro de Registro
medio magnéticos. El tiempo de retención
tiempo estipulado actividades
será de acuerdo a lo establecido en la
Legislación vigente.

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DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS FECHA: 06/05/2019

7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SG SST

7.1 CONSERVACION DE DOCUMENTOS.

en su artículo 2.2.4.6.13, establece que

Según el decreto 1072 de 2015
los registros y documentos que soportan el SG-SST  deben ser
conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa.

Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar

los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando
que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro
o pérdida…

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores.

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo;

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”

No existe una normatividad específica que establezca el tiempo que debe

conservarse una historia laboral de un empleado, sin embargo, se debe
tener en cuenta que la pensión de un empleado no tiene ninguna
prescripción y que cada vez la edad de jubilación es mayor.  El Archivo
General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben
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conservar las historias laborales durante 80 años, aunque esto no es

obligatorio para la empresa privada, la mayor de especialistas en gestión
documental recomiendan seguir esta recomendación ya que el Decreto
036 de 2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa
Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la
Protección Social. UGPP para en cualquier momento solicitar información
laboral:
Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social
la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus
obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que la
UGPP considere necesarios.

Información laboral de nómina

La información laboral relacionada con la nómina, son todos los

documentos que se generan durante la relación laboral e identifican
pagos realizados al trabajador o a entidades a las cuales se encuentra
afiliado.

Los documentos que se deben conservar son, entre otros:

 Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se
establezca el periodo de pago en el contrato).
 Aportes a la administradora de cesantías
 Aportes voluntarios a pensión
 Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación,
arl, etc)
 Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
 Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
 Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de
ingresos y retenciones, etc)
 Relación de descuentos
 Horas extras

Tiempo de retención documental recomendado: 80 años.  Los primeros

dos años en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la
empresa.

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Historias clínicas ocupacionales

Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización,

podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso,
los documentos que debe conservar la empresa son:
 Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso,
periódicos, retiro)
 Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
 Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
 Certificado correspondiente a examen médico de retiro
 Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)

Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de

gestión y 19 años en el archivo central.

Historia laboral

La historial laboral es una serie documental de manejo y acceso

reservado por parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus
funciones, en donde se conservan cronológicamente todos los
documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo
laboral que se establece entre la empresa y un trabajador.

La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes

documentos:
 Contrato de trabajo
 Reporte de accidentes de trabajo
 Certificaciones de estudio
 Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
 Certificados de capacitación
 Certificados de incapacidad de personal
 Certificados de incapacidad total o parcial
 Certificados laborales
 Copia de libreta militar (cuando se requiera)
 Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al
trabajador
 Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
 Formato de afiliación de seguridad social
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 Hoja de vida
 Fotocopia del documento de identidad
 Fotografía (opcional)
 Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas
o no remuneradas solicitadas por el trabajador
 Licencias por enfermedad, maternidad o parternidad
 Permisos
 Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
 Ascensos
 Sanciones disciplinarias
 Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
 Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)

Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el archivo de

gestión.

Si el empleador lo requiere, puede adicionar a la historia laboral, copia de

los registros del suministro de elementos y equipos de protección
personal y entrega de dotaciones de los trabajadores, el documento
original de esta información laboral, lo puede conservar en la carpeta del
SG-SST.

7.2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SG SST:

El Control de los documentos del SG - SST es orientado por el Grupo de Desarrollo
Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Cada tipo de
documento tiene una sigla que lo caracteriza así:

INICIAL PRINCIPAL TIPO DE DOCUMENTO

PD Procedimiento
MN Manual
MI Metodología Institucional
PO Política
CR Caracterización
GU Guía
IN Instructivo
PL Plan

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DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS FECHA: 06/05/2019

FO Formato
FL Formato libre
DE Documento de origen externo

DS Documento soporte
ORG Organigrama
DSF Descripción sociodemográfica
R Reglamento
PON PROCEDIMIENTO OPERATIVO
NORMALIZADO

8. DESCRIPCION DE LA CODIFICACION POLITICA, PROCEDIMIENTO.

ENCABEZADO

Logo de la Arial N° 11 Arial N° 11

compañía

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EL TRABAJO VERSION: 001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS,DOCUMENTOS Y DATOS FECHA: 03/10/2017

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PIE DE PÁGINA

Arial N° 9 Arial N° 9 Arial N° 9

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

Brush Script
MT N° 9

9. DESCRIPCION DE LA CODIFICACION FORMATOS.

ENCABEZADOS.

Logo de la Arial N° 11 Arial N° 11

compañía

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS,DOCUMENTOS Y DATOS FECHA: 03/10/2017

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10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO
MODIFICACION
01 Levantamiento del Procedimiento 0

11